В октябре 2022 года редакция IaaSSaaSPaaS на основании общедоступной информации составила рейтинг популярных Систем Электронного Документооборота (СЭД), представленных на российском рынке. Был проведен анализ 20 платформ на основании чек-листа, состоящего из 32 пунктов. Все пункты были разбиты на 9 смысловых блоков.
СЭД — это набор программ, с помощью которых можно создавать, редактировать, разграничивать права доступа и распространять файлы в компьютерных сетях. При этом на уровне компаний необходимо сохранять возможность контроля над ними. Зачастую СЭД путают с ECM. Однако это несколько разные программные продукты. Подробнее об этом рассказано в отдельном материале.
Для того чтобы СЭД внедрить, платформу надо купить. А это и программный пакет, и оборудование для её установки:
- Сервер.
- Оборудование для организации сети и т.д.
Чтобы её могли комфортно использовать для сотрудничества с другими организациями, нужен оператор, который необходим для контроля за:
- отправкой и доставкой писем и документов;
- правильностью формата;
- заверением подписей;
- сохранностью архива.
- Критерии рейтинга СЭД платформ
- ТОП систем СЭД 2022
- 1 место. Платформа NauDoc
- 2 место. СЭД ELMA
- 3 место. Платформа Comindware
- 4 место. Платформа DocVision
- 5 место. СЭД Сириус
- 6-7 место. Directum и WSS Docs
- 8-9 место. Дело и Тезис
- 10-11 место. Платформы Евфрат и Синкопа-документ
- 12-15 место. Ред Платформа Документооборота, Бюрократ, СТЭК-Документооборот и Комита Курьер JE
- 16 место. Платформа КСЭД 3.0
- 17 место. Платформа СЭДКП
- 18 место. Платформа Электронное делопроизводство и документооборот
- 19 место. Платформа 1C: Документооборот
- 20 место. Платформа MS SharePoint
- Классификация систем электронного документооборота
- Виды систем электронного документооборота
- Важное заключение
Критерии рейтинга СЭД платформ
Идеальная система электронного документооборота должна отвечать следующим основным требованиям:
- Возможность быстрого и комфортного освоения платформы и простой, понятный и дружелюбно настроенный к пользователю интерфейс. Максимально 10 баллов.
- Для ускорения решения процессуальных задач внутри компании потребуется правильное распределение потоков:
- разграничивающих доступ;
- обеспечивающих совместное использование документов;
- определяющих маршруты внутри компании и т.п.
Максимально 15 баллов.
- Совместимость с «железом», на которое устанавливается ПО. Наличие вэб-клиента и возможность работать со смартфона или планшета, возможность масштабирования системы – эти возможности говорят об удобстве системы и современном подходе. Максимально 15 баллов.
- Немаловажный фактор — это совместимость с различными форматами документов для исключения проблем при их редактировании, оформлении, согласовании, получения/отправки и контроля выполнения. Максимально 15 баллов.
- Для быстрого поиска, хранения файлов, которые не используются сейчас, но могут понадобиться позже, потребуется наличие архива. Максимально 3 балла.
- Работа с электронной почтой — работа с корреспонденцией, рассылка уведомлений, регистрация. Максимально 6 баллов.
- Работа со словарями и справочниками, в том числе возможность синхронизации со справочниками 1С. Максимально 3 балла.
- Соответствие условиям импортозамещения (важный фактор для всех государственных или около государственных структур). Максимально 5 баллов.
- И, конечно же, информационная безопасность. Современный бизнес и государственные организации хранят в своих документах много тайн, которые не должны знать посторонние. Максимально 15 баллов.
Каждому элементу рейтинга был присвоен балл. При наличии функции выставляется максимальное его значение, при её отсутствии — 0.
