Squadus: обзор мессенджера от компании «Мой Офис»

В современном мире эффективная коммуникация играет ключевую роль в успехе любого бизнеса. Корпоративные мессенджеры становятся неотъемлемой частью организационной культуры, обеспечивая быстрый и удобный обмен информацией между сотрудниками.

В этой статье мы рассмотрим мессенджер Squadus — инновационное решение, которое предлагает широкий набор функций для корпоративного общения и совместной работы. Мы проанализируем его ключевые особенности, функционал, преимущества и недостатки, а также выявим отличия от конкурентов, которые делают Squadus ведущим выбором для многих компаний.

Следует отметить, что в современной бизнес-среде правильный выбор мессенджера может значительно повлиять на производительность и эффективность командной работы.

Краткий обзор системы

Основная цель платформы Squadus заключается в установлении корпоративного общения и содействии в организации совместной работы внутри команды. Платформа действует в качестве обычного мессенджера, однако весь контент на ней строго рабочий. Личные беседы, смешные мемы от друзей и внешние каналы исключены.

Как Squadus помогает решить ежедневные бизнес-задачи:

• Позволяет создавать ботов для автоматизации повседневных задач.
• Структурирует чаты для более удобного общения.
• Подходит для организации видеоконференций.

Платформа доступна на различных устройствах и совместима с основными операционными системами, как российскими, так и зарубежными. Пользователи могут использовать десктопную версию или мобильное приложение, которые можно скачать из магазинов Google Play и App Store для Android и iOS соответственно. Отзывы пользователей подчеркивают, что Squadus может стать альтернативой Microsoft Teams в рабочей среде.

Squadus может быть использован как самостоятельно, так и в сочетании с другими продуктами из экосистемы МойОфис. Совмещение мессенджера с облачным хранилищем или почтой создает единое пространство с разнообразными инструментами для корпоративной коммуникации. Пользователи могут совместно работать над документами, следить за расписанием в календаре и получать уведомления о новых письмах на электронную почту.

Как и все продукты МойОфис, Squadus соответствует высоким стандартам безопасности и обеспечивает защиту от утечки данных. Для ознакомления с функциональностью платформы Squadus можно запросить демонстрационную версию и провести тестирование программы в режиме испытаний.

Важные отличия от конкурентов

Squadus Messenger выделяется среди конкурентов благодаря ряду важных отличий, которые делают его предпочтительным выбором для корпоративного общения и совместной работы. Эти особенности отличают Squadus от других мессенджеров и обеспечивают компаниям уникальные возможности для эффективного ведения деловых процессов. Давайте рассмотрим ключевые отличия Squadus Messenger от его конкурентов и то, как они могут повлиять на выбор пользователей:

Легкая миграция с зарубежных решений

Организации, столкнувшиеся с рисками, связанными с геополитическими условиями и санкциями, заинтересованы в переходе на отечественные программные продукты.

Переход на российские альтернативы представляет собой гарантию независимости и безопасности. Squadus предоставляет проработанные сценарии перехода с популярных иностранных мессенджеров, обеспечивая бесперебойную работу бизнес-процессов во время миграции.

Развёртывание Squadus на серверах клиента выполняется согласно методологии МойОфис с полной поддержкой и консультационным сопровождением от опытных специалистов и инженеров.

Высокий уровень безопасности

Squadus представляет собой решение, которое может быть развернуто на серверах организации, обеспечивая максимальный уровень безопасности и сохранности корпоративных данных. Это подходит как для небольших команд, так и для крупных организаций с большим количеством сотрудников. Он обеспечивает постоянный доступ к данным, что является важным аспектом для бизнеса.

Кроме того, Squadus доступен на мобильных устройствах, что позволяет сотрудникам иметь доступ к корпоративной коммуникации в любое время и в любом месте.

Одним из ключевых требований к средствам коммуникации является обеспечение высокого уровня защиты данных. В Squadus реализованы основные функции безопасности, такие как end-to-end шифрование, защита соединений и двухфакторная аутентификация. Кроме того, решение поддерживает современные протоколы авторизации, такие как OAuth 2.0 и SAML 2.0.

Автоматизация рутинных процессов

В современных организациях ключевым аспектом обеспечения бизнес-процессов является возможность легко внедрять типовые средства автоматизации и адаптировать их к изменяющимся технологическим требованиям. Один из основных преимуществ Squadus заключается в возможности создания и использования ботов, которые автоматизируют широкий спектр операций.

Эти боты могут выполнять рутинные задачи, такие как создание встреч в календаре, отправку сообщений и уведомлений, а также осуществлять поиск и передачу файлов, что значительно упрощает рабочий процесс сотрудников.

