Путь к эффективному документообороту: как выбрать оператора ЭДО и перейти на электронные процессы

В мире современного бизнеса, где скорость, эффективность и безопасность играют ключевую роль, электронный документооборот (ЭДО) становится неотъемлемой частью успешной работы компаний. Электронный документооборот представляет собой систему обмена, хранения и обработки документов в цифровом формате, что позволяет существенно ускорить и оптимизировать бизнес-процессы.

В данной статье мы рассмотрим суть и принципы работы ЭДО, виды используемых систем, а также преимущества и недостатки перехода на электронный документооборот. Кроме того, мы предоставим обзор основных операторов ЭДО, которые предлагают свои услуги на рынке, помогая компаниям управлять своими документами с максимальной эффективностью.

Что такое ЭДО и как он работает: краткая справка

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой процесс обмена электронными документами, который происходит с использованием специальных сервисов, известных как системы ЭДО, предоставляемых операторами. Основная идея состоит в том, чтобы заменить традиционные бумажные документы цифровыми версиями, которые создаются, обрабатываются, и распространяются с помощью компьютеров или других электронных устройств.

Суть электронного документооборота заключается в том, что электронные документы могут обмениваться не только между сотрудниками внутри организации, но и между организацией и ее контрагентами, а также государственными учреждениями. Это сокращает время на передачу документов, упрощает процессы согласования и снижает вероятность ошибок.

Цифровая подпись играет ключевую роль в электронном документообороте, поскольку она служит для подтверждения подлинности и целостности электронного документа. Электронные подписи представляют собой специальные цифровые коды, которые привязываются к документу и позволяют установить авторство и неизменность документа.

Системы ЭДО представляют собой специализированные сервисы, которые предоставляют возможность автоматизировать процессы работы с документами. Они могут быть установлены на компьютеры организации или использоваться в облачной версии через интернет. Эти системы позволяют создавать, обрабатывать, согласовывать, обмениваться и архивировать документы, а также обеспечивают их защиту.

Операторы ЭДО являются компаниями, которые предоставляют доступ к системам электронного документооборота. Они разрабатывают и поддерживают платформы для обмена электронными документами, а также могут предоставлять дополнительные услуги, такие как получение электронных подписей или автоматизация бизнес-процессов.

Благодаря электронному документообороту процесс обмена документами становится более удобным, быстрым и безопасным. Он позволяет сократить затраты на бумагу, печать и доставку, а также повысить эффективность работы организации в целом. В общем, ЭДО является важным инструментом для современных организаций, стремящихся оптимизировать свои бизнес-процессы и повысить производительность.

Принцип работы системы

Принцип работы системы электронного документооборота (ЭДО) базируется на взаимодействии нескольких участников, обеспечивающих надежность и эффективность процесса обмена документами.

В типичном сценарии ЭДО присутствуют три ключевые стороны: отправитель документа, получатель и оператор ЭДО. Кроме того, важную роль играют вспомогательные участники, такие как:

• удостоверяющий центр (УЦ), который отвечает за выдачу и подтверждение электронных подписей;
• государственные органы, контролирующие и регулирующие процессы в области электронного документооборота.

Взаимодействие между этими сторонами происходит по определенной схеме, где каждая из них выполняет свои функции в рамках процесса обмена электронными документами.

В списке ниже мы опишем наиболее распространенные вариант взаимодействия внутри этой системы:

1. Этап 0. В этой фазе государственные органы, такие как ФНС, выдают лицензии и устанавливают стандарты для ведения электронного документооборота (ЭДО). Они также проводят проверки соблюдения установленных правил, ведут реестры лицензированных операторов ЭДО и осуществляют другие регуляторные функции.
2. Этап 1. На этом этапе отправитель создает электронный документ, при необходимости подписывает его электронной подписью, зашифровывает и направляет получателю через оператора ЭДО.
3. Этап 2. Оператор отправителя регистрирует документ, фиксирует дату и время его отправки, осуществляет проверку содержания документа в соответствии с договоренностями. Затем документ направляется оператору получателя с указанием даты и времени отправления.
4. Этап 3. Оператор получателя получает документ, проводит аналогичные операции регистрации, проверки и фиксации времени приема. После этого документ передается получателю.
5. Этап 4. Получатель получает документ, проводит его проверку, при необходимости подписывает его электронной подписью и направляет обратно через оператора ЭДО отправителя.
6. Этап 5. Оператор отправителя и оператор получателя осуществляют взаимодействие для фиксации завершения обмена документами, сохранения данных о всех этапах обработки и передачи документа в рамках системы ЭДО.

