“Первая Форма”: обзор low-code платформы от компании 1Форма

В современном мире динамичного бизнеса и постоянных перемен становится критически важным обеспечивать эффективное управление бизнес-процессами. В этом контексте лоу-код платформы, предоставляющие инструменты для создания приложений с минимальным участием кодирования, становятся неотъемлемой частью стратегии многих предприятий.

Одной из значимых игроков в этой области является «Первая Форма» – уникальная платформа, предназначенная для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов в различных отраслях.

В данной статье мы рассмотрим «Первую Форму» с различных ракурсов – от обширного обзора и сферы ее применения до детального рассмотрения функционала, преимуществ и недостатков. Уникальные возможности интеграции, гибкость настройки, а также успешный опыт внедрения делают эту лоу-код платформу объектом внимания для предприятий, стремящихся оптимизировать свои бизнес-процессы и повысить операционную эффективность.

Краткий обзор системы

«Первая Форма» — это гибкий конструктор, настраиваемый в точном соответствии с потребностями конкретной компании. Большая часть настроек выполняется без программирования, поэтому новые процессы запускаются очень быстро, а существующие процессы можно подстраивать «на ходу».

Система используется в торговых сетях, производственных, фармацевтических и страховых компаниях, консалтинге и сфере услуг, строительстве и управлении недвижимостью, государственных и образовательных учреждениях.

«Первая Форма» — это веб-приложение. Систему не нужно устанавливать на компьютеры пользователей, работать с ней можно просто из браузера. Интерфейс системы доступен на русском и английском языках и при необходимости может быть переведен на любой другой язык.

Платформа содержит инструменты для ручного и автоматического перевода как служебных элементов интерфейса, так и пользовательских данных (в т.ч. в режиме онлайн). В дополнение к веб-приложению есть бесплатное мобильное приложение 1FMobile для iOS и Android.

Важные отличия от конкурентов

В конкурентной среде лоу-код платформ «Первая Форма» выделяется уникальными чертами, которые отличают ее от других российских решений в этой области. Давайте ближе рассмотрим ключевые особенности, которые придают этой платформе преимущество над конкурентами.

Интеграция с экосистемой 1С

«Первая Форма» выделяется своей уникальной способностью интегрироваться с ведущими российскими системами управления предприятием 1С. Это обеспечивает беспрецедентный уровень совместимости и синергии для предприятий, использующих стандартные решения 1С.

Возможность самостоятельной настройки и сопровождения

«Первая Форма» является идеальным инструментом для осуществления принципов «непрерывного улучшения». Система обеспечивает оперативную коррекцию текущих бизнес-процессов, а также разработку и предоставление новых по мере их готовности для использования. При этом платформа поддерживает как классический подход с изолированными средами разработки и тестирования, так и возможность размещения «Первой Формы» на корпоративном сервере клиента или в аренду через принцип SaaS.

В течение года после приобретения лицензий пользователи могут бесплатно получать обновления системы и ее техническую поддержку. Компания «Первая Форма» также предоставляет своим клиентам услуги обучения и технической поддержки, включая обязательное соглашение об уровне обслуживания (SLA).

Расширенный функционал кадрового учета

«Первая Форма» превосходит многие другие лоу-код платформы в области кадрового учета. Система предоставляет полный цикл автоматизации кадровых процессов, включая прием и увольнение сотрудников, обучение, и согласование отпусков, что делает ее идеальным решением для комплексного управления человеческими ресурсами.

Функционал

Функционал «Первой Формы» представляет собой мощный инструмент для автоматизации бизнес-процессов, обладающий широким спектром возможностей. Давайте рассмотрим основные функциональные характеристики, делающие эту лоу-код платформу эффективным и удобным средством для оптимизации работы предприятия.

Коммуникации

«Первая Форма» формирует абсолютно прозрачную среду для взаимодействия с коллегами, объединяя все подразделения компании, включая региональные офисы и филиалы. Эта система ускоряет коммуникации, придавая им структурированный и эффективный характер.

