Рейтинг ТОП-13 систем электронного документооборота СЭД 2023-2024

В сентябре 2023 года редакция портала IaaSSaaSPaaS обновила рейтинг систем электронного документооборота. В рамках проекта был проведен анализ 13 платформ на основании чек-листа, включающего порядка 60 критериев, выявлены победители, составлена карта рынка

Основные положения

Для сравнения СЭД аналитики портала IaaSSaaSPaaS составили список из 60 критериев, наиболее точно отвечающим потребностям рынка. Именно по ним и велось сравнение решений.

По каждому критерию была выработана балльная система оценки. Далее баллы суммировались, и по полученной сумме ранжировались решения: чем выше сумма баллов, тем выше место в рейтинге.

Все критерии были разбиты на 10 групп и объединены в 4 смысловых блока, каждый из которых характеризует ту или иную сторону решения:

1. Рыночные показатели позволяют оценить популярность программы, успех данной СЭД среди заказчиков, количество действующих клиентов и их прирост
2. Функциональный блок позволяет оценить возможности решений, виды поддерживаемых документов, наличие опций для управления документооборотом.
3. Блок “Гибкость” показывает, насколько подходящим является данное решение для различных заказчиков: сможет ли СЭД работать на операционных системах, установленных в контуре предприятия, есть ли нужные форматы поставки ПО, интеграции с ЭДО и т.д.
4. Блок “Доступность” показывает уровень цен, наличие скидок и демо-версии, длительность тестового периода. Чем ниже цены, выше скидки и дольше бесплатный тариф, тем более доступным считается решение.

Карта рынка СЭД 2023

На основе собранных данных аналитиками разработана Карта рынка СЭД — графическое представление сложившейся на рынке ситуации и подборка сопутствующих решений.

Рейтинг СЭД 2023-2024

Все данные, собранные в ходе составления рейтинга, собраны в таблице ниже.

Лидером рейтинга СЭД признана платформа ELMA365 ECM от компании ELMA. Решение набрало 1072 балла. На втором месте — TESSA от компании СИНТЕЛЛЕКТ (1062 балла), на третьем — Directum RX от компании Directum (1034 балла).

Итоги рейтинга

В данной статье рассмотрены результаты общего зачета СЭД с кратким описанием каждого из решений. О других номинациях рассказано в отдельной аналитической статье, а наиболее полная картина собрана в Обзоре СЭД.

1 место. ELMA365 ECM

ELMA365 ECM входит в экосистему продуктов ELMA365, построенную на базе Low-code платформе и включающую BPM и CRM-системы, решение для налогового мониторинга, хранения документов, КЭДО, Service Desk и другие продукты.

ELMA365 ECM имеет широкий функционал, покрывающий все основные задачи бизнеса, развитый движок для управления бизнес-процессами, наибольшее среди участников рейтинга количество шаблонов на маркетплейсе и количество партнеров по внедрению.

По большинству параметров ELMA365 ECM занимает лидирующие позиции и, как результат, имеет максимальный балл в блоках “Функционал” и “Гибкость”. По итогам 2022 года компания привлекла больше всего новых клиентов, что позволило признать ELMA365 ECM самым внедряемым решением на рынке.

Из недостатков стоит отметить относительно короткий тестовый период (14 дней, у других — до 90 дней) и относительно малое число готовых интеграций с операторами ЭДО (2, у других — до 6).

Подробный обзор системы ELMA365 ECM

2 место. TESSA

СЭД TESSA обладает широким функционалом, максимальным баллом в блоке “Рыночные показатели” и, в частности, имеет больше всего действующих лицензий.

Кроме того, решение имеет второй по величине балл в блоке “Доступность”: цены достаточно низкие, тестовый период длинный, при годовой оплате предусмотрена небольшая скидка.

Однако несколько подвела Гибкость решения: малое число шаблонов на маркетплейсе, относительно малая партнерская сеть и относительно малая численность сообщества не позволили набрать существенные баллы по этим критериям.

