Топ 20 систем электронного документооборота

В октябре 2022 года редакция IaaSSaaSPaaS на основании общедоступной информации составила рейтинг популярных Систем Электронного Документооборота (СЭД), представленных на российском рынке. Был проведен анализ 20 платформ на основании чек-листа, состоящего из 32 пунктов. Все пункты были разбиты на 9 смысловых блоков.

СЭД — это набор программ, с помощью которых можно создавать, редактировать, разграничивать права доступа и распространять файлы в компьютерных сетях. При этом на уровне компаний необходимо сохранять возможность контроля над ними. Зачастую СЭД путают с ECM. Однако это несколько разные программные продукты. Подробнее об этом рассказано в отдельном материале.

Для того чтобы СЭД внедрить, платформу надо купить. А это и программный пакет, и оборудование для её установки:

  1. Сервер.
  2. Оборудование для организации сети и т.д.

Чтобы её могли комфортно использовать для сотрудничества с другими организациями, нужен оператор, который необходим для контроля за:

  • отправкой и доставкой писем и документов;
  • правильностью формата;
  • заверением подписей;
  • сохранностью архива.

Критерии рейтинга СЭД платформ

Идеальная система электронного документооборота должна отвечать следующим основным требованиям:

  1. Возможность быстрого и комфортного освоения платформы и простой, понятный и дружелюбно настроенный к пользователю интерфейс. Максимально 10 баллов.
  2. Для ускорения решения процессуальных задач внутри компании потребуется правильное распределение потоков:
  • разграничивающих доступ;
  • обеспечивающих совместное использование документов;
  • определяющих маршруты внутри компании и т.п.

Максимально 15 баллов.

  1. Совместимость с «железом», на которое устанавливается ПО. Наличие вэб-клиента и возможность работать со смартфона или планшета, возможность масштабирования системы – эти возможности говорят об удобстве системы и современном подходе. Максимально 15 баллов.
  2. Немаловажный фактор — это совместимость с различными форматами документов для исключения проблем при их редактировании, оформлении, согласовании, получения/отправки и контроля выполнения. Максимально 15 баллов.
  3. Для быстрого поиска, хранения файлов, которые не используются сейчас, но могут понадобиться позже, потребуется наличие архива. Максимально 3 балла.
  4. Работа с электронной почтой — работа с корреспонденцией, рассылка уведомлений, регистрация. Максимально 6 баллов.
  5. Работа со словарями и справочниками, в том числе возможность синхронизации со справочниками 1С. Максимально 3 балла.
  6. Соответствие условиям импортозамещения (важный фактор для всех государственных или около государственных структур). Максимально 5 баллов.
  7. И, конечно же, информационная безопасность. Современный бизнес и государственные организации хранят в своих документах много тайн, которые не должны знать посторонние. Максимально 15 баллов.

Каждому элементу рейтинга был присвоен балл. При наличии функции выставляется максимальное его значение, при её отсутствии — 0.

Фича/Конкурентп/пБаллыNauDocELMAComindwareDocVisionСЭД-СириусDirectumWSS DocsДелоТезисСинкопа-документЕвфратРед Платформа ДокументооборотаБюрократСТЭК — ДокументооборотКомита Курьер JEКСЭД 3.0СЭДКПЭлектронное делопроизводство и документооборот1C:ДокументооборотMS SharePoint
110
Настройка процессов бизнес-пользователями, без программирования1444444444444444444
Быстрое освоение2333333333333333333
Удобство совместной работы3222222222222222222222
Простой эргономичный интерфейс41111111111111111111
215
Поиск задач и поручений5555555555555555555555
Возможность назначения ответственного исполнителя по документу6444444444444444
Делегирование полномочий73333333333333333
API8222222222222222222222
Обязательное обучение911111111111111111111
315
Установка на свой сервер10555555555555555555
Мобильное приложение114444444444444
Web-клиент12333333333333333333333
Наличие администратора13222222222222222222222
Возможность масштабирования1411111111111111111111
415
Обеспечение свободной маршрутизации документов15555555555555555555
Атрибутивный поиск документов16444444434444444444444
Создание документа по шаблону17333333333333333333
Совместимость со всеми популярными форматами документов18222222222222222222222
Возможность добавления новых типов документов191111111111111111111
53
Создание архива20222222222222222222222
Графовая база данных21111
66
Ведение входящей и исходящей корреспонденции22333333333333333333333
Регистрация из электронной почты2322222222222222
Рассылка уведомлений по электронной почте2411111111111111111111
73
Работа со словарями и справочниками25222222222222222222222
Синхронизация справочников 1С с внедряемой системой26111111111111
85
Соответствие требованиям импортозамещения РФ2755555555555555555555
915
Обеспечение общей безопасности28555555555555555555555
Разграничение прав29444444444444444444
Защита от несанкционированного доступа303333333333333333333
Защита от вирусных атак312222222222222222
Выпуск подписей32111111111111111
Сумма баллов8685848281808079797777767676767468676652