Большая часть процесса осуществляется автоматически: операторы ЭДО могут выполнять свои действия в течение нескольких секунд, если дополнительные проверки не требуются.

Следовательно, для участия в электронном документообороте необходимо получить электронную подпись и заключить соглашение с оператором ЭДО. Более подробную информацию можно найти в последующих разделах.

Какие компании должны использовать ЭДО

В современном бизнесе электронный документооборот (ЭДО) становится неотъемлемой частью работы многих компаний, предоставляя им возможность упорядочить и оптимизировать процессы взаимодействия с документами. В большинстве случаев переход на ЭДО остается на усмотрение компании, стремящейся повысить эффективность и надежность своих рабочих процессов. Однако, существуют обстоятельства, когда использование ЭДО становится обязательным.

Рассмотрим подробнее эти случаи:

1. В первую очередь, обязательным становится использование ЭДО для компаний, занимающихся оборотом маркированных товаров, подвергающихся маркировке «Честный знак». С начала 2022 года передача данных в систему «Честный знак» доступна исключительно через операторов ЭДО, в соответствии с Постановлениями Правительства №2464 и №64.
2. Вторым обязательным случаем использования ЭДО является работа с импортными товарами, проходящими через Национальную систему прослеживаемости (НСП). Эта система контролирует импорт и движение определенных товаров в стране, и для участия в этом процессе требуется подключение к ЭДО в соответствии с Постановлением Правительства №1110.
3. Третьим случаем, когда использование ЭДО обязательно, является участие в государственных закупках согласно закону №44-ФЗ. С начала 2022 года все участники государственных закупок обязаны использовать электронный документооборот.

Кроме того, компании, сдающие отчетность в госорганы, также обязаны использовать ЭДО для бухгалтерской, налоговой и отчетности по взносам, согласно требованиям законодательства, особенно для крупных компаний с численностью работников более 100 человек или годовым оборотом свыше 10 миллиардов рублей.

С учетом развития технологий и цифровизации бизнеса, вероятно, в будущем использование ЭДО станет обязательным для всех компаний и индивидуальных предпринимателей. Поэтому необходимо внимательно отслеживать изменения в законодательстве и готовиться к переходу на электронный документооборот.

Типы ЭДО

Существует два основных типа электронного документооборота: внутренний и внешний. Внутренний ЭДО относится к обмену документами внутри организации, в то время как внешний ЭДО означает передачу документов сторонним контрагентам или внешним участникам. Внутренний и внешний электронный документооборот выполняют разные функции и имеют различную структуру и организацию.

Внутренний

Внутренний электронный документооборот (ЭДО) представляет собой систему обмена документами, предназначенную для внутреннего использования внутри компании. Этот тип ЭДО ориентирован на обработку и передачу различных документов, таких как отчеты, договоры, заявки и другие, которые не требуют вовлечения внешних сторон или контрагентов.

Внутренний документооборот не подпадает под строгие правовые регламенты, устанавливаемые законодательством, поэтому каждая компания имеет возможность разрабатывать и применять свои собственные правила и процедуры обмена документами. Обычно сотрудники используют для этого сетевые папки на общих серверах или осуществляют обмен информацией через корпоративную электронную почту.

В некоторых случаях в крупных компаниях может быть внедрено специализированное программное обеспечение, предназначенное специально для внутреннего электронного документооборота.

Основное преимущество внутреннего ЭДО заключается в его способности оптимизировать внутренние бизнес-процессы компании. Путем централизации и автоматизации процессов обмена документами он значительно упрощает передачу информации между различными отделами и сотрудниками. Это способствует повышению эффективности работы организации в целом и сокращению времени, затрачиваемого на выполнение рутинных административных задач.

Внешний

Внешний электронный документооборот (ЭДО) представляет собой систему, которая активно применяется для ускорения и оптимизации процессов обработки документов при взаимодействии компании с внешними структурами, такими как партнеры, клиенты или государственные органы.

