Эвотор ЭДО: инновационный оператор электронного документооборота

В мире современного бизнеса эффективное управление документооборотом становится все более важным для успешного функционирования компаний. Операторы электронного документооборота (ЭДО) играют значительную роль, предоставляя компаниям инструменты для автоматизации и оптимизации процессов обмена документами.

В данной статье мы рассмотрим оператор ЭДО «Эвотор» — его функционал, преимущества и недостатки, а также процесс начала работы с этим сервисом. От изучения основных возможностей до рассмотрения практических аспектов его использования, мы познакомимся с тем, как «Эвотор» может стать надежным партнером в управлении электронными документами вашего бизнеса.

Общие сведения

Эвотор ОФД является ведущим оператором в сфере электронного документооборота, предоставляющим широкий спектр услуг по обработке, защите и хранению электронных документов. Клиентам компании обеспечивается безопасность и эффективность передачи данных в рамках системы электронного документооборота, известной как Платформа ЭДО.

Платформа ЭДО предлагает пользователям три удобных варианта подключения: веб-версию, расширение для работы в популярной программе 1С, а также API для интеграции с другими учетными системами. Это дает возможность клиентам выбрать наиболее подходящий способ взаимодействия с сервисом в соответствии с их потребностями и бизнес-особенностями.

Клиенты могут создавать и передавать документы через защищенные каналы связи, обеспечивая конфиденциальность и целостность информации. Кроме того, предоставляется возможность подписывать документы электронной подписью, что придает им юридическую значимость, а также отклонять документы при необходимости.

Обеспечивается передача кодов маркировки в Честный знак, что позволяет клиентам соблюдать требования к маркировке товаров и продукции, а также подтверждать их подлинность и соответствие стандартам качества.

Сотрудничая с Эвотор ОФД, компания может быть уверена в безопасности и эффективности своего электронного документооборота, а также в соответствии с современными стандартами и законодательством.

Функциональные возможности

Перед началом использования оператора электронного документооборота важно ознакомиться с его функционалом, который может значительно облегчить бухгалтерские процессы и повысить эффективность бизнеса. Давайте рассмотрим основные возможности и инструменты, которые предоставляет этот оператор, чтобы успешно управлять электронными документами и обеспечивать законность и безопасность всех транзакций.

Электронная подпись и подтверждение документов

Этот оператор ЭДО предоставляет широкие возможности в области электронной подписи и подтверждения документов, сделав процесс создания и утверждения электронных документов более удобным и безопасным. Пользователи могут легко создавать различные типы документов, такие как счета, накладные, договоры и другие, и подписывать их электронной подписью, обеспечивая правовую значимость документам.

Кроме того, оператор ЭДО позволяет пользователям подтверждать получение или отправку документов, устанавливая электронные подтверждения. Это дополнительно укрепляет доверие между сторонами и обеспечивает прозрачность во всех транзакциях. Пользователи могут быть уверены, что каждый документ был успешно доставлен и принят адресатом, что способствует более эффективной и безопасной работе.

Обмен электронными документами

Оператор ЭДО предоставляет удобную и безопасную платформу для обмена различными видами электронных документов между пользователями и их деловыми партнерами. Это включает в себя не только отправку и прием электронных счетов, накладных и договоров, но также и другие типы документов, такие как акты выполненных работ, счета-фактуры, протоколы согласования и многое другое.

Благодаря этой функции пользователи могут легко и быстро обмениваться информацией с контрагентами, сокращая время, необходимое на доставку и обработку бумажных документов. Это значительно упрощает процессы бухгалтерии и документооборота, позволяя более эффективно управлять деловыми отношениями и повышать производительность бизнеса.

Интеграция с учетными системами

Оператор ЭДО предлагает передовые технологии интеграции с различными учетными системами, что открывает перед пользователями возможность автоматизировать обновление данных и синхронизацию информации между различными программными платформами.

С помощью API, предоставляемого оператором ЭДО, бизнес может легко интегрировать свои учетные системы с платформой, что позволяет автоматически обновлять информацию о клиентах, заказах, финансовых операциях и других важных аспектах бизнеса. Это существенно упрощает процессы управления данными, сокращает ручной труд и минимизирует вероятность ошибок при вводе информации.

Хранение и архивирование документов

Оператор ЭДО не только обеспечивает безопасное и надежное хранение всех электронных документов, но и предоставляет возможности по архивированию и управлению этими документами.

Все электронные документы, отправленные и полученные пользователями, хранятся в защищенном хранилище данных, обеспечивая их сохранность и доступность в любой момент.

