Бэклог — спрятанные инструменты для управления проектами

В современном мире управления проектами и разработки продуктов стали неотъемлемой частью бизнес-процессов. В центре этой динамичной области стоит инструмент, который играет решающую роль в организации задач, их приоритизации и достижении поставленных целей — это бэклог. Бэклог, хотя и не является новым понятием, продолжает совершенствоваться и находить свое применение в различных методологиях, начиная от Agile и заканчивая традиционными подходами к управлению проектами.

В данной статье мы погрузимся в мир бэклога, рассмотрим его определение, назначение и область применения. Мы изучим его принципы, особенности и разберемся в его преимуществах и недостатках. Кроме того, мы сравним бэклог с другими методологиями управления задачами и поймем, почему он остается важным элементом современного управления проектами и разработки продуктов. Давайте начнем наше путешествие в мире бэклога и узнаем, как он может улучшить организацию работы и достижение целей в вашем проекте или продукте.

Общие сведения

Для эффективной работы над проектом важно понимать, что такое бэклог, какие элементы в него входят и как его управлять. Простыми словами, бэклог представляет собой список задач, упорядоченных по приоритету.

Хотя это определение кажется простым, на практике бывают ситуации, когда бэклог становится огромным, а время, необходимое для выполнения всех задач, растягивается на несколько лет. В этой статье мы расскажем о задачах бэклога, его структуре и о том, как его оптимизировать для более эффективной работы.

Что такое бэклог? Этот термин используется разработчиками для обозначения списка задач, упорядоченных по степени их важности. Бэклог формируется на основе «дорожной карты» проекта и его требований. В начале бэклога находятся самые критические задачи, которые команда должна выполнить в первую очередь.

Важно отметить, что скорость выполнения задач в бэклоге не зависит от желаний владельца проекта. Участники команды сами выбирают задачи из бэклога для выполнения, как только у них есть соответствующие ресурсы. Эти задачи могут выполняться итеративно (по методологии Scrum) или непрерывно (по методологии Kanban).

Для эффективного управления бэклогом все задачи следует хранить в одной системе учета. Это позволяет отслеживать ошибки, контролировать требования владельца проекта и отмечать выполненные задачи. Каждая новая задача для команды также должна добавляться в этот бэклог.

Виды

Существует несколько видов бэклога, которые могут использоваться для управления разными процессами. Иногда даже целесообразно создавать несколько бэклогов в зависимости от конкретных потребностей. Вот некоторые из наиболее распространенных видов:

• Бэклог продукта. Этот вид бэклога является самым распространенным и часто используется. Он формируется на основе запросов и пожеланий владельца продукта, разработчиков и клиентов. В нем перечисляются задачи, которые могут улучшить продукт.
• Бэклог спринта. Здесь команда выбирает конкретные задачи, которые они планируют выполнить в определенный период, называемый спринтом. Каждый спринт имеет номер, и на его основе обычно создается новая версия продукта.
• Бэклог гипотез. Этот бэклог включает в себя задачи, которые предполагается выполнить с целью увеличения продаж или популярности продукта. Гипотезы формируются на основе анализа данных, статистики, обратной связи от клиентов, конкурентов или даже интуитивных предположений команды.
• Бэклог команды. Это список всех задач, которые команда должна выполнить. Команда просто собирает все свои текущие задачи в одном месте и убирает их оттуда по мере выполнения.
• Бэклог обращений. В этом бэклоге задачи формируются на основе проблем и жалоб, поступающих от пользователей через службу технической поддержки.

Каждый вид бэклога может быть полезным в определенной ситуации, и его выбор зависит от целей и потребностей команды или проекта.

Отличия бэклога спринта от бэклога релиза

Бэклог спринта представляет собой список предопределенных элементов, которые будут включены в обновление продукта после завершения спринта. Требования к этим элементам определяются содержанием задач, а количество элементов зависит от опыта команды и сложности поставленных задач. Когда спринт начинается, важно иметь четкий список задач, которые необходимо выполнить. Изменения в бэклоге спринта могут вносить только члены команды, в то время как заказчик может наблюдать за этими изменениями.

Бэклог релиза, в свою очередь, представляет собой объединение нескольких отдельных спринтов. Релиз также может быть разбит на части и выполнен поэтапно в рамках различных спринтов. Каждое обновление бэклога релиза содержит новую функциональность, которая становится доступной заказчику или пользователям. Отзывы и обратная связь от заказчика или пользователей на основе этой новой функциональности играют важную роль в дальнейшем развитии проекта. Чем дольше продолжается работа над проектом, тем более ценной становится эта информация, так как она позволяет улучшать и развивать продукт с учетом реальных потребностей пользователей.

