ОФД в действии: Правовые аспекты, перечень всех операторов и как поддерживать фискальную дисциплину

В современном мире цифровых технологий и стремительных изменений в налоговом законодательстве, вопросы учета и контроля фискальных операций становятся все более актуальными для предпринимателей и компаний. Одним из ключевых инструментов, способствующих упрощению этой задачи, являются операторы фискальных данных, или ОФД.

В данной статье мы рассмотрим общие сведения о роли и функциях ОФД, принцип их работы, предоставим список всех зарегистрированных операторов, рассмотрим правовую базу, на которой строится их деятельность, а также расскажем о штрафных санкциях, которые применяются в случае нарушения требований к работе с ОФД.

Общие сведения

Что представляет собой ОФД (Оператор фискальных данных) и зачем он необходим? Прежде чем обсуждать ОФД, давайте рассмотрим основы использования онлайн-касс. Согласно закону, продавец обязан применять онлайн-кассы при продаже товаров и услуг физическим лицам, представителям компаний или индивидуальным предпринимателям (ИП). Это требование касается использования контрольно-кассовой техники, установленное в Федеральном законе №54-ФЗ.

Чеки необходимо выставлять при оплате товаров наличными, картой или через системы безналичного перевода средств (СБП). Для физических лиц без статуса ИП, чеки должны быть пробиты при любых безналичных операциях с ними. Однако ИП, работающие по упрощенной системе налогообложения (УСН), предприниматели на патентной системе налогообложения в некоторых сферах деятельности, продавцы мороженого в киосках, аптеки в сельских районах и некоторые другие виды бизнеса освобождены от обязательного использования онлайн-касс.

То, кто имеет право не применять онлайн-кассы, подробно определено в пунктах 2—2.2 статьи 2 Федерального закона №54-ФЗ. Онлайн-кассы следует использовать как в оффлайн-магазинах, так и при продажах через интернет.

Когда дело доходит до выбора и подключения онлайн-кассы, важно помнить, что у касс есть две основные функции: они могут печатать чеки или отправлять их на электронную почту покупателя, а также хранить информацию о расчетах и передавать ее в налоговую службу. Для последней функции требуется оператор фискальных данных.

Принцип работы

Онлайн-касса представляет собой устройство, которое внешне похоже на обычный кассовый аппарат и включает в себя встроенное устройство для фискального хранения данных. Ее основной функцией является создание платежных документов, известных как фискальные чеки, включая чеки продажи, возврата, а также отчеты об открытии и закрытии смены. В соответствии с Федеральным законом №54-ФЗ, онлайн-кассы могут быть арендованы бесплатно через Тинькофф.

В процессе каждой продажи фискальный накопитель онлайн-кассы кодирует и передает информацию в налоговую службу. Упрощенно говоря, процесс выглядит следующим образом: покупатель посещает магазин и совершает покупку, оплачивая наличными или картой. Продавец регистрирует сумму покупки на онлайн-кассе и выдает покупателю фискальный чек. Если продажа осуществляется через интернет, то чек отправляется покупателю в виде SMS-сообщения или по электронной почте. В этот момент фискальный накопитель кодирует информацию.

После этого существует два сценария: если онлайн-касса подключена к интернету, она передает информацию о продаже в налоговую через Оператора фискальных данных (ОФД). В случае отсутствия интернет-соединения, фискальный накопитель сохраняет данные до момента подключения к интернету. Налоговая служба получает информацию о каждой покупке в магазине, включая детали о товаре, его стоимость, время совершения покупки и имя кассира, выдавшего чек. Это позволяет налоговой контролировать доходы компаний и предпринимателей.

Дополнительный функционал

Операторы фискальных данных предоставляют своим пользователям персональные кабинеты с разнообразными функциями:

• Отправка электронных чеков покупателям.
• Оформление и отмена регистрации кассовых аппаратов в налоговой службе (ФНС).
• Мониторинг деятельности кассиров и касс.
• Получение отчетов с разными параметрами для анализа и отчетности, а также другие возможности.

Например, в личном кабинете ОФД от Контура продавец может:

• Найти необходимый чек по дате, сумме и методу оплаты.
• Проверить общую выручку, средний чек и возвраты.
• Скачать отчеты о продажах за любой период времени.
• Просмотреть информацию о времени открытия и закрытия смены.
• Настроить уведомления, чтобы получать своевременное оповещение, например, о том, что кассовый аппарат перестал передавать документы или что пришло время заменить фискальный накопитель (ФН).

