One-on-One — тайные советы успешных руководителей для лучших результатов

Индивидуальные встречи, известные как «One-on-One» или «1:1», являются важным элементом управления персоналом в современных организациях. Этот метод обеспечивает платформу для конструктивного диалога между руководителями и сотрудниками, способствуя улучшению рабочих процессов, мотивации и производительности.

В этой статье мы рассмотрим определение и назначение индивидуальных встреч 1:1, а также их область применения, принципы, особенности, преимущества и недостатки. Разберем, как правильно организовать такие сессии и как они могут положительно повлиять на бизнес и команду.

Общие сведения

В исследованиях, проведенных Институтом Гэллапа, было обнаружено, что компании с высокой степенью вовлеченности своего персонала достигают более высокой продуктивности на 8% в сравнении с средним уровнем, и имеют более низкий уровень текучести кадров на 14%. Кроме того, эксперты утверждают, что до 70% уровня вовлеченности сотрудников зависит от их личности и действий руководителя. Поэтому для сотрудников важно чувствовать, что компания заботится о них и ценит их вклад. Один из способов проявить эту заботу — регулярно проводить сессии в формате One-on-One.

Что такое One-on-One? Этот формат представляет собой периодические личные встречи, во время которых основное внимание уделяется личности сотрудника, в отличие от обычных совещаний. Инициаторами таких встреч могут быть руководители или менеджеры проектов. Важно придерживаться следующих принципов в ходе этих встреч:

• Главный акцент во время сессии делается на сотруднике, а не на интервьюере. Разговор должен крутиться вокруг того, что интересует сотрудника.
• Темой разговора могут быть рабочие вопросы, а также беседы на дружественные темы, в которых сотрудник может поделиться чем-то важным, рассказать о своей жизни или отношениях с другими. Например, можно обсудить хобби или выходные.
• В ходе сессии сотрудник должен говорить, а руководитель слушать и задавать вопросы, при этом поддерживая дружелюбную атмосферу, которая после завершения встречи вызывает у сотрудника положительные эмоции.
• По завершении каждой встречи стоит просить у сотрудника обратную связь, чтобы узнать, понравилось ли ему общение и были ли рассмотрены все важные темы.

Обычно встречи One-on-One занимают около полчаса, но их продолжительность может варьироваться в зависимости от настроения сотрудника. Рекомендуется предусматривать небольшой запас времени, чтобы не приходилось прерывать интересный разговор. Этот подход также применим в случае удаленной работы, когда сессии можно проводить онлайн.

Область применения

Цель проведения индивидуальных встреч 1:1 включает несколько важных аспектов, которые мы рассмотрим в этом разделе.

Калибровка результатов и ожиданий

1:1 встречи предоставляют возможность более детально обсудить конкретные задачи и цели сотрудника, а также внести коррективы при необходимости. Такие обсуждения лучше проводить в индивидуальном формате, так как это позволяет уделить должное внимание каждому сотруднику.

Поддержание конфиденциальности

Индивидуальные встречи не подвергают обсуждению индивидуальные задачи сотрудников перед большой аудиторией. Это важно с точки зрения этики, так как публичное обсуждение индивидуальных вопросов может быть нежелательным и даже некорректным.

Удовлетворение запроса на внимание

1:1 встречи демонстрируют, что руководитель готов уделить время и внимание каждому сотруднику и их вопросам. Это способствует укреплению связи между руководителем и подчиненными.

Мотивация и обратная связь

Инструмент мотивации — руководитель может корректировать частоту и длительность встреч в зависимости от эффективности сотрудника. Отдельные сессии могут быть сокращены, чтобы стимулировать более проактивное поведение. Кроме того, 1:1 позволяют руководителю предоставлять обратную связь, будь то поддержка, развитие навыков или коррекция в работе сотрудника.

Важно, чтобы обратная связь и коррекция были ориентированы на запросы и потребности сотрудника, чтобы избежать возможной демотивации или задевания его чувств, если такой запрос отсутствует.

Как часто необходимо проводить индивидуальные встречи

Комфортная регулярность проведения индивидуальных встреч может различаться в зависимости от различных факторов. В SEOWORK была установлена рекомендация проводить такие сессии раз в квартал, но сотрудники могут запросить их по своему усмотрению в любое время, когда это необходимо. Однако, при выборе частоты встреч стоит учитывать следующие три фактора:

• Размер команды. Рекомендуется выделять на индивидуальные сессии как минимум 45-60 минут. Если ваша команда большая, то частые встречи могут стать сложным заданием по времени и ресурсам.
• Опыт и квалификация сотрудников. Новички могут потребовать больше внимания и поддержки от руководителя, поэтому для них могут быть полезны более частые сессии.
• Частота других видов коммуникации с командой. Если уже есть регулярные встречи или общение по другим вопросам внутри недели, то не всегда необходимо проводить индивидуальные сессии 1-on-1 слишком часто.