Эта таблица представляет собой общий шаблон бэклога проекта, который команда проекта может настраивать, добавляя, изменяя или уточняя элементы в соответствии с конкретными требованиями и особенностями проекта.

Древовидный бэклог

Древовидный бэклог представляет собой удобный формат для управления сложными продуктами, которые включают в себя множество различных функций. Этот формат позволяет визуально отобразить взаимосвязи между разными аспектами продукта и демонстрировать, как изменения в одной части могут повлиять на другие аспекты продукта.

Например, можно использовать древовидный бэклог для создания дорожной карты продукта, где каждая ветвь дерева представляет собой определенную функцию или возможность. Также можно расширить этот подход, создавая дерево возможностей, где к каждой проблеме предлагается несколько решений, а также добавляются эксперименты для проверки эффективности этих решений.

Карта влияния

Карта влияния, представленная в виде бэклога, позволяет организовать и систематизировать различные аспекты работы над проектом. Вместо дерева решений, где каждая ветка представляет собой незавершенную задачу, здесь под каждой веткой задаются вопросы, связанные с тем, почему данная задача важна, кто на нее влияет, что она представляет собой и как ее реализовать.

Однако следует отметить, что такой формат карты влияния в бэклоге может не подходить для отображения технического долга или списка проблем, требующих устранения в продукте.

Круговой

Круговой бэклог представляет собой метод, который помогает систематизировать задачи и одновременно поддерживать цельное представление о проекте. С помощью изменения размеров сегментов круга можно физически ограничивать количество задач, которые находятся в процессе выполнения. В некотором смысле, это комбинирует принципы Kanban и идею бэклога в форме воронки, только представлено в виде круговой диаграммы, которую можно рассматривать сверху.

Бэклог в виде воронки конверсии

Бэклог в виде воронки конверсии идеально подходит для продуктов, где происходит четкая конверсия, таких как е-коммерс. В этом формате бэклог структурируется в соответствии с этапами воронки конверсии. Он объединяет количественные данные об отказах или потенциальных барьерах внутри воронки с возможными задачами по их улучшению. Такой бэклог автоматически определяет приоритеты задач, сосредотачивая внимание на этапах воронки, где возникают наибольшие проблемы.

Этот тип бэклога подходит как для продуктов на ранних стадиях развития, так и для более зрелых продуктов, так как он акцентирует внимание на ключевых факторах, влияющих на реакцию пользователей, и не требует догадок о том, что важнее для пользователей.

Использование бэклога в Agile-проектах

В Agile-проектах процесс создания и управления бэклогом может разделяться на две основные методологии — Scrum и Kanban. Каждая из них имеет свои собственные особенности, поэтому выбор между ними зависит от конкретных потребностей проекта и предпочтений команды.

Scrum

Scrum — это Agile-методология, которая предполагает выполнение задачи итеративно, в рамках так называемых спринтов. Каждый спринт может длиться от 1 до 4 недель, в течение которых команда разработчиков стремится выполнить все запланированные задачи. По завершении каждого спринта команда анализирует свои достижения и определяет, какие улучшения можно внести в следующий спринт.

Пример применения Scrum можно рассмотреть в контексте разработки веб-сайта. В этом случае бэклог задач может быть разбит на следующие спринты: создание дизайна и базового функционала, более глубокая проработка функций и наполнение контентом, выявление проблем и модернизация. Scrum означает пошаговое движение к общей цели, при этом каждый спринт позволяет регулярно обновлять продукт и вносить улучшения.

Kanban

Kanban — это Agile-методология, которая предполагает непрерывное выполнение задач, а не их разбиение на итерации, как в Scrum. В Kanban каждая задача проходит через ряд этапов выполнения, определенных в виде колонок. Бэклог в Kanban используется для определения того, какие цели должны быть выполнены в первую очередь. Важным элементом в Kanban являются лимиты незавершенной работы или WIP (Work in Progress), которые помогают контролировать количество одновременно выполняемых задач.

Например, в проекте по улучшению продукта с использованием методологии Kanban бэклог может быть разбит на колонки, представляющие параллельные этапы работы, такие как анализ текущих процессов, определение необходимых улучшений и непосредственная разработка. Основной принцип Kanban — это визуализация, которая позволяет команде наглядно видеть, как продвигается работа над различными процессами и задачами.

Составные части бэклога

В этом разделе мы рассмотрим то, из чего состоит бэклог, чтобы лучше понимать его структуру и назначение.