3 место. Directum RX

Directum RX — один из признанных лидеров на рынке систем электронного документооборота, что и подтверждается высоким 3 местом в данном рейтинге. У компании набралось порядка 3000 клиентов за время существования продукта, системой пользуются 270 000 человек.

По ряду показателей решение набрало высокие баллы, в частности, третий по величине балл за Гибкость, четвертый по величине балл за рыночные показатели.

Среди недостатков стоит отметить отсутствие в СЭД встроенного мессенджера для обсуждения документа, относительно малое число готовых интеграций с операторами ЭДО (2, у других — до 6), отсутствие скидки при оплате годового пакета.

Подробный обзор системы Directum RX

4 место. 1F СЭД

СЭД 1F входит в экосистему продуктов компании “Первая Форма” наряду с BPM, CRM, HRM-системами, решениями для управления проектами, ресурсами, задачами и другими видами ПО.

Сильными сторонами СЭД 1F являются функциональные возможности и гибкость решения. При этом у данной СЭД весьма слабые рыночные показатели (9 место из 13 за этот блок критериев) и одни из самых высоких цен на рынке. Вероятно, эти параметры взаимосвязаны — из-за высоких цен относительно малый приток клиентов и относительно низкая выручка (8 место из 13 по размеру выручки).

5 место. Авандок

СЭД “Авандок” построена на базе одноименной no-/low-code платформы и выделяется среди конкурентов одними из лучших рыночных показателей. В частности, именно к «Авандок» относится самое крупное внедрение СЭД на 150 000 пользователей. Кроме того, Авандок лидирует по выручке от продажи лицензий по итогам 2022 года.

Из недостатков стоит отметить отсутствие облачной версии и отсутствие CRM и HRM-решений в экосистеме компании. Готовые модули интеграции доступны для Диадок и СБИС.

Подробный обзор СЭД Авандок

6 место. Тезис

СЭД Тезис разработана компанией Haulmont, имеет широкий функционал, а в остальных блоках занимает средние позиции.

Пользователями системы являются 200 000 человек, предусмотрены готовые интеграции с ЭДО Диадок и СБИС. Уровень цен — средний.

Подробный обзор СЭД Тезис

7 место. Цитрос

До 2022 года СЭД «Цитрос» развивалась как независимый проект, а на данный момент входит в экосистему компании SL Soft (Softline Soft). Пользователями СЭД «Цитрос» являются 500 000 человек. При этом на одного клиента в среднем приходится более 8 000 лицензий, а самый крупный клиент насчитывает 120 000 пользователей. Всё это позволяет оценить СЭД «Цитрос» как лучшее решение для установки в контуре заказчика (on-prem).

У СЭД «Цитрос» 6 готовых интеграций с операторами ЭДО. Маркетплейс шаблонов отсутствует, соцсети стали активно развиваться в последнее время, тестовый период достигает 90 дней.

8 место. LDM

СЭД LDM продается от лица одной из крупнейших ИТ-компаний России — ЛАНИТ. Пользователями СЭД являются 500 000 человек, крупнейшее внедрение насчитывает 40 000 пользователей.

Из недостатков стоит отметить, что для СЭД LDM характерны средние баллы за «Гибкость» решения, одни из самых высоких цен на рынке, отсутствие годовых скидок.

9 место. EnDocs

СЭД EnDocs разработана компанией ENSOL, имеет весь необходимый функционал и отличается самыми низкими ценами на рынке, причем это касается как облачной, так и коробочной версий. Более того, при годовой оплате клиентам доступна скидка 15%. Всё это делает данное решение лидером в плане Доступности.

Маркетплейс шаблонов для СЭД EnDocs отсутствует, внедрением занимается только компания ENSOL, всего у компании порядка 400 клиентов.

Подробный обзор СЭД EnDocs

10 место. DocsVision

Пользователями СЭД DocsVision являются 700 000 человек, общее число клиентов — 1 500 компаний, новых за 2022 год — 20. Эти цифры обеспечивают решению достойные рыночные показатели.

