Обзор MS SharePoint

Разработки компании Microsoft встречаются в домах простых пользователей и в офисах раскрученных бизнесменов. Сервисы помогают облегчить работу и наладить взаимосвязи между обширным штатом и компаньонами.

Ежегодно бизнес переходит от физических серверов к облачным хранилищам информации, что позволяет обеспечить быстрый коннект между отделами, поставщиками, заказчиками и исполнителями. В качестве помощника подойдет сервис MS SharePoint, появившийся на рынке в 2001 году.

За прошедшие два десятка лет использования облачный ресурс обрел любовь у крупных бизнесменов, нацеленных на упрощение и ускорение работы коллектива.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Experium — обзор сервиса для автоматизации рекрутинга

Краткий обзор

Платформа представляет собой облачный ресурс, используемый для организации и обеспечения работы корпоративного портала с поддержанием удобства структуры для одновременной работы группы сотрудников.

Сервис может применяться для организации сайтов, где обеспечиваются опции, требуемые для работы в совместном режиме. Он постепенно трансформируется в хранилище для баз знаний, важных документов организации, блогов.

Дополнительно открыты программы-помощники:

1. Yammer (помогает в обеспечении быстрой коммуникации членов команды).
2. Ссылки для гостей. Работа с заказчиками может требовать проведения онлайн-консультации и предоставление гостевого доступа к предлагаемому продукту.
3. Корпоративная почта. Защищена системой от доступна извне. Высокая скорость передачи данных помогает одновременно оповещать о важных событиях  коллективы филиалов и отделов, которые могут находиться на значительном удалении от головного офиса.
4. Управленческие элементы по работе с контентом и записями.
5. Access.
6. Visio.

Важно! Следует понимать, что SharePoint помогает в равномерном быстром развитии компании за счет того, что позволяет на одной базе делать несколько полезных действий.

С его помощью можно:

• использовать пакетный вариант веб-приложений;
• проводить разработку и создание веб-порталов;
• прорабатывать поисковый модуль для отбора данных в системе или заданном документе;
• управлять происходящими процессами на предприятии;
• создавать унифицированные формы для данных компании;
• проводить бизнес-анализ.

Пользователи, работающие с системой на протяжении нескольких лет, отмечают облегчение основных задач, которые ставит руководство компании.

ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: Что такое облачная инфраструктура

Функционал

Перед приобретением MS SharePoint клиент должен изучить функции ресурса и вероятность применения всех возможностей, предоставляемых разработчиком.

Корпоративная работа не терпит усложнений, в связи с чем онлайн-ресурсы, облачные хранилища и ежедневно используемые программы не должны быть перегружены лишними деталями, обязаны обладать высокой скоростью отклика и простотой понимания для рядовых сотрудников.

В функционал платформы входят следующие пункты.

Collaboration

Элемент «Сотрудничество» подразумевает работу над объединением людей, работающих в одном месте, на одном предприятии или обобщенных одним проектом. Происходит за счет внедрения одного или нескольких разновидностей из типового перечня совместной работы:

• действия, направленные на управление контентом корпорации;
• проработка и распространение веб-контента;
• управление социальными сетями корпорации;
• поиск людей, отвечающих требованиям запроса: клиенты, поставщики, работники.

Система работает  благодаря управлению всеми процессами через разработанные для этого приложения. Разработчикам «на местах» предоставляется возможность проводить индивидуальные настройки под требования своей компании либо проводить разработку на полученной базе, тестирование и внедрение новых приложений для работы с SharePoint.

Interoperability

Функциональная совместимость с платформой достигается за счет ускоренной интеграции всего документооборота офиса — на физических носителях и в виде веб-документов. Интеграция в платформу и MS Office помогают обеспечить создание безопасных решений, их развертываемость и настраиваемость.

Platform

Являясь полноценной платформой для одновременной работы десятков сотрудников, SharePoint способна поддерживать функции совместных проектов и расширять возможности коллектива компании за счет своей обширной объектной модели, инструментальному набору для внутренних и внешних разработчиков, которые смогут подстроить ресурс под нужды заказчика. Уникальность всей системы строится на облаке в самой программе. Оно предоставляет новые, по сравнению с продуктами других производителей, приложения:

1. Аутентификация через OAuth имеет непривычные удобные формы.
2. Способы взаимодействия внутри коллектива через платформы организованы с использованием REST и OData.
3. Введены новые способы для разработки, размещения и развертывания внутренних приложений для поддержки быстрой и четкой совместной деятельности коллектива.

Составляющие разработки от Microsoft были скомпонованы таким образом, чтобы пользователь мог приступить к работе непосредственно после установки модулей. При этом компания подготовила базу для самостоятельной доработки и усовершенствования ресурса, если это будет необходимо по каким-либо причинам.

ИНТЕРЕСНО: ActiveCollab: основные функции, плюсы и минусы системы

Преимущества

Перед приобретением и вводом в использование облачной системы, покупателю рекомендовано изучить опыт тех, кто уже работает на ее базе и получить информацию о плюсах совместной деятельности посредством MS SharePoint. Подобный подход позволяет заранее увидеть, какие преимущества могут извлечь сотрудники из нового типа платформы, будет ли легко освоить нюансы взаимодействия, окажется ли достаточной скорость и другие важные аспекты.

Высокое качество

Продукты Microsoft десятилетиями проверялись компаниями и частными лицами на удобство, работоспособность и качество. Разработчики, трудящиеся в коллективе компании заинтересованы в том, что делают и отрабатывают систему до ее поступления на рынок к конечному потребителю.

