Идеальный корпоративный мессенджер — функционал и удобство использования

Деловое общение и работа над проектами всё чаще перемещаются в онлайн, поэтому важность выбора идеального корпоративного мессенджера становится очевидной. От правильно выбранного инструмента зависит не только скорость обмена информацией между сотрудниками, но и общая продуктивность работы.

Виды корпоративных мессенджеров

Скорость обмена информацией и эффективность коммуникации сегодня играют ключевую роль в успехе бизнес-стратегий, поэтому корпоративные мессенджеры стали неотъемлемой частью рабочего процесса. Они не только облегчают общение между сотрудниками, но и позволяют рационально организовать рабочий процесс, а также обмен файлами и документацией.

Станислав Иодковский

Генеральный директор IVA Technologies

На сегодняшний день корпоративный мессенджер как система обмена мгновенными сообщениями — один из наиболее используемых и удобных инструментов для бизнеса. В то же время, функционал корпоративного мессенджера стал гораздо шире, чем обыкновенные чаты. 

Сейчас корректнее назвать корпоративный мессенджер - единым супераппом, так как он стал общей коммуникационной средой для рабочих процессов. Обычные чаты не могут сравниться в эффективности для бизнеса с супераппом, в котором собраны необходимые инструменты для рабочего взаимодействия: электронная почта, звонки, организация совещаний и совместной работы, управление задачами и поручениями и многие другие.

Также, этот супер апп предоставляет пользователям доступ к различным корпоративным ресурсам и данным, исходя из прав, полномочий и потребностей сотрудников.

Видов корпоративных мессенджеров множество, и они подразделяются по различным критериям — от доступных функций до степени интеграции с другими рабочими инструментами.

Некоторые из них ориентированы на простое общение, другие имеют богатый функционал для управления проектами и задачами, включая интеграцию с облачными сервисами и системами документооборота. Основной акцент в корпоративных мессенджерах делается на безопасность, скорость обмена сообщениями и удобство использования.

Конечно, есть соблазн воспользоваться бесплатными мессенджерами “на слуху”. Но, такие сервисы, как Skype, Line, What`sApp, Facebook Messenger, Viber, Snapchat, Telegram, используются скорее для приватной коммуникации. У них есть ряд недостатков:

• Регистрация происходит на персональный телефонный номер человека и вся корпоративная информация остается на телефоне;
• Сотрудник может быть не согласен применять личный номер телефона в рабочих целях;
• Информация хранится на стороннем сервере, это подходит для текстовых переписок, но критично для хранения файлов;
• Отсутствует возможность администрирования и управления пользователями (нет настройки ролей для пользователей, управления доступами, порядок каналов);
• В некоторых отсутствует возможность групповых аудио и видеозвонков с демонстрацией экрана;

При выборе корпоративного мессенджера, лучше отказаться от популярных сервисов типа What`sApp, чтобы разделить личное и корпоративное общение. Так личные переписки не будут отвлекать от работы и наоборот.

В специализированных корпоративных мессенджерах есть возможности для:

• Гибкого администрирования: настройка ролей пользователей, например, в телеграмме нельзя настроить никнейм пользователя, в корпоративных мессенджерах администратор может настроить имена сотрудников;
• Группового аудио и видео созванивания;
• Подключения чат-ботов;
• Глобального поиска по всем каналам и чатам, наличие фильтров.

Таким образом, выбор корпоративного мессенджера зависит от специфики бизнеса, количества сотрудников, требований к безопасности и удобству использования. Важно, чтобы выбранный инструмент отвечал всем потребностям компании и способствовал повышению эффективности рабочего процесса.

От правильного выбора мессенджера зависит не только скорость обработки и передачи информации, но и общий уровень организации рабочего комьюнити, что в свою очередь, сказывается на успехе ведения бизнеса.

Обзор ключевых функций и инструментов, необходимых в корпоративном мессенджере.

Профессиональный корпоративный мессенджер должен предоставлять ряд критически важных функций и инструментов для обеспечения эффективной, безопасной и контролируемой рабочей среды:

Соответствие стандартам безопасности и защита данных

• Шифрование — сообщения должны быть зашифрованы при транспортировке и хранении.
• Многофакторная аутентификация — усиления безопасности доступа к корпоративным аккаунтам.
• Соответствие нормативам — соответствие международным стандартам и регулирования в области защиты данных.

