Эффективный онбординг: как правильно встроить новичка в команду

Онбординг — неотъемлемая часть стратегии успешной адаптации новых сотрудников. Этот процесс, ориентированный на интеграцию и ознакомление, играет важную роль в формировании первого впечатления о компании, а также определяет начальные шаги сотрудника на пути к профессиональному росту и интеграции в команду. Это не просто процесс знакомства с новым местом работы. Это целенаправленная стратегия, направленная на обеспечение максимальной продуктивности и удовлетворенности сотрудников с самого первого дня. От качественного онбординга зависит не только быстрая адаптация новичка, но и его долгосрочное удержание в компании, а также эффективность его работы.

В данной статье мы рассмотрим ключевые принципы успешного онбординга, которые помогают компаниям не только справляться с вызовами, связанными с введением новых сотрудников, но и создавать благоприятную среду для развития талантов и достижения общих целей.

Онбординг — что это такое

Онбординг — это процесс, который компания проводит для того, чтобы новый сотрудник успешно влился в коллектив и адаптировался к новой рабочей среде. Проще говоря, это подготовка новичка ко всем аспектам его работы, начиная от выполнения конкретных обязанностей и заканчивая ознакомлением с корпоративной культурой.

Онбординг помогает новому сотруднику вступить в должность без излишнего стресса. В процессе онбординга новичок постепенно знакомится с продуктами компании, коллегами, внутренними процедурами и правилами. Если онбординг проходит успешно, сотрудник чаще всего остаётся в компании надолго, что экономит ресурсы, которые могли бы быть затрачены на поиск и обучение новых сотрудников.

Конкретные этапы онбординга могут различаться от команды к команде. Процесс начинается с момента предложения работы, продолжается во время вступления в должность и может продолжаться и после этого. Он может также понадобиться в случае перехода сотрудника из одной команды в другую внутри компании.

Хотя многие компании рассматривают онбординг как формальную процедуру, существует множество способов сделать его более интересным и полезным. В этой статье мы рассмотрим, как провести эффективный онбординг.

Задачи онбординга

Задачи онбординга – это ключевые цели и направления, которые ставит перед собой компания для успешной адаптации новых сотрудников. От того, насколько грамотно и эффективно будут решаться эти задачи, зависит не только первое впечатление новичка о компании, но и его последующая производительность и уровень удовлетворенности работой.

Зачисление в штат и оформление документов

Одной из важнейших задач онбординга является предоставление новому сотруднику всех необходимых документов и проведение процедуры зачисления в штат компании. Это включает в себя ознакомление с правилами и положениями компании, оформление всех необходимых формальностей согласно законодательству и предоставление шаблонов документов, необходимых для его работы. Основная цель — сделать этот процесс максимально простым и без стресса для нового сотрудника.

Ознакомление с новой должностью и департаментом

Важной задачей онбординга является передача новому сотруднику всей необходимой информации о его новой должности и функциях, которые ему предстоит выполнять. Это включает в себя ознакомление с должностной инструкцией, документами из базы знаний, касающимися его напрямую, а также ознакомление с работой его департамента и знакомство с коллегами. Этот этап помогает новичку быстрее вливаться в рабочий процесс и понимать свои обязанности.

Урегулирование вопросов испытательного срока

Онбординг также включает в себя создание условий для легкого прохождения испытательного срока новым сотрудником. Важно урегулировать все вопросы, связанные с испытательным сроком, чтобы новый сотрудник чувствовал себя комфортно и уверенно в своих действиях. Это включает в себя обсуждение ожиданий и целей на испытательный срок, а также обеспечение поддержки и помощи в случае необходимости.

Вовлечение в работу и постановка целей

Одной из важных задач онбординга является вовлечение нового сотрудника в рабочий процесс и постановка перед ним конкретных целей на ближайший период. Это помогает новичку чувствовать себя более ценным и ответственным членом команды, а также стимулирует его к быстрому достижению результатов.

Установление доверительных отношений и укрепление бренда работодателя

Онбординг также направлен на создание основы для доверительных рабочих взаимоотношений и укрепление бренда работодателя в глазах нового сотрудника. Это включает в себя знакомство с корпоративной культурой, ценностями компании и её историей. Чем более привлекательными будут эти аспекты для нового сотрудника, тем больше вероятность того, что он будет оставаться лояльным и преданным компании.