В рамках внешнего ЭДО происходит обмен различными видами документов, включая счета-фактуры, договоры с поставщиками, налоговую и бухгалтерскую отчетность, а также множество других документов, которые требуют активного участия и согласования с внешними сторонами.

Однако при использовании внешнего ЭДО необходимо соблюдать не только внутренние правила компании, но и установленные контрагентами правила составления документов.

В некоторых случаях также требуется соблюдение обязательных требований законодательства, что делает процесс взаимодействия более сложным и требовательным к деталям.

Помимо этого, электронный документооборот подразделяется на различные процессы в зависимости от типа документов и области их применения. Например, существует специализированный ЭДО для работы с бухгалтерскими документами, корпоративной документацией, трудовыми соглашениями и многими другими видами документов, что позволяет более эффективно управлять документооборотом в различных сферах деятельности компании.

Виды ЭП

В соответствии с законодательством, существует два типа электронных подписей (ЭП) — простая и усиленная. Они различаются по процедуре создания и использования, степени надежности и областям применения. Рассмотрим каждый из них подробнее.

Простая

Простая электронная подпись (ПЭП) представляет собой набор данных, который создается программой по запросу пользователя и затем присоединяется к электронному документу. Например, в приложениях Microsoft Office можно использовать ПЭП для подтверждения авторства.

Помимо этого, к простой электронной подписи относится также код, который отправляется посредством SMS, электронной почты или уведомлениями push для подтверждения действий пользователя в интернете, таких как оплата в интернет-магазине или вход на портал «Госуслуг». Пользователю необходимо ввести полученный код в соответствующее поле на веб-сервисе — это действие считается подписью и подтверждением совершаемой операции.

Усиленная

Усиленная электронная подпись отличается от простой подписи тем, что состоит из зашифрованного набора символов. Она способна не только зафиксировать факт подписания, дату, время и авторство, но и отслеживать изменения в документе.

У усиленной подписи есть два основных вида:

• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) создается с использованием специального программного обеспечения, которое не требует сертификации. НЭП может применяться как для внутреннего, так и для внешнего документооборота. Однако для использования НЭП во внешнем ЭДО необходимо заключить дополнительное соглашение между сторонами, иначе подпись не будет иметь юридической силы.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) создается с помощью сертифицированного программного обеспечения. КЭП могут выдавать только аккредитованные удостоверяющие центры, а средства криптографии должны быть сертифицированы ФСБ. КЭП обладает юридической силой сама по себе и является универсальной в использовании.

Во внутреннем электронном документообороте можно применять различные виды электронных подписей. Однако для внешнего ЭДО наиболее предпочтительно получить усиленную квалифицированную подпись сразу. В некоторых случаях для подписания электронных документов требуется именно КЭП, например, при отправке отчетности в налоговую, работе с государственными информационными системами, участии в электронных торгах и т. д.

С 2022 года компании и индивидуальные предприниматели имеют возможность получить квалифицированную электронную подпись бесплатно в налоговой службе. Подробности можно уточнить в разъяснении ФНС.

Квалифицированные электронные подписи можно получить у некоторых операторов электронного документооборота, аккредитованных Минцифры.

Как перейти на электронный документооборот

Вот шаги, которые должны предпринять компании, чтобы внедрить ЭДО.

Этап 1: Предварительная подготовка

На этом этапе необходимо:

1. Определение целей и задач перехода на электронный документооборот. Это позволит лучше выбрать вид электронной подписи, оператора и учесть особенности работы с ЭДО.
2. Уточнение у контрагентов, используют ли они электронный документооборот. Это поможет понять, стоит ли внедрять внешний ЭДО или остановиться на внутреннем.
3. Составление списка документов, которые необходимо перевести в электронный формат. Это могут быть, например, договоры с поставщиками, акты выполненных работ, накладные и другие.
4. Предварительный выбор типа системы электронного документооборота. Например, решение от одного из операторов ЭДО или расширенная интеграция с текущей IT-архитектурой компании. Последний вариант чаще используется корпорациями с множеством филиалов.