Отлично подходящей для удаленной работы, «Первая Форма» поддерживает исполнительскую дисциплину и высокий темп работы, обеспечивая соблюдение регламентов и сроков. При этом система не накладывает избыточного давления на сотрудников и избавляет их от непродуктивного и навязчивого контроля.

Интегрированный мессенджер, представленный в виде современного и компактного интерфейса, обеспечивает возможность легко отслеживать текущие задачи и новые сообщения. Не требуется поиск информации в общем потоке сообщений, так как переписка организована по задачам, что облегчает пользователям удерживать контекст, переключаться между задачами и быстро вникать в суть переписки.

Система также предоставляет возможность создавать персональные и групповые чаты, а также планировать встречи и совещания с использованием персональных календарей.

BPM. Управление процессами

В «Первой Форме» возможно создание моделей практически любого бизнес-процесса, и для этого не требуется владение специализированными нотациями, такими как BPMN, обычно доступными только бизнес-аналитикам. Маршруты процессов представлены в форме схем, которые понятны даже пользователям без технической подготовки.

Система уведомлений эффективно напоминает пользователям о текущих задачах и информирует о происходящих событиях. Для предотвращения прерывания рабочего процесса в случае отсутствия сотрудника (например, в отпуске или при болезни), можно легко назначить временного заместителя и передать ему текущие дела и полномочия.

Визуализация данных

Для эффективной работы с задачами в «Первой Форме» предоставляются разнообразные инструменты, такие как карточки, списки, иерархии, Канбан-доски, диаграммы Ганта, ленты активности и различные виджеты.

Эти виджеты могут быть организованы в специальные тематические дашборды. Основная идея дашбордов заключается в том, чтобы помочь пользователям быстро и легко оценить текущее состояние дел и выделить потенциальные проблемы, которыми необходимо заняться. Дашборды особенно удобны для топ-менеджеров, руководителей подразделений или проектов, а также для сотрудников, ответственных за определенные процессы, например, диспетчеров или администраторов.

В дополнение к предустановленным виджетам, предоставляемым вместе с платформой, встроенные инструменты позволяют разрабатывать виджеты с индивидуальным содержанием и внешним видом, которые лучше всего подходят для решения конкретных, узкоспециализированных задач.

CRM. Управление продажами

Модуль CRM включает в себя стандартные процессы и сценарии, что способствует ускорению процесса автоматизации и позволяет использовать оптимальные практики в области продаж. Одновременно процессы CRM легко настраиваются в соответствии с задачами и регламентами конкретного заказчика.

Автоматизация охватывает полный цикл продаж, начиная с поиска и привлечения клиентов и заканчивая заключением сделки и послепродажным обслуживанием.

«Первая Форма» осуществляет интеграцию с IP-телефонией и популярными мессенджерами, а также предлагает собственный почтовый клиент. Любые виды коммуникаций, будь то звонки, письма или сообщения, могут быть транслированы в систему, создавая единую картину взаимодействий с клиентами и поставщиками.

Управление проектами

Принципиальное отличие системы управления проектами в «Первой Форме» заключается в том, что проекты строятся на основе реальных задач, каждая из которых назначена исполнителю и имеет четкий маршрут выполнения, соответствующий регламенту своего бизнес-процесса.

Это обеспечивает руководителю проекта постоянный доступ к актуальной информации о выполнении сроков, отклонениях от плана, загрузке исполнителей и доступности различных видов ресурсов. В рамках системы поддерживается эффективный документооборот по проектам, а также взаимодействие с поставщиками и подрядчиками.

Организации, уже имеющие сложившуюся проектную практику, могут внедрить свои типовые, шаблонные проекты в систему. Эти проекты позволяют быстро запускать согласованные по времени и событиям бизнес-процессы, включая необходимый набор задач и поручений для различных подразделений компании.

