ИТ-аутсорсинг — ключ к снижению затрат и увеличению производительности

В современном бизнесе, где конкуренция становится все более острой, эффективное управление ресурсами и оптимизация бизнес-процессов становятся важнейшими задачами для предприятий любого масштаба. В этом контексте ИТ-аутсорсинг, являющийся ключевым стратегическим решением, которое приходит на помощь. Это инструмент, позволяющий компаниям сосредоточиться на своей основной деятельности, избавившись от необходимости содержать внутренние ИТ-ресурсы и переложив ответственность за все информационные процессы на специализированные внешние организации.

Давайте рассмотрим, как ИТ-аутсорсинг становится ключом к оптимизации работы и снижению затрат для крупного и среднего бизнесе, его особенности и разновидности, порядок организации, а также. основные преимущества и недостатки.

ИТ-аутсорсинг — что это простыми словами

ИТ-аутсорсинг — это когда компания передает часть или все свои ИТ-услуги другим компаниям для поддержки, обслуживания и улучшения своей информационно-технологической инфраструктуры. Это может включать в себя поддержку и обновление локальной сети, компьютеров и других устройств, а также настройку программного обеспечения. Этот процесс может включать как удаленное администрирование, так и выезд специалистов на место. Это позволяет заказчику получить полный спектр качественных услуг в сфере информатизации, не затрачивая ресурсы на собственный ИТ-отдел.

Одним из преимуществ такого подхода является отсутствие необходимости содержать постоянного специалиста в штате, что позволяет сократить затраты на зарплату, отпуска, больничные, налоги и обустройство рабочих мест. Пользуясь услугами ИТ-аутсорсинга по ежемесячному контракту, компании могут сэкономить до 30% по сравнению с расходами на содержание собственного ИТ-подразделения.

Особенности ИТ-аутсорсинга включают в себя высокое качество услуг, предоставляемых специализированной ИТ-компанией, низкую стоимость за счет оплаты только нужных услуг без дополнительных производственных затрат, отсутствие накладных расходов на сотрудников (таких как отпуск, больничные, страховка, рабочее место), а также быстрые решения, принимаемые профессиональным составом подрядчика.

ИТ-аутсорсинг освобождает заказчика от забот о качественной работе ИТ-системы, ее масштабировании, защите от сбоев и управлении форс-мажорными ситуациями, передавая эти обязанности на плечи подрядчика. Все условия предоставления услуг, их объемы и сроки четко оговариваются в договоре абонентского обслуживания между сторонами.

Виды и классификация ИТ-аутсорсинга

Существует несколько разновидностей аутсорсинга в области информационных технологий, которые могут классифицироваться как по объему и комплексу надаваемых услуг, так и по степени полноты выполняемых процессов.

Полный аутсорсинг

Полный аутсорсинг представляет собой комплекс услуг, предоставляемых аутсорсинговой организацией, связанных с созданием и развитием ИТ-сервисов заказчика. Обычно клиентская компания закрывает свой внутренний ИТ-отдел или увольняет системных администраторов, так как аутсорсер берет на себя выполнение всех необходимых задач. Работы выполняются на основе договора с уровнем сервиса (SLA), который четко определяет обслуживаемые объекты и описывает ИТ-услуги с классификацией уровня качества, предоставляемого аутсорсером.

Как правило, полный аутсорсинг предусматривает одновременное обслуживание множества компонентов:

• Компьютеры и ПО, включая ремонт, консультации пользователей, установку программ.
• Техническое обслуживание серверов включает администрирование, поддержку сети и обеспечение безопасности данных.
• В рамках офисной телефонии оказывают консультации по выбору АТС, ее подключение и настройку, а также устанавливается IP-телефония.

Обратите внимание, что при полном аутсорсинге взаимодействие с аутсорсером происходит постоянно.

Частичный аутсорсинг

При частичном аутсорсинге в сфере информационных технологий компания получает определенный набор услуг для поддержки, развития и технической поддержки своей ИТ инфраструктуры. В этом случае клиент передает поставщику услуг лишь определенные сервисы и процессы, оставляя основное обслуживание и контроль за ИТ системой в своей собственной ИТ службе.

Частичный аутсорсинг включает в себя такие задачи:

• обслуживание и ремонт рабочих станций,
• поддержка пользователей,
• установка и настройка приложений,
• администрирование и техподдержка локальной сети и активного оборудования.

