Инфотекс Траст: преимущества и функционал оператора ЭДО для вашего бизнеса

В наше время электронный документооборот стал неотъемлемой частью работы многих компаний и организаций. Эффективный обмен электронными документами играет ключевую роль в оптимизации бизнес-процессов, повышении производительности и обеспечении безопасности информации.

В этой статье мы рассмотрим оператора ЭДО Траст от Инфотекс и проанализируем его преимущества, функционал и важные отличия от конкурентов. От внедрения системы до выводов о ее эффективности — давайте более подробно изучим, как оператор ЭДО Траст от Инфотекс может стать незаменимым инструментом для вашего бизнеса.

Общие сведения

«Инфотекс Интернет Траст» является одобренным центром для подтверждения личности, управляющим электронным обменом документами и предоставлением отчетности в правовом контексте.

Они производят квалифицированные цифровые подписи, разрабатывают веб-сервисы и программные продукты для электронного обмена документами и отчетности, обеспечивают безопасные каналы связи для защищённого обмена информацией и создают защищённые сети на базе технологий ViPNet.

Центр «Инфотекс Интернет Траст» входит в число крупнейших в России и активно участвует в формировании инфраструктуры для электронного ведения бизнеса, необходимой для развития экономики страны.

Они используют программное обеспечение ViPNet, разработанное компанией ИнфоТеКС, для создания своих продуктов. Все разработки проходят сертификацию и имеют лицензии от ФСТЭК, ФСБ, ФНС, Минкомсвязи и других органов.

Один из их продуктов — система TrustDoc для работы с маркировкой товаров. С её помощью можно:

• Создавать, отправлять и получать универсальные передаточные документы в электронном формате.
• Интегрировать электронный обмен документами с системой 1С или другой учетной программой.
• Переводить цепочку поставок на электронный формат через EDI и ЭДО.

Первые 100 исходящих документов в системе TrustDoc доступны бесплатно.

Важные отличия от конкурентов

Важные отличия оператора ЭДО Траст от Инфотекс от его конкурентов подчеркивают его уникальность и превосходство на рынке обмена электронными документами. Анализ этих отличий поможет лучше понять, почему выбор Траст от Инфотекс может быть наилучшим решением для бизнеса. Давайте рассмотрим ключевые аспекты, которые делают оператор ЭДО Траст от Инфотекс особенным и значимым для пользователей.

Веб-версия

Веб-версия системы предоставляет возможность доступа к функционалу в любое удобное время через веб-браузер, без необходимости установки специального программного обеспечения. Это позволяет пользователям работать с системой с любого устройства, будь то персональный компьютер, ноутбук, планшет или смартфон, обеспечивая высокую гибкость и мобильность в процессе обработки документов и взаимодействия с бизнес-партнерами. Благодаря веб-версии, пользователи могут управлять своими делами даже вне офиса, сохраняя при этом высокий уровень безопасности и конфиденциальности информации.

Готовые решения

Готовые решения включают в себя полноценные модули электронного документооборота (ЭДО), специально разработанные для интеграции с различными версиями программы 1С, включая базовые версии, а также торговые и производственные системы. Эти модули позволяют пользователям интегрировать функционал ЭДО непосредственно в рабочее окружение программы 1С, обеспечивая удобство и эффективность обработки документов прямо из учетных систем.

Благодаря этим решениям, пользователи могут осуществлять все этапы документооборота – от создания и отправки документов до получения их ответов – не выходя из программы 1С. Это значительно упрощает и ускоряет процесс работы с документами, сокращая время, затрачиваемое на их обработку и обмен информацией с партнерами и клиентами. Кроме того, интеграция с 1С обеспечивает автоматическое заполнение документов данными из учетных систем, минимизируя ручной ввод и снижая вероятность ошибок.