Электронный документооборот

В «Первой Форме» имеется возможность настраивать разнообразные маршруты согласования для документов, создавать последовательности взаимосвязанных документов, и управлять доступом к определенным полям в зависимости от полномочий пользователя. Система автоматически определит соответствующий шаблон и маршрут согласования на основе параметров каждого конкретного документа.

«Первая Форма» обеспечивает возможность удостоверять документы с использованием сертифицированной электронной подписи как в веб-интерфейсе, так и в мобильном приложении. Система поддерживает сертификаты электронной подписи, выданные внешними поставщиками, и имеет интеграцию с провайдерами CryptoPro, RuToken и PayControl.

Управление ресурсами

Система «Первая Форма» предоставляет функционал для планирования рабочей нагрузки сотрудников и учета реально затраченного времени на выполнение задач. Учет ресурсов позволяет более точно оценивать потребности компании или отдельного подразделения в различных типах ресурсов и осознавать структуру затрат.

В рамках «Первой Формы» представлены удобные визуальные инструменты для анализа загрузки ресурсов, подбора наилучшего ресурса и распределения задач между исполнителями. Руководители могут использовать аналитику по плановым и фактическим трудозатратам в различных разрезах: по задачам, бизнес-процессам, проектам, типам ресурсов и периодам.

Для личного планирования и самоконтроля сотрудников предусмотрен интерактивный Табель трудозатрат. В этом инструменте сотрудники могут просматривать, вносить и корректировать свои плановые и фактические трудозатраты за неделю, а также проводить анализ своей продуктивности.

Интеграция с другими информационными системами и сервисами

Система обладает функционалом синхронизации с календарями и почтовыми ящиками Outlook, обеспечивает обмен данными с приложениями 1С, позволяет импортировать пользователей из Active Directory. Также осуществляется обмен данными с учетными системами, такими как SAP, Microsoft AX, Microsoft NAV и другими.

Встроена интеграция с Яндекс.Картами для отображения местоположения офисов, торговых точек, текущего положения мобильных сотрудников и выездных бригад. Корпоративный сайт может быть также интегрирован для получения входящих заявок и обратной связи от пользователей.

Система поддерживает интеграцию с мессенджерами Telegram и WhatsApp, а также создание и управление задачами при помощи чат-ботов. Возможна интеграция с различными досками объявлений, такими как Avito, Cian и т. д. Также предоставляется интеграция с сервисом подбора персонала HeadHunter.ru и системами контроля и учета доступа сотрудников по электронным пропускам (СКУД). Возможно взаимодействие с любыми внешними системами и сервисами, обладающими открытым API.

Управление персоналом

«Первая Форма» предоставляет возможность автоматизировать процессы управления кадровым делопроизводством, включая процессы приема и увольнения сотрудников, организации внутреннего обучения, а также согласование отпусков и отгулов.

Система обеспечивает эффективное взаимодействие внутренних служб, автоматически генерируя задачи для различных подразделений, таких как ИТ, служба безопасности, бухгалтерия и АХО. Оценка загрузки персонала и оценка качества работы каждого сотрудника становятся более объективными с использованием данной системы.

Корпоративный портал

Корпоративный портал представляет собой форму дашборда, обогащенного виджетами. Обычно на этой платформе распространяются информационные материалы, такие как новости, объявления, приказы и поздравления. Путем использования портала можно создать собственную корпоративную социальную сеть и электронную библиотеку.

Мобильное приложение

Практически все функциональные возможности, доступные в веб-интерфейсе, также присутствуют в бесплатном мобильном приложении 1FMobile. Это приложение совместимо с платформами iOS и Android. Аналогично веб-версии, мобильное приложение может быть настроено в соответствии с потребностями конкретной организации и оснащено виджетами для работы с нужными данными. Технология push-уведомлений обеспечивает возможность пользователям отслеживать прогресс выполнения своих задач.

