Обзор платформы «СЭД-Сириус»

Хранение бумажных папок и документов — дорогое занятие для организации. Приходится не только инвестировать в правильные системы хранения документов, но и выделять площади для хранения, что со временем стоит больше денег, чем предполагалось.

С развитием цифровизации все больше современных компаний внедряет системы электронного документооборота.

Краткий обзор

«СЭД-Сириус» — это программное обеспечение для автоматизации делопроизводства, электронной архивации, работы с обращениями клиентов, документооборотом и контролем договорной деятельности. Рассматриваемая система обеспечивает работу с документами компании и организовывает процессы делопроизводства.

Она предназначена для автоматизации процессов, связанных с документированием, обеспечением выполнения задач и поручений в организации.

СЭД закрывает вопросы регистрации документов, Workflow и контроля исполнения работ, позволяет искать и анализировать информацию. Она содержит стандартный набор настроек, в том чисел конструктор маршрутов ведения документов, шаблоны карточек регистрации документов, настраиваемый пользовательских интерфейс и многое другое.

«СЭД-Сириус» автоматизирует следующие области деятельности:

• делопроизводство;
• управление договорами;
• электронную архивацию;
• электронный межведомственный документооборот;
• обработку обращений;
• ведомственный документооборот.

Функционал

Функциональное назначение программы заключается в автоматизации процессов делопроизводства, реализуемой в электронном документообороте и документировании, контроле дисциплины исполнения, регулярном комплексном мониторинге процессов, связанных с документами на разных циклах (входящих, исходящих и т. д.).

Обеспечение жизненного цикла документов

• Входящая документация (получение, регистрация, роспись, выполнение, контроль, внесение в архив).
• Исходящая документация (создание, рассмотрение, доработка, подписание, регистрация, отправка).
• Внутренняя документация (проходит все этапы жизненного цикла).

Редактирование и обработка документов

При работе с программным обеспечением не нужно осваивать какой-либо новый тип редактора для создания и управления вашими документами – вы работаете прямо в знакомой вам ИТ-среде и используете точно такие же программы, какими пользуетесь в офисе.

Процессы управления документами происходят с помощью простой древовидной структуры, ориентированной на MS Explorer, с которой вы знакомы из повседневной работы с MS Windows.

Все это означает, что нет необходимости в длительном обучении и вы можете осваивать программу без какой-либо подготовки. Все документы, файлы Word и формы Excel могут быть перенесены одним нажатием кнопки, а существующие документы могут быть импортированы непосредственно в ту позицию в рабочем процессе, в которой они требуются. Вы также можете использовать существующие шаблоны в качестве основы для ваших новых документов.

Добавление метаданных к документам

Применение метаданных к вашим файлам и папкам имеет огромные преимущества, особенно когда нужно быстро найти конкретный документ. К сожалению, добавление соответствующих метаданных может занимать много времени и быть громоздким. В «СЭД-Сириус» используется новый упрощенный подход к применению метаданных. Помимо того что пользователям стало проще вносить необходимую информацию, им доступно добавление, удаление и редактирование метаданных в любом масштабе.

Поиск и распространение документов

«СЭД-Сириус» предлагает функцию поиска для того, чтобы вам было легко открывать нужный документ. Используя пути рабочего процесса, определенные в СЭД, документы можно доставить внутренним и внешним заинтересованным сторонам в кратчайшие сроки, например посредством электронной почты.

Контроль версий

Автоматически отслеживайте изменения в документах и ​​метаданных, создавая историю использования документов для обеспечения соответствия стандартам управления. Функция возврата к ранее созданной версии помогает обеспечить целостность информации и оптимизировать совместную работу.

Преимущества

«СЭД-Сириус» имеет немало преимуществ. Рассмотрим

Автоматизация рутинных задач

Входящие документы автоматически классифицируются, а для обеспечения согласованности можно применить соответствующий график их хранения.

Юридические удержания

Жизненный цикл записи гибко приостанавливается в случае юридических или нормативных действий для поддержки вопросов электронного обнаружения.

Защищенные записи

Детальные разрешения пользователей и встроенная система безопасности помогают защитить записи от неправомерного и несанкционированного доступа.

Легкость создания отчетов

Создавая отчеты о записях, можно быстро определить элементы, которые необходимо просмотреть или обработать.

Ролевые доступы

Знание того, что люди имеют правильный доступ к конкретной информации, имеет важное значение для целостности вашего проекта. Опция настройки функциональных возможностей системы для разных групп пользователей обеспечит вам безопасность на всех этапах работы с важными документами.

Недостатки

Несмотря на множество преимуществ, «СЭД-Сириус» также имеет некоторые недостатки.

Потребность в адаптации работы компании

Очевидно, что переход на СЭД изменяет методы работы и привычки в компании, поэтому перед ее настройкой предпочтительнее провести аудит не только для обучения персонала, но и для настройки системы поддержки при оцифровке документов. Конечно, систему «СЭД-Сириус» вполне можно настроить самостоятельно, но для получения лучших результатов и экономии времени лучше обратиться к специалистам.

Долгий отклик в настройках

Внедрение настроек, связанных с привлечением специалистов службы технической поддержки, занимает много времени.