Функции продукта

Функции продукта представляют собой технические возможности, которые приносят пользу не только заказчику, но и конечному пользователю. Они должны соответствовать критериям приемлемости, быть информативными и оцениваемыми командой разработки. Функции составляются из более мелких пользовательских историй и расставляются в порядке приоритета.

Ошибки и баги

Ошибки и баги возникают, когда продукт работает некорректно или не соответствует поставленным требованиям. Их обработка и исправление являются одной из важных задач бэклога, так как они направлены на контроль качества продукта и внесение необходимых корректировок.

Существует несколько типов ошибок и багов:

• Срочные ошибки. Эти ошибки связаны с текущими задачами и требуют немедленного вмешательства со стороны команды. Они часто не включаются в общий бэклог, так как исправляются незамедлительно.
• Решаемые в текущем спринте. Эти баги не считаются срочными, и их можно исправить в рамках текущего спринта. Они включаются в бэклог спринта, а не в общий бэклог продукта.
• Не решаемые в текущем спринте. Эти баги не могут быть исправлены в текущем спринте и не влияют на успех продукта в текущем периоде. Они добавляются в общий бэклог продукта и будут рассмотрены в будущих спринтах.

Технический долг

Технический долг возникает, когда в процессе разработки задачи откладываются или совершаются ошибки в планировании в целях ускорения работы. Этот долг будет оказывать влияние на будущие изменения и развитие конечного продукта. Например, это может включать в себя написание дополнительного кода, который улучшит производительность продукта, хотя изначально такими улучшениями можно было пренебречь в пользу быстроты выполнения задачи.

Исследования

Исследования играют ключевую роль в разработке продукта. Несмотря на то, что их результаты не всегда напрямую связаны с конечным пользователем, они являются неотъемлемой частью работы. Исследования необходимы для глубокого понимания функциональных аспектов продукта. Очень часто они позволяют получить новые знания, которые могут возникнуть в результате анализа данных, мозгового штурма или поиска дополнительной информации.

Процесс ведения бэклога

Процесс управления бэклогом начинается с его создания и согласования с заказчиком, но затем он постоянно корректируется по мере выполнения задач. Эти корректировки основываются на опыте и выводах из предыдущих итераций с целью уточнения текущих приоритетов. Ведение и регулярное обновление бэклога также называется «грумингом» или «ведением бэклога».

Когда бэклог становится большим и разнообразным, его часто разделяют на краткосрочные и долгосрочные задачи. Краткосрочные цели тщательно изучаются и подробно прорабатываются перед тем, как им будет присвоен статус «краткосрочные». Для этого создаются полноценные пользовательские истории, обсуждаются детали с дизайнерами и разработчиками, и оценивается сложность выполнения.

Долгосрочные задачи обычно проходят упрощенный процесс. Они могут не быть подробно проработаны, но должны иметь приблизительную оценку, чтобы можно было установить их приоритет в рамках бэклога.

Модернизация

По мере продвижения в работе над проектом, некоторые задачи могут стать менее актуальными из-за их закрытия, выполнения или осознания того, что они больше не имеют смысла. Важно отметить, что эти цели не всегда должны исчезать полностью из внимания команды. Вместо этого они могут быть изменены или пересмотрены с назначением новых приоритетов. Поэтому важно отслеживать изменения в бэклоге, чтобы команда всегда оставалась в курсе всех нововведений. Это, в свою очередь, поможет оперативно реагировать и обсуждать необходимые правки и изменения.

В каком формате ведут бэклог

Формат, в котором ведется бэклог, не имеет строгих правил. Это может быть гугл-таблица, специализированное программное обеспечение, блокнот или даже магнитная доска в офисе. Каждый из этих форматов имеет свои преимущества и недостатки. Например, общие облачные документы позволяют команде отслеживать изменения в реальном времени и обсуждать корректировки онлайн, в то время как магнитные офисные доски могут быть полезны для проведения совместных мозговых штурмов и визуального отображения задач.

Признаки некорректного бэклога

Неэффективным считается бэклог, который:

• Заказчик устанавливает начальные требования, но не учитывает обратную связь от команды проекта и не вносит корректировки в исходные договоренности в процессе сотрудничества.
• Команда работает исключительно над задачами, которые интересуют только заказчика, игнорируя другие возможные улучшения или потребности пользователей.
• Бэклог не доступен для всех заинтересованных лиц, так как он хранится в виде локального файла, что затрудняет доступ и получение информации сторонними участниками проекта.