Мобильное приложение дает возможность использовать данные о текущем местоположении пользователя, например, для эффективного контроля и диспетчеризации выездных сервисных бригад, курьеров и автотранспорта. С помощью этого приложения можно отчитываться о выполненной работе, добавляя фотографии, заполняя чек-листы в процессе обследования объекта, создавая задачи или записывая голосовые сообщения «на ходу», если неудобно писать текст.

Преимущества

«Первая Форма» предоставляет ряд уникальных преимуществ, которые делают ее заметным игроком среди лоу-код платформ. Давайте рассмотрим ключевые преимущества, которые делают эту систему особенной.

Скорость внедрения

Внедрение «Первой Формы» — быстрый процесс, требующий всего 1 недели. Это позволяет вашей компании оперативно начать использовать систему без длительных задержек.

Гибкость под любые потребности бизнеса

«Первая Форма» адаптируется под уникальные потребности вашего бизнеса. Гибкая настройка позволяет создать индивидуальные рабочие процессы и учесть специфику вашей деятельности.

Простота и удобство использования

Система обладает наглядным интерфейсом, обеспечивает быстрое развертывание и легкое обучение персонала. Интуитивные элементы управления делают работу с системой простой и удобной.

Соотношение «цена-качество»

«Первая Форма» предлагает фиксированную стоимость без скрытых затрат. Прозрачность в финансовых вопросах обеспечивает отчетность и предсказуемость бюджета.

Мобильность для работы из любой точки мира

Система обеспечивает мобильный доступ из любой точки мира, что позволяет эффективно управлять и контролировать бизнес-процессы даже в пути или вдали от офиса.

Доказанный успех внедрения в более 200 компаниях

Более 200 компаний уже успешно внедрили «Первую Форму», что привело к ускорению процессов согласования и прохождения документов в 5-10 раз, а также повышению эффективности работы сотрудников на компьютеризированных рабочих местах на 30%.

Недостатки

Несмотря на множество преимуществ, «Первая Форма» также имеет некоторые недостатки, которые важно учитывать при рассмотрении этой лоу-код платформы. Давайте ближе рассмотрим эти ограничения.

Ограниченные возможности масштабирования

Лоу-код платформы, такие как «Первая Форма», могут предоставлять ограниченные возможности для опытных разработчиков. Отсутствие прямого доступа и полного контроля над кодом может ограничивать возможности расширения функционала по сравнению с традиционными методами разработки.

Зависимость от поставщика

Пользователи лоу-код платформ могут оказаться зависимыми от поставщика, что снижает свободу выбора в плане инфраструктуры и обновлений. Это также может повлечь за собой изменения в стратегии ценообразования или поддержки со стороны поставщика.

Не самая лучшая безопасность

В условиях повышенных требований к безопасности лоу-код платформы могут столкнуться с ограничениями в контроле защиты данных, что делает их менее пригодными для некоторых отраслей или проектов с высокими стандартами безопасности.

Заключение

«Первая Форма» представляет собой уникальную лоу-код платформу, спроектированную для эффективной автоматизации бизнес-процессов в различных отраслях. Сфера ее применения охватывает торговые сети, производственные компании, фармацевтический и страховой секторы, консалтинг, управление недвижимостью, а также государственные и образовательные учреждения.

Благодаря богатому функционалу, «Первая Форма» предоставляет пользователям гибкий инструмент для создания и оптимизации бизнес-процессов, обладая при этом простым и интуитивно понятным интерфейсом. Ее уникальные интеграционные возможности с системами 1С и кадровым учетом делают ее незаменимым инструментом для комплексного управления предприятием.

Несмотря на значительные преимущества, следует отметить, что «Первая Форма» также имеет некоторые ограничения, такие как ограниченные возможности расширения и сложности интеграции с некоторыми специализированными системами. Однако, общий баланс функциональности, удобства использования и успешного опыта внедрения в более 200 компаниях делают эту лоу-код платформу выдающимся решением для повышения эффективности и автоматизации бизнес-процессов.