Пользователи могут легко находить нужные документы в своем личном кабинете, используя удобные инструменты поиска и фильтрации. Благодаря этому, процесс поиска и просмотра документов становится быстрым и эффективным.

Кроме того, оператор ЭДО предоставляет возможности по архивированию документов, что позволяет пользователям сохранять важные документы на долгосрочное хранение. Это особенно полезно для соблюдения юридических требований, а также для анализа и мониторинга бизнес-процессов.

Мониторинг и отчетность

Оператор ЭДО предоставляет пользователям мощные инструменты для мониторинга и отчетности, позволяя контролировать и анализировать процессы обмена документами в режиме реального времени.

Пользователи могут получать детальные отчеты о количестве отправленных и полученных документов за определенный период времени, а также о статусе их обработки. Это позволяет более точно контролировать процессы бухгалтерии, складского учета и других бизнес-операций.

Кроме того, оператор ЭДО предоставляет возможность генерации разнообразных отчетов, включая аналитическую отчетность, сводные таблицы, графики и диаграммы. Это помогает пользователям быстро выявлять тенденции, идентифицировать проблемные области и принимать информированные решения для оптимизации бизнес-процессов.

Распознавание машиночитаемых доверенностей

В 2023 году компания «Эвотор» представила новую функцию — распознавание машиночитаемых доверенностей на кассовых аппаратах и в личных кабинетах пользователей. Эта функция позволяет предпринимателям законно делегировать право подписи электронных документов своим сотрудникам. Компания «Эвотор» внедрила поддержку машиночитаемых доверенностей в несколько своих сервисов, таких как «Маркировка», «ЭДО» и «УТМ Плюс».

Работа с электронными документами прямо на кассе

Эвотор предоставляет удобный сервис для электронного документооборота, специально разработанный для нужд малого бизнеса в России. Начиная с 2022 года, компания предложила новый функционал, позволяющий предпринимателям работать с электронными документами непосредственно на кассе. Этот сервис значительно упрощает приемку товара, товарный учет и обмен документами, что помогает сэкономить время и повысить эффективность взаимодействия с поставщиками и другими контрагентами.

С помощью сервиса ЭДО от Эвотора предприниматели могут принимать и подписывать электронные накладные и другие документы прямо на смарт-терминале или в личном кабинете на веб-сайте компании. После приемки товара информация из электронной накладной автоматически обновляет товарные остатки в смарт-терминале и системе учета товаров, что освобождает предпринимателей от необходимости ручного обновления товарных остатков.

Сервис позволяет подключиться к четырем крупнейшим операторам ЭДО: Платформа ЭДО, Такском, СБИС и Контур.Диадок. Пользователи могут использовать уже имеющийся абонентский ящик ЭДО или зарегистрировать новый, а также подключиться к нескольким операторам ЭДО одновременно. Функционал сервиса позволяет принимать, отклонять, запрашивать корректировки и аннулировать документы.

Кроме электронных накладных от поставщиков, предприниматели могут принимать различные документы, включая акты сверки, договоры, счета и другие, от различных контрагентов.

Как начать работу

Для того чтобы вступить в ряды клиентов оператора фискальных данных Эвотор, необходимо создать личный аккаунт на официальном веб-сайте компании.

Далее необходимо следовать простому порядку действий:

1. Шаг 1. Получите электронную подпись в налоговой — это бесплатно. Для этого обратитесь в налоговую инспекцию и запросите процедуру получения электронной подписи. Это важный шаг для обеспечения безопасности и подлинности ваших электронных документов.
2. Шаг 2. Установите сервис в личном кабинете Эвотора. После получения электронной подписи перейдите в личный кабинет на платформе Эвотор и следуйте инструкциям для установки необходимого сервиса.
3. Шаг 3. Выберите в сервисе оператора ЭДО и нажмите «Подключить». Сервис работает с операторами «Платформа ОФД», СБИС, «Контур. Диадок», «Такском». Вы можете выбрать одного или подключиться сразу к нескольким операторам в зависимости от ваших потребностей и предпочтений.
4. Шаг 4. Пройдите регистрацию и получите идентификатор — это ваш уникальный код для работы с ЭДО. Вам будет предоставлен уникальный идентификатор, который будет использоваться для обмена документами с вашими контрагентами. Помните, что на один ИНН можно получить только один идентификатор.
5. Шаг 5. Если вы хотите подписывать документы на кассе, установите соответствующий сервис на вашем устройстве Эвотор. Это позволит вам легко подписывать электронные документы прямо на месте при проведении операций.

