В современном мире, где границы офиса все больше расширяются за счет удаленной работы, критически важно разработать эффективную стратегию контроля за работой удаленных сотрудников. Такой подход требует не только понимания технологических аспектов, но и учета юридических, этических и социальных факторов. В этой статье мы исследуем ключевые элементы, которые должны быть включены в систему контроля, начиная от юридического оформления отношений и заканчивая инструментами и методами сбора информации.
Методы контроля сотрудников
Контроль за выполнением задач в организации – ключевой элемент для обеспечения эффективности и достижения стратегических целей. Он может быть реализован через два основных направления: организационные и технические методы.
Организационные или административные методы контроля включают в себя:
- Постановка задач. Четкое определение и формулировка задач является первым шагом в процессе контроля. Это включает в себя определение целей, задач, сроков и ответственных лиц.
- Контроль исполнения. Регулярный мониторинг прогресса в выполнении поставленных задач позволяет своевременно выявлять отклонения от плана и предпринимать корректирующие действия.
- Совещания. Регулярные встречи команды позволяют обсуждать текущий прогресс, разрешать возникающие проблемы и обновлять планы в соответствии с изменяющимися обстоятельствами.
- ТРИ (Техника рационального использования). Методы повышения производительности и эффективности труда через анализ и оптимизацию рабочих процессов.
- Отчетность. Система отчетов позволяет оценивать результаты работы, анализировать эффективность принимаемых решений и делать выводы для будущих действий.
Технические методы контроля охватывают:
- СКУД (Система контроля и управления доступом). Обеспечивает безопасность и контроль за доступом сотрудников в здания и на территории предприятия, а также фиксирует время прихода и ухода работников.
- Видеонаблюдение. Используется для мониторинга деятельности на рабочем месте, обеспечения безопасности и предотвращения нежелательных инцидентов.
- Журналы ИС (Информационной системы). Регистрируют действия пользователей в корпоративных информационных системах, позволяя отслеживать использование ресурсов и операции с данными.
- Специализированное программное обеспечение. Программы для отслеживания выполнения задач, проектного менеджмента и оптимизации рабочих процессов.
Интеграция организационных и технических методов контроля позволяет создать комплексную систему управления, которая способствует повышению продуктивности, обеспечивает прозрачность процессов и способствует устойчивому развитию организации.
Юридические аспекты
АО «ВТБ Специализированный депозитарий» обновляет трудовые договоры, включая положения об информационной безопасности. Теперь сотрудникам необходимо согласие на видеонаблюдение, использование корпоративных средств только для работы, а также ограничения в использовании интернета и электронной почты. Компания усиливает мониторинг данных и не гарантирует конфиденциальность информации, которая не защищена законом. Эти меры направлены на усиление защиты информационных активов компании.
Кто и что контролирует
Основными подразделениями, задействованными в контрольной деятельности в ВТБ Специализированный депозитарий, являются:
- информационная безопасность,
- экономическая безопасность,
- руководящие подразделения,
- HR отделы по работе с персоналом.
Эти подразделения в совокупности обеспечивают комплексный подход к защите интересов компании.
В компании ключевые направления контроля включают проверку полноты и качества выполненных задач. Это достигается через постановку целей и заданий, промежуточный контроль, проверку корректности данных и отчетность об исполнении. Используются CRM системы для мониторинга активности и эффективности, а также проводится анализ ВКС/месячных журналов.
Экономическая безопасность
В ВТБ Специализированный депозитарий активно работают над предотвращением утечек информации и обеспечением экономической безопасности. Ключевые действия включают контроль за доступом к информационным ресурсам, защиту буферов обмена, блокировку несанкционированного доступа к корпоративным почтовым ресурсам и контроль за безопасностью электронной почты и https протоколов.
Эти меры направлены на защиту конфиденциальной информации и интеллектуальной собственности компании.
Мониторинг рабочего времени сотрудника
В ВТБ Специализированный депозитарий внедрена система для мониторинга и анализа рабочего времени сотрудников. HR-подразделения активно используют данные из журналов рабочего времени для обеспечения соблюдения трудового распорядка. Систематический контроль начала и окончания рабочего дня, активности и перерывов позволяет оптимизировать рабочие процессы и гарантировать соблюдение требований режима труда и отдыха. Управление доступом к рабочим местам через контрольные точки также способствует повышению безопасности и дисциплины среди персонала.
Информационная безопасность
Компания придает большое значение информационной безопасности, что отражается в ключевых направлениях работы отдела ИБ. Основные меры включают:
- Контроль за организацией и порядком доступа субъектов доступа к объектам доступа.
- Содействие заинтересованным подразделениям/лицам в предоставлении информации.
- Внедрение (настройка) политик/правил.
- Мониторинг технических средств контроля.
- Администрирование технических средств ИБ.
Эти меры направлены на обеспечение соблюдения сотрудниками требований по информационной безопасности, а также на предотвращение утечки защищаемой и охраняемой информации. Эффективность политик информационной безопасности и применяемых инструментов контроля регулярно проверяется и адаптируется для отражения текущих угроз и изменений в информационной среде.
Контроль удаленных сотрудников
Контроль работы удаленных сотрудников включает следующие шаги:
- Обеспечить юридическую составляющую. Подготовка необходимых документов и соглашений для защиты прав сотрудников и интересов компании.
- Определить, кто является бенефициаром/заказчиком/владельцем процесса. Установление четкой ответственности за процессы контроля.
- Определить цель контроля. Ясное понимание ожидаемых результатов и критериев оценки работы удаленных сотрудников.
- Определить средства/способы контроля. Выбор инструментов и методов для мониторинга и поддержки работы без ненужного вмешательства.
- Планирование реализации полученной информации. Использование собранных данных для оптимизации рабочих процессов, обучения сотрудников и корректировки бизнес-стратегии.
Выводы
Эффективный контроль за удаленными сотрудниками начинается с четкого юридического оформления отношений и понимания всех заинтересованных сторон. Важно определить, кто является бенефициарами и каковы их интересы, чтобы устанавливать соответствующие цели контроля. Методы и инструменты контроля должны быть выбраны таким образом, чтобы они обеспечивали достоверность и своевременность сбора информации, а также соответствовали правовым нормам и этическим стандартам.
Анализ полученной информации и ее использование для оптимизации рабочих процессов становится ключевым элементом в управлении производительностью и повышении эффективности работы. В целом, подходы к контролю за удаленной работой должны быть гибкими и адаптированными к меняющимся условиям, чтобы поддерживать баланс между необходимостью надзора и созданием доверительной рабочей среды.