Кто может работать без ОФД

Фискальный накопитель в онлайн-кассе передает информацию в налоговую службу через Оператора фискальных данных (ОФД), при наличии доступа к интернету. Однако существуют продавцы, которые не могут обеспечить подключение своей онлайн-кассы к интернету, из-за расположения своего бизнеса в отдаленных и труднодоступных районах.

Термин «труднодоступный район» определен в пункте 3 статьи 2 Федерального закона №54-ФЗ и означает территории, где интернет работает нестабильно или вовсе отсутствует. В таких населенных пунктах, кассы могут использовать только те компании и индивидуальные предприниматели, которые занимаются продажей товаров, подпадающих под акцизные ставки налогов. Все остальные бизнесы в этих районах освобождены от обязательного использования онлайн-касс.

Например, магазину в деревне Ключи Алтайского края не нужна онлайн-касса. Однако продавцы все равно обязаны предоставлять покупателям документ с необходимой информацией, даже если это будет ручно составленный документ.

Также в законе существует понятие «местности, отдаленные от сетей связи», где интернет может быть доступен, но население насчитывает менее 10 тысяч человек, и муниципалитет включен в региональный перечень. В таких случаях, согласно закону, можно работать без использования ОФД. Например, деревня Алешино в Новгородской области может относиться к таким отдаленным районам.

Продавцы в местностях, отдаленных от сетей связи, все равно используют онлайн-кассы и выдают фискальные чеки, но им разрешено работать в автономном режиме, без подключения к интернету. Они не обязаны заключать договоры с ОФД и оплачивать услуги оператора.

Автономный режим настраивается при регистрации кассы, и все данные о продажах сохраняются в фискальном накопителе. Налоговая служба запрашивает эти данные, когда владелец онлайн-кассы меняет фискальный накопитель или снимает кассу с учета.

Кто может стать ОФД

Любое юридическое лицо может занять позицию оператора фискальных данных. Однако наиболее вероятными кандидатами для включения в список операторов фискальных данных, опубликованный на официальном веб-сайте Федеральной налоговой службы России, могут быть следующие:

1. Организации, предоставляющие услуги по созданию и передаче отчетности с использованием электронных устройств.
2. Крупные розничные сети, которые имеют интерес к созданию собственной системы передачи фискальных данных.
3. Компании, специализирующиеся на современных технологиях высокой точности.
4. Производители кассовых аппаратов.

Требования к ОФД

Требования к операторам фискальных данных, установленные федеральным законом, включают в себя следующие условия:

• Наличие лицензии, выданной Федеральной налоговой службой (ФНС), разрешающей обработку фискальных данных.
• Наличие лицензии на техническую защиту информации, полученной от торговой организации, которая выдается Федеральной службой по техническому и экспортному контролю.
• Обладание лицензией от Федеральной службы безопасности (ФСБ) на производство средств криптографической защиты.
• Наличие нежилого помещения, находящегося на территории Российской Федерации, которое может быть как в собственности, так и аренде.
• Обладание специализированным оборудованием, предназначенным для обработки фискальных данных и формирования фискального признака с целью передачи на сервер ФНС.

Технические требования

Давайте опишем технические требования, которые должен соблюдать оператор фискальных данных (ОФД).

Оператор фискальных данных обязан:

• Принимать и обрабатывать информацию, полученную от зарегистрированных контрольно-кассовых аппаратов (ККТ), даже если эта информация зашифрована.
• Отправлять подтверждение о приеме данных с фискальным признаком обратно на ККТ.
• Выполнять установленные законом протоколы обмена информацией между ККТ, технической базой ОФД и сервером налоговой службы.
• Важно отметить, что если хотя бы одно из этих требований не выполняется, то оператор фискальных данных может лишиться права заниматься обработкой фискальных данных.