Гибкая настройка вариантов лицензирования

МойОфис предоставляет удобную и прозрачную модель лицензирования, которая помогает снизить нагрузку на ИТ-департаменты компаний, особенно при увеличении объема бизнеса и управлении множеством лицензий.

В отличие от некоторых конкурентов, где лицензии привязаны к серверам, в Squadus лицензии выдаются на пользователя, что позволяет более гибко масштабировать и управлять количеством лицензий в соответствии с потребностями компании. Более того, МойОфис предлагает различные варианты лицензий, включая годовые и бессрочные, с возможностью получения обновлений в течение трех лет.

Функционал

Решение МойОфис предоставляет больше возможностей, чем простые мессенджеры и платформы для видеоконференций. Основная цель Squadus заключается в поддержании бесперебойности рабочих процессов компании путем упорядочивания общения внутри различных команд, которые взаимодействуют в пределах единого цифрового пространства. Здесь сотрудники могут обмениваться сообщениями, искать необходимую информацию и совместно работать с документами.

Чтобы организовать эффективные рабочие чаты, пользователи Squadus имеют доступ к четырем основным инструментам: командам, каналам, обсуждениям и личным перепискам.

Рассмотрим каждый из них более подробно:

Основной функционал чатов

Разработчики корпоративного мессенджера тщательно продумали его функционал, предоставив широкий спектр инструментов, разделенных на три основные категории:

1. Мгновенное общение — возможность обмениваться текстовыми, голосовыми и видеосообщениями.
2. Обмен документами и файлами — функционал для отправки и получения различных типов файлов и документов.
3. Организация коммуникаций — возможность проведения видеоконференций, аудио- и видеозвонков.

Когда речь заходит о передаче сообщений, файлов и документов, пользователи могут воспользоваться следующими функциями:

• Просмотр документов без необходимости их загрузки.
• Поиск сообщений во всей истории переписки.
• Создание как открытых, так и закрытых каналов общения.
• Приглашение внешних участников для участия в обсуждениях.

Во время аудио- или видеоконференции доступны следующие функции:

• Поднятие руки для привлечения внимания.
• Ведение чата во время беседы.
• Отправка реакций на сообщения.
• Использование интерактивной доски.
• Проведение опросов среди участников.
• Демонстрация экрана.
• Создание комнаты ожидания для участников.
• Возможности модерации и администрирования.
• Запись проведенной встречи.

Для отправки сообщений или файлов коллегам просто найдите нужного собеседника в списке контактов, где вы сразу увидите его онлайн-статус. Добавляйте участников к беседе, отправляйте пригласительные ссылки, формируйте команды и создавайте каналы. Даже если участник не зарегистрирован в Squadus, вы можете предоставить ему гостевой доступ для участия в общении.

Командные чаты

Команда представляет собой важный инструмент для коллективной работы сотрудников внутри компании. Создание команд может осуществляться по различным принципам, обеспечивая эффективное взаимодействие и совместную работу:

• Объединение по структурному подразделению. Команды могут формироваться на основе структуры компании, объединяя сотрудников из одного отдела или подразделения. Это позволяет обеспечить согласованность действий и обмен опытом между коллегами, работающими в одной и той же функциональной области.
• Объединение по проекту. Команды также могут создаваться для совместной работы над конкретным проектом или задачей. В таких командах могут участвовать сотрудники из разных отделов или подразделений, чьи компетенции и умения необходимы для достижения целей проекта. Это способствует интеграции различных специалистов и обеспечивает комплексный подход к выполнению задачи.

Таким образом, формирование команд по указанным принципам помогает оптимизировать рабочие процессы, повышает эффективность коммуникаций и способствует достижению целей компании.

Каналы

Каналы в Squadus представляют собой специальные тематические подразделения внутри команды, которые позволяют структурировать общение и обмен информацией по конкретным темам или задачам. В зависимости от требований и целей, каналы могут быть открытыми или закрытыми:

• Открытые каналы. Эти каналы доступны для присоединения всем участникам команды. Они обычно используются для обсуждения общих тем, проектов или интересов. Любой участник команды может свободно присоединиться к открытому каналу и участвовать в общении.
• Закрытые каналы. В отличие от открытых, закрытые каналы требуют специального приглашения для доступа. Они предназначены для конфиденциальных обсуждений или работы над определенными проектами, к которым должны иметь доступ только определенные члены команды или специалисты по соответствующей теме.

