Роль ВКС в современном бизнесе: какие задачи может решать видеоконференцсвязь

Видеоконференцсвязь (ВКС) представляет собой современный инструмент для коммуникаций, позволяющий передавать информацию в виде изображения и звука, а также предоставляющий возможность пользователям общаться на расстоянии (онлайн). Это альтернатива классическим встречам, которая экономит время и финансы. Поэтому видеоконференции стали пользоваться популярностью в предпринимательстве.

Роль видеоконференцсвязи в бизнесе

Использование ВКС – это в первую очередь сокращение временных и денежных издержек, поскольку благодаря такому решению люди могут мгновенно присоединиться к собранию из любого уголка Земли. Например, можно организовывать «настольные» конференции, когда требуется деловая встреча. Особенно это актуально для организаций с несколькими офисами, расположенными в разных местах. Такие технологии необходимы и при удаленной работе из дома.

ВКС используются на веб-сайтах онлайн-сетей. Это способствует эффективному и быстрому формированию выгодных отношений для предприятий.

Такое общение стирает ограничения по времени и дистанции в местах, которые прежде были недоступными (к примеру, цеха, расположенные на другом материке).Для финансов и банковского дела ВКС – ключевая технология.

Какие задачи помогает решать

Прежде чем прийти к выводу, что пора использовать ВКС, важно определить, для чего нужна видеоконференцсвязь предприятию и какую роль будет выполнять.

Это может быть:

1. Организация и проведение онлайн-встреч. Достаточно договориться о дате и дистанционно решить вопросы. Даже с дивана вставать не надо.
2. Обучение. Это поддержка визуального контакта, демонстрация обучающих материалов и презентаций, обсуждение вопросов в команде, ведение дискуссий и решение прочих задач.
3. Сокращение времени на принятие решений. Не придется ждать, пока кто-то из участников посетит совещание или переговоры. Подключиться к собранию просто в любой момент.

Проведение мероприятий в дистанционном формате – это возможность задействовать большее количество выступающих и слушателей из любого конца страны и даже мира.

Сферы применения

ВКС используется во многих областях:

• Подбор персонала. Видеоконференции упростили найм сотрудников, так как расширился круг кандидатов, проживающих в других регионах или странах. Также стало очевидно, что онлайн-встречи эффективнее, поскольку нет психологического барьера, который часто возникает при личном собеседовании. Кроме того, не надо искать специальное место в офисе, есть возможность записи интервью для передачи ее впоследствии руководителю в целях принятия окончательного решения.
• Образование. В пандемию студенты и школьники были переведены на удаленное обучение. При помощи видеоконференции организация учебного процесса прошла на высшем уровне. ВКС дает возможность привлекать даже иностранных педагогов, проводить вебинары и секционные занятия.

• Госучреждения. Связь в роуминге при помощи ВКС иногда обходится дешевле. Кроме того, так удобнее проводить переговоры и совещания с другими ведомствами. В судебной практике видеоконференции помогают взаимодействовать с осужденными, находящимися в заключении.
• Торговля. В этой сфере ВКС помогают быстрее связываться с бухгалтерией, складскими помещениями, проводить презентации продукции или услуг.
• В личных целях. ВКС – инструмент улучшения не только работы, это еще и вариант организации встреч с родными и близкими, проживающими в других городах или странах. Установка клиентского приложения обеспечит связь с любого устройства, будь то ноутбук или смартфон.
• ИТ. Для техподдержки – это решение проблем в дистанционном режиме с меньшими временными затратами.
• Промышленность. Это актуально для предприятий с несколькими филиалами, расположенными в разных точках. Посредством онлайн-связи легче коммуницировать с главным офисом, потребителями и контрагентами.
• Медицина. Одно из назначений телемедицины – удобство не только для практикующих докторов, но и пациентов, которое заключается в отсутствии необходимости в личном визите, чтобы проконсультироваться или получить схему терапии в домашних условиях. Такая услуга полезна для людей, чья профдеятельность связана с работой на удаленных объектах (грузовые суда, нефтяные вышки и прочее). Также телемедицина позволяет корректировать назначенное лечение, получать консультации иностранных специалистов.

Но медицина онлайн не заменит традиционного визита, особенно если требуются дополнительные процедуры с использованием специального оборудования (взятие анализов, операция и так далее).

Чем удобна видеоконференцсвязь

С внедрением ВКС становится проще общаться и взаимодействовать.