Этап 2: Подключение к оператору

Второй этап подразумевает:

1. Ознакомиться с условиями, предлагаемыми провайдерами электронного документооборота, и проверить возможность интеграции с другими системами.
2. Узнать, с какими провайдерами сотрудничают основные контрагенты компании. Необходимо учитывать, что разные контрагенты могут использовать различных провайдеров, но важно, чтобы они поддерживали взаимодействие между собой.
3. Выбрать провайдера электронного документооборота в соответствии с потребностями и запросами бизнеса.
4. Выбрать оптимальный тарифный план, учитывая количество исходящих документов, ежемесячные лимиты, количество учетных записей для компании и доступные дополнительные услуги.
5. Подать заявку на подключение и заключить лицензионное соглашение с выбранным провайдером электронного документооборота.

Этап 3: Подготовка в запуску

Подготовительный этап включает в себя:

1. Получить электронную подпись в аккредитованном центре сертификации. Рекомендуется выбрать квалифицированную электронную подпись, так как она совместима с большинством платформ электронного документооборота и необходима для взаимодействия с государственными органами.
2. Настроить доступ к платформе оператора электронного документооборота для пользователей компании.
3. Разработать процессы обмена документами внутри компании и с контрагентами, учитывая специфику внедряемой системы электронного документооборота.

Этап 4: Тестирование системы

На этом этапе следует:

1. Провести тестовые операции по обмену документами, чтобы убедиться в правильности функционирования системы.
2. Разработать процедуры работы с электронным документооборотом, назначить ответственных сотрудников, обеспечить необходимое обучение персонала.
3. Подготовить внутренние правила и, при необходимости, внешние инструкции по использованию системы электронного документооборота.

Этап 5: Внедрение

Пятый и завершающий этап подразумевает следующее:

1. Обновить учетную политику компании, чтобы отразить использование электронного документооборота и подписей.
2. Уведомить контрагентов о переходе на ЭДО и подписать с ними соглашения об использовании электронного документооборота.
3. Запросить настройку роуминга, если контрагенты используют другие операторы ЭДО, для обеспечения совместимости.
4. Пригласить контрагентов присоединиться к системе ЭДО для начала обмена электронными документами.
5. Необходимо закрепить процессы работы с электронным документооборотом в договорах с контрагентами. В случае использования простых или неквалифицированных электронных подписей, важно включить соответствующие положения в дополнительные соглашения для обеспечения их юридической обоснованности.

Преимущества

Передовые технологии в области электронного документооборота (ЭДО) открывают перед современными организациями уникальные возможности для оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности взаимодействия как внутри компании, так и с внешними структурами. В этом разделе мы рассмотрим основные сильные стороны этой системы.

Преимущества системы электронного документооборота следующие:

• Экономия средств — сокращение расходов на расходные материалы, такие как бумага и краска для принтера, а также на доставку документов и прочее.
• Ускорение процесса подписания документов — процесс согласования и подписания документа занимает всего несколько минут, что значительно ускоряет процесс взаимодействия.
• Оптимизация взаимодействия с внешними сторонами — система ЭДО позволяет контролировать статус документа, рассматриваемого контрагентом, и в случае необходимости запросить ускорение процесса.
• Оптимизация работы с документами внутри компании — система помогает отслеживать действия с документом со стороны исполнителей и оптимизирует внутренние бизнес-процессы.
• Упрощение поиска документов — создание надежной базы данных, где легко найти нужный документ по минимальному набору характеристик.
• Минимизация человеческого фактора — в системах ЭДО документы сложно потерять, всегда виден их статус и ответственные лица за них.
• Предотвращение возможных ошибок — сервисы ЭДО не допускают подписания документа неуполномоченным лицом или ввод некорректных данных.
• Возможность использования системы в качестве хранилища — подписанные документы могут быть архивированы на серверах системы ЭДО и храниться в ней сколько необходимо.
• Обеспечение защиты документов — все файлы шифруются и хранятся в безопасном режиме, что гарантирует их надежную защиту от несанкционированного доступа.

Недостатки

В ходе интенсивного развития систем электронного документооборота (ЭДО) становится очевидным, что помимо многочисленных преимуществ, существуют и некоторые недостатки, которые следует учитывать при внедрении такой системы в организации. Однако, несмотря на многочисленные преимущества, следует учитывать и некоторые недостатки этой системы.