Интеграции

Интеграция сервиса предоставляет пользователю широкие возможности взаимодействия с любой корпоративной системой, существующей в его бизнес-окружении. Благодаря этой функциональности, компания может интегрировать предоставленные сервисы с собственными корпоративными решениями, такими как системы управления ресурсами предприятия (ERP), учета клиентов (CRM), системы электронной коммерции (e-commerce) и многими другими.

Интеграция позволяет синхронизировать данные и процессы между различными системами, обеспечивая единый и непрерывный поток информации внутри организации. Это значительно повышает эффективность работы, уменьшает время, затрачиваемое на рутинные задачи по обмену данными, и улучшает качество принимаемых решений на основе всестороннего анализа информации из различных источников.

Более того, возможность интеграции с любой корпоративной системой делает сервис максимально адаптивным и гибким, обеспечивая пользователю возможность масштабирования и настройки под специфические потребности и процессы его организации.

Ролевая модель

Ролевая модель в системе обеспечивает удобное и эффективное разграничение потоков документов между сотрудниками организации в соответствии с их ролями и полномочиями. Каждому пользователю присваиваются определенные права доступа к документам и функциям системы в зависимости от его должностных обязанностей и статуса в организации.

Такая модель позволяет управлять процессами обработки документов более прозрачно и эффективно, исключая возможность несанкционированного доступа к конфиденциальной информации. Кроме того, она способствует ускорению рабочих процессов и предотвращению возможных ошибок, так как каждый сотрудник имеет доступ только к тем документам, которые необходимы для выполнения его функций.

Экономичность

Экономичность системы проявляется в значительном сокращении как временных, так и финансовых затрат на подготовку и отправку документов. Благодаря автоматизации процессов, связанных с обработкой документов, пользователи избавляются от необходимости тратить время на рутинные задачи, такие как ручной ввод информации, ее проверка и последующая отправка.

Экономия времени особенно заметна при использовании шаблонов документов, автоматического заполнения данных из базы, а также при автоматизированной отправке и получении документов. Это позволяет сотрудникам сконцентрироваться на более важных задачах, связанных с развитием бизнеса, вместо того чтобы заниматься рутинными операциями.

Кроме того, уменьшение использования бумажной документации снижает расходы на распечатку, хранение и доставку бумажных документов, а также уменьшает нагрузку на офисную технику и расходы на ее обслуживание.

Безопасность

Безопасность является одним из ключевых аспектов системы, обеспечиваемых ведущим игроком на рынке информационной безопасности России. Надежная защита документов и данных гарантирует, что конфиденциальная информация остается недоступной для несанкционированного доступа и не подвергается угрозам внешних атак или внутренних утечек.

Эта защита осуществляется с использованием передовых технологий шифрования данных, многоуровневых систем аутентификации и авторизации, а также систем мониторинга и обнаружения инцидентов безопасности. Комбинация этих методов обеспечивает полный контроль над доступом к документам и данным, а также возможность оперативного реагирования на любые потенциальные угрозы.

Безопасность системы также подтверждается соответствующими сертификатами и лицензиями, выданными компетентными органами по информационной безопасности. Это обеспечивает дополнительное доверие пользователей к системе и подтверждает её соответствие высоким стандартам безопасности.

Простота использования

Простота использования системы обеспечивается благодаря интуитивно понятному пользовательскому интерфейсу, который спроектирован с учетом потребностей и ожиданий пользователей. Интерфейс представлен в удобном и легко воспринимаемом виде, что позволяет пользователям быстро освоить функционал системы даже без специального обучения или технических навыков.

Он включает в себя понятные и интуитивно понятные элементы управления, логически организованные меню и навигацию, а также понятные инструкции и подсказки, которые помогают пользователям легко ориентироваться в системе и выполнять необходимые действия.

Кроме того, система обеспечивает настраиваемость интерфейса в соответствии с предпочтениями пользователей, позволяя им адаптировать его под свои потребности и стиль работы. Это повышает удобство использования и ускоряет процесс работы с документами, делая его более эффективным и приятным.