| Фича/Конкурент | п/п | Баллы | NauDoc | ELMA | Comindware | DocVision | СЭД-Сириус | Directum | WSS Docs | Дело | Тезис | Синкопа-документ | Евфрат | Ред Платформа Документооборота | Бюрократ | СТЭК — Документооборот | Комита Курьер JE | КСЭД 3.0 | СЭДКП | Электронное делопроизводство и документооборот | 1C:Документооборот | MS SharePoint |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 10 | |||||||||||||||||||||
| Настройка процессов бизнес-пользователями, без программирования | 1 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | |||
| Быстрое освоение | 2 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | |||
| Удобство совместной работы | 3 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 |
| Простой эргономичный интерфейс | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | ||
| 2 | 15 | |||||||||||||||||||||
| Поиск задач и поручений | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
| Возможность назначения ответственного исполнителя по документу | 6 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | ||||||
| Делегирование полномочий | 7 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | |||||
| API | 8 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 |
| Обязательное обучение | 9 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | |
| 3 | 15 | |||||||||||||||||||||
| Установка на свой сервер | 10 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | |||
| Мобильное приложение | 11 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | ||||||||
| Web-клиент | 12 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 |
| Наличие администратора | 13 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 |
| Возможность масштабирования | 14 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | |
| 4 | 15 | |||||||||||||||||||||
| Обеспечение свободной маршрутизации документов | 15 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | |||
| Атрибутивный поиск документов | 16 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 |
| Создание документа по шаблону | 17 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | |||
| Совместимость со всеми популярными форматами документов | 18 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 |
| Возможность добавления новых типов документов | 19 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | ||
| 5 | 3 | |||||||||||||||||||||
| Создание архива | 20 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 |
| Графовая база данных | 21 | 1 | 1 | 1 | ||||||||||||||||||
| 6 | 6 | |||||||||||||||||||||
| Ведение входящей и исходящей корреспонденции | 22 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 |
| Регистрация из электронной почты | 23 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | |||||||
| Рассылка уведомлений по электронной почте | 24 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | |
| 7 | 3 | |||||||||||||||||||||
| Работа со словарями и справочниками | 25 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 |
| Синхронизация справочников 1С с внедряемой системой | 26 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | |||||||||
| 8 | 5 | |||||||||||||||||||||
| Соответствие требованиям импортозамещения РФ | 27 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | |
| 9 | 15 | |||||||||||||||||||||
| Обеспечение общей безопасности | 28 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
| Разграничение прав | 29 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | |||
| Защита от несанкционированного доступа | 30 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | ||
| Защита от вирусных атак | 31 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | |||||
| Выпуск подписей | 32 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | ||||||
| Сумма баллов | 86 | 85 | 84 | 82 | 81 | 80 | 80 | 79 | 79 | 77 | 77 | 76 | 76 | 76 | 76 | 74 | 68 | 67 | 66 | 52 |
ТОП систем СЭД 2022
По итогам анализа сложилась следующее распределение мест в рейтинге СЭД 2022:
- NauDoc
- ELMA
- Comindware
- DocVision
- СЭД-Сириус
- Directum, WSS Docs
- Дело, Тезис
- Евфрат, Синкопа-документ
- Ред Платформа Документооборота, Бюрократ, СТЭК-Документооборот, Комита Курьер JE
- КСЭД 3.0
- СЭДКП
- Электронное делопроизводство и документооборот
- 1C: Документооборот
- MS SharePoint
Все данные: чек-лист с вопросами, компании, — были занесены в таблицу, где и была проведена оценка по суммарному количеству баллов. Лидером рейтинга стала платформа СЭД NauDoc, которая набрала 86 баллов из 87 возможных. На втором месте — ELMA, на третьем — Comindware. Аутсайдером стала платформа СЭД MS SharePoint, набравшая 52 балла.
1 место. Платформа NauDoc
Во всех отношениях прекрасная платформа — имеется в наличии всё, что нужно для организации электронного документооборота на предприятиях среднего бизнеса и органах государственной власти.
Внимание! Читайте подробный обзор платформы NauDoc.
2 место. СЭД ELMA
За СЭД ELMA говорят широкий функционал, активное внедрение low-code-элементов, планомерное развитие технологий роботизации. Среди клиентов – банк Нейва, НИИКР, Teledoc, а о внедрении смежного продукта — BPM ELMA на портале IaaSSaaSPaaS недавно было интервью с руководителем центра управления информационными проектами АО «ПРОМИС».
Внимание! Читайте полный обзор СЭД ELMA.
3 место. Платформа Comindware
Данная платформа входит в реестр российского ПО. Comindware крупнейший разработчик систем управления бизнес-процессами среди российских компаний. Компания реализовала свои цифровые проекты в крупнейших предприятиях России, таких как Сургутнефтегаз, S7, Lamoda, ОИЯИ и др. Внедрила свой продукт в международных сетевых компаниях: Hertz, Anthem и CVS Pharmacy. Компания Comindware по праву занимает верхнюю строчку нашего рейтинга, получив максимальные баллы практически по всем позициям.
Внимание! Читайте полный обзор платформы Comindware.