Управление и администрирование

• Централизованное управление пользователями: возможности для управления правами доступа и учетными записями сотрудников.
• Управление политиками конфиденциальности: регламентированных правил для пользователей и данных.
• Отчетность: функции отчетности и возможность следить за активностью пользователей.

Коммуникационные возможности

• Голосовые и видеозвонки — удобная конференц-связь с возможностью подключения большого числа участников.
• Передача файлов — удобная передача и хранения различных типов файлов.
• Групповые чаты и каналы — корпоративного и отделочного общения, а также для проектных команд.

Интеграция и автоматизация

• Интеграция со сторонними приложениями — ERP, проектные системы, системы документооборота и пр.
• API для разработчиков — возможность создания собственных интеграций и расширений функциональности.
• Боты и автоматизация процессов — упрощение и автоматизация рутинных задач.

Совместная работа

• Документы и файлы — возможность совместного редактирования документов в реальном времени.
• Календарь и планирование встреч — функции планирования для удобства организации работы.
• Корпоративная социальная сеть — функционал для поддержания корпоративной культуры и обмена знаниями.

Персонализация

• Персонализированные настройки — позволяют настроить интерфейс и функционал под конкретного пользователя или отдел.
• Мобильные приложения — доступа к корпоративному мессенджеру в любое время и в любом месте.
• Удобный пользовательский интерфейс — интуитивно понятный дизайн для упрощения процесса адаптации сотрудников.

Техническая поддержка и обслуживание

• Надежная поддержка клиентов —  быстрая реакция на вопросы и решение проблем.
• SLA (Service Level Agreement) — гарантии по времени работы сервиса и качеству обслуживания.

Таким образом, выбор профессионального корпоративного мессенджера должен основываться на потребностях бизнеса, используемых технологиях и требованиях к конфиденциальности и безопасности. Учитывая эти основные функции, компания может выбрать решение, которое наилучшим образом соответствует её нуждам в связи и сотрудничестве.

Интеграция с другими сервисами и API

Интеграция с другими сервисами, такими как системы управления проектами (например, Trello или Asana), сервисы хранения данных (Dropbox, Google Drive) и календари (Google Calendar), позволяет пользователям получать уведомления о новых задачах, сроках, изменениях в проектах непосредственно в мессенджере. Это исключает необходимость вручную проверять каждый сервис на наличие обновлений, экономя тем самым время и повышая производительность работы.

Возможность интеграции через API открывает перед разработчиками возможности для создания кастомизированных решений, специфичных для потребностей их компании. Например, компания может разработать автоматизированные боты для отслеживания времени выполнения задач, проведения опросов среди сотрудников или даже для автоматического создания отчетов.

Такая функциональность не только значительно упрощает рабочие процессы, но и способствует созданию более связанной и координированной рабочей атмосферы. Способность мессенджера интегрироваться с широким спектром сторонних сервисов превращает его в мощный центр управления проектами и задачами, снимает множество ограничений на путь к достижению оптимальной производительности.

Идеальный корпоративный мессенджер: мечта и реальность

Говорить о том каким должен быть идеальный корпоративный мессенджер легко, но не всегда ожидания совпадают с реальностью. Мы спросили спикеров о том, каким они представляют себе корпоративный мессенджер мечты, и достижима ли идеал.

Максим Тимонов

Дизайн-директор «Первой Формы»

Это мессенджер, связанный с бизнес-процессами компании в едином цифровом контуре. Почему именно так? Обсуждать вопросы проще там, где они возникают. Можно, конечно, планировать задачи в одном приложении, а вести переписку и созваниваться в другом. Но в таком «зоопарке систем» легко что-то упустить и оставить без внимания важные вопросы.

В «Первой Форме» любое взаимодействие сотрудников происходит в одном пространстве. Решать вопросы можно как в личных и групповых чатах, так и в комментариях к самой задаче — так сохранены все функции чата и уведомлений.