Архив

Архив в системе предоставляет важную функцию — подтверждение валидности подписи документов на протяжении всего срока их хранения. Это означает, что документы, подписанные с использованием квалифицированных электронных подписей, остаются под защитой и верифицируемы на всем протяжении своего существования.

Подписи документов архивируются с соблюдением всех необходимых стандартов и требований к хранению электронных данных. Это обеспечивает сохранность целостности и конфиденциальности информации на протяжении всего времени ее хранения, а также обеспечивает возможность верификации подписей в случае необходимости.

Варианты взаимодействия с системой

В этом разделе мы рассмотрим способы взаимодействия с этим оператором ЭДО — от легковесного веб-клиента до сложной и комплексной интеграции посредством REST API.

Веб-клиент

Веб-клиент TrustDoc представляет собой простое и удобное веб-приложение, не требующее установки дополнительных плагинов или панелей. Для доступа к функционалу приложения пользователю достаточно войти по логину и паролю, либо использовать сертификат электронной подписи, обеспечивающий дополнительный уровень безопасности.

Основное преимущество веб-клиента заключается в его удобстве использования: пользовательский интерфейс интуитивно понятен и легко освоим, что делает работу с приложением максимально комфортной. Дополнительно, система предложит установить плагин для работы с электронной подписью, который обеспечит безопасность и надежность процесса подписания документов.

IDPoint

IDPoint — это инновационное мобильное приложение, разработанное для смартфонов на различных операционных системах, включая iOS и Android. Оно предоставляет пользователям возможность подписывать документы непосредственно с помощью своего мобильного устройства, обеспечивая максимальную гибкость и удобство в процессе работы.

Основное преимущество IDPoint заключается в его мобильности: пользователи больше не зависят от наличия компьютера или физического доступа к офису для подписания важных документов. Вместо этого, им достаточно иметь при себе свой смартфон, чтобы оперативно и удобно подписывать необходимые документы в любое время и в любом месте.

Приложение обеспечивает безопасность процесса подписания благодаря использованию современных методов шифрования и аутентификации. Таким образом, пользователи могут быть уверены в конфиденциальности и целостности своих данных во время процесса подписания.

REST API

REST API — это программный интерфейс, который предоставляет доступ к полному набору функций системы TrustDoc любым интеграторам и разработчикам. Этот API реализован в виде открытого REST API, что обеспечивает простоту и удобство его использования.

Основные особенности REST API включают в себя:

• Полный набор функций системы. REST API предоставляет доступ ко всем основным функциям и возможностям TrustDoc, включая создание и отправку документов, управление пользователями и правами доступа, а также администрирование системы.
• Документация и примеры. API сопровождается подробной документацией, содержащей описание всех доступных методов и параметров, а также примеры и кейсы использования, что обеспечивает прозрачность и понятность при работе с интерфейсом.
• Дополнение для реализации криптографического функционала. Для удобства интеграции, REST API предоставляет дополнительный модуль, который позволяет реализовать криптографический функционал прямо в системе заказчика без необходимости специальных знаний в этой области. Это позволяет интеграторам и разработчикам быстро и безопасно внедрять систему TrustDoc в различные проекты и среды.

Модуль интеграции

Модуль интеграции представляет собой мощное приложение для операционной системы Windows или службу, которая интегрируется в рабочий процесс отправки документов из различных папок. Этот модуль обладает высокой степенью гибкости и настраиваемости, что позволяет пользователям адаптировать его под свои конкретные потребности и требования бизнес-процессов.

С помощью этого модуля можно создавать разнообразные сценарии загрузки и отправки документов, включая автоматическую обработку определенных типов файлов, установку приоритетов для отправки, а также настройку прав доступа для пользователей. Благодаря этим возможностям, пользователи могут оптимизировать процессы работы с документами и сократить время, затрачиваемое на их обработку.

