Ведение бизнеса — непростой и затратный процесс, который занимает много времени и требует сил. Для того чтобы облегчить задачу предпринимателей, разработчиками была создана система электронного документооборота под названием «Бюрократ». Она позволяет усовершенствовать и систематизировать деятельность компаний, сделав ее структурированной и организованной.
- Краткий обзор
- Функционал
- Регистрация входящих и исходящих документов
- Создание контрольной карточки
- Возможность сканирования бумажных договоров
- Распределение документации
- Контроль за выполнением задач
- Подготовка документации для подписания и утверждения
- Ведение делопроизводства
- Поиск документации
- Использование и обновление системы ИЛО
- Использование трех контуров электронного документооборота
- Централизованное и автоматическое обновление системы
- Преимущества
- Обширный функционал
- Возможность работать с документами удаленно
- Хранение и редактирование документации в электронном виде
- Возможность усовершенствовать делопроизводство
- Недостатки
Краткий обзор
ИВК «Бюрократ» представляет собой специальную систему, которая предназначена для защищенного документооборота и хранения документов в архиве. Этот сервис позволяет сделать работу любой организации или крупной компании более структурированной и удобной. Все данные, проходящие через сервис, защищены и конфиденциальны. Это позволяет безопасно проводить по системе электронного документооборота любые договоры, записки и бланки.
Пользователи сервисом ИВК «Бюрократ» получают следующие возможности:
- Упрощенная и организованная работа с любым количеством документов.
- Прозрачность в документообороте.
- Контроль над проходящими через сервис данными.
- Оперативный доступ ко всем договорам и бумагам.
- Быстрое поступление информации во все компании и учреждения при помощи электронного документооборота.
- Контроль за выполнением заданий и требований сотрудников по ведению документации.
- Получение совместного или ограниченного доступа к функционалу сервиса.
- Конфиденциальная обработка информации.
- Автоматизированное делопроизводство и соответствие принятому регламенту.
- Поиск любых документов и данных, которые проходили через сервис.
- Организация и доступ к использованию архивной документации.
- Автоматическое обновление электронной системы до последней версии.
Операционная система документооборота максимально удобна и проста в использовании. Она может устанавливаться на технические устройства как в организациях и учреждениях, так и на домашних гаджетах для удаленной работы. Доступ к документации можно регулировать, делая его общим для всех сотрудников или ограниченным для узкого круга лиц.
С помощью сервиса можно упростить работу с данными, приходящими извне и хранящимися внутри компании. Электронная система позволяет оперативно доставлять и получать договоры, приказы, заявки и другие виды официальных бумаг. Ведение документации внутри сервиса соответствует принятым регламентам и нормам.
СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Обзор BambooHR — популярной системы HR
Функционал
У сервиса ИВК «Бюрократ» довольно обширный функционал, позволяющий людям использовать все его возможности. К ним относится и регистрация, и обработка данных, и даже их хранение в архиве.
Регистрация входящих и исходящих документов
Сервис позволяет регистрировать документы в электронной системе и отправлять их в любое необходимое место.
Создание контрольной карточки
В системе «Бюрократ» можно создать и сформировать регистрационную контрольную карточку.
Возможность сканирования бумажных договоров
В сервисе можно сканировать бумажные версии документов, приказов, распоряжений. Для этого процесса подойдет как один лист, так и сразу несколько. Отсканированные копии можно отправлять, сохранять и архивировать.
ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: Обзор платформы «СЭД-Сириус»
Распределение документации
Внутри системы можно распределять документацию среди сотрудников компании или организации, а также устанавливать задачи по их обработке и подготовке к подписанию.
Контроль за выполнением задач
В системе пользователи могут контролировать выполнение задач, предписаний, поручений и заданий, поставленных перед сотрудниками.
Подготовка документации для подписания и утверждения
Электронная система позволяет подготавливать документацию к подписанию и утверждению по всем этапам ее создания.
Ведение делопроизводства
С помощью сервиса можно структурировать делопроизводство, сделать его более организованным и оперативным.
Поиск документации
Внутри системы есть доступ к быстрому поиску необходимого документа, договора, приказа или любых других данных, зарегистрированных в ней.
Использование и обновление системы ИЛО
Внутри сервиса можно вести информационно-лингвистическое обеспечение, которое включает в себя различного рода словари и классификаторы.
ИНТЕРЕСНО: Experium — обзор сервиса для автоматизации рекрутинга
Использование трех контуров электронного документооборота
Для пользователей в сервисе предоставляется три контура документооборота, каждый из которых доступен и удобен в применении.
Централизованное и автоматическое обновление системы
Система электронного документооборота обновляется автоматически и централизованно на всех устройствах, на которых она установлена.
Преимущества
У сервиса ИВК «Бюрократ» есть огромное количество преимуществ и достоинств, благодаря которым он пользуется особой популярностью и известностью среди своих пользователей.
Обширный функционал
Изучить весь функционал сервиса можно на его официальном сайте, который доступен каждому пользователю. Он действительно большой и позволяет упростить работу с документами, переведя ее в электронный формат.
Возможность работать с документами удаленно
С сервисом «Бюрократ» работа с документами принимает электронный вид. Это позволяет вести дела и подписывать бумаги, находясь вне офиса или организации, из любой точки мира.
Хранение и редактирование документации в электронном виде
Документация в сервисе открыта к редактированию и подготовке к отправлению на подпись. По необходимости ее можно архивировать, а потом снова использовать, найдя необходимый договор или заявку по многофункциональному поиску.
Возможность усовершенствовать делопроизводство
Сервис позволяет усовершенствовать делопроизводство и документооборот благодаря быстрому получению любой информации в электронном виде. Доступ к системе может быть как у каждого сотрудника компании, так и у отдельных людей.
Недостатки
У сервиса ИВК «Бюрократ» пользователи не выделяют недостатков, так как он позволяет систематизировать и упростить работу. Используя цифровые коммуникации, владельцы крупных компаний и организаций могут вести контроль за ведением документации, исполнением сотрудниками поставленных перед ними задач, решение проблем с ошибочными данными в официальных бумагах и так далее.
Именно поэтому сервис используется огромным количеством людей в Российской Федерации. Он достаточно простой и понятный, так что его часто применяют для усовершенствования делопроизводства.