Основные этапы онбординга

Онбординг – это стратегически разработанный процесс, направленный на успешную адаптацию новых сотрудников в компании. Он включает в себя последовательность шагов и мероприятий, начиная с момента подписания договора о приеме на работу и заканчивая полноценной интеграцией в рабочую среду. Каждый этап имеет свою важность и цель, способствуя уверенному старту и эффективной деятельности нового сотрудника.

Преондординг или подготовка

Преонбординг — это период с момента принятия оферта новым сотрудником до его первого рабочего дня. Обычно этот период составляет около двух недель. В течение преонбординга отдел кадров готовит необходимые документы, организует получение техники и так далее. Также совместно с руководителем составляются планы встреч и заданий.

На протяжении всего этого времени с новым членом команды поддерживается коммуникация. Сначала ему отправляется общее письмо, в котором объясняется, что его ожидает, какие документы ему нужно подготовить для оформления. После того, как он отправляет документы, ему сообщается о подготовке к его первому рабочему дню, рассказывается, как пройдет его первая неделя, с кем он познакомится и какие у него будут цели на этот период. Также согласовывается время его прихода в офис (или время на Zoom в период карантина).

Подготовьте рабочее место заранее, чтобы обеспечить комфортное начало работы:

• Убедитесь, что на рабочем месте есть все необходимые предметы: рабочий стол, стул, компьютер, соответствующие кабели.
• Подготовьте логины и пароли от учетных записей, создайте рабочие профили в корпоративной системе.
• Предоставьте инструменты для учета рабочего времени и необходимый специализированный софт.
• Если предусмотрено, предоставьте униформу и бейджик.

Таким образом, новый сотрудник будет готов начать работу сразу после прихода.

Привлеките к процессу онбординга всю команду. Онбординг должен быть не только заботой HR-менеджера. Все сотрудники компании должны принимать участие в адаптации нового коллеги. В случае возникновения проблем с доступом к необходимым ресурсам новичку будет проще обратиться за помощью к коллегам, чем к отделу кадров.

Первый рабочий день

Его можно выделить в отдельный этап, так как для компании очень важно создать благоприятное первое впечатление. Первый рабочий день может вызвать некоторое беспокойство даже у самого общительного и талантливого человека, ведь перед ним открывается неизвестность. В этот день новички обычно знакомятся с огромным объемом информации и множеством новых коллег. Поэтому основное внимание стоит сосредоточить на знакомстве и объяснении особенностей работы в коллективе.

Культура компании играет важную роль в успешной адаптации нового сотрудника. Помимо предварительной информации, переданной до первого рабочего дня, важно объяснить, как все аспекты работы функционируют на практике. Влиятельные представители компании или даже сотрудники из других команд могут рассказать о ценностях компании и их влиянии на ежедневную работу.

Задача также в том, чтобы сделать знакомство с коллективом и рабочим местом приятным и комфортным. Команда должна выделиться своими уникальными чертами, которые делают ее особенной. Также важно показать новичку все важные места в офисе и предоставить ему поддержку и руководство по вопросам развития его навыков и карьеры в компании.

Обучение и введение в должность

На этом этапе онбординга новичку предоставляются обучающие материалы, которые помогают понять более глубокие аспекты компании: ее историю, миссию, ценности и стратегические цели. Он узнает о продуктах или услугах компании, структуре организации и ключевых клиентах. Помимо теоретической подготовки, сотрудник может развивать практические навыки, участвуя в тренингах и симуляциях бизнес-процессов.

Введение в должность является важным этапом адаптации, который обычно занимает от двух до четырех недель.

Ключевые составляющие эффективного введения в должность включают в себя:

1. Безболезненный доступ к ресурсам. Новичку предоставляют доступ к пропускам, рабочим станциям и системам компании, обеспечивая комфортное начало работы. Это позволяет избежать лишних препятствий и снижает стрессовые ситуации.
2. Первые поручения. Новичку предоставляются первые задания или проекты, которые помогают ему интегрироваться в команду и начать активную работу. Это позволяет новому сотруднику почувствовать себя полезным и вовлеченным в рабочий процесс.
3. Теоретическая подготовка и интерактивное обучение. Помимо материалов, новичок может участвовать в различных тренингах, вебинарах или семинарах, направленных на развитие его профессиональных навыков и знаний. Интерактивные методы обучения способствуют лучшему усвоению материала и активному участию сотрудника в процессе обучения.

