Хранение бумажных папок и документов — дорогое занятие для организации. Приходится не только инвестировать в правильные системы хранения документов, но и выделять площади для хранения, что со временем стоит больше денег, чем предполагалось.
С развитием цифровизации все больше современных компаний внедряет системы электронного документооборота.
- Краткий обзор
- Функционал
- Обеспечение жизненного цикла документов
- Редактирование и обработка документов
- Добавление метаданных к документам
- Поиск и распространение документов
- Контроль версий
- Преимущества
- Автоматизация рутинных задач
- Юридические удержания
- Защищенные записи
- Легкость создания отчетов
- Ролевые доступы
- Недостатки
- Потребность в адаптации работы компании
- Долгий отклик в настройках
Краткий обзор
«СЭД-Сириус» — это программное обеспечение для автоматизации делопроизводства, электронной архивации, работы с обращениями клиентов, документооборотом и контролем договорной деятельности. Рассматриваемая система обеспечивает работу с документами компании и организовывает процессы делопроизводства.
Она предназначена для автоматизации процессов, связанных с документированием, обеспечением выполнения задач и поручений в организации.
СЭД закрывает вопросы регистрации документов, Workflow и контроля исполнения работ, позволяет искать и анализировать информацию. Она содержит стандартный набор настроек, в том чисел конструктор маршрутов ведения документов, шаблоны карточек регистрации документов, настраиваемый пользовательских интерфейс и многое другое.
«СЭД-Сириус» автоматизирует следующие области деятельности:
- делопроизводство;
- управление договорами;
- электронную архивацию;
- электронный межведомственный документооборот;
- обработку обращений;
- ведомственный документооборот.
Функционал
Функциональное назначение программы заключается в автоматизации процессов делопроизводства, реализуемой в электронном документообороте и документировании, контроле дисциплины исполнения, регулярном комплексном мониторинге процессов, связанных с документами на разных циклах (входящих, исходящих и т. д.).
Обеспечение жизненного цикла документов
- Входящая документация (получение, регистрация, роспись, выполнение, контроль, внесение в архив).
- Исходящая документация (создание, рассмотрение, доработка, подписание, регистрация, отправка).
- Внутренняя документация (проходит все этапы жизненного цикла).
Редактирование и обработка документов
При работе с программным обеспечением не нужно осваивать какой-либо новый тип редактора для создания и управления вашими документами – вы работаете прямо в знакомой вам ИТ-среде и используете точно такие же программы, какими пользуетесь в офисе.
Процессы управления документами происходят с помощью простой древовидной структуры, ориентированной на MS Explorer, с которой вы знакомы из повседневной работы с MS Windows.
Все это означает, что нет необходимости в длительном обучении и вы можете осваивать программу без какой-либо подготовки. Все документы, файлы Word и формы Excel могут быть перенесены одним нажатием кнопки, а существующие документы могут быть импортированы непосредственно в ту позицию в рабочем процессе, в которой они требуются. Вы также можете использовать существующие шаблоны в качестве основы для ваших новых документов.
Добавление метаданных к документам
Применение метаданных к вашим файлам и папкам имеет огромные преимущества, особенно когда нужно быстро найти конкретный документ. К сожалению, добавление соответствующих метаданных может занимать много времени и быть громоздким. В «СЭД-Сириус» используется новый упрощенный подход к применению метаданных. Помимо того что пользователям стало проще вносить необходимую информацию, им доступно добавление, удаление и редактирование метаданных в любом масштабе.
Поиск и распространение документов
«СЭД-Сириус» предлагает функцию поиска для того, чтобы вам было легко открывать нужный документ. Используя пути рабочего процесса, определенные в СЭД, документы можно доставить внутренним и внешним заинтересованным сторонам в кратчайшие сроки, например посредством электронной почты.
Контроль версий
Автоматически отслеживайте изменения в документах и метаданных, создавая историю использования документов для обеспечения соответствия стандартам управления. Функция возврата к ранее созданной версии помогает обеспечить целостность информации и оптимизировать совместную работу.
Преимущества
«СЭД-Сириус» имеет немало преимуществ. Рассмотрим
Автоматизация рутинных задач
Входящие документы автоматически классифицируются, а для обеспечения согласованности можно применить соответствующий график их хранения.
Юридические удержания
Жизненный цикл записи гибко приостанавливается в случае юридических или нормативных действий для поддержки вопросов электронного обнаружения.
Защищенные записи
Детальные разрешения пользователей и встроенная система безопасности помогают защитить записи от неправомерного и несанкционированного доступа.
Легкость создания отчетов
Создавая отчеты о записях, можно быстро определить элементы, которые необходимо просмотреть или обработать.
Ролевые доступы
Знание того, что люди имеют правильный доступ к конкретной информации, имеет важное значение для целостности вашего проекта. Опция настройки функциональных возможностей системы для разных групп пользователей обеспечит вам безопасность на всех этапах работы с важными документами.
Недостатки
Несмотря на множество преимуществ, «СЭД-Сириус» также имеет некоторые недостатки.
Потребность в адаптации работы компании
Очевидно, что переход на СЭД изменяет методы работы и привычки в компании, поэтому перед ее настройкой предпочтительнее провести аудит не только для обучения персонала, но и для настройки системы поддержки при оцифровке документов. Конечно, систему «СЭД-Сириус» вполне можно настроить самостоятельно, но для получения лучших результатов и экономии времени лучше обратиться к специалистам.
Долгий отклик в настройках
Внедрение настроек, связанных с привлечением специалистов службы технической поддержки, занимает много времени.