Получение электронной подписи

Квалифицированные электронные подписи выпускают уполномоченные удостоверяющие центры, аккредитованные Министерством связи и массовых коммуникаций. После получения КЭП клиенту предоставляется специальный установщик, который генерирует сертификат и записывает его на USB-накопитель.

Для регистрации в ФНС и подписания договора с «Платформой ОФД» вы можете воспользоваться КЭП от Эвотора. Его стоимость составляет 1 500 рублей. Дополнительно, дочерняя компания Эвотора предоставляет платные услуги:

• Предоставление токена — защищенного накопителя для записи и хранения квалифицированной электронной подписи. Этот токен предлагается оператором Эвотор отечественного производителя — компании «Актив». Устройство может быть дополнено RFID-меткой.
• Предоставление лицензии на использование системы криптозащиты информации КриптоПро CSP (СКЗИ). Электронная подпись не будет работать без программы КриптоПро.
• Помощь клиентам в установке СКЗИ и КЭП, а также настройке доступа в личный кабинет ФНС.

Для получения электронной подписи и дополнительных услуг вы можете оформить заявку на соответствующей странице. Стоимость трех указанных дополнительных сервисов составляет 3 300 рублей.

Формирование электронного чека

Электронный чек от оператора фискальных данных Эвотор представляет собой дополнительный сервис, предлагаемый через платформу ОФД. Этот сервис позволяет отправлять электронные чеки покупателям по их запросу, доставляя документ в виде SMS-сообщения или электронной почты. ОФД Эвотор предоставляет бесплатную отправку чеков на адреса электронной почты, но для отправки на телефонные номера применяются тарифы, установленные в личном кабинете клиента оператора фискальных данных. Этот сервис активируется после подписания дополнительного соглашения в личном кабинете, а его стоимость зависит от количества отправленных электронных чеков.

После подключения интернет-услуги продавец больше не нужно беспокоиться о том, как отправить чек на адрес покупателя — оператор фискальных данных Эвотор автоматически осуществит доставку фискального документа получателю.

Электронный чек, сформированный ОФД Эвотор, соответствует всем требованиям закона №54-ФЗ и содержит все обязательные реквизиты, включая адрес электронной почты отправителя, систему налогообложения, название организации-продавца, порядковый номер и дату составления чека, информацию о кассире, фискальный признак и другие данные, указанные в нормативном акте.

На официальном сайте ОФД Эвотор в разделе «Услуги» размещена информация о дополнительных функциях системы, таких как возможность замены наименования компании на бренд в чеке, отправляемом по SMS, или размещение логотипа в чеке, отправляемом на адрес электронной почты клиента. Это дополнительные возможности рекламы, которые помогут сделать торговую точку более узнаваемой и привлечь новых клиентов.

Услуга по включению дополнительной информации (логотипа, бренда) в цифровой фискальный документ предоставляется дочерней компанией Эвотора и оплачивается ежемесячно после предоставления услуги. Продавец также может воспользоваться этой услугой однократно на срок одного дня при предварительной оплате.

Роуминг между Эвотор и Диадоком

Роуминговая связь между Диадоком и Платформой ЭДО Эвотор ОФД была настроена в 2021 году, обеспечивая удобное взаимодействие между пользователями обеих систем. Процесс соединения абонентов максимально упрощен: не требуется обращаться к оператору для подключения, достаточно лишь одному контрагенту отправить приглашение, а другому — принять его. Сразу после этого можно приступать к эффективному документообороту.

Для клиентов Диадока настройка роуминга абсолютно бесплатна, также как и входящие документы. Исходящие же оплачиваются по тарифам, аналогичным тем, что применяются для документов внутри системы. Это обеспечивает прозрачность и предсказуемость расходов на обмен документами.

Для начала документооборота с Эвотор ОФД из Диадока необходимо перейти в раздел «Контрагенты» и через поиск по ИНН или названию найти нужного контрагента с пометкой «Роуминг, Эвотор ОФД». Затем достаточно нажать кнопку «Отправить приглашение», и сервис Платформа ЭДО автоматически примет входящее приглашение, после чего компания появится в списке «Ваши контрагенты». Если приглашение было отправлено контрагентом из Платформы ЭДО, оно будет отображено в разделе «Приглашают вас».

Обмен документами с Диадоком из Эвотор ОФД также прост и удобен. Для отправки приглашения контрагенту нужно перейти в раздел «Контрагенты» и ввести название компании. После выбора нужной компании в результатах поиска, ожидайте, пока контрагент примет приглашение, и начинайте обмен документами. Входящие приглашения при настройке автороуминга Эвотор ОФД принимаются автоматически, обеспечивая бесперебойный процесс сотрудничества между системами.