Можно общаться текстовыми сообщениями, голосом, по ВКС. Запись встречи и её транскрибация сразу же сохранится в задаче. При этом руководитель видит, чем занимаются и что обсуждают все подразделения — даже те, что работают удаленно. 

Артем Чепрак

Генеральный директор АО «Информтехника и Связь»

Идеальный корпоративный мессенджер – это коммуникационное ПО с очень простым и привычным интерфейсом (front-end) и очень мощной серверной частью (back-end). При его использовании у сотрудника должно быть ощущение, что он пользуется таким же удобным инструментом как популярные публичные мессенджеры, но сам функционал этого приложения намного шире.

Просто многие вещи проходят прозрачно для пользователя, например, корпоративный мессенджер может быть интегрирован с DLP-системой (Data Loss Prevention), которая в фоновом режиме предотвращает утечки служебной информации. 

Другой пример – использование чат-ботов в мессенджере, когда у сотрудника есть всего лишь виртуальный собеседник, который для выполнения своей функции обращается к различным системам и базам данных.

Сергей Артемов

Директор по развитию платформы корпоративных коммуникаций и мобильности eXpress

Основные ожидания от корпоративных мессенджеров со стороны заказчиков сейчас заключаются в симбиозе функциональности и удобства использования. Это должны быть, экосистемы, платформенные решения уровня Microsoft Teams. Поэтому у eXpress в «дорожной карте» на этот год масштабные доработки интерфейса в сторону гибкости и новые возможности, чтобы выйти на один уровень с зарубежным образцом.

В первую очередь это совместная работа с файлами. Реализуем полноэкранный режим для смартаппов – пользователи получат привычный полноэкранный интерфейс для рабочих сервисов. 

Будем наращивать количество участников наших ВКС – в глобальных планах довести это число до 1000 и выйти на полную замену Zoom. Развиваем смартаппки и расширяем портфолио интеграций с цифровыми системами для внедрения у клиентов.

Планируем реализовать «бесшовную» интеграцию с тяжелыми системами ВКС класса Cisco Call Manager. В результате клиенты получат возможность полноценно подключаться к конференциям, созданным в других системах, в том числе с использованием оборудования переговорных комнат.

Обобщая мнение экспертов, можно сказать, что идеальный корпоративный мессенджер должен сочетаться с бизнес-процессами компании, будучи простым в использовании и обладая гибким набором функций.

Он должен упрощать работу команды, обеспечивая все необходимые средства для эффективной коммуникации и сотрудничества. Практические примеры подтверждают, что такие решения помогают бизнесу стать более продуктивным, конкурентоспособным и гибким в изменяющихся рыночных условиях.

Эффективность корпоративных мессенджеров для бизнеса

Первоначально мессенджеры были инструментом для улучшения коммуникации внутри компаний, но со временем их возможности значительно расширились, делая их неотъемлемой частью бизнес-процессов.

Максим Тимонов, дизайн-директор «Первой Формы», считает что использую корпоративные мессенджеры бизнес выигрывает в следующем:

• Больше контроля и меньше риск утечки информации. Каждая учётная запись соответствует конкретному человеку. Более того, вы сами контролируете права доступа при приёме и увольнении. С рандомным ником в мессенджере можно долго гадать, кто из сотрудников сегодня «колбаска по акции». А может это кто-то из уволившихся остался в общем чате.
• Повышение продуктивности команды. Согласно исследованию сервиса ClickUp, корпоративные мессенджеры помогают высвобождать до восьми часов в неделю. Сотруднику не приходится создавать сотый по счёту временный чатик для очередной задачи, где легко запутаться в истории переписки и долго искать нужный файл. В «Первой Форме» общение можно вести прямо в задаче, туда же загружать необходимые документы и вместе работать над ними.

Дополнительный буст к продуктивности персонала также происходит за счёт сокращения времени на идентификацию сотрудника благодаря справочнику. Например, чтобы разобраться, кому обратиться по тому или иному вопросу, в «Первой Форме» достаточно открыть оргструктуру. Это так называемый «сквозной профиль», краткий и полный из любой точки UI.

С точки зрения внутренней коммуникации, корпоративные мессенджеры предоставляют платформу для мгновенного обмена сообщениями, способствующую коллаборации и координации команд.