Такое разделение на открытые и закрытые каналы позволяет эффективно организовать коммуникацию внутри команды, обеспечивая при этом гибкость и конфиденциальность в зависимости от потребностей проекта или задачи. Кроме того, каналы позволяют пользователям быстро находить и фокусироваться на необходимой информации, сокращая время на поиск и улучшая процесс взаимодействия.

Обсуждения

Обсуждения в Squadus представляют собой специальные разговоры или чаты, которые ветвятся из каналов или команд и обычно используются для обсуждения конкретных вопросов или тем. Они предоставляют участникам возможность более углубленно обсудить определенные аспекты проекта или принять коллективное решение.

Одной из ключевых особенностей обсуждений в Squadus является их доступность как для внутренних сотрудников организации, так и для внешних гостей. При этом система Squadus гарантирует, что приглашенные участники получают доступ только к конкретному обсуждению, в которое их добавили. Это означает, что гости не имеют доступа к другим обсуждениям, которые могут происходить в различных каналах или командах.

Такой подход обеспечивает конфиденциальность и контроль доступа к информации, что особенно важно при работе над проектами, требующими обсуждения чувствительных данных или коммерческой информации. Кроме того, возможность приглашать внешних участников позволяет привлекать экспертов или сторонних консультантов для участия в дискуссиях или решении проблем.

“Умный” поиск

Функция «умного» поиска в Squadus представляет собой мощный инструмент для быстрого и эффективного нахождения нужной информации в чатах и документах. Её особенности включают:

• Морфологическая поддержка языковых запросов. Функция «умного» поиска учитывает морфологию языка, позволяя искать информацию не только по полному совпадению слов, но и по частичному совпадению, а также по синонимам. Система анализирует смысл запроса и осуществляет поиск соответствующих имен и объектов.
• Поддержка русского языка и латиницы. Функция автоматически выполняет одновременный поиск как на русском, так и на английском языках. Например, для имён пользователей или названий чатов это означает, что система игнорирует различия между кириллицей и латиницей. Таким образом, не имеет значения, как имя было записано — как «Иван» или «Ivan», система автоматически определит все возможные варианты написания и быстро найдет нужную информацию.

Эти возможности делают функцию «умного» поиска в Squadus невероятно удобной и эффективной для пользователей, позволяя им быстро находить нужные данные даже в больших объемах информации и при разнообразных способах записи.

Кросс-платформенные возможности

Кросс-платформенность Squadus является одной из его ключевых особенностей, обеспечивающей удобство и гибкость в использовании. Вот основные характеристики этой функции:

• Идентичная функциональность. Независимо от выбранной платформы, пользователи имеют доступ ко всем основным функциям Squadus. Это включает в себя общение в чатах, проведение личных и групповых видеозвонков, совместную работу над файлами и документами.
• Широкий выбор платформ. Squadus поддерживает различные платформы, включая настольные приложения для Windows, macOS и Linux, а также мобильные приложения для iOS и Android. Кроме того, доступна возможность работы через веб-браузер, что обеспечивает удобство использования даже без установки дополнительного программного обеспечения.
• Поддержка различных операционных систем. Squadus совместим с широким спектром операционных систем, включая российские ОС, такие как «Альт», Astra Linux и «Ред ОС», а также международные системы, такие как Linux, Windows, macOS, iOS и Android. Это обеспечивает гибкость и доступность для пользователей с разными предпочтениями и требованиями к системам.

Таким образом, кросс-платформенность Squadus обеспечивает удобство и доступность для пользователей независимо от устройства или операционной системы, что делает его привлекательным решением для широкого круга пользователей.

Интеграционные возможности с системой “МойОфис”

Интеграция Squadus с экосистемой МойОфис расширяет его функциональность и обеспечивает единое рабочее окружение для сотрудников компании. Вот основные аспекты этой интеграции:

• Совместная работа над документами. При интеграции с «МойОфис Частное Облако 2» пользователи Squadus получают возможность совместной работы над документами. Они могут просматривать файлы прямо в чатах, без необходимости их скачивания и загрузки, что значительно упрощает процесс обмена информацией и совместной работы.
• Интеграция с почтовыми системами. Squadus может быть интегрирован с корпоративными почтовыми системами, такими как «МойОфис Почта 2» и Mailion. Это позволяет пользователям добавлять ссылки на предстоящие конференции прямо в календарные события всего в один клик. Кроме того, встроенный чат-бот уведомляет о предстоящих встречах и предоставлении доступа к соответствующим документам, что помогает организовать и структурировать рабочие процессы.