Интеграция в команду

Счастливые и удовлетворенные своей работой сотрудники обычно проявляют большую эффективность, продуктивность и лояльность к компании. Поэтому важно уделить особое внимание социальной интеграции новых сотрудников. Необходимо следить за тем, как новичок адаптируется в коллективе: нашел ли он нужных людей для общения, создал ли связи с коллегами. Компании, которые стремятся к мировым стандартам, не оставляют социальную адаптацию сотрудников на произвол случая. Для быстрого формирования успешных рабочих отношений рекомендуется представить нового сотрудника коллегам и назначить ему наставника.

Для облегчения адаптации назначение наставника играет важную роль. Лучше всего, если этим наставником станет кто-то из коллег по команде, а не непосредственный руководитель. Такая близкая по статусу связь помогает как новичку, так и наставнику чувствовать себя комфортно и удобно. Новый сотрудник может задавать вопросы об офисе, культуре компании и коллективе, а наставник провести его по офису и познакомить с остальными членами команды.

Преимущества онбординга

Преимущества онбординга ощутимы как для компании, так и для новых сотрудников. Этот стратегически важный процесс позволяет не только эффективно внедрить новых сотрудников в команду, но и создать благоприятное рабочее окружение, способствующее их успешному старту. Можно выделить несколько наиболее значимых преимуществ, которые мы рассмотрим подробнее.

Эффективное использование ресурсов

Онбординг позволяет компаниям эффективно использовать свои ресурсы, особенно в контексте роста и увеличения числа новых сотрудников. Это позволяет избежать лишних затрат на найм дополнительного персонала и минимизирует потребность в повторном изобретении колеса, когда каждый новый сотрудник сталкивается с одними и теми же проблемами.

Предоставление новичкам всей необходимой информации, обучение и поддержка с самого начала их карьерного пути помогают сократить время, необходимое для их полноценной интеграции в команду и начала продуктивной работы. Это означает, что компания может сэкономить как финансовые, так и временные ресурсы, которые в противном случае были бы затрачены на дополнительную поддержку и обучение новых сотрудников.

Стабильность кадрового состава

Процесс онбординга способствует созданию более стабильного кадрового состава.Проведение качественной адаптации новых сотрудников непосредственно после их принятия на работу значительно снижает вероятность их увольнения в течение первого года работы. Это связано с тем, что хорошо подготовленные и адаптированные сотрудники чувствуют себя увереннее, легче вливаются в коллектив и начинают приносить пользу компании уже на ранних этапах работы.

Благодаря сокращению текучести кадров компания может добиться более стабильной и продуктивной работы своих команд. Постоянство в кадровом составе обеспечивает сохранение знаний и опыта внутри организации, что способствует более эффективному выполнению задач и достижению целей.

Кроме того, уменьшение числа увольнений помогает сэкономить ресурсы компании, которые ранее были бы потрачены на поиск, найм и обучение новых сотрудников. Таким образом, процесс онбординга играет ключевую роль в поддержании стабильности и непрерывности работы компании, способствуя ее долгосрочному успеху.

Создание положительного образа компании

Эффективное внедрение новых сотрудников не только улучшает впечатление о компании у новичков, но и влияет на общее мнение об организации у внешних заинтересованных сторон, таких как клиенты, партнеры и инвесторы. Когда компания успешно проводит процесс адаптации для новых сотрудников, это свидетельствует о ее высоком профессионализме и заботе о персонале. Такой подход создает позитивное впечатление о компании в обществе и способствует привлечению высококвалифицированных кандидатов.

Увеличение производительности

Увеличение производительности является одним из ключевых преимуществ хорошо спланированного онбординга. Когда новые сотрудники чувствуют себя уверенно и владеют необходимыми знаниями и навыками, они способны быстрее включиться в рабочий процесс. Грамотно организованный процесс адаптации помогает им преодолеть начальные трудности и быстрее освоиться в новой среде.