Это может значительно сокращать время, необходимое для получения ответов или разрешения рабочих вопросов, по сравнению с традиционной электронной почтой или личными встречами, которые требуют значительного времени на подготовку и проведение. Мессенджеры также позволяют создавать групповые чаты, каналы и треды, которые способствуют эффективной сегментации обсуждений по проектам, темам или отделам.

Кроме того, многие корпоративные мессенджеры включают в себя функции для управления задачами и проектами, позволяя пользователям отслеживать прогресс и сроки выполнения работ без необходимости переключения на сторонние приложения. Это повышает производительность, поскольку сотрудники могут сразу переходить от обсуждения к действию.

Артем Чепрак

Генеральный директор АО «Информтехника и Связь»

Сегодня даже рядовому сотруднику компании доступно обилие средств коммуникации: телефонная связь: стационарная и мобильная, электронная почта, мессенджеры, как правило 2-3, системы видеоконференций, социальные сети. 

В итоге в этом многообразии средств коммуникаций проще запутаться, чем эффективно им управлять. Их разрозненность приводит к тому, приходиться совершать несколько попыток вызова, сообщения прочитываются с опозданием или не прочитываются вовсе, сложно найти нужную информацию, которая была отправлена по одному из многочисленных каналов.

Коммуникация может и вовсе не состоятся, когда один абонент свободен, а у другого просто нет аккаунта в том канале связи, по которому первый сейчас может пообщаться.

Как результат, обилие средств коммуникации порождает хаос и снижает эффективность работы. Сотрудники тратят время впустую и не получают вовремя нужную им информацию. Устранение этой ситуации – цель современных корпоративных мессенджеров

Что касается экономической составляющей. Наш опыт аудита коммуникаций у наших клиентов показывает, что несвязность средств связи заставляет среднестатического сотрудника терять от 2 до 4 часов в неделю. На первый взгляд, кажется, что это немного. Но если учесть, что у нас 40-часовая рабочая неделя, то это более чем достаточно для принятия мер.

Инструменты интеграции вставляют корпоративные мессенджеры прямо в центр рабочего процесса. Они позволяют интегрироваться с программным обеспечением для учёта времени, CRM-системами, инструментами совместной работы над документами и другими ресурсами. Это гарантирует, что информация и рабочие процессы остаются синхронизированы, сокращая время на рутинные задачи и возможность ошибок.

Мы, фактически, предлагаем all-in-one, полноценное рабочее место сотрудника в защищенной мобильной среде.  Все больше корпоративных заказчиков осознают необходимость использования защищенных мессенджеров взамен публичных, чтобы информация не покидала цифровой контур компании, и все рабочие вопросы решались во внутренних корпоративных чатах, а не внешних. Это тренд и объективная необходимость, — считает Сергей Артемов.

Однако важно отметить, что корпоративные мессенджеры требуют также четких рабочих процедур и управления. Без эффективных правил и ограничений использование мессенджеров может привести к перегрузке информацией, нарушению баланса между работой и личной жизнью и уменьшению продуктивности.

Следовательно, создание стратегии внедрения и использования мессенджеров является ключевым для обеспечения их эффективности как инструмента для бизнеса.

Обзор текущих тенденций в разработке корпоративных мессенджеров

На 2024 год тренды развития корпоративных мессенджеров указывают на то, что они становятся более многофункциональными и интегрированными с другими бизнес-инструментами, а также на то, что они используют передовые технологии искусственного интеллекта (ИИ) для повышения эффективности коммуникаций и автоматизации рабочих процессов.

Искусственный интеллект и чат-боты

С ростом популярности таких технологий, как OpenAI и ChatGPT, компании все чаще интегрируют искусственный интеллект в свои корпоративные мессенджеры. Чат-боты на основе ИИ используются для автоматизации монотонных задач, предоставления мгновенной поддержки сотрудникам и клиентам, а также для сбора и анализа данных. Это позволяет компаниям сокращать время на рутинные вопросы и улучшать обслуживание клиентов.