Ресурсный аутсорсинг

Ресурсный подход в аутсорсинге, также известный как аутстаффинг, предполагает, что компания-аутсорсер берет на себя обязанность подбора персонала для компании-клиента. Это означает, что аутсорсер активно ищет и нанимает квалифицированных специалистов, которые соответствуют требованиям заказчика. Таким образом, компания-клиент получает необходимые кадры без необходимости самостоятельного проведения процесса найма.

Для компании-клиента он имеет ряд преимуществ. Во-первых, он снижает затраты на управление персоналом, так как компания-аутсорсер берет на себя все аспекты найма и управления персоналом. Это включает в себя учет рабочих часов, оформление больничных и отпусков, а также возможность быстрого масштабирования штата при необходимости.

Кроме того, этот вариант может включать не только подбор персонала, но и аренду технических ресурсов, таких как дата-центры или виртуальные серверы. Это дополнительно упрощает процесс для компании-клиента, позволяя ей избежать необходимости инвестировать в инфраструктуру.

Однако стоит отметить, что в России он запрещен по законодательству. Это связано с тем, что аутсаффинг может использоваться компаниями для уклонения от уплаты налогов и других обязательных платежей. Это правило предотвращает злоупотребления и обеспечивает соблюдение налоговых норм и правил.

Функциональный аутсорсинг

Представляет собой распространенную и эффективную форму делегирования части функций компании третьей стороне, часто называемой сервисом. Этот вид аутсорсинга особенно популярен среди компаний, которые уже имеют внутреннюю IT-службу и передают ей некоторые функции для выполнения внешнему исполнителю. Заключая договор, клиент и аутсорсер определяют перечень функций и обязанностей исполнителя. Отличительной особенностью функционального аутсорсинга является перенос ответственности за результаты на исполнителя. Для заказчика становится важным только качество предоставляемых сервисов, а не количество задействованных ресурсов, что помогает оптимизировать расходы и повысить эффективность работы сервисов.

Несмотря на преимущества функционального аутсорсинга, многие компании подходят к нему осторожно из-за его высокой сложности. Одной из распространенных причин этого отношения является необходимость составления подробного списка функций, которые будут переданы аутсорсеру, а также сложность контроля за выполнением этих функций. Кроме того, заказчики опасаются потери контроля над процессом и утечки конфиденциальной информации, что может быть использовано недобросовестным исполнителем в своих интересах.

Функциональный аутсорсинг может применяться для различных целей, таких как обслуживание серверов, поддержка почтового сервиса и оказание технической поддержки пользователям.

Стратегический аутсорсинг

Стратегический аутсорсинг представляет собой высокоорганизованную и всесторонне ориентированную форму предоставления услуг в области информационных технологий. При этом клиент полностью передает управление своей внутренней ИТ инфраструктурой специализированной аутсорсинговой компании. С момента подписания договора о стратегическом аутсорсинге, аутсорсер юридически и финансово обязуется обеспечивать заявленный в Соглашении об уровне сервиса (SLA) стандарт качества и безопасности предоставляемых услуг.

Этот вид аутсорсинга предполагает, что все аспекты управления ИТ инфраструктурой, включая планирование, развитие, обслуживание и безопасность, полностью возлагаются на аутсорсер.

Важно отметить, что клиент в рамках стратегического аутсорсинга несет ответственность за выбор правильного партнера и за установление четких условий сотрудничества, включая SLA и механизмы контроля выполнения обязательств.

Где и как применяется ИТ-аутсорсинг

IT-аутсорсинг используется для эффективного управления бизнес-процессами, обеспечения их стабильности и оказания поддержки пользователям. Аутсорсер анализирует потребности клиента и предлагает соответствующие услуги:

1. Комплексный IT-аудит: выявление угроз и рисков в ИТ-инфраструктуре, оптимизация для снижения расходов и повышения эффективности.
2. Обслуживание компьютеров: настройка и ремонт необходимого оборудования.
3. Администрирование серверов: управление работой серверов компании.
4. Удаленная поддержка системного администратора: обеспечение работоспособности ИТ-инфраструктуры и поддержка программ.
5. Программирование: разработка и обновление ПО по мере необходимости.
6. Развитие интернет-портала: наполнение контентом, улучшение дизайна и SEO-показателей.

Делегирование функций внешним специалистам при правильном контроле может повысить эффективность и сократить расходы организации до 30—50%.

Как осуществляется работа с аутсорсером

Взаимодействие с аутсорсером начинается с заключения договора, где прописываются условия проекта и определяется его стоимость. Затем происходит этап обсуждения, на котором уточняются требования к проекту, график работы и другие детали. После старта работы команда разработчиков регулярно информирует о промежуточных результатах и предполагаемых сроках выполнения. Перед началом работы важно ясно обсудить сроки и стоимость проекта, а также определить ответственность сторон по различным аспектам проекта.