Более быстрая адаптация и обучение новичков приводят к тому, что они начинают выполнять свои обязанности более эффективно и результативно. Они лучше понимают цели и требования компании, а также свою роль в достижении этих целей. В результате компания может рассчитывать на более высокую общую производительность своего персонала. Таким образом, хорошо организованный процесс онбординга является инвестицией в будущее компании, способствуя увеличению эффективности работы и достижению более высоких результатов.

Улучшение лояльности и вовлеченности

Качественный процесс адаптации сотрудников с самого начала их работы способствует увеличению их лояльности и вовлеченности. Когда новички получают качественную адаптацию с самого начала своей работы, они склонны к более высокой степени лояльности по отношению к компании. При этом они чувствуют себя не только приветствованными, но и включенными в работу коллектива, что стимулирует их мотивацию и преданность делу. Это в свою очередь способствует повышению эффективности труда и снижению вероятности их ухода из компании.

Создание положительного опыта для новых сотрудников с первых дней работы имеет долгосрочное значение для их оставания в организации. Чем более гладко и приятно протекает процесс адаптации, тем сильнее остается положительное впечатление, стимулирующее участие сотрудника в жизни компании на протяжении всей его карьеры.

Правильное введение в корпоративную культуру и ценности помогает укрепить приверженность сотрудника компании, что является важным фактором для устойчивого развития бизнеса и создания благоприятной атмосферы в коллективе.

Проблемы и ошибки онбординга

Несмотря на важность внедрения персонала, существует ряд распространенных проблем и ошибок, которые могут негативно сказаться на результативности этого процесса. Разбор этих проблем позволяет выявить их и найти способы их решения, что в свою очередь помогает компаниям создавать более эффективные и эффективные программы онбординга.

Недооценивание

Часто компании недооценивают значимость нового сотрудника, фокусируясь на административных задачах и формальных процедурах. Это может привести к тому, что новичок не почувствует своей важности и значимости для коллектива, что в свою очередь отразится на его мотивации и вовлеченности в работу. Недооценка может привести к разочарованию нового сотрудника и снизить его эффективность.

Следует помнить, что каждый новый сотрудник приносит в компанию свои уникальные навыки, опыт и потенциал, и именно на осознании этой важности строится успешный процесс адаптации. Поддержка и понимание со стороны руководства и коллег способствуют формированию у нового сотрудника чувства принадлежности и значимости, что важно для его успешной интеграции и продуктивной работы в компании.

Обман и недосказанность

Обман и недосказанность по поводу роли и обязанностей нового сотрудника могут привести к серьезным проблемам в будущем. Если информация о предстоящей работе не предоставляется полностью и честно на начальном этапе, это может создать недоверие и недопонимание со стороны сотрудника. Недостаточное представление о своих будущих обязанностях может привести к непониманию ожиданий и целей компании, а также вызвать разочарование и демотивацию.

Поэтому важно открыто обсуждать все аспекты должности еще на этапе собеседования и предоставлять достоверную информацию о роли сотрудника в команде. Только так можно избежать недоразумений и конфликтов в будущем, а также создать основу для успешной интеграции нового сотрудника в коллектив.

Отсутствие компании для новенького

Отсутствие поддержки и компании для нового сотрудника может значительно затруднить его адаптацию и интеграцию в коллектив. Быть новичком в новой среде — это уже само по себе вызов, и если к этому добавляется ощущение одиночества и непонимания, то это может стать серьезным стрессом для сотрудника. Поэтому важно обеспечить новичка поддержкой в виде наставника, помощника или просто приятеля, который поможет ему освоиться в компании. Многие компании вводят практику «onboarding buddies», где новому сотруднику назначается опытный сотрудник в качестве наставника, который помогает ему в адаптации и ответах на вопросы. Это способствует созданию дружественной и поддерживающей среды, что существенно облегчает процесс адаптации нового сотрудника.

Пустить процесс на самотек

Один из распространенных недостатков в процессе онбординга — это его невнятное и непродуманное проведение. Когда процесс адаптации нового сотрудника не контролируется или не управляется, это может привести к его запутанности и неуверенности в своих действиях.

Важно организовывать систематические встречи один-на-один после каждого этапа онбординга, чтобы обсудить прогресс, задать вопросы и обеспечить поддержку. Это поможет убедиться, что новый сотрудник чувствует себя уверенно и поддерживается во время всего процесса адаптации.