Структура расширяющегося бэклога

Менеджерам продукта часто приходится сталкиваться с проблемой сложности отслеживания новых возможностей, конкурентных обновлений и пользовательских рекомендаций. В результате бэклог продукта может быстро расширяться, что делает его управление более сложным. Как тогда эффективно управлять приоритетами?

Существуют специализированные сервисы, такие как Hygger, которые предоставляют инструменты для решения этой проблемы. С их помощью вы можете:

• Структурировать бэклог с использованием метода Kanban, что позволит более ясно видеть состояние задач.
• Оценить идеи, применяя критерии Value (ценность) и Effort (усилия), чтобы определить, насколько важны и сложны задачи.
• Визуализировать и приоритизировать идеи, чтобы легче определить, какие из них следует выполнить в первую очередь.

Эти инструменты помогут более системно и эффективно управлять бэклогом, даже если он постоянно расширяется.

Уменьшение бэклога

Важно отметить, что чрезмерное увеличение активного списка бэклога может свидетельствовать о неспособности эффективно управлять приоритетами и может быть признаком непрофессионального подхода к организации процесса. Считать, что это происходит из-за нехватки ресурсов, является ошибочным утверждением.

Опытный специалист всегда способен справляться с ограниченными ресурсами, используя точные расчеты, согласование с членами команды по удалению элементов из бэклога, анализ объемов задач в соответствии с принципами разработки и привлечение дополнительных членов команды по необходимости. Регулярное рассмотрение огромного объема информации в бэклоге, который может включать сотни пунктов, о которых инициаторы уже давно забыли, не является оптимальным решением.

Следующие рекомендации могут помочь в оптимизации бэклога:

• Провести анализ актуальности целей. Проверьте, актуальны ли задачи, инициированные участниками, которые уже покинули проект, или которые потеряли интерес.
• Проверить на наличие дубликатов. Убедитесь, что в бэклоге нет множества одинаковых целей, но с разными формулировками.
• Сделать расчеты по трудозатратам и времени выполнения бэклога, учитывая статистику появления новых целей. Возможно, перечень задач кажется большим, но с хорошим планированием и профессиональным подходом команда сможет справиться за короткое время.
• Провести анализ динамики прироста целей. Соберите максимально подробную информацию о источниках появления задач. Возможно, один не ключевой отдел инициирует большую часть задач, и временно можно ограничить их активности для оптимизации процесса.
• Установите четкие правила удаления элементов из бэклога и объясните владельцу продукта необходимость этого действия. Временно приостановите вопросы, связанные с дизайном и дополнительными функциями, и объясните, что можно поработать над ними в будущем.
• Важно уметь обосновать и объяснить такое решение.
• Используйте инструменты приоритезации, такие как MoSCoW, Kano и другие. Эти системы могут помочь провести очистку бэклога от задач с низкой приоритетностью, учитывая важность и сложность каждой задачи.

Таким образом, оптимизация бэклога позволяет более эффективно управлять проектом и сокращать избыточные цели, сохраняя при этом актуальность и приоритетность задач в списке.

Груминг бэклога

Груминг бэклога или рефайнмент — это процесс, который необходим для постоянного обновления и уточнения элементов бэклога, независимо от его формата или места хранения. Термин «груминг» используется в методологии Scrum, в то время как «рефайнмент» — в других гибких методологиях. Но суть этих процессов одинакова: регулярное обновление и уточнение элементов бэклога, чтобы избежать его накопления и избежать создания огромного списка требований, который становится неподдерживаемым для команды.

Что включает в себя груминг

В этом разделе мы рассмотрим основные задачи и методики, которые используются для груминга бэклогов.

Дробление сложных задач на более мелкие подзадачи

Проблема чрезмерно больших целей в бэклоге может привести к тому, что во время спринта команда не сможет выполнить все задачи, и это может сорвать планы. Груминг помогает разбить сложные элементы на более мелкие, что повышает шансы на успешное выполнение. Это также связано с процессом декомпозиции задач.

Удаление неактуальных задач

Элементы бэклога могут устаревать по разным причинам, и они могут перегружать бэклог, делая его менее управляемым. Удаление неактуальных элементов помогает сократить объем бэклога и улучшить его актуальность. Это также помогает сосредоточиться на самых важных целях.

Добавление новых задач

Новые элементы могут добавляться в бэклог в ответ на изменения в бизнес-среде, новые видения продукта или обратную связь от пользователей. Груминг включает в себя процесс добавления новых элементов, чтобы бэклог всегда был актуальным и отражал текущие потребности и приоритеты.

Переоценка приоритетов и оценок

В процессе груминга могут измениться приоритеты задач или оценки их сложности. Это может произойти из-за новой информации или изменения обстоятельств. Переоценка помогает уточнить, какие задачи на данный момент наиболее важны и реально выполнимы.