Аутсорсинг в России регулируется главами 39 и 37 Гражданского кодекса РФ. Для определения условий договора используются термины из законов, технических регламентов и других документов. При заключении договора важно уточнить и согласовать его существенные условия, включая предмет, виды услуг и сроки выполнения. Например, для разработки программного обеспечения нужно определить этапы разработки, технические характеристики и состав документации.

При определении условий договора важно учесть согласование заданий и изменений, а также систему постановки задач. Рекомендуется учитывать модель разработки (например, Waterfall или Agile), чтобы соответствовать ожиданиям клиента.

Согласование места оказания услуг или работ зависит от местонахождения подрядчика и заказчика, влияя на цену договора и требования к законодательству. Варианты включают местонахождение заказчика, подрядчика или удаленное выполнение работ.

Отметим, что в договоре необходимо прописать иные важные моменты, такие как использование открытых лицензий и обеспечение доступа к информационным системам и оборудованию. Это важно для правильного исполнения договора и соблюдения требований заказчика и законодательства.

Требования к результатам услуг и порядку передачи также определяются в соответствии с договором, включая регулярность передачи промежуточных версий и отчетный период для сдачи-приемки. Предусматривается порядок проверки и устранения недостатков, особенно при параллельной разработке.

Исключительные права на программное обеспечение определяются с учетом первоначального правообладателя, и порядок отчуждения этих прав заказчику устанавливается в соответствии с особенностями проекта. Согласовывается модель и условия оплаты, включая fixed price и time and materials.

Условия оплаты для модели Time and materials формируются по фактически затраченному времени и согласно прописанным расценкам. Положения о конфиденциальности, как правило, оформляются в виде отдельного договора или приложения, включая перечень конфиденциальной информации и ответственность за нарушение.

Допускается ли привлечение третьих лиц, состав команды разработчиков, порядок обмена документами и коммуникации, также уточняются в договоре или дополнительных соглашениях.

Особенности поиска подходящей компании или команды для аутсорса

Для поиска команды разработчиков или специалистов в области информационных систем для аутсорсинга можно обращаться к платформам, где представлены фрилансеры и IT-компании. Также полезно учитывать рекомендации от других компаний, которые уже сотрудничали с аутсорсерами.

Важно выбирать команду с опытом работы в соответствующей сфере и с учетом сложности проекта. При выборе следует обращать внимание на квалификацию сотрудников, ознакомляться с их портфолио и отзывами от предыдущих клиентов.

Отличия аутсорсинга от аутстаффинга

Отличие между аутсорсингом и аутстаффингом часто вызывает путаницу. Аутсорсинг представляет собой передачу определенных функций или процессов компании-исполнителю на временной основе. Например, в случае IT-аутсорсинга это может быть разработка программного обеспечения, тестирование, поддержка и сопровождение проекта.

С другой стороны, аутстаффинг подразумевает перевод сотрудников компании-заказчика на работу к другой компании, которая предоставляет услуги аутсорсинга. Эти сотрудники остаются на постоянной зарплате и находятся под управлением компании-исполнителя, но выполняют задачи, поставленные компанией-заказчиком.

Таким образом, основное различие между аутсорсингом и аутстаффингом состоит в том, что в первом случае компания-исполнитель выполняет определенные функции на основе договора на предоставление услуг, а во втором случае компания-заказчик передает своих сотрудников на работу к другой компании.

Преимущества IT-аутсорсинга

В мире быстро развивающихся технологий и растущей конкуренции многие компании обращаются к ИТ-аутсорсингу в поисках эффективных решений. Этот подход предлагает ряд преимуществ, позволяя компаниям сосредоточиться на своих основных функциях, не отвлекаясь на ИТ-вопросы. Обсудим основные преимущества, которые может предложить IT-аутсорсинг, и как он способствует улучшению бизнес-процессов.

Экономия времени и ресурсов

Заказчику аутсорсинга предоставляется возможность сконцентрироваться на основной деятельности компании, не отвлекаясь на дополнительные задачи, которые ранее требовали затрат сил и времени. Это позволяет оптимизировать использование ресурсов, повысить эффективность работы и улучшить результативность бизнес-процессов.

Высокое качество обслуживания

Сотрудничество с аутсорсерами обеспечивает доступ к высококвалифицированным специалистам в области информационных технологий. Эти компании инвестируют в развитие своих сотрудников, что гарантирует заказчику получение качественных и профессиональных услуг, а также доступ к передовым технологиям и инновациям.