4 место. Платформа DocVision
Компания DocVision со своей системой электронного документооборота уступила лидеру всего 2 балла и то по незначительной позиции. У неё почему-то не оказалось функции назначения ответственного исполнителя. Зато присутствует защита от вирусных атак и создание цифровых подписей.
Система была внедрена 1500 раз и в России, и в странах ближнего зарубежья: Латвии, Казахстане, Киргизии, Узбекистане и др. Платформа компании установлена на таких крупных предприятиях как НКО Яндекс Деньги, ГУП «Петербургский метрополитен», ЗАО «Центр Финансовых Технологий», Страховая компания «Райфайзен Лайф» и многие другие.
Кстати, недавно на портале IaaSSaaSPaaS было интервью с Президентом компании DocVision.
Внимание! Прочтите полный обзор платформы DocVision.
5 место. СЭД Сириус
Это облачное приложение, не требующее установки на свой сервер. Обладает достаточно широким функционалом и возможностями по импорту документов.
6-7 место. Directum и WSS Docs
У Directum по имеющимся данным нет возможности назначения ответственного исполнителя.
Внимание! Прочтите подробный обзор сервиса Directum.
У WSS Docs недоступна регистрация из электронной почты, отсутствует графовая база данных.
8-9 место. Дело и Тезис
У СЭД Дело не предусмотрена синхронизация со справочниками 1С и нет свободной маршрутизации документов.
Что касается СЭД Тезис, то она проигрывает по двум важным позициям — это быстрое освоение, настройка процессов бизнес-пользователями без программирования. Хотя, конечно, для некоторых представителей крупного бизнеса это могут быть не критичные показатели.
Внимание! Читайте подробный обзор сервиса Тезис.
10-11 место. Платформы Евфрат и Синкопа-документ
По комплексу свойств — это равнозначные системы. Самое основное их различие заключается в том, что у СЭД Евфрат нет мобильного приложения и требуется установка на свой сервер, что чревато для организации покупкой дорого серверного компа и сетевого оборудования.
Внимание! Читайте полный обзор платформы Евфрат.
Синкопа-документ обходится облачным решением системы с возможностью работы из мобильного приложения и веб-клиента, что значительно удешевляет установку и эксплуатацию ПО.
12-15 место. Ред Платформа Документооборота, Бюрократ, СТЭК-Документооборот и Комита Курьер JE
У Ред платформы нет мобильного приложения, и она достаточно сложна в освоении. Также нет мобильного приложения и у Бюрократа. Плюс к тому — невозможность делегирования полномочий, отсутствие графовой базы данных и другие нюансы.
Внимание! Читайте подробный обзор сервиса Бюрократ.
Несмотря на то, что СТЭК-Документооборот не умеет создавать документ по шаблону и в нём отсутствует синхронизация со справочниками 1С, он на наш взгляд предпочтительнее для тех потенциальных пользователей, которые при настройке процессов не любят заниматься программированием.
А вот в СЭД Комита Курьер, чтобы настроить комфортные условия для работы сотрудников не платформе, придётся нанять на работу программиста.
16 место. Платформа КСЭД 3.0
Это довольно приличная СЭД, с хорошим набором функций. Она не на первом месте, потому что у неё нет в арсенале:
- назначения ответственного лица;
- добавления новых типов документов;
- синхронизации справочников 1С;
- разграничения прав;
- защиты от вирусных атак.
Внимание! Читайте полный обзор платформы КСЭД 3.0.
17 место. Платформа СЭДКП
Всем хороша данная платформа, но есть нюансы, которые оставляют ее в нашем рейтинге на 17 месте: невозможно назначить ответственного исполнителя и нельзя делегировать полномочия, не предусмотрен выпуск подписей, ну и так по мелочам. Зато для её установки не нужно покупать никакого оборудования — это облачная СЭД.
18 место. Платформа Электронное делопроизводство и документооборот
Интерфейс сложноват для освоения. Нет в наличии мобильного приложения, не предусмотрена возможность масштабирования и добавления новых типов документов. Обеспечение информационной безопасности СЭД находится на средненьком уровне (5 баллов из максимальных 15).
19 место. Платформа 1C: Документооборот
Когда подводили итоги рейтинга нам показалось на первый взгляд странным, что такая солидная и известная торговая марка оказалась на предпоследнем месте. Но при ближайшем рассмотрении и небольшом анализе данных оказалось, что всё вполне закономерно.
- Нет функции свободной маршрутизации документов и нет мобильного приложения.