Выделяют следующие достоинства:

1. Мобильность. Разговоры происходят в прямом смысле на ходу – улица, автомобиль, кафе и так далее. Главное, при себе иметь планшет или смартфон и установить специальное приложение.
2. Простота. Потребуется мобильное устройство, компьютер или переговорная комната. Останется заранее получить доступ.
3. Экономия времени и уменьшение денежных издержек. Чтобы встретиться с сотрудниками, партнерами или потребителями, теперь не обязательно покидать офис и куда-то ехать, затрачивая часы и дни на дорогу, командировки и прочее. Проводить совещания и переговоры стало удобнее прямо из рабочего кабинета.
4. Контроль за количеством пользователей. Число слушателей определяют задачи предприятия и способности оборудования – контакт только с одним человеком, с группой лиц, трансляции на аудиторию в 1000 пользователей и так далее.
5. Передача изображения. Возможность видеть собеседника –шанс установить доверительные отношения. Кроме того, отпадает необходимость в раздаточном материале – информация иллюстрируется на экране.
6. Защита персональных данных. При работе без интернета в закрытых сетях уровень безопасности выше.

Модели внедрения ВКС-систем

Всего выделяют три главных варианта.

Локальное развертывание

Такой способ подразумевает размещение необходимых устройств и программного обеспечения, как правило, внутри компании. Предприятие самостоятельно контролирует систему. Кроме того, руководство само приобретает, устанавливает и обслуживает оборудование. Таким образом сведениям, получаемым в процессе корпоративного общения, обеспечивается лучшая защита.

Среди преимуществ выделяют не только безопасность, персональные настройки в зависимости от требований, но и применение имеющейся IT-инфраструктуры. Но при внедрении такого решения часто требуется больше времени и финансов.

Облачное развертывание

Вся информация и ПО хранятся на удаленных серверах. Для получения доступа к системе потребуется интернет-соединение. Такие действия, как хранение и обработка, выполняются в облачном пространстве, а не на устройствах, находящихся непосредственно в компании.

Среди предпринимателей облачные решения более востребованы, поскольку требуют меньших первоначальных расходов. Но при этом использование «облака» – это риски, связанные не только с необходимостью обеспечения стабильного интернета, но и с вероятностью утечки информации.

Гибридное развертывание

Эта модель представлена сочетанием в себе достоинств двух описанных выше подходов. Развертка основного сервера происходит локально. Так проще выполнять контроль и обеспечивать защиту данных. А вот для управления платформой подходят облачные решения, которые также гарантируют бесперебойное взаимодействие работников даже в том случае, если будет отсутствовать соединение.

Но разработка такого ПО осуществляется только «под ключ», поскольку персонализируется под конкретные задачи и потребности организации.Работа занимает больше времени и по финансовым затратам обходится дороже, поэтому чаще используется крупными корпорациями с большой численностью персонала.

Возможности современных ВКС

По мере развития технологий совершенствуется и программное обеспечение для ВКС, делая функционал более расширенным. Кроме того, определенными функциями заказчики по всему миру пользуются постоянно.

Аудио и видео в высоком качестве

То, насколько успешно пройдет видеоконференцсвязь, в первую очередь зависит от четкой картинки и чистого звука. В некоторых ВКС-решениях уже встроена функция, которая автоматически оптимизирует качество.

Интеграция с корпоративными календарями

Поскольку многие конференции планируются заранее,полезной функцией будет интеграция с популярным системами, например Гугл. Так проще составлять расписание и делать сверку с планами коллег на неделю. Планирование онлайн-совещания возможно прямо из календаря. При этом не нужно тратить время, чтобы разослать приглашения другим участникам собрания.

Система унифицированных коммуникаций (UC)

Технологический комплекс, обеспечивающий взаимодействие участников в одном виртуальном пространстве при помощи чатов, звонков, электронной почты и конференц-связи. Благодаря слаженной работы сервисов управление и контроль за выполнением поставленных целей и проектов проходит намного эффективнее.

Возможности на базе ИИ

С каждым днем появляется все больше решений на базе ИИ. Выделим несколько интересных:

• «интеллектуальный захват» – возможность делать докладчика прозрачным, если он перекрывает контент;
• анализ эмоций участников в режиме реального времени и передача этих данных собеседнику: полезно, если человеку, например, резко станет плохо – можно своевременно вызвать скорую помощь;
• возможность менять себе прическу, одежду, макияж в режиме реального времени или превращать себя в какого-нибудь персонажа – удобно, не нужно готовиться и гладить деловой костюм;
• замена фона: чаще всего эта опция носит развлекательный характер, и она уже давно есть в Zoom;
• возможность создавать виртуальные рабочие столы.

Теперь о более привычной функции. Часто люди работают не только из дома. Некоторые не выпускают из рук ноутбуки в кафе, ресторанах, в залах ожидания аэропортов или вокзалов. Одно из решающих значений для таких трудяг имеет функция автоматического шумоподавления. Во многих ВКС-решениях такая возможность уже предусмотрена, благодаря чему можно участвовать в обсуждениях при любых условиях.