Корпоративный суперапп

Концепция супераппа заключается в создании одного приложения, которое может совместить функциональность множества отдельных приложений. Корпоративные супераппы интегрируют чаты, видеоконференцсвязь, таск-менеджеры и социальные сети в одной платформе, чтобы упростить ежедневную рабочую рутину и централизовать коммуникации и рабочие инструменты.

Функции таск-менеджеров и социальных сетей

Корпоративные мессенджеры становятся более интегрированными с системами управления задачами (таск-менеджеры), обеспечивая возможности создания, назначения, отслеживания и совместной работы над задачами прямо в приложении для обмена сообщениями. Также интеграция элементов корпоративных социальных сетей помогает укреплять корпоративную культуру и обеспечивает платформу для обмена идеями и знаниями между сотрудниками.

Кроссплатформенность

Мессенджеры становятся всё более кроссплатформенными, предлагая непрерывную работу между различными устройствами и операционными системами. Это означает, что пользователи могут бесперебойно переключаться между своими смартфонами, планшетами, настольными компьютерами и ноутбуками без потери информации или функционала.

Видеоконференция

В свете растущей популярности удаленной работы и глобализации бизнеса, функции видеоконференцсвязи продолжают развиваться, предлагая лучшее качество видеосвязи, возможность участия большего количества участников, интеграцию с календарями и продвинутые функции, такие как режим виртуального фона, расширенный функционал для ведения презентаций и интерактивные элементы для совместной работы.

Корпоративная Федерация

Концепция федерации в корпоративных мессенджерах заключается в возможности сотрудничества между различными организациями через общие каналы связи, при сохранении безопасности и контроля над данными. Это позволяет различным компаниям, работающим в партнерских отношениях, общаться и взаимодействовать в единой экосистеме, улучшая координацию проектов и совместную работу.

Поддержка асинхронной коммуникации

Это понимание того, что не каждый сотрудник или команда работают в одном часовом поясе. Внедрение функций, позволяющих оставлять сообщения, которые будут прочитаны и обработаны в удобное время, без потери контекста и важности информации.

Анализируя данные тенденции, становится очевидно, что качественный корпоративный мессенджер должен сочетать в себе высокую степень интеграции с другими инструментами и сервисами, обеспечивать надежную защиту данных, позволять гибко настраивать рабочее пространство и поддерживать асинхронные формы коммуникации, обеспечивая таким образом максимальное удобство и эффективность работы.

Новые функции = новые сложности?

В процессе разработки и обновления корпоративных мессенджеров создатели стремятся обеспечить пользователей максимальным набором функций, чтобы удовлетворить все их потребности в коммуникации и обмене информацией. Однако, добавление новых функциональных возможностей к уже существующим может привести к неожиданным сложностям в использовании программы, особенно для новых или неопытных пользователей.

Одной из основных проблем является усложнение интерфейса. Когда функций становится слишком много, пользовательский интерфейс становится перегруженным, что затрудняет поиск необходимых опций и инструментов. Кроме того, это может привести к тому, что новые или редко используемые функции просто останутся незамеченными пользователями, так как они будут потеряны среди других доступных опций.

Так или иначе, чудес не бывает, и если у приложения растет функционал, то это отражается на его интерфейсе. Очевидно, что у корпоративного мессенджера без возможности организации ВКС интерфейс будет проще чем у решения с таким функционалом.

Задача дизайнеров и продакт-менеджеров состоит в том, чтобы сделать так, чтобы значительное увеличение функционала лишь незначительно усложняло интерфейс. А новые его элементы имели понятную и привычную для пользователя логику.

Для создания объективной картины нужно отметить, что среднестатистический сотрудник вполне уверенно управляется с интерфейсами программ, входящими в офисный пакет. И на сегодняшний день, и в среднесрочной перспективе мессенджеры не будут иметь столь перегруженных интерфейсов. А, скорее всего, и никогда, — объясняет Артем Чепрак.

Чтобы справиться с этой проблемой, компании должны уделять особое внимание дизайну пользовательского интерфейса. Важно стремиться к его максимальной простоте и понятности, даже при наличии большого количества функций. Один из способов достижения этой цели — использование группировки функций по категориям или контекстам использования

Кроме того, для решения проблемы перегрузки интерфейса можно использовать обучающие программы и руководства. Это помогает новым пользователям быстрее адаптироваться и научиться пользоваться всеми необходимыми функциями, а также повышает вероятность того, что они начнут использовать и более продвинутые возможности программы.