СЭД Имеет интеграции с ЭДО Диадок и СБИС, однако не работает на операционных системах РЕД ОС и AltLinux. Важно отметить отсутствие облачно версии и скидок при годовой оплате.

Подробный обзор СЭД DocsVision

11 место. Visary СЭД

Пользователями Visary СЭД являются 50 000 человек. При этом, большинство клиентов относится к сегменту госучреждений, а сама система адаптирована для применения в госсекторе.

Visary СЭД распространяется только в коробочной версии.

Подробный обзор Visary СЭД

12 место. Pyrus

СЭД Pyrus активно развивается, но на данный момент большинство параметров в красной зоне. Функционал проигрывает конкурентам, поддерживаются далеко не все операционные системы, уровень цен — средний, но распространяется только по подписке; коробочной версии СЭД Pyrus нет.

13 место. Comindware ЭДО

Comindware ЭДО вышла на рынок в 2023 году, поэтому рыночные показатели по итогам 2022 года отсутствуют, и чтобы уравнять шансы было принято решение начислить минимальные баллы за этот блок среди конкурентов.

У компании есть неплохое решение в сегментах BPM и Low-code. Стоит полагать, что и в сегменте СЭД решение займет более высокие места в будущем. Несмотря на это, уровень цен уже сейчас один из самых высоких ны рынке.

Решения, не вошедшие в рейтинг

Помимо вышеперечисленных СЭД на российском рынке представлено ещё несколько решений, которые не вошли в рейтинг. Ниже дано их краткое описание.

Платформа NauDoc

Во всех отношениях прекрасная платформа — имеется в наличии всё, что нужно для организации электронного документооборота на предприятиях среднего бизнеса и органах государственной власти.

Подробный обзор платформы NauDoc

СЭД Сириус

Это облачное приложение, не требующее установки на свой сервер. Обладает достаточно широким функционалом и возможностями по импорту документов.

WSS Docs

У WSS Docs недоступна регистрация из электронной почты, отсутствует графовая база данных.

СЭД Дело

У СЭД Дело не предусмотрена синхронизация со справочниками 1С и нет свободной маршрутизации документов.

Евфрат и

У СЭД Евфрат нет мобильного приложения и требуется установка на свой сервер, что чревато для организации покупкой дорого серверного компа и сетевого оборудования.

Полный обзор платформы Евфрат

Синкопа-документ

Синкопа-документ обходится облачным решением системы с возможностью работы из мобильного приложения и веб-клиента, что значительно удешевляет установку и эксплуатацию ПО.

Ред Док

Разработана компанией РЕД СОФТ. Не является основным продуктом компании, медленно развивается

Бюрократ

Невозможность делегирования полномочий, отсутствие графовой базы данных и другие нюансы.

Подробный обзор сервиса Бюрократ

СТЭК-Документооборот

Разработана компанией СТЭК-Траст, медленно развивается.

Комита Курьер JE

В СЭД Комита Курьер, чтобы настроить комфортные условия для работы сотрудников на платформе, придётся нанять на работу программиста.

Платформа КСЭД 3.0 от КРОК (не доступна)

Развитием СЭД занималась компания КРОК. На данный момент система и сайт не доступны.

Полный обзор платформы КСЭД 3.0

Платформа СЭДКП

Здесь невозможно назначить ответственного исполнителя и нельзя делегировать полномочия, не предусмотрен выпуск подписей, олдскульный дизайн.

1C: Документооборот

Здесь нет функции свободной маршрутизации документов и нет мобильного приложения. Её практически невозможно настроить пользователям без помощи программиста. Ну и дизайн, конечно.

Полный обзор платформы 1С: Документооборот

Платформа MS SharePoint (ушла из РФ)

СЭД не имеет на своём борту нескольких важных функций, сложна в освоении, а пользовательский интерфейс оставляет желать лучшего. К тому же это западное решение, не адаптированное под требования импортозамещения в РФ.