Эта интеграция обеспечивает удобство и эффективность взаимодействия с различными инструментами МойОфис, позволяя пользователям использовать Squadus как часть единой системы управления рабочими процессами и документами в компании.

Модуль защиты от ИБ-угроз

В Squadus обеспечивается надежная защита данных от различных информационно-безопасностных угроз. Вот основные меры безопасности, реализованные в продукте:

1. Управление данными. Платформа может быть развернута на серверах организации или у доверенного партнера, что обеспечивает полный контроль над данными компании.
2. Защита соединений и аутентификация. Продукт поддерживает протоколы авторизации LDAP, OAuth 2.0, SAML 2.0 и обеспечивает двухфакторную аутентификацию, а также реализует меры по защите соединений.
3. Мониторинг и аудит. Squadus фиксирует все действия пользователей, которые могут повлиять на конфиденциальность и целостность информации. Это включает в себя запись истории действий с идентификацией самой активности и времени ее совершения, а также регистрацию событий информационной безопасности в формате CEF по протоколу syslog.
4. Шифрование чатов. Опция сквозного шифрования (End-to-End) обеспечивает дополнительный уровень защиты. При активации этой функции данные в зашифрованных чатах остаются только в рамках закрытого чата, и пользователи не могут копировать, пересылать или распространять сообщения и вложения за пределами этого чата. Функция доступна для команд, каналов, обсуждений и личных переписок.

Такие меры безопасности делают Squadus надёжным и безопасным инструментом для обмена информацией и совместной работы в рамках организации.

Бот SDK

Бот SDK (Software Development Kit) предоставляет возможность расширения функциональности Squadus за счёт создания и интеграции различных ботов. Эти боты могут быть разработаны как отделами автоматизации внутри компании, так и независимыми программистами. Вот основные аспекты функциональности и возможности использования ботов в Squadus:

• Расширение функциональности. Боты могут выполнять широкий спектр задач в зависимости от потребностей компании. Например, это может быть бот, автоматизирующий процесс создания встреч в календарях, рассылающий сообщения или осуществляющий поиск и передачу файлов. Возможности ботов ограничены лишь фантазией и потребностями создателей.
• Документация и поддержка. МойОфис предоставляет полный комплект документации и ресурсов, необходимых для разработки и интеграции ботов с Squadus. Это включает в себя примеры кода, руководства по разработке и советы по оптимизации процесса создания ботов.
• Поддержка коммуникации. Боты могут облегчить коммуникацию внутри команды или компании, автоматизируя рутинные задачи и обеспечивая быстрый доступ к необходимой информации. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах и повысить производительность работы.
• Гибкость и настраиваемость. Благодаря SDK, боты могут быть разработаны и настроены под конкретные потребности компании, что делает их максимально эффективными и полезными инструментами для улучшения рабочих процессов.

Использование ботов в Squadus представляет собой эффективный способ оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности коммуникации внутри компании.

Преимущества

Squadus Messenger представляет собой мощный инструмент для организации корпоративного общения и совместной работы внутри компании. Его многочисленные преимущества делают его привлекательным выбором для организаций, стремящихся к эффективной коммуникации и координации рабочих процессов. Давайте рассмотрим основные преимущества, которые делают Squadus Messenger таким востребованным решением для современных бизнес-структур:

Поддержка различных операционных систем

Squadus предоставляет гибкость в выборе операционной системы для пользователей, позволяя им работать с мессенджером на любом устройстве. Поддержка не только широко распространенных ОС, таких как Windows, Linux, MacOS и Android, но и российских ОС, включая РЕД ОС и Альт, позволяет компаниям адаптировать свои рабочие процессы под предпочтения и требования сотрудников.

Это особенно актуально для организаций, которые ценят гибкость и мобильность рабочего окружения, а также стремятся обеспечить совместимость с различными технологическими платформами.

Открытое API для интеграции

Открытое API Squadus открывает широкие возможности для интеграции с другими бизнес-приложениями и сервисами. Это позволяет компаниям создавать собственные уникальные рабочие процессы, оптимизировать взаимодействие между различными системами и увеличивать производительность труда.

С помощью открытого API можно интегрировать мессенджер с CRM-системами, управляющими проектами, системами видеоконференций и другими ключевыми инструментами бизнеса, что способствует синхронизации и автоматизации рабочих процессов.

Интеграция с календарем МойОфис Почта

Интеграция Squadus с календарем МойОфис Почта облегчает планирование рабочих событий и встреч, повышая эффективность организации рабочего времени и координации внутри команды.

Пользователи могут легко создавать встречи, делиться ссылками на них и получать уведомления о предстоящих событиях, что способствует улучшению коммуникации и сотрудничества внутри компании.