Особенности

В этом разделе мы рассмотрим основные особенности этой методологии, а также свод негласных правил проведения подобных индивидуальных встреч.

Регулярность встреч

Встречи должны проводиться с определенной регулярностью, которая зависит от потребностей сотрудника, характера проекта и корпоративных традиций. Отменять или переносить встречу допускается только по очень веским причинам.

Длительность встречи

Обычно сессии длительностью в полчаса, и существует несколько распространенных форматов. Например, 15/15, где первые 15 минут говорит подчиненный, а следующие 15 минут отводятся менеджеру. Также используется формат 10/10/10, где последние 10 минут выделяются для обсуждения действий (action points).

Есть вариации, такие как 15/10/5, где последние 5 минут менеджер использует для фиксации основных моментов беседы. Если у менеджера больше свободного времени или встречи проводятся реже (например, раз в квартал или полгода), длительность может быть увеличена, но обычно не более 1 часа.

Формулирование action points

Встреча завершается определением конкретных шагов (action points) как для подчиненного, так и для менеджера. Это могут быть конкретные задачи, которые необходимо выполнить, или договоренности по важным вопросам.
Ведение записей: На сессиях рекомендуется вести записи. Менеджер может создать карточку для каждого сотрудника и там фиксировать важные моменты, достигнутые договоренности, а также информацию о мотивации и трудностях.

Активное слушание

Менеджер должен создать условия, чтобы сотрудник мог свободно высказываться. Сессия не должна стать платформой для монолога менеджера, и важно учитывать мнение и мнения сотрудника.

Подготовка вопросов

Для более продуктивных бесед рекомендуется подготовить список вопросов для обсуждения. Этот список может включать темы-айсбрейкеры для разогрева обсуждения и темы, которые необходимо рассмотреть. Оба участника могут подготовить свои списки вопросов для обсуждения.

Подготовка к One-on-One

Вне зависимости от того, проводите ли вы индивидуальные встречи 1-on-1 впервые или уже имеете опыт, следует учитывать несколько шагов, которые помогут вам эффективно подготовиться и провести такие встречи:

Ведите заметки и сверяйтесь с ними до встречи

Для более эффективных индивидуальных встреч 1-on-1 полезно вести заметки и периодически к ним обращаться перед каждой сессией. Этот подход позволяет постепенно развивать беседу и делать выводы. Перед началом следующей сессии стоит уделить несколько минут, чтобы просмотреть свои предыдущие записи и вспомнить, о чем вы обсуждали в прошлый раз с сотрудником или руководителем.

Вместе подумайте над повесткой встречи

Для того чтобы обеспечить продуктивный разговор на индивидуальной встрече 1-on-1, рекомендуется совместно подготовить повестку дня, которая учитывает интересы как сотрудника, так и его руководителя. Попробуйте заранее определить темы и вопросы, которые будут обсуждаться на сессии. Для координации этого процесса можно использовать календарь Google, где можно назначать сессии и описывать их цели. Все участники могут редактировать и дополнять эту информацию для более эффективной подготовки и проведения сессии.

Настройтесь на встречу

Для эффективной подготовки к сессии 1-on-1 важно настроиться на особый формат этой беседы. Помните, что это время, в течение которого формируется более глубокое взаимопонимание между участниками. Убедитесь, что вы находитесь в настоящем моменте и активно участвуете в разговоре.

Один из возможных шаблонов встреч 1-on-1, включает следующие компоненты:

• Список того, что нравится и не нравится в работе, включая регулярные задачи и обязанности.
• Список того, что нравится и не нравится во всем, что связано с работой, включая аспекты общения, корпоративные условия и другие неформальные аспекты.
• Обсуждение целей и задач сотрудника, а также его развития и потребности в навыках.

Этот шаблон помогает оценить настроение в команде, отношение к работе и коллегам, а также помогает сфокусироваться на целях и развитии сотрудника.

Преимущества

Часто как сотрудники, так и руководители недооценивают значимость личных сессий 1-on-1. Они могут проводить их по обязательству или по указанию отдела HR, часто ограничиваясь поверхностными вопросами и краткими обменами новостями.

Однако, после проведения нескольких качественных сессий, можно уверенно сказать, что потенциал таких личных встреч значительно превышает ожидания. Мы выделили несколько ключевых, неоспоримых преимуществ:

Повышается продуктивность сотрудников

Некоторые сотрудники могут не обладать необходимым опытом и пониманием того, как правильно расставлять приоритеты в своей работе и на что следует сосредоточиться, чтобы максимизировать эффективность. Регулярные сессии помогают создать общую стратегию работы и сфокусировать внимание на тех действиях, которые наиболее важны для компании.

