Task Mining: как работает секрет повышения эффективности процессов в бизнесе

Что, если вы могли бы заглянуть внутрь ежедневных рабочих процессов вашей команды и найти скрытые резервы эффективности? Представьте, что каждое действие, каждый клик мыши и нажатие клавиши может рассказать историю о том, как улучшить вашу работу.

Task Mining — это тот самый инструмент, который поможет вам увидеть невидимое и превратить рутину в прогресс. Но как именно он работает? Какие тайны он может раскрыть? И как это повлияет на будущее вашего бизнеса?

Что такое Task mining

Task Mining — это методология и технология, направленная на анализ и оптимизацию рабочих процессов путём изучения поведения сотрудников при выполнении задач. Основная цель Task Mining заключается в выявлении неэффективных или избыточных шагов в процессах, а также в поиске возможностей для их автоматизации.

Task Mining находит применение в различных сферах, помогая организациям оптимизировать внутренние процессы и добиваться лучших результатов. Этот подход способствует сокращению ручного труда и увеличению скорости выполнения задач, одновременно обеспечивая большую прозрачность и контроль над рабочими процессами.

Как работает

С помощью специальных инструментов фиксируются действия пользователя на компьютере, такие как работа с приложениями, нажатия клавиш и клики мышью. Данные собираются в анонимном формате, чтобы сохранить конфиденциальность и сосредоточиться исключительно на рабочих процессах.

Затем собранные данные анализируются для определения узких мест и оптимизации процессов. Речь идет про построение карт процессов, анализ временных затрат на выполнение каждого шага и определение повторяющихся действий.

Заключительный этап — предложение рекомендаций по улучшению. На основе анализа формируются предложения по автоматизации рутинных задач с использованием RPA, автоматизации, расширения функционала ПО и других технологий.

Этапы Task Mining

Процесс Task Mining включает три основных этапа:

1. Сбор данных: С помощью специальных инструментов собираются данные о действиях сотрудников на компьютерах, таких как использование приложений, переходы между окнами, нажатия клавиш и клики мыши. Эти данные анонимизируются и агрегируются для последующего анализа.
2. Анализ данных: Собранные данные обрабатываются с целью выявления закономерностей и узких мест в рабочих процессах. Анализ может включать построение карт процессов, выявление дублирующихся или избыточных действий, а также оценку временных затрат на выполнение отдельных этапов.
3. Оптимизация и автоматизация: На основе полученных данных предлагаются рекомендации по улучшению процессов, включая автоматизацию рутинных задач с использованием Robotic Process Automation (RPA). Это позволяет уменьшить нагрузку на сотрудников и повысить общую эффективность работы.

В каких типах ПО встречается

Task Mining действительно применяется в различных системах управления и автоматизации процессов.

BPM-системы

Task Mining используется для анализа существующих бизнес-процессов с целью их оптимизации. Данные, полученные с помощью Task Mining, помогают улучшить модели процессов, выявить узкие места и повысить общую эффективность.

RPA-платформы роботизации

Task Mining играет ключевую роль в определении задач, которые можно автоматизировать с помощью RPA. Анализируя действия сотрудников, система выявляет рутинные и повторяющиеся операции, которые могут быть переданы роботам.

СЭД (системы электронного документооборота)

В некоторых случаях Task Mining интегрируется с СЭД для анализа работы с документами. Это помогает оптимизировать процессы обработки, хранения и передачи документов, устраняя лишние шаги и задержки.

Примеры реального внедрения

Речь пойдёт о применении методов Task Mining для анализа рабочих процессов.

Оптимизация работы и поиск процессов для роботизации

В одном из проектов было проанализировано более 250 000 рабочих часов сотрудников и свыше 40 000 операций, исследователи смогли получить детальную картину того, как сотрудники проводят своё рабочее время. Алгоритм автоматической разметки позволил классифицировать действия и выявить области высокой эффективности, а также определить потенциальные направления для улучшения.

Такой анализ помогает оптимизировать рабочие процессы, устранить излишние или неэффективные действия, а также найти возможности для автоматизации с помощью инструментов, таких как Robotic Process Automation (RPA).

Ускорение работы на 22%

Компания, занимающаяся обработкой страховых претензий, использовала Task Mining для анализа работы своих операторов. После сбора и анализа данных выяснилось, что значительная часть времени тратится на переключение между различными системами и приложениями для получения необходимой информации.

Task Mining помог идентифицировать эти узкие места и предложил решение: автоматизация перехода между системами с помощью RPA-ботов. В результате внедрения этих рекомендаций, время обработки одной претензии сократилось на 30%, что привело к общему ускорению процессов на 22%.

Проблемы

Рассмотрим некоторые опасения, связанные с использованием Task Mining на практике.

Плохо работает в период глобальных перемен

Task Mining наиболее эффективен в условиях стабильных и устоявшихся рабочих процессов. Когда процессы хорошо структурированы и повторяются изо дня в день, инструменты Task Mining могут собрать точные данные и предложить действенные рекомендации по их оптимизации.

Однако в периоды значительных изменений, таких как реорганизация бизнеса, внедрение новых технологий или изменение геополитической обстановки эффективность Task Mining снижается. В таких ситуациях рабочие процессы могут быть нестабильными, а действия сотрудников — менее предсказуемыми. Это затрудняет анализ и может привести к недостоверным результатам.

Поэтому в периоды глобальных перемен лучше сначала стабилизировать процессы, а затем применять Task Mining для их дальнейшей оптимизации.

Сбор личных данных

Task Mining не собирает личные данные сотрудников. Все действия, связанные с выполнением служебных обязанностей, фиксируются, но в обезличенном формате. Инструменты Task Mining шифруют данные, чтобы защитить личную информацию и обеспечить безопасность и приватность.

Главная задача Task Mining — анализировать рабочие процессы для их оптимизации, а не следить за личной жизнью сотрудников.

Нужен доступ к ПК сотрудника

Для эффективного использования Task Mining необходим доступ к компьютерам сотрудников, а также их согласие на мониторинг.

Сбор данных о действиях сотрудников может вызвать опасения относительно конфиденциальности и этичности такого мониторинга. Чтобы избежать недовольства, важно заранее информировать сотрудников о целях и методах сбора данных, а также гарантировать защиту их персональных данных.

По закону может потребоваться получение письменного согласия сотрудников на мониторинг их действий.

Не все компьютеры могут быть оснащены необходимыми инструментами для сбора данных. В случае устаревшего оборудования или отсутствия нужных программных средств, внедрение Task Mining может столкнуться с техническими трудностями.

Использование тонких клиентов упрощает процесс

Использование тонких клиентов упрощает реализацию Task Mining, так как вся работа выполняется на сервере, а тонкие клиенты служат лишь терминалами для отображения информации.

Вся деятельность пользователей фиксируется на сервере, что облегчает сбор и анализ данных. Не нужно устанавливать отдельные инструменты мониторинга на каждом компьютере.

Поскольку все данные хранятся и обрабатываются на сервере, риски утечки информации или несанкционированного доступа существенно снижаются.