К числу недостатков системы электронного документооборота (ЭДО) можно отнести следующее:

• Возможные технические сбои. Например, возникновение проблем с сетью или внутренними системами может привести к нарушениям работы ЭДО или даже потере документов. Такие сбои могут негативно отразиться на эффективности бизнес-процессов организации.
• Риски безопасности. Хотя данные в системах ЭДО обычно надежно защищены, нельзя полностью исключить возможность хакерских атак, вирусных инфекций и других угроз безопасности. Это может привести к утечке конфиденциальной информации или нанести ущерб репутации компании.
• Затраты на подключение. Для внедрения системы ЭДО необходимы средства на приобретение и настройку программного обеспечения, а также на обучение сотрудников. Эти затраты могут быть значительными и требуют дополнительного внимания со стороны управления компании.

Какие функции выполняет оператор ЭДО

Во-первых, оператор проводит проверку каждого нового пользователя, который регистрируется в его системе. Таким образом, оператор обеспечивает достоверность информации о всех юридических лицах, подключенных к системе ЭДО. Каждый клиент может быть уверен, что передает счета-фактуры и другие документы реальной организации.

Во-вторых, оператор сохраняет историю изменений всех документов, фиксируя как действия покупателя с документом, так и действия продавца. В случае возникновения спорных ситуаций, например, когда налоговые органы имеют вопросы по документу или когда юридическое лицо подает на контрагента в суд, решающим становится свидетельство оператора.

В-третьих, оператор хранит электронные документы в соответствии с требованиями законодательства. Например, счет-фактура должен быть сохранен в течение 5 лет.

Наконец, оператор поддерживает пользователей на всех этапах внедрения их организации в систему ЭДО, начиная с выбора оптимального решения для интеграции системы ЭДО в учетные системы компании. Он предлагает несколько вариантов интеграции, таких как интеграционный комплекс для SAP или Oracle, а также интеграционный модуль для 1С. Эти решения позволяют внедрить ЭДО безболезненно для организации, не требуя изменений и перестройки внутренних процессов.

Оператор также предоставляет поддержку клиентам в процессе их работы с системой ЭДО. Например, контакт-центр оператора работает круглосуточно, что позволяет клиентам оперативно решать свои вопросы, связанные с электронным документооборотом.

Как выбрать оператора ЭДО

При выборе оператора ЭДО следует обращать внимание на ряд параметров, которые могут значительно повлиять на эффективность использования системы. Вот некоторые из них:

• Функциональность сервиса. Оцените, насколько полно и удобно предоставляемые функции соответствуют потребностям вашего бизнеса. Это включает в себя не только базовые функции передачи и хранения документов, но и возможность автоматизации процессов, удобный интерфейс и т. д.
• Ценовая политика и пакеты услуг. Изучите стоимость услуг оператора, его тарифные планы и включенные в них возможности. Обратите внимание на возможные скрытые платежи и перспективы масштабирования с увеличением объема документооборота.
• Совместимость с другими системами. Проверьте, как хорошо система оператора ЭДО интегрируется с вашими текущими IT-системами. Важно, чтобы процесс интеграции был безболезненным и не требовал значительных затрат на адаптацию.
• Поддерживаемые форматы документов. Удостоверьтесь, что оператор поддерживает все необходимые для вашего бизнеса типы документов, такие как акты, накладные, договоры, счета-фактуры и т. д. Это поможет избежать необходимости использовать несколько систем для обмена различными видами документов.
• Возможность международного обмена документами. Если ваш бизнес имеет международное присутствие или взаимодействует с иностранными контрагентами, удостоверьтесь, что оператор поддерживает международный обмен документами и соответствует требованиям международных стандартов.
• Дополнительные расходы. Обратите внимание на любые дополнительные расходы, которые могут возникнуть при использовании услуг оператора ЭДО, такие как оплата за специальное программное обеспечение или дополнительные сервисы.
• Требуемые виды электронных подписей. Учитывайте, какие виды электронных подписей поддерживает оператор ЭДО, и убедитесь, что они соответствуют вашим потребностям и юридическим требованиям.
• Работает ли оператор в системе «Честный знак». Для компаний, занимающихся оборотом маркированных товаров, важно убедиться, что выбранный оператор поддерживает работу в системе «Честный знак» и соответствует требованиям по передаче информации о маркированных товарах.