Кроме того, модуль интеграции обеспечивает возможность выгрузки и помещения в архив всей истории документооборота. Это позволяет пользователям сохранять и архивировать все отправленные и полученные документы, обеспечивая надежное и удобное хранение информации для последующего доступа и анализа.

Функциональные особенности

Функционал оператора ЭДО Траст от Инфотекс представляет собой широкий набор инструментов и возможностей, направленных на оптимизацию процессов обмена электронными документами. Глубокое понимание этого функционала позволит пользователям максимально эффективно использовать систему в своей работе. Давайте взглянем на ключевые аспекты функционала оператора ЭДО Траст от Инфотекс и его значимость для пользователей.

Роуминг со всеми операторами ЭДО

Роуминг со всеми операторами ЭДО обеспечивает компаниям возможность без дополнительных оплат отправлять документы своим клиентам, независимо от того, к какому оператору они подключены. Это существенно упрощает процесс обмена документами и снижает административные барьеры для взаимодействия между различными компаниями.

Помимо удобства, роуминг позволяет сместить основной акцент с количества компаний, подключенных к конкретному оператору ЭДО, на качество и преимущества самой системы. Это означает, что пользователи могут выбирать оператора, который лучше всего соответствует их потребностям и предоставляет наиболее высокий уровень сервиса, вместо того чтобы ограничиваться только выбором того, к кому подключены их контрагенты.

Проверка электронной подписи

Корректная проверка электронной подписи в любое время является ключевой особенностью системы. TrustDoc сохраняет статус электронной подписи каждого документа и обеспечивает возможность онлайн-проверки подписи в любой момент после ее нанесения. Это гарантирует пользователям возможность достоверно подтверждать подлинность и целостность документов даже после прошествия значительного времени с момента их подписания.

Особенно важной является данная функция в проектах автоматизации кадрового электронного документооборота, где требуется надежное ведение учета и архивного хранения документов. TrustDoc обеспечивает сохранность статуса электронной подписи, что позволяет контролировать и проверять правильность подписания всех документов, включая трудовые контракты, отчеты, соглашения и другие документы, критически важные для управления персоналом.

Поддержка любых сертификатов

Поддержка любых сертификатов является важным аспектом функциональности системы. TrustDoc обеспечивает возможность работы с сертификатами, выданными всеми аккредитованными удостоверяющими центрами, а также с использованием популярных криптографических средств защиты информации (СКЗИ), таких как КриптоПро и ViPNet CSP.

Пользователи могут легко интегрировать уже действующие сертификаты электронной подписи в систему и начать работу с ними немедленно. Это обеспечивает гибкость и удобство для пользователей, которые могут использовать свои существующие сертификаты без необходимости получения новых или изменения своих рабочих процессов.

Модуль для работы в экосистеме 1С

TrustDoc предоставляет готовые модули интеграции средств электронного документооборота (ЭДО) для всех актуальных версий программы 1С 8. Это означает, что пользователи могут легко интегрировать функционал ЭДО в свои существующие системы управления ресурсами предприятия (ERP) на базе 1С, используя готовые решения, разработанные специально для них.

Кроме того, наша компания предлагает абонентам не только готовые модули, но и опыт внедрения отраслевых конфигураций. Это означает, что мы можем помочь нашим клиентам настроить и наиболее эффективно использовать модули ЭДО в их конкретной отраслевой среде, учитывая особенности и требования их бизнеса.

Пользователи могут осуществлять отправку и обработку документов ЭДО непосредственно из программы 1С, что значительно упрощает и ускоряет процесс работы с документами и повышает эффективность бизнес-процессов в целом. Благодаря этому интегрированному подходу, клиенты могут сохранять единый и непрерывный поток информации внутри своей организации, обеспечивая тем самым высокий уровень оперативности и точности в управлении своим бизнесом.

