ELMA365: обзор low-code платформы от компании ELMA

В современном бизнес-мире, где эффективное управление документами и бизнес-процессами играет ключевую роль в успехе компаний, ELMA365 выделяется как инновационная система, предоставляющая обширные возможности для автоматизации и оптимизации рабочих процессов.

Развиваясь в области облачных технологий и используя подход Low-code, эта платформа стремится предоставить компаниям масштабируемое и гибкое решение для управления документооборотом.

В данной статье мы рассмотрим обзор ELMA365, рассмотрим ее сферу применения, функциональные возможности, а также выявим преимущества и возможные ограничения данной системы. Погрузимся в мир современных технологий управления документами и выясним, насколько ELMA365 может стать неотъемлемым инструментом для успешного бизнеса.

Краткий обзор системы

ELMA365 представляет собой систему, использующую облачное развертывание, что обеспечивает не только быстрый отклик, но и значительные возможности для масштабирования.

Эта платформа управления документами развивается совместно с развитием компании. С ростом бизнеса увеличивается объем документов, времени и маршрутов согласования. Благодаря использованию технологий Low-code, ELMA365 может эффективно масштабироваться, сохраняя при этом гибкость настроек и обеспечивая быстрый отклик.

Архитектура системы построена на микросервисной модели и использует популярный технологический стек, хорошо знакомый многим разработчикам. Это обеспечивает простоту в решении основных задач по документообороту. При использовании ELMA365 вы освобождаетесь от зависимости от устаревших технологий и можете внедрять актуальные решения. Таким образом, высоконагруженная система остается доступной, а благодаря гибкости настроек ее можно легко адаптировать под потребности вашего бизнеса.

Важные отличия от конкурентов

Программный low-code продукт от компании ELMA отличается от конкурентов по нескольким особенностям. Основную часть из них мы рассмотрим в этом разделе.

Служебные записки

Создание заметок в ELMA365 занимает всего несколько секунд, после чего их можно мгновенно отправить адресатам. Сотрудникам больше не требуется заполнять бумажные документы вручную.

Для запроса выходного дня достаточно заполнить онлайн-форму, при этом можно воспользоваться даже смартфоном: система автоматически создаст необходимый документ и отправит его на рассмотрение руководству. Теперь оформление отпуска, командировок и других вопросов можно решать очень оперативно.

Управление договорами

В этой платформе реализована обработка как входящих, так и исходящих договоров. Для их генерации в системе ELMA365 менеджер может использовать готовые шаблоны c нужными реквизитами. При мониторинге сроков согласования и исполнения получение прибыли происходит гораздо быстрее. Автоматизация процедуры согласования обеспечивается сквозным процессом.

При отказе допускается редактирование исходящего документа: загрузка обновленной версии, использование режима правки или добавление примечаний.

В карточке договора отражаются все связанные документы: акты, счета, соглашения. Вы можете выполнить переход на эти документы для уточнения статуса, ознакомления с версией, печати и т. д.

В ELMA365 процесс генерации исходящих договоров управляется менеджером, который может использовать заранее подготовленные шаблоны с необходимыми реквизитами. Благодаря мониторингу сроков согласования и исполнения, процесс получения прибыли становится более оперативным. Автоматизация процесса согласования обеспечивается системой сквозного управления.

В случае отклонения допускается внесение изменений в исходящий документ, включая загрузку обновленной версии, использование режима правки или добавление примечаний.

На карточке договора представлена вся связанная документация, такая как акты, счета, соглашения. Возможен переход к этим документам для получения дополнительной информации о статусе, ознакомления с версией, печати и других операций.

Финансовые документы

ELMA365 предоставляет удобные средства автоматизации обработки финансовых документов. Создание маршрутов согласования для счетов предотвращает утрату документов и пропуск необходимых платежей. Весь процесс рассмотрения становится поддерживаемым контролем, а согласование по установленному маршруту выполняется в минимальные сроки.

При поступлении счета от контрагента в систему, ELMA365 автоматически назначает ответственных за его согласование и направляет соответствующие задачи. Установлены четкие временные рамки для рассмотрения. В случае возникновения сложностей, вы сможете отслеживать, на каком этапе они возникли.

При изменении внутренних регламентов в организации инструмент легко перенастраивается под них. Редактирование маршрутов осуществляется всего несколькими кликами: адаптация под новую структуру, изменение условий, порядка согласования и сроков производится быстро и эффективно.