Список операторов ЭДО

Готовы ли вы выбрать оператора электронного документооборота для вашего бизнеса? В этом разделе вы найдете обзор ведущих операторов ЭДО, их функциональные возможности и особенности, чтобы сделать информированный выбор.

Контур.Диадок

Одним из наиболее популярных операторов системы электронного документооборота является «Контур.Диадок», представленный компанией СКБ Контур. Этот оператор предоставляет возможность отправлять различные виды электронных документов, такие как акты, накладные, счета-фактуры и УПД, без необходимости использования бумажных копий.

Возможности, которые предоставляет «Контур.Диадок», включают:

• Обмен кадровыми документами через модуль КЭДО, а также с контрагентами и государственными системами.
• Создание и загрузка документов с помощью встроенного редактора или с компьютера.
• Отправка документов на согласование или подписание одному или нескольким сотрудникам.
• Автоматическое распределение документов по подразделениям и ответственным сотрудникам с помощью маршрутов согласования.
• Сверка взаиморасчетов с контрагентами через модуль «Взаиморасчеты», который автоматически сравнивает данные по операциям и обнаруживает расхождения.
• Поддержка роуминга для обмена данными с пользователями других систем ЭДО.

Различные способы работы с «Контур.Диадок» включают использование веб-браузера без необходимости установки дополнительных программ, интеграцию с товароучетными системами (например, с помощью модуля для 1С), и мобильное приложение, доступное на устройствах iOS и Android.

Среди преимуществ использования «Контур.Диадок» следует отметить:

• Возможность обмена различными видами документов, включая УПД для отслеживания маркированных товаров.
• Защита файлов путем автоматического создания трех копий и бесплатного хранения на нескольких серверах.
• Возможность подключения неограниченного количества пользователей.

Среди недостатков можно выделить необходимость установки дополнительного сервиса для передачи данных в систему мониторинга для предпринимателей, работающих с маркированными товарами, а также возможные задержки в ответах от службы технической поддержки.

Стоимость использования «Контур.Диадок» зависит от выбранного тарифного плана и количества исходящих документов. Входящие файлы бесплатны, а оплата за исходящие производится в соответствии с выбранным тарифом.

Такском

«Такском» — это удобный и многофункциональный сервис для электронного документооборота, который предоставляет возможность работы через веб-версию или мобильное приложение.

Возможности «Такском» включают:

• Создание документов непосредственно в сервисе или их загрузку с компьютера в формате XML.
• Назначение прав доступа и управление автоматизированными процессами согласования документов.
• Интеграция с программой 1С через отдельное решение под названием «Станция сканирования».
• Совместимость с системами «Честный ЗНАК», Национальный каталог и Система управления знаниями.
• Автоматический роуминг для обмена электронными документами с большинством контрагентов, использующих другие сервисы электронного документооборота.

Преимущества использования «Такском»:

• Разнообразные решения, адаптированные к различным видам деятельности и учетным программам.
• Интеграция с системой маркировки товаров, что позволяет автоматически направлять Data Matrix-коды из УПД в систему «Честный ЗНАК».
• Наличие мобильного приложения, которое позволяет управлять электронным документооборотом со смартфона в любое время и в любом месте.

Недостатки:

• Долгое ожидание ответа от службы технической поддержки.
• Доступ к демо-версии имеется только у решения для 1С.

СБИС

«СБИС» — это еще один провайдер услуг по электронному документообороту от компании «Тензор». Он обеспечивает быстрый обмен различными типами документов, такими как накладные, счета-фактуры, акты и УПД, как с контрагентами, так и внутри компании.

Возможности «СБИС» включают:

• Создание документов с помощью онлайн-редактора «СБИС», GoogleDocs или на компьютере с последующей загрузкой в систему.
• Согласование цен и внесение правок в договоры в чате.
• Просмотр и подписание документов на любом устройстве, даже при отсутствии интернета.
• Сверка взаиморасчетов для предотвращения ошибок.
• Автоматическое распределение электронных документов в архиве и возможность загрузки отсканированных копий бумажных документов.
• Печать QR-кода на бумажных документах, который быстро связывает скан с электронным файлом.
• Обмен документами с компаниями, использующими другие провайдеры услуг по электронному документообороту.