Интеграция EDI и ЭДО без тонких настроек

TrustDoc предоставляет уникальную возможность для обмена документами и данными в цепочке поставок без необходимости проведения тонких настроек. Благодаря интеграции с EDI Culture Center, системой передачи электронных EDI-документов, обмен информацией становится доступен «из коробки». EDI-сообщения передаются через провайдера «Деловая культура», который является стратегическим партнером «Инфотекс Интернет Траст» в проектах внедрения EDI и ЭДО, а также сертифицированным ECR Russia.

Решение предоставляет возможность оформления сделок непосредственно в системе EDI Culture. Затем на основе полученных EDI-сообщений автоматически формируются формализованные универсальные передаточные документы (УПД), которые мгновенно становятся доступными в TrustDoc для подписания продавцом и передачи покупателю.

Встроенные утилиты для работы с машиночитаемыми доверенностями

Встроенные функции по работе с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) предоставляют пользователям множество удобных возможностей для эффективного управления и использования этого важного типа документов.

Пользователи могут заполнять и подписывать доверенности непосредственно в системе TrustDoc, что позволяет значительно упростить процесс создания и управления доверенностями. Любой сотрудник может заполнить доверенность, а затем она подписывается руководителем, обеспечивая полную легальную силу документа.

Кроме того, система позволяет загружать и подписывать уже сформированные XML-файлы МЧД прямо в TrustDoc, что обеспечивает гибкость и удобство при работе с этими документами.

Функционал системы также включает поиск и добавление МЧД по номеру доверенности в распределенном реестре ФНС, что обеспечивает быстрый и удобный доступ к необходимой информации о доверенностях.

Работа с системой “Честный Знак”

Для того чтобы присоединиться к системе Честный ЗНАК, каждый участник рынка, который предлагает маркированные товары, должен выполнить следующие шаги:

• Получить электронную подпись от государственного удостоверяющего центра.
• Подключить систему электронного документооборота (ЭДО) для проведения сделок с маркированными товарами.
• Настроить свое рабочее место для работы с личным кабинетом системы Честный ЗНАК или интегрировать работу с маркировкой в корпоративные системы.
• Войти на официальный сайт системы Честный ЗНАК.
• Выбрать соответствующую товарную категорию.

Поскольку система Честный ЗНАК принимает информацию о сделках только в электронном формате, важно, чтобы сделки также оформлялись с использованием электронных документов. В этом случае продавец и покупатель обмениваются универсальными передаточными документами (УПД) через системы ЭДО.

Система электронного документооборота TrustDoc представляет собой универсальное решение для взаимодействия с контрагентами и передачи информации о товарах в систему Честный ЗНАК.

TrustDoc объединяет в себе все необходимые функции для обмена данными между контрагентами и передачи информации в систему Честный ЗНАК. Она позволяет работать с различными электронными документами в сценариях любой сложности и обладает широкими возможностями для интеграции.

Абоненты TrustDoc могут обмениваться электронными документами с контрагентами, подключенными к любому оператору системы электронного документооборота.

Тарифы

В таблице ниже мы коротко собрали основные тарифы и расценки на использование этого оператора ЭДО, а также на дополнительные услуги, которые предоставляет Траст.

Дополнительные услуги:

Для самозанятых

Единая программа документооборота для самостоятельных предпринимателей обойдется соискателям в 4 900 рублей в год.

Основные условия применения специального плана «Единая программа документооборота для самостоятельных предпринимателей» следующие:

• Включено неограниченное количество исходящих и входящих документов*.
• Под исходящим документом понимается каждое отправленное сообщение с одним вложением. Количество исходящих документов соответствует количеству вложений.
• Срок действия плана — 365 дней, начиная с момента оплаты счета.
• План предоставляет возможность защищенного обмена документами с абонентами, подключенными к TrustDoc, а также с абонентами других систем электронного документооборота (в соответствии с действующими соглашениями о роуминге оператора ЭДО).
• По истечении срока действия плана абонент может продлить его на следующий период.