Это способствует согласованности в работе команды и позволяет достигать лучших результатов, что в свою очередь повышает производительность всей компании и улучшает качество работы отдельных сотрудников.

Устанавливаются позитивные рабочие отношения и повышается вовлеченность сотрудников

Исследования, проведенные в рамках Gallup State of the American Manager, подчеркивают, что сотрудники, регулярно встречающиеся со своими руководителями, затрачивают на свою работу почти в три раза больше времени, чем те, кто этого не делает.

Эффективная коммуникация является основой здоровых рабочих отношений, включая отношения между сотрудниками и их руководителями. Поэтому, если вы стремитесь, чтобы ваши сотрудники ощущали вовлеченность и удовлетворение от работы, потому что они видят, что компания и их руководитель заботятся о них, начните с планирования.

Помогает обнаружить и проактивно решать проблемы

Личные сессии 1-on-1 предоставляют возможность выявить потенциальные проблемы на самом раннем этапе, начиная от помощи в решении командных задач до обучения конкретного сотрудника или повышения его квалификации.

Недавно у нас был случай, когда мы заметили нарастающее напряжение в команде, вызванное уходом одного из сотрудников, который уже работал в компании достаточно долгое время. Благодаря оперативным мерам, предпринятым после личной сессии, мы смогли предотвратить эскалацию конфликта в более серьезные проблемы.

Обеспечивает идеальную среду для обмена мнением

Индивидуальные сессии 1-on-1 предоставляют идеальную возможность узнать мнение сотрудника о компании, коллективе и стиле управления руководства. Для руководителя это важный момент, позволяющий дать обратную связь о работе сотрудника и правильно направить его развитие, а также предоставить конструктивную критику.

В рамках таких сессий возникает прозрачное и глубокое понимание настроения в команде, их переживаний и приоритетов. Я считаю, что отслеживание динамики этих показателей крайне важно, так как коллективный дух, хоть и не всегда заметен на поверхности, оказывает существенное влияние на энергию компании, скорость ее развития, творческие решения и финансовые показатели.

Недостатки

Как и любого другого подхода, One-on-One обладает и слабыми сторонами, часть из которых мы рассмотрим в этом разделе.

• Затраты времени. Проведение индивидуальных встреч 1-on-1 может забирать значительное количество времени у менеджера. Например, если у менеджера есть команда из 8 человек, и он проводит такие встречи раз в неделю, то ему придется выделить 4 часа в неделю только на митинги 1-on-1. При этом подготовка к каждой встрече также займет еще пару часов.
• Риск сорвать сессию. Легко нарушить одно из правил, например, регулярность проведения. Если сотрудник ожидает встречу каждый четверг в 16:00, и она не состоится без предупреждения или объяснения причины, это может подорвать доверие, наработанное за предыдущие месяцы. Также неведение записей с предыдущих разговоров может затруднить оценку прогресса в решении обсуждаемых вопросов.
• Не всем подходит. Не каждый менеджер обладает необходимым запасом дружелюбия, открытости и желания вникать в ситуацию, чтобы проводить успешные индивидуальные сессии. Беседы могут включать в себя разнообразные претензии, жалобы и обвинения, и менеджеру нужно уметь быстро и эффективно справляться с такими ситуациями.
• Возможность бойкота. Сотрудники могут не поддерживать данную практику, считая ее шпионской или направленной против них. Важно объяснять цели встречи заранее и подробно, чтобы сотрудники понимали, что это не просто сбор информации для использования против них.
• Сложности в настройке. Настройка процесса проведения индивидуальных сессий 1-on-1 может занять много времени и ресурсов. Менеджер должен обеспечить продуктивность таких сессий и избежать ухода в обсуждение не связанных с работой тем и бесконечного круговорота в разговорах без видимого прогресса.

Заключение

В заключение, индивидуальные сессии 1:1 представляют собой эффективный инструмент в сфере управления персоналом. Они позволяют руководителям и сотрудникам вступать в открытый и доверительный диалог, целью которого является повышение продуктивности, мотивации и качества работы. Основанные на принципах регулярности и конфиденциальности, такие встречи способствуют более глубокому взаимопониманию и поддержке сотрудников.

Область применения индивидуальных сессий 1:1 разнообразна и охватывает множество сфер бизнеса, начиная от управления проектами и до совершенствования командной работы. Важно следовать принципам правильной организации таких встреч, включая регулярность, структурированный формат, и акцент на обратной связи и доверительности.

Несмотря на некоторые недостатки, такие как затраты времени и потенциальная нежелательность для некоторых сотрудников, преимущества индивидуальных сессий 1:1 включают повышение продуктивности, укрепление отношений и мотивации, а также более эффективное управление персоналом. Их внедрение и соблюдение принципов организации могут оказать положительное воздействие на успех организации и ее команды.