Преимущества использования «СБИС»:

• Хранение файлов в облаке или на собственном сервере.
• Интеграция с различными системами учета товаров, такими как 1С, SAP и Docsvision.
• Автоматическая конвертация документов в форматы, требуемые ФНС, и их отправка.
• Интеграция с крупными корпоративными системами с помощью API.
• Взаимодействие с государственными системами отслеживания товаров, такими как ЕГАИС, «Честный ЗНАК» и ФГИС «Меркурий».
• Возможность бесплатного тестирования системы с помощью бесплатной версии.

Недостатки:

• Возможны задержки в работе.
• Сложный интерфейс.

Базовые функции «СБИС» доступны бесплатно, но отправка исходящих документов недоступна в рамках бесплатной версии.

Калуга Астрал

«Калуга Астрал» — это онлайн-сервис, предназначенный для управления электронным документооборотом с контрагентами. Этот сервис входит в топ-7 операторов ЭДО.

Особенности «Калуга Астрал»:

• Загрузка документов может осуществляться стандартным способом или с помощью функции Drag’n’Drop, которая позволяет перемещать файлы в рабочую область программы.
• Документацию можно просматривать в удобном формате благодаря сервису визуализации.
• Есть возможность добавления контрагентов в черный список.
• Пользователи получают уведомления о статусе документооборота, приглашениях к ЭДО, изменениях в регистрации компании и о новых файлах на электронную почту.
• Документы могут быть подписаны одним щелчком мыши.
• Проверка легитимности электронной подписи, формата файла и соответствия данных осуществляется автоматически, а также предоставляются подсказки при обнаружении ошибок.

Преимущества «Калуга Астрал»:

• Все организации могут быть управляемы в одном личном кабинете без необходимости перелогина для доступа к документам каждой компании.
• Неиспользованные исходящие документы не пропадают, а переносятся на следующий период, что называется несгораемым остатком.
• Предоставляется бесплатный роуминг с автоматической настройкой.
• Сервис поддерживает работу с маркировкой товаров.
• Доступна бесплатная версия сервиса.

Недостатки «Калуга Астрал»:

• Установка и настройка программы могут потребовать услуг специалистов.
• Программное обеспечение привязано к конкретному рабочему месту.

Бесплатный тариф «Промо» включает:

• Лицензию на использование продукта на 1 месяц.
• Неограниченное количество исходящих документов.
• Входящие документы бесплатны.
• Активация лицензии разрешена 1 раз на 1 ИНН.

Тариф «Стандарт» (от 500 рублей в год) включает:

• Лицензию на использование продукта на 1 год.
• 50 бесплатных исходящих документов.
• Входящие документы бесплатно.

Сбер Корус

«Sber Корус» — это один из поставщиков услуг электронного документооборота, предлагающий сервисы для кадрового учета. Этот сервис входит в число провайдеров ЭДО в рейтинге. Он позволяет работать через веб-браузер, 1С (при наличии установленного программного модуля) или другие системы учета (путем интеграции с использованием API).

Особенности «Sber Корус»:

• Возможность подписания и обмена всеми кадровыми документами.
• Пользователи могут самостоятельно выпускать УНЭП в рамках сервиса.
• Работа с сервиса доступна как с мобильных устройств, так и с компьютеров или инфокиосков.
• Управление маршрутами согласования и подписания документов.

Преимущества «Sber Korus»:

• Интеграция с различными системами учета, включая специальный модуль для работы с 1С.
• Высокий уровень безопасности благодаря использованию надежного ЦОД Сбербанка, который соответствует всем необходимым требованиям по защите данных.
• Возможность подключения к сервису более 2 000 сотрудников.

Недостатки «Sber Корус»:

• Отсутствие мобильного приложения для удобства использования на смартфонах и планшетах.
• Иногда служба поддержки может быть перегружена, что может привести к задержкам в ответах.

Эвотор ОФД

Платформа «Эвотор ОФД» начала свою работу в 2016 году. Она специализируется не только на электронном документообороте, но прежде всего на передаче фискальных данных. У компании много клиентов, включая Ситимобил, СберЗдоровье, 2ГИС, Самокат.