В рамках плана абоненту предоставляются:

• Электронный документооборот с контрагентами (отправка и получение документов в системе);
• Доступ к системе через мобильное приложение TrustDoc SE.
• Сертификат УНЭП, выдаваемый в мобильном приложении.
• Техническая поддержка.
• Доступ к системе управления и администрирования чат-ботов trustbot.pro.

Преимущества

Преимущества оператора ЭДО Траст от Инфотекс делают его привлекательным выбором для компаний, стремящихся к эффективному и безопасному обмену электронными документами. Подробное рассмотрение этих преимуществ поможет лучше понять, как система может положительно повлиять на бизнес и оптимизировать рабочие процессы. Давайте рассмотрим ключевые преимущества, которые предлагает оператор ЭДО Траст от Инфотекс.

Высокий уровень безопасности

Оператор ЭДО Траст от Инфотекс обеспечивает высокий уровень безопасности при обмене электронными документами. Система использует передовые методы шифрования и защиты данных, что обеспечивает конфиденциальность и целостность информации.

Гибкие интеграционные возможности

Траст от Инфотекс предоставляет широкие возможности для интеграции с различными корпоративными системами. Это позволяет пользователям легко интегрировать систему в существующую инфраструктуру своего бизнеса и сократить время настройки.

Простота использования

Система Траст от Инфотекс обладает простым и интуитивно понятным пользовательским интерфейсом. Пользователи могут легко освоиться в работе с системой, что снижает время на обучение и повышает производительность труда.

Высокая доступность и надежность

Оператор ЭДО Траст от Инфотекс гарантирует высокую доступность и надежность своих услуг. Система работает стабильно и без сбоев, что обеспечивает бесперебойное взаимодействие между участниками документооборота.

Недостатки

Вопреки множеству преимуществ, оператор ЭДО Траст от Инфотекс также имеет свои недостатки, которые следует учитывать при принятии решения о его использовании. Понимание этих недостатков поможет более объективно оценить возможные риски и проблемы, с которыми могут столкнуться пользователи. Рассмотрим основные недостатки данного оператора ЭДО.

Ограниченный функционал

Оператор ЭДО Траст от Инфотекс может иметь ограниченный набор функций и возможностей, что может не соответствовать всем потребностям клиентов. Возможно, некоторые пользователи могут столкнуться с нехваткой определенных функций, которые они считают важными для своего бизнеса.

Ограниченная интеграция с другими системами

Недостатком может быть ограниченная возможность интеграции системы Траст от Инфотекс с другими внешними системами, что может затруднить совместное использование существующих корпоративных решений клиентов.

Проблемы с масштабируемостью

Возможно, система Траст от Инфотекс может столкнуться с проблемами масштабируемости при работе с большим объемом данных или при увеличении числа пользователей. Это может привести к снижению производительности и недоступности услуг в периоды пиковой нагрузки.

Возможные проблемы с поддержкой

Недостатком оператора ЭДО может быть недостаточное качество или доступность технической поддержки со стороны Траст от Инфотекс. Это может привести к задержкам в решении проблем клиентов или к неудовлетворительному качеству обслуживания.

Заключение

В заключении можно отметить, что оператор ЭДО Траст от Инфотекс представляет собой мощный инструмент для эффективного и безопасного обмена электронными документами. Сочетание удобства использования, высокого уровня безопасности и широких интеграционных возможностей делает его привлекательным выбором для различных компаний и организаций. Важные отличия от конкурентов подчеркивают уникальность и превосходство оператора ЭДО Траст от Инфотекс на рынке.

Благодаря своему функционалу и надежности, система способствует повышению эффективности бизнеса и оптимизации рабочих процессов. Таким образом, использование оператора ЭДО Траст от Инфотекс может стать важным шагом на пути к успешному и процветающему бизнесу.