Внутренний документооборот

Стандартный набор инструментов для управления документооборотом в компании предоставляет следующие возможности:

• Создание электронной канцелярии.
• Перевод кадрового документооборота в электронный формат.
• Надежное хранение данных.

ELMA365 предоставляет функционал для обмена важными документами между контрагентами. Автоматизация маршрутов осуществляется через связанные бизнес-процессы.

Для создания договоров в системе ELMA365 менеджер может использовать предварительно подготовленные шаблоны с необходимыми реквизитами. Мониторинг сроков согласования и исполнения позволяет ускорить процесс получения прибыли. Автоматизация процедуры согласования обеспечивается через интегрированный процесс.

В случае отказа предусмотрена возможность редактирования исходящего документа, включая загрузку обновленной версии, использование режима правки или добавление примечаний.

В карточке договора отображаются все связанные документы, такие как акты, счета, соглашения. Вы можете перейти к этим документам для уточнения статуса, ознакомления с версией, печати и других действий.

Функционал

ELMA365 поддерживает большое количество функций. Мы перечислим часть из них, полный список смотрите на официальном сайте.

Объектная модель

ELMA365 создает разделы, где приложения объединяются по тематике или области использования и отображаются в левом меню. Приложение внутри раздела представляет объект, с которым вы взаимодействуете, и его история развивается по мере выполнения процесса. Для создания формы приложения есть два метода: простой и с использованием конструктора. В простой форме свойства приложения отображаются в виде списка по порядку.

В расширенном режиме вы моделируете расположение каждого свойства на форме с помощью виджетов. Виджет представляет собой преднастроенную область. Формы для создания, просмотра и редактирования объекта создаются отдельно.

Графический режим — это возможность создания бизнес-процесса в нотации BPMN 2.0. Эта нотация упрощена, но в то же время охватывает основные операции для запуска бизнес-процесса и эскалации. Этот метод предоставляет более широкие и гибкие настройки процесса, включая дополнительные операции BPMN, операции с объектами системы, операции для взаимодействия с внешним миром и повышенную наглядность. Для каждой задачи можно настроить форму, используя расширенный режим настройки формы объекта с виджетами и перечнем свойств процесса.

Графический режим

При работе в административном режиме ELMA365 предоставляет возможность быстро настраивать различные элементы, такие как кнопки для экземпляра объекта. Для этого достаточно нажать на шестеренку рядом с основной кнопкой, и вы сможете быстро добавить нужные кнопки, включая возможность запуска бизнес-процесса по объекту.

CRM

CRM-раздел настроен в простом формате, предлагая готовую воронку продаж, справочники контрагентов и несколько отчетов. Вы можете добавлять новые воронки, настраивать все представления, а также прикреплять бизнес-процессы к сделкам и контрагентам. Динамика сделок отображается в виде матрицы для каждой воронки.

Документооборот

Документооборот в системе четко выражен. Если создать приложение с типом «документ», вы будете взаимодействовать не только с объектом, но и с самим документом и его характеристиками. Операции, такие как регистрация, согласование и ознакомление, выделены в отдельную группу на карте. Система поддерживает настройку номенклатуры и поддерживает электронную подпись. Готовых решений для автоматизации предоставлено минимальное количество. Гибкость системы позволяет самостоятельно настраивать процессы в зависимости от типа приложения-документа.

Приложения

Доступна мобильная версия, которая является адаптацией веб-интерфейса для использования на мобильных устройствах. При уменьшении размера окна браузера до определенного уровня система автоматически переключается в мобильный интерфейс. Дизайн интерфейсов в приложении и мобильной версии сайта одинаков, обеспечивая единый визуальный стиль.

Мобильные устройства

Мобильное приложение обеспечивает полноценное взаимодействие с системой, включая запуск и выполнение бизнес-процессов, создание событий в календаре и работу с документами. Отзывчивость на уровне сайта сохраняется.

Кроме того, имеется десктопное приложение, которое полностью соответствует веб-интерфейсу и не предоставляет дополнительных функциональных возможностей, за исключением наличия значка на панели задач с уведомлением о новых сообщениях.

Табличный режим

В этом режиме вы создаете список задач поочередно, аналогично тому, как это делается в таблице Excel. Вы настраиваете условия их выполнения, определяете переходы и исполнителей. Похожий метод реализован в Pyrus.