Кроме того, необходимо предоставить новичку доступ к необходимым ресурсам и информации, чтобы он мог успешно выполнять свои обязанности.

Держать новичка в неведении

Одной из основных ошибок в процессе онбординга является недостаточное информирование нового сотрудника о предстоящих событиях в компании. Когда новичок не знает о предстоящих мероприятиях или проектах, в которых он должен принять участие, это может привести к его неподготовленности и неуверенности. Поэтому важно регулярно обновлять новичка о будущих событиях, встречах, тренингах или проектах, в которых он будет участвовать. Это поможет ему подготовиться заранее, освоиться в новой роли и интегрироваться в коллектив более эффективно.

Слишком короткий курс онбординга

Одной из частых ошибок в процессе онбординга является слишком сжатый график адаптации нового сотрудника. Этап адаптации требует времени для того, чтобы новичок мог ознакомиться с компанией, ее культурой, процессами и своими обязанностями. Втискивание всего процесса в один рабочий день или даже в несколько дней может привести к недооценке важности этого этапа и недостаточной подготовке новичка к его новой роли. Поэтому необходимо разработать более гибкий и продолжительный курс онбординга, который позволит новому сотруднику освоиться и интегрироваться в коллектив более эффективно.

Не знакомить новичка с ЛПР

Отсутствие знакомства нового сотрудника с руководителями и ключевыми фигурами компании может привести к его изоляции и ощущению неважности. Когда новичок не знает кто есть кто в компании и какие роли они играют, он может испытывать трудности во взаимодействии и коммуникации. Поэтому важно активно включать новичка в знакомство с руководителями и отделами компании. Это можно сделать через специальные ознакомительные мероприятия, презентации или просто представив его лично каждому сотруднику. Помогая новичку наладить первые контакты с руководством и ключевыми фигурами компании, вы создаете ему комфортное и дружественное окружение, что способствует более успешной адаптации и интеграции.

Отсутствие обучения

Одной из серьезных проблем в процессе онбординга является отсутствие должного обучения нового сотрудника. Предоставление обучения уже в первые дни работы играет ключевую роль в успешной адаптации сотрудника и его эффективном включении в рабочие процессы компании. Важно знакомить новичка с основными процессами, процедурами и стандартами компании, чтобы он мог четко понимать, как выполнять свои обязанности и взаимодействовать с коллегами. Обучение в начальный период работы позволяет новому сотруднику почувствовать себя более уверенно и подготовленно к выполнению своих первых задач.

Проведение мини-обучений уже в первые дни работы также помогает сократить время, необходимое для адаптации и интеграции новичка в команду. Совмещение обучения с выполнением первых задач позволяет применить полученные знания на практике, что укрепляет их усвоение и помогает новому сотруднику быстрее стать продуктивным. Этот подход способствует созданию эффективной рабочей атмосферы и формированию положительного опыта у нового сотрудника с самого начала его карьерного пути в компании.

Отсутствие контроля во время первых шагов

Еще одной распространенной проблемой в процессе онбординга является отсутствие контроля за первыми шагами новичка. Когда новый сотрудник остается без должного руководства и поддержки, он может столкнуться с трудностями и неудачами, которые могут повлиять на его уверенность и мотивацию. Поэтому важно активно контролировать и поддерживать новичка на первых этапах его работы. Обеспечивая ему необходимую помощь и руководство, вы сможете помочь ему успешно преодолеть начальные трудности и уверенно встать на путь к успеху.

Выводы

Онбординг — это ключевой момент в жизни каждого нового сотрудника, который оказывает значительное влияние на его дальнейшую адаптацию и эффективность работы в компании. Качественно организованный процесс онбординга способствует формированию позитивного опыта нового сотрудника, установлению продуктивных отношений с коллегами и руководством, а также повышению его мотивации и лояльности к компании.

Внимательное и заботливое отношение к новым сотрудникам позволяет компаниям не только ускорить процесс их адаптации, но и создать благоприятную рабочую атмосферу, в которой каждый член команды чувствует себя важным и нужным. Это в свою очередь способствует улучшению производительности, снижению текучести кадров и формированию долгосрочных отношений между сотрудниками и компанией.

Таким образом, внедрение эффективной системы онбординга является важным стратегическим шагом для компаний, стремящихся к успешному развитию и укреплению своей позиции на рынке труда.