Хотя может быть она подойдёт для не очень привередливых пользователей, которым важен только факт работы с электронными документами, сохранения их в архиве и избавления от горы бумажных документов.

Подробный обзор платформы MS SharePoint

Классификация систем электронного документооборота

Существует несколько способов классификации систем электронного документооборота (СЭД), однако наиболее распространенные из них следующие:

1. По глубине автоматизации процессов:
   1. Автоматизированные системы, которые лишь заменяют бумажные документы на электронные, но не улучшают и не оптимизируют процессы;
   2. Системы электронного документооборота с автоматизированным управлением бизнес-процессов, которые помимо замены бумажных документов на электронные их также структурируют, оптимизируют и ускоряют связанные процессы.
2. По назначению:
   1. Внутрикорпоративные СЭД, которые используются внутри компании;
   2. Межкорпоративные СЭД, которые позволяют обмениваться документами между различными компаниями;
   3. Государственные СЭД, которые используются государственными органами и службами для обмена документами между собой и с гражданами.
3. По функциональности:
   1. Системы только электронного документооборота;
   2. Системы электронного документооборота с функциональностью управления бизнес-процессами;
   3. Системы, в которые интегрирована электронная архивная система.

Виды систем электронного документооборота

Существует множество видов систем электронного документооборота (СЭД), в зависимости от их функциональных особенностей и предназначения, в частности:

1. Документ-ориентированные системы. Это классический тип СЭД, который используется для обмена документами между организациями и их подразделениями. Они позволяют передавать, получать, хранить, редактировать и отслеживать электронные документы.
2. [применительно к документам] Системы управления бизнес-процессами (BPM). Эта категория СЭД используется для автоматизации связанных с документами бизнес-процессов, обеспечения их оптимизации и ускорения. Они позволяют не только передавать документы, но и управлять рабочими задачами, контролировать процессы и определять последующие шаги.
3. Системы управления контентом (CMS). Они используются для управления цифровым контентом — текстами, изображениями, видео, аудио и др. CMS облегчают создание, хранение и распространение контента, а также упрощают процесс его поиска и использования.
4. Виртуальные дата-румы. Это тип СЭД, используемый для обмена конфиденциальной информацией между организациями. Они обеспечивают безопасный доступ к данным, контроль доступа и возможность удаленного доступа.
5. Системы для электронной подписи и хранения документов (EDS). Они используются для создания и хранения электронных подписей, а также для проверки подлинности документов. EDS обеспечивает сохранность и достоверность электронных документов и уменьшает риски мошенничества.
6. Электронный архив. Это класс СЭД, который используется для хранения, архивирования и поиска электронных документов. Они позволяют улучшить организацию электронных документов, уменьшить затраты на их хранение и сократить временные затраты на их поиск.

Важное заключение

Выбор СЭД — это один из этапов внедрения электронного документооборота в бизнес. При плохой организации ЭДО как такового не поможет даже хорошая СЭД. В ходе оптимизации ЭДО желательно руководствоваться следующими пунктами:

1. Все структурные подразделения компании должны иметь единую схему работы.
2. Должны быть стандартные формы и реквизиты.
3. СЭД необходимо обеспечить простой обмен документами и между отделами, и между сотрудниками.
4. Вносить изменения в документы можно индивидуально и коллективно.
5. Любая внутренняя входящая и исходящая документация должна быть зарегистрирована и направлена руководству.
6. Прозрачный контроль при согласовании и процессе исполнения.
7. Платформа должна уметь создавать аналитическую, статистическую и иную отчётность.
8. СЭД должна умерь архивировать данные с фиксацией даты и сроком доступа.

Электронный документооборот играет важную роль в современном бизнесе. Правильная организация и управление электронными документами помогают повысить безопасность и эффективность бизнес-процессов. Важно отметить, что электронный документооборот также способствует защите конфиденциальных данных клиентов и предотвращению возможных утечек информации.