Уточнение и конкретизация задач

Груминг также включает в себя уточнение деталей цели, которые планируется выполнить в ближайшем будущем. Это может включать в себя более детальное описание задачи, уточнение требований или спецификаций, а также определение зависимостей или необходимых ресурсов.

Редактирование и группировку элементов

В процессе груминга элементы бэклога могут редактироваться или группироваться по смыслу. Это помогает сделать бэклог более структурированным и легко читаемым для всей команды.

Важно понимать, что груминг бэклога — это регулярный итеративный процесс, который позволяет поддерживать бэклог в актуальном и управляемом состоянии, а также адаптировать его к изменяющимся обстоятельствам.

Признаки необходимости обновления бэклога

В этом разделе мы рассмотрим основные признаки того, что бэклог пора обновить.

Количество добавленных элементов значительно превышает количество уже отработанных

Когда количество добавленных элементов значительно превышает количество уже выполненных, можно воспользоваться несколькими способами для контроля и управления ситуацией. Вы можете провести сбор статистики вручную, либо воспользоваться встроенными инструментами в Jira или Trello. Установите пороговые значения, при которых количество целей будет считаться избыточным, и регулярно отслеживайте этот показатель. Когда порог превышен, это служит сигналом к принятию мер для восстановления баланса.

Для более систематического подхода к управлению бэклогом можно использовать методику MoSCoW. Путем сопоставления объемов работ из разных групп задач, таких как «обязательные» (must have), «желательные» (should have), «возможные» (could have) и «хотелки» (would like), легко определить, в какой группе бэклог может быть избыточным, и принимать соответствующие меры для оптимизации и управления задачами.

Для наглядности можно представить два сценария: в первом сценарии объем обязательных работ не превышает производительность команды, а во втором сценарии — превышает.

Большой средний возраст задач

Этот аспект можно контролировать, записывая возраст каждой цели с самого начала. В приложениях, таких как Jira, доступны инструменты для отслеживания статистики, включая этот параметр. Существует несколько потенциальных причин, почему задачи могут устаревать:

• Слишком много актуальных проблем с целями, имеющими наивысший приоритет.
• Общий объем целей слишком велик для команды или проекта.
• Задача оказалась малозначительной и несущественной, и её сохранение не имеет смысла.

В целом, рекомендуется обращать внимание на цели, которые остаются нерешенными более трех месяцев, и задуматься о их дальнейшей судьбе.

Элементы в работе спорят с долгосрочными целями

Если вы не смотрите на работу «с высоты птичьего полета,» то есть на общий курс, то существует риск, что команда будет заниматься выполнением задач, которые, хоть и важны, но не способствуют достижению глобальных целей продукта. Чтобы этого избежать, полезно классифицировать задачи, которые были выполнены за последние 120 дней, и оценить, как они распределены по разным категориям.

Эти категории могут включать:

• Увеличение выручки.
• Улучшение пользовательского опыта.
• Привлечение и удержание пользователей.
• Технический долг.
• Исправление ошибок и багов.
• Техническая поддержка и другие.

Если вы построите диаграмму на основе этих категорий, то сможете легко определить, на что именно тратится большая часть времени вашей команды и как это соотносится с общей стратегией развития продукта.

Заключение

Бэклог, несомненно, является ключевым инструментом в управлении проектами и разработке продуктов. В данной статье мы рассмотрели его определение, назначение и область применения. Бэклог представляет собой список задач, требований и идей, которые организованы для планирования и приоритизации работы. Он является основой для Agile-процессов, таких как Scrum и Kanban, и помогает командам эффективно управлять целями и достигать поставленных целей.

Принципы работы с бэклогом включают в себя постоянное обновление, приоритизацию задач, итеративное уточнение и группировку элементов. Основные особенности бэклога — это его гибкость, адаптивность и возможность быстро реагировать на изменения в требованиях или обстоятельствах. Важно также отметить, что бэклог имеет свои преимущества, такие как улучшение управления проектом, повышение прозрачности и возможность быстрого реагирования на изменения, но также сопряжен с недостатками, такими как риск переполнения и необходимость постоянного обслуживания.

В заключение, бэклог — это неотъемлемая часть современных методологий управления проектами и разработки продуктов. Он обеспечивает структурированный и организованный подход к управлению целями и позволяет командам эффективно достигать целей проекта. Важно подходить к работе с бэклогом ответственно, учитывая его принципы и особенности, чтобы максимально воспользоваться его преимуществами и минимизировать недостатки.