Интеграция с SIP и H.323-устройствами

Участвовать в онлайн-встречах с использованием стандартных ВКС-терминалов и IP-телефонов вне зависимости от разработчиков можно при поддержке этих протоколов. Также слушателями могут быть пользователи сторонних сервисов.

Интеграция со службами каталогов (LDAP)

Благодаря поддержке этого протокола проще вести административную деятельность сервера и контролировать учетные записи. За счет этого также легче устанавливать права доступа к корпоративным сведениям для разных участников.

Как правильно выбрать программу видеоконференцсвязи для бизнеса

Разработчики предлагают множество вариантов ВКС-решений. Каждое имеет свой функционал и возможности.

Выбирая программное обеспечение, важно учитывать такие факторы:

1. Надежность и качество. В программном решении должна быть уверенность. И прежде всего это касается качества картинки и звука, а также бесперебойной работы.
2. Легкость управления: важна простота администрирования и управления – без этого никуда. Иначе придется тратить уйму времени на настройку.
3. Защита. Конфиденциальность – также значимый фактор при проведении корпоративных видеосовещаний. Нельзя допустить получения доступа к данным злоумышленниками.
4. Оценки поставщиков. В сфере технологий исследования проводятся ежегодно. При выборе программного решения для организации видеоконференцсвязи полученные результаты также желательно учитывать.

Кроме того, перед принятием окончательного решения стоит определиться и с базовыми потребностями:

• предположительное число участников конференций;
• частота необходимости в видео;
• средняя продолжительность собрания;
• формат, который будет применяться чаще;
• риски при потере доступа к сервису потребителями или пользователями.

Вебинары, совещания или переговоры требуют определенный набор инструментов и техвозможностей.

Когда высока вероятность сбоев или утечки, лучше задуматься о том, чтобы установить собственную систему для видеоконференций.

Также нужно принимать во внимание комфорт участников, варианты хранения данных и другие моменты. К примеру, как клиенты будут получать приглашение к участию – через ссылку или в пару кликов.

TrueConf Server — обзор и демонстрация возможностей отечественной ВКС-платформы и мессенджера

Популярные программы для проведения видеоконференций

Три ПО для организации и проведения мероприятий в удаленном формате считаются лучшими. По крайней мере, на это указывает количество пользователей.

Zoom

На рынке технологических разработок платформа впервые была представлена в 2011 году. В пандемию стала востребованной. Сервис применяется пользователями как в личных целях, так и для решения деловых вопросов.

Кроме того, что в Zoom можно подключить стандартный видеозвонок, программа позволяет открывать доступ к экрану, чтобы вести совместную деятельность. Также предназначена для общения и обмена информацией с другими сотрудниками. Для этого есть чат. Хранение данных (видео, аудио, переписки) в «облаке». Срок составляет 10 лет. В любой момент можно найти нужный файл и воспользоваться при необходимости.

Достоинства:

• мгновенные и запланированные трансляции;
• число участников в бесплатном тарифе до 100, в платной версии – до 500 человек;
• качество звука и картинки;
• организация виртуальных комнат в зависимости от потребностей;
• рассылка;
• кнопка «поднять руку» – если возникают вопросы, при этом не нужно перебивать выступающего.

Минусы:

• нельзя совершать звонки на городские номера;
• продолжительность онлайн-конференции в бесплатном решении всего до 40 минут.

Microsoft Skype

Подходит для проведения совещания с участием небольшого количества пользователей. Есть функция сохранения звонка. Доступ к записи предоставляется в течение одного месяца.

Плюсы:

• звонки на любые телефоны;
• одновременный созвон с 50 участниками;
• демонстрация экрана;
• переводчик в реальном времени;
• общение текстом;
• интерфейс;
• переадресация вызовов;
• отсутствие ограничений по времени, когда в беседе участвует двое людей.

Минусы:

• не подходит для крупных видеоконференций;
• зависает при сильной нагрузке на сервис.

Google Hangouts

Приложение бесплатное. Предназначено для ведения переписок и проведения видеовстреч.

Преимущества:

• безлимитные разговоры;
• синхронизация с разными устройствами;
• удобство при обмене файлами;
• предоставляется бесплатно.

Недостатки:

• одновременное участие до 10 пользователей;
• мало функций;
• не предназначен для презентаций и вебинаров, поскольку ограничено число участников.

VideoMost как замена Teams, Webex, Zoom. Система корпоративной мобильности.

Практически ни один бизнес не обходится без видеоконференцсвязи. Это удобно, экономично и, главное, это не просто взаимодействие по видео, а уже полноценное ведение совместной работы. Чтобы получить максимум от внедрения программных решений для ВКС, важно правильно определиться с задачами бизнеса и грамотно подобрать решение, которое будет отвечать заявленным требованиям.

Как часто Вам приходится решать рабочие задачи посредством видеозвонков? Расскажите, какую программу для этого выбрали и почему.