ТОП систем СЭД 2022

По итогам анализа сложилась следующее распределение мест в рейтинге СЭД 2022:

  1. NauDoc
  2. ELMA
  3. Comindware
  4. DocVision
  5. СЭД-Сириус
  6. Directum, WSS Docs
  7. Дело, Тезис
  8. Евфрат, Синкопа-документ
  9. Ред Платформа Документооборота, Бюрократ, СТЭК-Документооборот, Комита Курьер JE
  10. КСЭД 3.0
  11. СЭДКП
  12. Электронное делопроизводство и документооборот
  13. 1C: Документооборот
  14. MS SharePoint

Все данные: чек-лист с вопросами, компании, — были занесены в таблицу, где и была проведена оценка по суммарному количеству баллов. Лидером рейтинга стала платформа СЭД NauDoc, которая набрала 86 баллов из 87 возможных. На втором месте — ELMA, на третьем — Comindware. Аутсайдером стала платформа СЭД MS SharePoint, набравшая 52 балла.

1 место. Платформа NauDoc

Во всех отношениях прекрасная платформа — имеется в наличии всё, что нужно для организации электронного документооборота на предприятиях среднего бизнеса и органах государственной власти.

Топ 20 систем электронного документооборота

2 место. СЭД ELMA

За СЭД ELMA говорят широкий функционал, активное внедрение low-code-элементов, планомерное развитие технологий роботизации. Среди клиентов – банк Нейва, НИИКР, Teledoc, а о внедрении смежного продукта — BPM ELMA на портале IaaSSaaSPaaS недавно было интервью с руководителем центра управления информационными проектами АО «ПРОМИС».

Топ 20 систем электронного документооборота

3 место. Платформа Comindware

Данная платформа входит в реестр российского ПО. Comindware крупнейший разработчик систем управления бизнес-процессами среди российских компаний. Компания реализовала свои цифровые проекты в крупнейших предприятиях России, таких как Сургутнефтегаз, S7, Lamoda, ОИЯИ и др. Внедрила свой продукт в международных сетевых компаниях: Hertz, Anthem и CVS Pharmacy. Компания Comindware по праву занимает верхнюю строчку нашего рейтинга, получив максимальные баллы практически по всем позициям.

Топ 20 систем электронного документооборота

4 место. Платформа DocVision

Компания DocVision со своей системой электронного документооборота уступила лидеру всего 2 балла и то по незначительной позиции. У неё почему-то не оказалось функции назначения ответственного исполнителя. Зато присутствует защита от вирусных атак и создание цифровых подписей.

Система была внедрена 1500 раз и в России, и в странах ближнего зарубежья: Латвии, Казахстане, Киргизии, Узбекистане и др. Платформа компании установлена на таких крупных предприятиях как НКО Яндекс Деньги, ГУП «Петербургский метрополитен», ЗАО «Центр Финансовых Технологий», Страховая компания «Райфайзен Лайф» и многие другие.

Кстати, недавно на портале IaaSSaaSPaaS было интервью с Президентом компании DocVision.

Топ 20 систем электронного документооборота

5 место. СЭД Сириус

Это облачное приложение, не требующее установки на свой сервер. Обладает достаточно широким функционалом и возможностями по импорту документов.

Топ 20 систем электронного документооборота

6-7 место. Directum и WSS Docs

У Directum по имеющимся данным нет возможности назначения ответственного исполнителя.

Топ 20 систем электронного документооборота

У WSS Docs недоступна регистрация из электронной почты, отсутствует графовая база данных.

Топ 20 систем электронного документооборота

8-9 место. Дело и Тезис

У СЭД Дело не предусмотрена синхронизация со справочниками 1С и нет свободной маршрутизации документов.

Топ 20 систем электронного документооборота

Что касается СЭД Тезис, то она проигрывает по двум важным позициям — это быстрое освоение, настройка процессов бизнес-пользователями без программирования. Хотя, конечно, для некоторых представителей крупного бизнеса это могут быть не критичные показатели.

Топ 20 систем электронного документооборота

10-11 место. Платформы Евфрат и Синкопа-документ

По комплексу свойств — это равнозначные системы. Самое основное их различие заключается в том, что у СЭД Евфрат нет мобильного приложения и требуется установка на свой сервер, что чревато для организации покупкой дорого серверного компа и сетевого оборудования.