Штрафы за несоблюдение правил закона 54-Ф3

За нарушение новых правил, установленных законом 54-ФЗ, предусмотрены административные наказания, которые определяются согласно Кодексу об Административных правонарушениях:

• Неиспользование контрольно-кассовой техники в соответствии с установленными нормами приводит к наложению штрафа на должностных лиц в размере от 1/4 до 1/2 суммы расчета, но не менее 10 тысяч рублей. Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут быть оштрафованы на сумму от 3/4 до полной суммы расчета, но не менее 30 тысяч рублей.
• Повторные нарушения закона могут привести к наложению штрафа на должностных лиц в виде дисквалификации сроком от одного года до двух лет. Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут быть временно приостановлены в своей деятельности на период до 90 суток.
• Использование контрольно-кассовой техники, не соответствующей установленным требованиям, может привести к предупреждению или наложению штрафа на должностных лиц в размере от 1,5 тысяч до 3 тысяч рублей. Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям грозит предупреждение или административный штраф в размере от 5 тысяч до 10 тысяч рублей.
• В случае непредоставления информации и документов по запросам налоговых органов или нарушения сроков, должностные лица могут получить предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 1,5 тысяч до 3 тысяч рублей. Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям грозит предупреждение или административный штраф в размере от 5 тысяч до 10 тысяч рублей.
• За отказ предоставить бумажный или электронный чек по требованию клиента, должностные лица могут быть предупреждены или оштрафованы в размере 2 тысяч рублей. Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям грозит предупреждение или административный штраф в размере 10 тысяч рублей.

По каким критериям нужно выбирать оператора фискальных данных

Компании и индивидуальные предприниматели имеют возможность самостоятельно выбирать оператора фискальных данных (ОФД). Это задача, которая может оказаться нетривиальной, так как на рынке существует большое количество ОФД, и вот лишь небольшая часть из них перечислена в реестре.

Вот что следует учесть в первую очередь при выборе ОФД:

1. Проверьте, включен ли ОФД в реестр налоговой службы — это критически важный фактор, так как без этого включения заключение договора невозможно.
2. Определите, какие конкретные услуги предоставляет данный ОФД. Например, некоторые операторы могут помочь вам выбрать подходящую онлайн-кассу, получить электронную подпись, разобраться с регистрацией в налоговой службе или подключить систему электронного документооборота.
3. Проанализируйте, что включено в стоимость обслуживания. Важно узнать, включен ли в цену обслуживания фискальный накопитель, или его нужно будет покупать отдельно. Также уточните, включена ли отправка электронных чеков покупателям по умолчанию, или за это придется дополнительно платить.
4. Познакомьтесь с личным кабинетом ОФД и выясните, какие функциональные возможности он предоставляет.
5. Удостоверьтесь в наличии круглосуточной поддержки. Некоторые ОФД предоставляют мобильные приложения, через которые можно обратиться в чат в любое время и решить возникающие проблемы.

На рынке существует множество операторов фискальных данных, и они конкурируют, предоставляя дополнительные сервисы и услуги для бизнеса. Например, многие из них предлагают скидки при покупке онлайн-касс и фискальных накопителей у них.

Специалисты рекомендуют обратить особое внимание на наличие или отсутствие следующих функций, которые собраны в таблице ниже:

Список операторов

На текущий момент существует шестнадцать официально зарегистрированных операторов фискальных данных.

Краткая информация о них собрана в таблице ниже:

Теперь рассмотрим каждого из них более подробно:

АО «Энергетические системы и коммуникации»

АО «Энергетические системы и коммуникации» предоставляет свои услуги по минимальному тарифу в размере 900 рублей за 3 месяца, с возможностью использования пробного периода на 5 дней. Стоимость обслуживания одного ККМ в течение месяца составляет 300 рублей.

В эту стоимость входит личный кабинет с аналитикой, проверкой чеков и их трафика. Уровень доступности сервиса составляет 99,9 %. Также предоставляется сертификат ЭЦП (КЭП) за 1 300 рублей. При необходимости, компания предлагает готовое решение, включающее ККТ и ФН, по цене 22 500 рублей.

ООО «Такском»

ООО «Такском» предоставляет услуги по минимальному тарифу в размере 350 рублей в месяц. Стоимость обслуживания одного ККМ в месяц также составляет 350 рублей. Клиентам доступен личный кабинет с мониторингом, аналитикой и возможностью выгрузки отчетов в формате EXCEL.

Кроме того, предоставляются обучающие вебинары/мероприятия и возможность отправки электронного чека на email. Опционально доступны услуги по предоставлению ФН начиная от 7 500 рублей за 15 месяцев, а также предоставление КЭП от 1 500 рублей.