Базовые функции остаются простыми. Всё, что докручивается сверху, требует больше времени на изучение. Но при этом дополнительные функции значительно упрощают работу. Взять тот же транскрибатор. Провели часовой созвон — посмотрели в системе расшифровку, чтобы зафиксировать основные договорённости”, — считает  Максим Тимонов.

“Появление нового функционала не должно требовать от пользователя дополнительного сложного изучения, обновления должны быть понятны и привычны. Критерием правильной интеграции и успешности внедрения новых сервисов как раз является то, что их появление даётся пользователю легко. Он сразу начинает с ними работать”, — убежден Сергей Артемов.

В конечном итоге, важно находить баланс между предоставлением широкого спектра функциональных возможностей и сохранением удобства и простоты использования. Это требует тщательной проработки дизайна, проведения тестирований с участием пользователей и внимания к обратной связи от них, чтобы корпоративные мессенджеры оставались эффективным инструментом коммуникации в бизнесе.

Перспективы развития корпоративных мессенджеров

Перспективы развития корпоративных мессенджеров в будущем выглядят многообещающими, учитывая постоянно растущие требования к коммуникации в бизнесе.

Одним из ключевых направлений является стремление к повышению скорости и стабильности мобильных приложений.

Работа на высоких скоростях и безотказная стабильность в условиях различных сетевых окружений облегчают процесс совместной работы и делают использование корпоративных мессенджеров более приятным и менее стрессовым для пользователей.

Компании инвестируют в передовые технологии и инфраструктуру, чтобы пользователи могли мгновенно обмениваться сообщениями и файлами, не теряя продуктивности из-за технических сбоев или замедления системы.

Следующим ключевым аспектом развития является улучшение пользовательского опыта (UX) и пользовательского интерфейса (UI). Более интуитивные и «чистые» дизайны делают навигацию по приложению более эффективной и приятной, что напрямую влияет на уровень вовлечённости и удовлетворенности пользователей.

Разработчики уделяют внимание не только эстетике интерфейса, но и его функциональности, стремясь к минимализации количества шагов необходимых для выполнения задач и улучшению управления рабочими процессами в мессенджерах.

Геймификация корпоративных сервисов также набирает популярность, поскольку она позволяет повышать мотивацию сотрудников и укреплять командный дух через использование игровых механик в нерабочем контексте.

Внедрение элементов игры, таких как награды за достижения, соревнования между сотрудниками и визуальные прогресс-бары для отслеживания целей, может сделать работу более интересной и стимулировать сотрудников к более активному взаимодействию в рамках мессенджера. Интеграция таких элементов в будущем может способствовать не только улучшению производительности, но и повышению уровня удержания талантливых кадров.

Также, одним из ожидаемых направлений развития является улучшение интеграции искусственного интеллекта для автоматизации рутинных задач и улучшения качества коммуникации. ИИ может помочь в автоматизации ответов на часто задаваемые вопросы, организации встреч и управлении задачами, что позволит сотрудникам сосредоточиться на более важных аспектах своей работы.

Ожидается, что внедрение возможностей для организации виртуальных рабочих пространств поднимет корпоративные мессенджеры на совершенно новый уровень.

Это может включать в себя создание виртуальных комнат для совещаний и рабочих зон, где сотрудники смогут взаимодействовать как в реальном офисе. Данная функция станет особенно актуальной в условиях растущей популярности удаленной работы и децентрализованных команд.

В качестве примера, Facebook (Meta) работает над платформой Horizon Workrooms для Oculus, что позволяет проводить виртуальные встречи в 3D-пространстве, используя VR-технологии. Это предвестник того, как могут выглядеть будущие корпоративные мессенджеры, включающие элементы расширенной и виртуальной реальности для эффективного и инновационного взаимодействия в команде.

Таким образом, перспективы развития корпоративных мессенджеров свидетельствуют о том, что в ближайшем будущем они станут еще более многофункциональными, безопасными и удобными для пользователя, обеспечивая эффективное взаимодействие внутри команды и между бизнес системами.