- Её практически невозможно настроить пользователям без помощи программиста.
Внимание! Прочтите полный обзор платформы 1С: Документооборот.
20 место. Платформа MS SharePoint
Эта СЭД очень сильно удивила разрывом по баллам не только от лидера, но и от предыдущего места. MS SharePoint набрала всего 52 балла. Дело в том, что она не имеет на своём борту нескольких важных функций, сложна в освоении, а пользовательский интерфейс оставляет желать лучшего. К тому же это западное решение, не адаптированное под требования импортозамещения в РФ.
Хотя может быть она подойдёт для не очень привередливых пользователей, которым важен только факт работы с электронными документами, сохранения их в архиве и избавления от горы бумажных документов.
Внимание! Читайте подробный обзор платформы MS SharePoint.
Классификация систем электронного документооборота
Существует несколько способов классификации систем электронного документооборота (СЭД), однако наиболее распространенные из них следующие:
- По глубине автоматизации процессов:
- Автоматизированные системы, которые лишь заменяют бумажные документы на электронные, но не улучшают и не оптимизируют процессы;
- Системы электронного документооборота с автоматизированным управлением бизнес-процессов, которые помимо замены бумажных документов на электронные их также структурируют, оптимизируют и ускоряют связанные процессы.
- По назначению:
- Внутрикорпоративные СЭД, которые используются внутри компании;
- Межкорпоративные СЭД, которые позволяют обмениваться документами между различными компаниями;
- Государственные СЭД, которые используются государственными органами и службами для обмена документами между собой и с гражданами.
- По функциональности:
- Системы только электронного документооборота;
- Системы электронного документооборота с функциональностью управления бизнес-процессами;
- Системы, в которые интегрирована электронная архивная система.
Виды систем электронного документооборота
Существует множество видов систем электронного документооборота (СЭД), в зависимости от их функциональных особенностей и предназначения, в частности:
- Документ-ориентированные системы. Это классический тип СЭД, который используется для обмена документами между организациями и их подразделениями. Они позволяют передавать, получать, хранить, редактировать и отслеживать электронные документы.
- [применительно к документам] Системы управления бизнес-процессами (BPM). Эта категория СЭД используется для автоматизации связанных с документами бизнес-процессов, обеспечения их оптимизации и ускорения. Они позволяют не только передавать документы, но и управлять рабочими задачами, контролировать процессы и определять последующие шаги.
- Системы управления контентом (CMS). Они используются для управления цифровым контентом — текстами, изображениями, видео, аудио и др. CMS облегчают создание, хранение и распространение контента, а также упрощают процесс его поиска и использования.
- Виртуальные дата-румы. Это тип СЭД, используемый для обмена конфиденциальной информацией между организациями. Они обеспечивают безопасный доступ к данным, контроль доступа и возможность удаленного доступа.
- Системы для электронной подписи и хранения документов (EDS). Они используются для создания и хранения электронных подписей, а также для проверки подлинности документов. EDS обеспечивает сохранность и достоверность электронных документов и уменьшает риски мошенничества.
- Электронный архив. Это класс СЭД, который используется для хранения, архивирования и поиска электронных документов. Они позволяют улучшить организацию электронных документов, уменьшить затраты на их хранение и сократить временные затраты на их поиск.
Важное заключение
Наше исследование не является руководством к действию — это наше частное исследование. Мы не претендуем на истину в первой инстанции. Чтобы выбрать подходящую для себя СЭД, ориентируйтесь, прежде всего, на потребности своего бизнеса.
При этом вам желательно руководствоваться следующими пунктами:
- Все структурные подразделения компании должны иметь единую схему работы.
- Должны быть стандартные формы и реквизиты.
- СЭД необходимо обеспечить простой обмен документами и между отделами, и между сотрудниками.
- Вносить изменения в документы можно индивидуально и коллективно.
- Любая внутренняя входящая и исходящая документация должна быть зарегистрирована и направлена руководству.
- Прозрачный контроль при согласовании и процессе исполнения.
- Платформа должна уметь создавать аналитическую, статистическую и иную отчётность.
- СЭД должна умерь архивировать данные с фиксацией даты и сроком доступа.
И не забывайте о важности масштабирования вашей системы, производства настроек. Правильный бизнес не стоит на месте, расширяется и растёт. Вы всегда должны быть уверены в том, что выбранная вами система электронного документооборота будет актуальна и комфортна в использовании и через год, и через два, и через несколько лет.