ООО «Эвотор ОФД»

ООО «Эвотор ОФД» предоставляет услуги по тарифам, рассчитываемым индивидуально, начиная с 16,5 рублей в день. Стоимость обслуживания одного ККМ в течение 30 дней составляет 495 рублей. Клиентам доступен личный кабинет и круглосуточная техническая поддержка.

Отправка чеков по электронной почте осуществляется бесплатно. За отправку электронного чека на абонентский номер взимается 2 рубля за чек, а за чек с логотипом на электронную почту – 0,20 рубля. Также предоставляется услуга «Брендированное сообщение» на абонентский номер за 0,15 рубля за чек.

ООО «Ярус»

ООО «Ярус» предлагает услуги по минимальному тарифу в размере 3 000 рублей за год, что эквивалентно 250 рублям в месяц. В стоимость входит легкое подключение, техническая поддержка 24/7, защита данных и личный кабинет, который можно интегрировать с другими системами через API.

Дополнительно доступны услуги по отправке одного СМС за 2 рубля, аренде онлайн-кассы за 2 000 рублей в месяц, предоставлению КЭП за 1 500 рублей для клиентов, аренде ФН начиная от 7 500 рублей на 15 месяцев. Клиенты также могут воспользоваться особыми условиями при обращении к партнерам, таким как «МойСклад», «ЛОКО-Банк», и «Модульбанк».

ООО «ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии»

ООО «ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии» предоставляет свои услуги по тарифу, который составляет 2 995 рублей за год, или 249,6 рубля в месяц. Клиентам доступен личный кабинет с широкими возможностями, включая возможность переключения между личными кабинетами разных юридических лиц без перелогинивания, отправку чеков по email и доступ к чат-боту.

Дополнительные услуги включают отправку чеков по СМС и Viber начиная с 1,65 рубля, брендирование чеков начиная с 3 рублей, а также аренду ФН начиная с 7 500 рублей. Также доступна услуга регистрации КЭП.

ООО «Яндекс.ОФД»

ООО «Яндекс.ОФД» предоставляет услуги, но не предоставляет конкретные цены для минимального тарифа и стоимости обслуживания одного ККМ. Основной акцент делается на сведениях об объеме продаж по каждой кассе, статистике по наличным и безналичным расчетам, а также на отслеживании начала и окончания смены.

Мониторинг чеков по всем операциям также доступен. Приложение позволяет осуществлять управление и контроль с мобильного телефона. Дополнительные услуги и стоимость могут быть предоставлены по запросу.

ЗАО «КАЛУГА АСТРАЛ»

ООО «КАЛУГА АСТРАЛ» предоставляет услуги по минимальному тарифу в размере 750 рублей в месяц. Стоимость обслуживания одного ККМ также составляет 750 рублей в месяц.

Клиентам доступен личный кабинет с мониторингом, аналитикой и доступом по API, а также помощь по выбору и подключению ККТ и ФН. Для отправки чеков на абонентский номер предоставляются пакеты начиная от 200 рублей за 100 СМС.

ООО «Тензор»

“Тензор” предлагает различные тарифы, включая оплату за каждый чек в размере 1 рубля или 12 рублей в день. Стоимость обслуживания одного ККМ в течение 30 дней составляет 360 рублей.

В персональном кабинете можно увидеть статистику магазинов, отчеты по работе кассиров, динамику продаж в сравнении с рынком и рейтинг отдельных товаров. Дополнительные услуги включают отчетность начиная с 1 500 рублей, поиск и анализ закупок от 10 000 рублей.

АО «СКБ Контур»

АО «Производственная фирма „СКБ Контур“» предоставляет услуги по тарифу в размере 3 000 рублей за 13 месяцев, что эквивалентно 230 рублям в месяц. Клиентам доступна круглосуточная поддержка, аналитика и отправка электронных копий чеков клиентам.

Можно подключаться по API, выгружать отчеты, распределять права доступа и регистрировать ККТ онлайн. Компания гарантирует безопасность данных и соответствие требованиям госорганов. Опционально предоставляется отправка чеков по СМС (500 сообщений за 600 рублей) и ФН на 15 месяцев (за 8 000 рублей).