Интеграция с календарем также упрощает взаимодействие с клиентами и партнерами, обеспечивая своевременное и точное планирование встреч и важных событий.

Высокий уровень информационной безопасности

Безопасность данных является одним из наиважнейших аспектов для организаций, особенно в условиях увеличенных угроз кибербезопасности. Squadus обеспечивает полную конфиденциальность данных благодаря использованию сквозного шифрования и современных протоколов авторизации.

Развертывание коробочной версии на серверах доверенных партнеров дополнительно гарантирует защиту данных компании от несанкционированного доступа и утечек. Это делает Squadus надежным и безопасным решением для организаций любого уровня и обеспечивает им спокойствие и уверенность в сохранности их конфиденциальной информации.

Недостатки

Несмотря на множество преимуществ, которыми обладает Squadus Messenger, следует также учитывать и некоторые его недостатки. Эти ограничения могут повлиять на удобство использования и влиять на решение компаний при выборе мессенджера для корпоративного общения. Давайте рассмотрим некоторые из них:

Отсутствие бесплатной версии

Одним из основных недостатков Squadus является отсутствие возможности использования бесплатной версии после завершения тестового периода. Пользователям необходимо приобрести лицензию для получения доступа к платформе. При этом лицензия офисного приложения доступна только через доверенных партнеров, что ограничивает свободный доступ к решению.

Стоимость лицензии зависит от выбранной длительности подписки, и приобретение длительного периода может оказаться выгоднее, так как обеспечивает максимальную скидку. Важно отметить, что лицензия оформляется на пользователя, и нет необходимости в лицензировании сервера.

Ограниченный доступ через браузер

Для пользователей, привыкших к работе с рабочими чатами через веб-браузер, ограничение доступа к Squadus может быть значительным недостатком. Платформа доступна только при установке на собственный сервер организации, что означает, что для подключения к мессенджеру через браузер каждый раз необходимо вводить адрес сервера в адресной строке.

Это усложняет процесс доступа к платформе и требует дополнительных действий со стороны пользователей, что может привести к неудобствам и затруднениям в использовании.

Ограниченная интеграция с внешними приложениями

Одним из недостатков Squadus является ограниченная возможность интеграции с внешними приложениями. Исключением, пожалуй, лишь можно считать экосистему “МойОфис”. В то время как платформа предлагает API для интеграции, некоторые сторонние приложения могут иметь ограниченную совместимость с этим мессенджером.

Это может создавать трудности для пользователей, которые хотят интегрировать Squadus с другими инструментами и программами, что в конечном итоге может ограничить функциональность и универсальность платформы.

Ограниченная поддержка мобильных устройств

Другим недостатком Squadus является ограниченная поддержка мобильных устройств. В то время как мессенджер доступен для установки на различные операционные системы, такие как iOS и Android, некоторые функции и возможности могут быть ограничены или недоступны на мобильных устройствах по сравнению с настольной версией.

Это может создавать неудобства для пользователей, которые предпочитают работать с мессенджером на своих смартфонах или планшетах, и ограничивает их возможности в использовании платформы вне рабочего места.

Заключение

Мессенджер Squadus является выдающимся инструментом для корпоративного общения и совместной работы, предлагая уникальный набор функций, которые делают его незаменимым решением для современных бизнес-структур. Его функционал включает в себя многочисленные инструменты для мгновенного обмена сообщениями, организации видеоконференций, управления документами и многое другое. Благодаря своей мощной микросервисной архитектуре и поддержке различных платформ, Squadus обеспечивает эффективное взаимодействие команд независимо от их размеров или местоположения.

Одним из ключевых отличий Squadus от конкурентов является его внимание к безопасности данных и конфиденциальности. Мессенджер предоставляет полное сквозное шифрование чатов, современные протоколы аутентификации и защиту соединений, обеспечивая высокий уровень безопасности для бизнес-информации. Еще одним преимуществом Squadus является его интеграция с экосистемой МойОфис, что позволяет пользователям расширить функционал мессенджера и интегрировать его с другими офисными приложениями и сервисами.

Несмотря на множество преимуществ, следует также учитывать и некоторые недостатки Squadus. Например, отсутствие бесплатной версии может стать ограничивающим фактором для некоторых компаний, а требование установки мессенджера на собственный сервер может создавать дополнительные сложности в использовании. Однако, в целом, Squadus остается ведущим решением для организации корпоративной коммуникации и сотрудничества, обеспечивая надежную и эффективную платформу для бизнеса любого масштаба.