Процесс настройки быстр и прост. Если вы захотите углубиться, то сможете добавить контекст, формы или скрипты. Также сразу генерируется WebAPI. Форму задачи можно настроить, изменяя карточку объекта.

Процессы и моделирование

BPM Low-code платформа ELMA365 спроектирована так, что приложение становится центральным элементом бизнес-процесса. Хотя можно создать служебный бизнес-процесс без приложений, большинство процессов, с которыми взаимодействуют люди, все же включают приложения.

В системе реализованы два метода автоматизации создания процессов: табличный и графический.

Готовые решения

Каталог готовых решений представляет собой отдельную вкладку в системе ELMA365, доступную по ссылке в левом нижнем углу. В нем представлены 16 готовых решений, каждое из которых включает раздел, объекты и процессы, охватывающие определенную область задач.

Решения удобно разделены на категории, что позволяет быстро выбрать подходящее для конкретных нужд. Установка выбранного решения занимает всего несколько минут.

Преимущества

У системы документооборота ELMA365 есть много преимуществ. Рассмотрим основные из них.

Обсуждение документов в корпоративном чате

ELMA365 предоставляет всем пользователям встроенный мессенджер для отправки официальных сообщений прямо из интерфейса системы. Сотрудники могут обмениваться личными сообщениями и участвовать в групповых чатах, а также отправлять уведомления своим коллегам в новостной ленте.

Уведомления отображаются в формате Push-уведомлений, поэтому даже при закрытом браузере пользователь сможет моментально получить и прочитать их. В корпоративном чате также можно отправлять изображения и файлы.

Кроме того, возможно оставлять заметки в листе согласования документа, которые сохраняются в истории. Например, в несогласованном документе руководитель может добавить комментарий, поясняющий причину отказа.

Мобильное приложение

Мобильное приложение ELMA365 для смартфона и планшета обеспечивает постоянную связь и оперативное принятие решений. Пользователь имеет доступ к рабочим файлам, документам и бизнес-процессам в любое время суток.

С использованием мобильного устройства можно просматривать счета, планировать мероприятия, взаимодействовать с коллегами и запускать бизнес-процессы. Таким образом, деятельность компании не приостанавливается даже в случае непредвиденных обстоятельств, например, когда один из сотрудников не может присутствовать в офисе.

ЭЦП

Электронная подпись является удобным инструментом в корпоративной деятельности при взаимодействии с партнерами и органами государственной инспекции. В настоящее время использование ЭЦП фактически стало неотъемлемым условием для успешного ведения бизнеса.

Поддержка электронных подписей позволяет полностью отказаться от использования бумажной документации в системе документооборота компании.

Недостатки

Для анализа недостатков системы ELMA365 взяты отзывы реальных пользователей.

Требует навыков программирования

Для проведения глубокой настройки процессов необходимо использование встроенного редактора и программирования — это единственная часть системы, для работы с которой требуются специфические знания.

Автоматизация заходит слишком далеко

Хотя автоматизация процессов улучшает рабочий процесс, она исключает участие человеческого фактора в выполнении определенных задач.

Нет интеграции с популярными соцсетями

Отсутствует поддержка интеграций с Instagram и Meta. Для многих компаний, осуществляющих рекламу и продажи через указанные платформы, это представляет собой явный недостаток.

Заключение

ELMA365 представляет собой мощную систему управления документооборотом, построенную на облачном развертывании и использующую технологии Low-code для эффективной автоматизации бизнес-процессов. Система обеспечивает быстрый отклик, масштабируемость и легкость настройки, что делает ее идеальным инструментом для компаний, стремящихся эффективно управлять документами в условиях быстрого развития.

ELMA365 охватывает широкий спектр сфер применения, начиная от управления документами и заканчивая поддержкой электронного документооборота. Она растет вместе с компанией, обеспечивая эффективное управление документами при увеличении объема задач, времени и маршрутов согласования.

Система имеет наглядный интерфейс, основанный на микросервисной архитектуре, что делает ее доступной для разработчиков и обеспечивает легкость в интеграции с современными технологиями. Однако, несмотря на ее многочисленные преимущества, стоит отметить, что отсутствие поддержки интеграций с Instagram и Meta может стать ограничивающим фактором для компаний, активно использующих эти платформы в своей деятельности.