АО «Тандер»

АО «Тандер» предлагает услуги по тарифу в размере 2 100 рублей за год, что эквивалентно 175 рублям в месяц. Включены личный кабинет, возможность отправки электронных чеков, выгрузка данных для аналитики и техническая поддержка. Также предоставляется возможность проверки чеков. Дополнительные услуги включают аренду ФН от 6 900 рублей и отправку чеков по СМС начиная с 0,60 рубля.

ООО УЦ «ИнитПро»

ООО «Удостоверяющий центр „Инитпро“» предоставляет услуги по тарифу в размере 1 350 рублей в год с ограничением в 1 500 чеков. Стоимость обслуживания одного ККМ составляет 112,5 рублей.

Клиентам доступен персональный кабинет, продвинутая аналитика, онлайн-мониторинг, обучение в тестовом режиме и техническая поддержка 24/7. Также можно подключить приложение для смартфона и планшета. Дополнительные услуги включают выдачу КЭП за 750 рублей и отправку чеков по СМС в пакетах, начиная от 100 сообщений за 200 рублей.

ООО «ГРУППА ЭЛЕМЕНТ»

ООО «ГРУППА ЭЛЕМЕНТ» предоставляет услуги по тарифу в размере 999 рублей в год, что эквивалентно 83,25 рублям в месяц. Включена безлимитная отправка чеков по email и обеспечение конфиденциальности данных.

Для клиентов доступна опция облачной кассы за 1 500 рублей в месяц. Опционально предоставляется отправка чеков по СМС, начиная от 0,80 рубля за 1 СМС.

ПАО «Вымпел-Коммуникации»

ПАО «Вымпел-Коммуникации» предоставляет услуги по тарифу в размере 254 рубля в месяц. Стоимость обслуживания одного ККМ также составляет 254 рубля в месяц. Клиентам доступна круглосуточная техническая поддержка, совместимость с любой ККТ, отправка чека на email покупателя и резервное копирование данных. Дополнительные услуги не указаны.

ООО «Контур НТТ»

ООО «Контур НТТ» предоставляет услуги по тарифу в размере 3 000 рублей в год, что эквивалентно 250 рублям в месяц. Клиентам доступен личный кабинет с возможностью форматирования и выгрузки отчетов, фильтрации чеков и бесплатными дополнительными пользователями.

Также предоставляется безлимитная отправка чеков по email, мониторинг выручки и контроль работы кассиров. Дополнительные услуги включают пакет 500 СМС за 600 рублей и маркировку товара начиная с 500 рублей.

ООО «Оператор фискальных данных «Онлайн»

ООО “Онлайн” предоставляет услуги по тарифу в размере 2 990 рублей в месяц, что эквивалентно 249 рублям в месяц. Клиентам доступны возможность мониторинга, аналитика данных, техническая поддержка и личный кабинет.

Экономия на КЭП составляет от 1 500 до 3 000 рублей в год. Дополнительно предоставляется бесплатная отправка электронных чеков по СМС.

АО «Информационный центр»

Этот ОФД предоставляет услуги по тарифу в размере 254 рубля в месяц. Стоимость обслуживания одного ККМ также составляет 254 рубля в месяц. Клиентам доступна круглосуточная техническая поддержка, совместимость с любой ККТ, отправка чека на email покупателя и резервное копирование данных.

Заключение

В этом материале мы рассмотрели ключевые аспекты, связанные с операторами фискальных данных (ОФД) в Российской Федерации. ОФД играют важную роль в обеспечении контроля и учета налоговых операций, а также в улучшении качества обслуживания клиентов.

Принцип работы операторов фискальных данных заключается в приеме, обработке и передаче информации от кассовых аппаратов и онлайн-касс в налоговые органы. С их помощью предприятия и индивидуальные предприниматели соблюдают законодательные требования и обеспечивают прозрачность своей деятельности.

Важно помнить, что выбор ОФД имеет решающее значение для бизнеса, поскольку от этого зависит соблюдение законодательства и уровень комфорта в работе с налоговой отчетностью. Правовая база и штрафные санкции, описанные в статье, создают четкую рамку для деятельности ОФД и мотивируют их предоставлять качественные услуги своим клиентам. Осведомленность и правильный выбор ОФД могут сэкономить бизнесу не только деньги, но и время, а также избежать нежелательных правовых последствий.