Решение возникающих рабочих вопросов

Благодаря обширной комплектации SharePoint пользователь способен разрешать спорные вопросы или сложные ситуации на базе платформы. На помощь придут основные и дополнительные компоненты системы.

Широкий функционал

Возможности работы строятся на трех элементах программы, при помощи каждого из которых, как по отдельности, так и в совокупности, пользователь способен развивать свой it-отдел, повышать возможности менеджеров и маркетологов, укреплять систему контроля за работой и оценки получаемых результатов каждого отдела и всей компании.

Здесь легко взаимодействовать с имеющимися веб-приложениями и порталами либо создать новые под нужды своей компании.

Доступный к пониманию и работе модуль по отбору данных ускоряет рабочий процесс, сохраняя больше времени для действительно важной работы.

Возможности настройки, расширений, добавление индивидуальных элементов

Скорость изменения окружающей среды, новых открытий и вновь возникающих потребностей жителей извне воздействуют на внутреннюю атмосферу и конечный продукт компании, что требует от руководства и коллектива быстрой реакции.

MS SharePoint построена таким образом, чтобы пользователь имел возможность самостоятельно управлять элементами, убирать и добавлять новые задачи по мере необходимости, прописывать их, разрабатывать собственные приложения и веб-порталы, подстраивать функционал анализа бизнес-процессов под свои требования.

Высокий уровень взаимодействия со всей линейкой продуктов от Microsoft

Рабочие процессы в 85-90% компаний по стране базируются на продукции Майкрософт, что требует быстрого интегрирования информации от одного компонента в другой. SharePoint позволяет переносить данные из МС документа на облачную платформу, вписывая ее в отчетные формы и т.д.

Экономия временных ресурсов

Полнота состава платформы дает возможность ускорять процессы подготовки новых документов, отчетов, ускорять доступ к старым данным.

Сохранность поступаемой в систему информации помогает отслеживать процесс и регресс в работе компании.

Легкость в «вынимании» документации и старых данных из ранее загруженных файлов помогает при подготовке к сторонним проверкам, сокращая время и снижая требования к работникам.

Перечень преимуществ разрабатывался на базе отзывов корпоративных клиентов, для которых важна скорость и легкость взаимодействия сотрудников разных отделов и филиалов. Благодаря постоянному мониторингу удовлетворенности клиентов, компания активно и успешно работает над повышением качество продукта и устранения элементов, не отвечающих требованиям заказчиков.

Недостатки

При изучении мнения, обратной связи от крупных и малых клиентов и анализе отзывов на профильных форумах удалось сделать вывод, что преимущества платформы порождают соответствующие минусы, на которые указывают пользователи как в первые недели использования, так и на протяжении нескольких лет после начала работы с облачным ресурсом от Майкрософт.

Среди них большое количество пользователей отмечают ряд недостатков.

Тяжесть

Обширный функционал вносит отрицательный элемент в работу — происходит утяжеление системы. В связи с этим для внедрения платформы в работу компании специалистам it-отдела необходимо потрудиться над настройками SharePoint и помочь рядовым сотрудникам освоиться в программе. При этом следует помнить, что, при необходимости подстроить программные элементы под требования компании, могут происходить дополнительные отягощения системы.

Интеграция с чужим софтом

Все, кто использует Microsoft как основного поставщика ПО для работы, радуются быстрому внедрению и взаимоотношению между родным софтом, с чем не могут согласиться компании, предпочитающие использовать софт от нескольких чужеродных друг другу производителей. В этом случае айти-отделу придется потратить немало времени и сил на то, чтобы настроить автоматическую выгрузку данных из сторонних программ во внутреннюю структуру и формы устанавливаемой облачной платформы.

Значительные денежные затраты

Решение о внедрении продукта для совместной работы внутри компании влечет за собой выделение крупного бюджета для покупки продуктов Майкрософт, приобретения полной лицензии для работы с ними и возможности настраивать под собственные нужды, оплату работы айтишникам, которые понадобятся из-за сложности установки и запуска MS SharePoint. Таким образом, можно говорить, что для фирм с ограниченным бюджетом работа с облачным ресурсом из-за величины трат способна стать бесполезной и невыгодной.

Сроки

Купить лицензии и ПО несложно. Основное время тратится на процесс постепенного внедрения всех ресурсов и подпрограмм в ежедневную совместную деятельность штата (между филиалами, отделами, конкретными пользователями). Практические исследования сообщают, что минимально потребуется 4-6 месяцев до полного запуска платформы.

Внимание! Опытные пользователи софта предупреждают коллег о том, что совокупность минусов работы с SharePoint ставит под сомнение целесообразность ее приобретения для коллектива, занятого в сфере малого бизнеса. Также следует внимательно изучить все минусы и плюсы тем организациям, которые не планируют полностью заменять имеющийся софт на технические продукты, разработанные Microsoft.

В качестве заключения следует сказать о быстром развитии облачной платформы для корпоративной работы над проектами. Это позволяет тем, кто уже внедрил и полноценно работает с ресурсом, экономить время и средства при работе с документацией, на подготовку и анализ отчетности как по каждому отделу, так и полностью по компании.

Поддержка от работников Майкрософт и предоставленный внутренним it-сотрудникам компании-заказчика доступ к проработке элементов платформы под индивидуальные нужды и требования помогает полноценно использовать возможности, заложенные в ресурс.