Топ 20 систем электронного документооборота

Синкопа-документ обходится облачным решением системы с возможностью работы из мобильного приложения и веб-клиента, что значительно удешевляет установку и эксплуатацию ПО.

Топ 20 систем электронного документооборота

12-15 место. Ред Платформа Документооборота, Бюрократ, СТЭК-Документооборот и Комита Курьер JE

У Ред платформы нет мобильного приложения, и она достаточно сложна в освоении. Также нет мобильного приложения и у Бюрократа. Плюс к тому — невозможность делегирования полномочий, отсутствие графовой базы данных и другие нюансы.

Топ 20 систем электронного документооборота

Несмотря на то, что СТЭК-Документооборот не умеет создавать документ по шаблону и в нём отсутствует синхронизация со справочниками 1С, он на наш взгляд предпочтительнее для тех потенциальных пользователей, которые при настройке процессов не любят заниматься программированием.

Топ 20 систем электронного документооборота

А вот в СЭД Комита Курьер, чтобы настроить комфортные условия для работы сотрудников не платформе, придётся нанять на работу программиста.

Топ 20 систем электронного документооборота

16 место. Платформа КСЭД 3.0

Это довольно приличная СЭД, с хорошим набором функций. Она не на первом месте, потому что у неё нет в арсенале:

  • назначения ответственного лица;
  • добавления новых типов документов;
  • синхронизации справочников 1С;
  • разграничения прав;
  • защиты от вирусных атак.

Топ 20 систем электронного документооборота

17 место. Платформа СЭДКП

Всем хороша данная платформа, но есть нюансы, которые оставляют ее в нашем рейтинге на 17 месте: невозможно назначить ответственного исполнителя и нельзя делегировать полномочия, не предусмотрен выпуск подписей, ну и так по мелочам. Зато для её установки не нужно покупать никакого оборудования — это облачная СЭД.

Топ 20 систем электронного документооборота

18 место. Платформа Электронное делопроизводство и документооборот

Интерфейс сложноват для освоения. Нет в наличии мобильного приложения, не предусмотрена возможность масштабирования и добавления новых типов документов. Обеспечение информационной безопасности СЭД находится на средненьком уровне (5 баллов из максимальных 15).

19 место. Платформа 1C: Документооборот

Когда подводили итоги рейтинга нам показалось на первый взгляд странным, что такая солидная и известная торговая марка оказалась на предпоследнем месте. Но при ближайшем рассмотрении и небольшом анализе данных оказалось, что всё вполне закономерно.

  1. Нет функции свободной маршрутизации документов и нет мобильного приложения.
  2. Её практически невозможно настроить пользователям без помощи программиста.

Топ 20 систем электронного документооборота

20 место. Платформа MS SharePoint

Эта СЭД очень сильно удивила разрывом по баллам не только от лидера, но и от предыдущего места. MS SharePoint набрала всего 52 балла. Дело в том, что она не имеет на своём борту нескольких важных функций, сложна в освоении, а пользовательский интерфейс оставляет желать лучшего. К тому же это западное решение, не адаптированное под требования импортозамещения в РФ.

Топ 20 систем электронного документооборота

Хотя может быть она подойдёт для не очень привередливых пользователей, которым важен только факт работы с электронными документами, сохранения их в архиве и избавления от горы бумажных документов.

Важное заключение

Наше исследование не является руководством к действию — это наше частное исследование. Мы не претендуем на истину в первой инстанции. Чтобы выбрать подходящую для себя СЭД, ориентируйтесь, прежде всего, на потребности своего бизнеса.

При этом вам желательно руководствоваться следующими пунктами:

  1. Все структурные подразделения компании должны иметь единую схему работы.
  2. Должны быть стандартные формы и реквизиты.
  3. СЭД необходимо обеспечить простой обмен документами и между отделами, и между сотрудниками.
  4. Вносить изменения в документы можно индивидуально и коллективно.
  5. Любая внутренняя входящая и исходящая документация должна быть зарегистрирована и направлена руководству.
  6. Прозрачный контроль при согласовании и процессе исполнения.
  7. Платформа должна уметь создавать аналитическую, статистическую и иную отчётность.
  8. СЭД должна умерь архивировать данные с фиксацией даты и сроком доступа.

И не забывайте о важности масштабирования вашей системы, производства настроек. Правильный бизнес не стоит на месте, расширяется и растёт. Вы всегда должны быть уверены в том, что выбранная вами система электронного документооборота будет актуальна и комфортна в использовании и через год, и через два, и через несколько лет.

Оцените статью
( Пока оценок нет )
Поделиться с друзьями
IaaS SaaS PaaS
Добавить комментарий