Гарантированный результат

Заказчику обеспечивается гарантированный результат выполнения работ согласно условиям договора. Аутсорсеры берут на себя ответственность за качество и своевременность предоставляемых услуг, что обеспечивает заказчику надежность и уверенность в достижении поставленных целей.

Минимизация расходов

Сокращение расходов становится возможным благодаря тому, что организация платит аутсорсеру исключительно за фактически предоставленные услуги в соответствии с заключенным договором. Это значительно снижает дополнительные расходы, такие как выплаты премий, отпусков, больничных, а также взносы в различные социальные фонды.

Подобная оптимизация бюджета позволяет компаниям эффективнее управлять своими ресурсами и сократить расходы на обслуживание информационных технологий.

Сокращение налоговых обязательств

Снижение налоговой нагрузки также является преимуществом сотрудничества с аутсорсерами. Поскольку расходы на аутсорсинг рассматриваются как прямые операционные расходы, а не как часть общей прибыли организации, это позволяет минимизировать сумму налоговых обязательств перед государственной налоговой службой. Таким образом, компания получает дополнительные финансовые выгоды и увеличивает свою конкурентоспособность на рынке.

Оперативность в управлении персоналом

При возникновении необходимости замены работника, например, в случае болезни или отпуска, аутсорсер обеспечивает оперативное предоставление квалифицированного персонала для выполнения задач заказчика.

Отсутствие социальной ответственности

При сотрудничестве с аутсорсером отсутствует необходимость в социальных выплатах при увольнении работников. Расторжение договора с аутсорсером не требует компенсаций и отчетности перед центром занятости, что снижает административные бремена для заказчика.

Гибкость и мобильность

Минимальное количество сотрудников в штате позволяет компании быть более гибкой и приспособленной к рыночным изменениям. В случае необходимости компания может быстро изменить поставщика IT-услуг и адаптироваться к новым требованиям рынка, не прибегая к увольнениям или сокращениям персонала.

Недостатки аутсорсинга в ИТ-секторе

Помимо выгод существует и ряд недостатков при использовании такой модели бизнеса.

Строгое соблюдение условий контракта

Аутсорсер работает исключительно в рамках заключенного контракта, что ограничивает его деятельность и гибкость в решении проблем, в отличие от штатного сотрудника, который часто более гибок и адаптируется к текущей ситуации.

Необходимость раскрытия конфиденциальной информации

При необходимости предоставления аутсорсеру ценной информации и корпоративных секретов возникает важный аспект конфиденциальности данных. Это может стать значительным риском для компании, поскольку предоставление доступа к конфиденциальным данным внешнему исполнителю открывает возможность для неправомерного использования информации.

Контроль за безопасностью данных становится крайне важным, чтобы предотвратить возможные утечки информации или ее злоупотребление со стороны аутсорсера. Такие ситуации подчеркивают необходимость разработки строгих мер безопасности и контроля доступа к конфиденциальной информации в рамках сотрудничества с аутсорсером.

Трудности при оценке квалификации

Оценить квалификацию аутсорсера и его соответствие стандартам компании сложно, особенно на начальных этапах сотрудничества, что может привести к несоответствию ожиданиям и затруднениям в работе.

Конфликты между сотрудниками

Сотрудничество с аутсорсерами может вызвать конфликты и недовольство у штатных сотрудников, особенно если будут ощущаться угрозы для рабочих мест и внутренней иерархии.

Не соблюдение сроков и простои

Ожидание приезда аутсорсера или его реакции на проблемы может вызвать временные простои в работе информационной системы, что негативно сказывается на производительности и эффективности бизнес-процессов.

Необходимость постоянного контроля

Руководитель IT-отдела должен постоянно контролировать выполнение услуг аутсорсинговой компанией, чтобы избежать возможных проблем, таких как недостаточное выполнение функций, ущерб системе или низкое качество предоставляемых услуг.

Выводы

В заключении следует отметить, что ИТ-аутсорсинг является эффективным инструментом для многих компаний, помогая им снизить затраты и повысить производительность. Однако успех такой стратегии зависит от правильного выбора партнера и грамотного управления отношениями с ним.

Важно провести тщательный анализ потребностей компании и рассмотреть все аспекты перед принятием решения о внедрении аутсорсинга. Кроме того, необходимо постоянно следить за выполнением контракта и поддерживать открытую коммуникацию с аутсорсером для достижения максимальной эффективности и успеха проекта.

В целом, правильно организованный ИТ-аутсорсинг может стать ключом к оптимизации бизнес-процессов и повышению конкурентоспособности компании в современном рыночном окружении.