Преимущества

Передовые операторы электронного документооборота предлагают широкий спектр преимуществ, которые существенно улучшают процессы бухгалтерии, снижают затраты и повышают эффективность бизнеса. Ознакомимся с ключевыми преимуществами, которые делают выбор оператора ЭДО Эвотор важным шагом для любого предприятия.

Безопасное хранение данных

Оператор ЭДО обеспечивает высокий уровень безопасности и конфиденциальности данных пользователей. Все электронные документы хранятся в защищенных хранилищах данных, где применяются современные методы шифрования и многоуровневые механизмы защиты. Это гарантирует сохранность и целостность информации, предотвращает несанкционированный доступ и минимизирует риски утечки данных.

Удобство использования

Оператор ЭДО предоставляет простой и интуитивно понятный интерфейс, который делает процессы создания, отправки и получения электронных документов максимально удобными и эффективными. Пользователи могут легко освоить функционал платформы без дополнительного обучения, что позволяет сэкономить время и ресурсы на внедрение новых технологий.

Гибкость и масштабируемость

Оператор ЭДО предлагает гибкие и масштабируемые решения, которые могут быть адаптированы под уникальные потребности и требования каждого бизнеса. Пользователи могут выбирать из различных тарифных планов и опций, а также легко масштабировать использование платформы в соответствии с ростом своего бизнеса. Это позволяет оператору ЭДО быть универсальным и готовым удовлетворить запросы самых разнообразных компаний и предпринимателей.

Интеграция с внешними системами

Оператор ЭДО предоставляет API для интеграции с различными учетными системами, что обеспечивает автоматическое обновление данных и синхронизацию информации между различными программами. Это позволяет пользователям с легкостью интегрировать платформу ЭДО в свою существующую инфраструктуру и повысить эффективность бизнес-процессов.

Недостатки

Помимо многочисленных преимуществ, которыми обладает оператор ЭДО, важно также учитывать потенциальные недостатки, которые могут повлиять на опыт его использования. Рассмотрим некоторые из них, которые могут оказать влияние на эффективность и удобство работы с платформой.

Ограниченный выбор операторов ЭДО

Один из недостатков этого оператора ЭДО состоит в ограниченном выборе существующих операторов, с которыми можно интегрироваться. Возможно, этот оператор сотрудничает только с ограниченным числом партнеров, что может ограничить пользователей в выборе их предпочтительного поставщика услуг ЭДО.

Высокие стоимость дополнительных услуг

Еще одним недостатком является возможность высоких расходов на дополнительные услуги, предлагаемые этим оператором ЭДО. Некоторые функции могут быть доступны только за дополнительную плату, что может увеличить общие затраты на использование этой платформы ЭДО.

Ограниченные возможности настройки

Недостатком может быть ограниченная гибкость в настройке платформы ЭДО под конкретные потребности пользователя. Некоторые функции могут быть ограничены или недоступны для изменений, что может создавать проблемы при интеграции с уникальными бизнес-процессами компании.

Возможные проблемы с безопасностью данных

Еще одним недостатком может быть потенциальный риск нарушения безопасности данных. Хотя операторы ЭДО обычно предоставляют высокий уровень защиты, существует вероятность возникновения уязвимостей или инцидентов безопасности, что может привести к утечкам конфиденциальной информации или другим проблемам с безопасностью.

Заключение

В современном бизнесе операторы электронного документооборота играют ключевую роль, упрощая и автоматизируя процессы обмена документами между предприятиями. В этом обзоре был рассмотрен оператор ЭДО Эвотор, представляющий собой мощный инструмент для эффективного управления электронными документами. Его функционал позволяет пользователям создавать, подписывать, обмениваться и хранить документы, обеспечивая их безопасность и легальность. Несмотря на множество преимуществ, следует учитывать и недостатки, такие как ограниченный выбор операторов и возможные проблемы с настройкой и безопасностью данных.

Важно отметить, что оператор ЭДО Эвотор предоставляет возможность роуминга, облегчая обмен документами с другими партнерами, что особенно ценно для компаний, работающих с различными поставщиками и клиентами. Для начала работы с Эвотор ЭДО пользователю достаточно простых шагов, включая получение электронной подписи, установку сервиса в личном кабинете и подключение к оператору ЭДО. Это открывает широкие возможности для улучшения бухгалтерских процессов, повышения эффективности и снижения затрат для бизнеса любого масштаба.