Функционал платформы включает в себя:

• Подписание документов с использованием квалифицированной подписи и их отправка контрагентам.
• Взаимодействие с системой «Честный знак».
• Хранение документов на защищенном облачном хранилище.
• Работа с сертификатами всех аккредитованных удостоверяющих центров.
• Предварительная проверка документов перед отправкой.
• Получение уведомлений о новых документах на электронную почту.
• Работа с документами размером до 20 МБ.
• Предварительный просмотр документов перед отправкой.
• Интеграция с системой через платформу 1С.

Преимущества:

• Интуитивно понятный интерфейс веб-версии.
• Поддержка различных видов электронных подписей.
• Интеграция с системой маркировки «Честный знак».
• Автоматическая проверка документов перед отправкой.
• Возможность роуминга с 18 операторами ЭДО.
• Круглосуточная клиентская поддержка.
• Наличие базы знаний с обучающими видеоматериалами.
• Интеграция с другими учетными системами.
• Возможность самостоятельного подключения пакетов услуг в личном кабинете.

Недостатки:

• Долгое ожидание ответа от службы поддержки, иногда возможны трудности в решении проблем.
• Настройка самого сервиса может быть сложной.
• Возможны сбои в работе системы.

Финтендер-Крипто

Платформа «Финтендер-Крипто» начала свою деятельность в 2013 году. Она предназначена для подачи отчетности в государственные органы, обмена электронными документами и участия в тендерах.

На данной платформе можно:

• Загружать документы в электронном формате и хранить их в системе.
• Обмениваться и подписывать документы с контрагентами.
• Участвовать в государственных закупках и выполнении государственных заказов.
• Предоставлять отчетность в контролирующие органы, а также просматривать историю документооборота.
• Отслеживать статус обработки документов.
• Загружать файлы из различных бухгалтерских систем, поддерживающих форматы ФНС.
• Добавлять контрагентов и сотрудников.
• Загружать и подписывать доверенности (МЧД).

Преимущества:

• Простой и интуитивно понятный интерфейс платформы.
• Возможность бесплатного доступа на 1 месяц для знакомства с сервисом.
• Возможность получения уведомлений через Telegram или по электронной почте.
• Работа с доверенностями (МЧД).
• Наличие календаря бухгалтера.
• Подробная инструкция по использованию сервиса.
• Возможность обмена документами по тендерам.

Недостатки:

• Ограниченная информация о компании и ее деятельности.
• Недостаток отзывов пользователей о работе сервиса.
• Неинформативный сайт, требующий регистрации в сервисе для получения информации.

НТЦ СТЭК

Научно-технический центр «СТЭК» оказывает услуги в области электронного документооборота с 2005 года. Он сотрудничает с различными региональными организациями и сервисами, такими как облачный сервис «Моё дело» для ведения бухгалтерии.

На данной платформе вы можете:

• Регистрировать входящую, исходящую и внутреннюю почту, а также распределять её.
• Назначать исполнителей и сроки, контролировать исполнение, подготовку проектов документов и их согласование.
• Вести совместную работу над документами и проектами документов.
• Хранить всю необходимую документацию.
• Управлять договорными отношениями: заключать двусторонние или многосторонние договоры, устанавливать графики платежей и фактические оплаты, а также регулировать порядок расчётов.
• Создавать проекты документов и согласовывать их.
• Давать задания сотрудникам в рамках системы.
• Прикреплять файлы и связывать документы.
• Получать уведомления на электронную почту.

Преимущества:

• Реализован роуминг с 5 операторами ЭДО.
• Есть возможность работы с маркировкой через «Честный Знак».
• Представлены подробные видеоинструкции и презентации о том, как пользоваться сервисом.
• Есть возможность бесплатной настройки роуминга.
• Нет ограничения на количество исходящих документов.
• Предусмотрена гибкая настройка прав пользователей.
• Для руководителя доступна система оповещений.

Недостатки:

• Интерфейс сервиса не всегда понятен и не является современным.
• Отсутствует веб-версия, поэтому программу необходимо устанавливать на компьютер.

ИнфоТеКС Интернет Траст

ИнфоТеКС Интернет Траст является действующим участником рынка с 2000 года. Он разрабатывает продукты и предоставляет сервисы для предприятий и их клиентов. Среди заказчиков компании встречаются крупные холдинги, государственные учреждения, финансовые и промышленные организации, а также около 50 000 представителей малого и среднего бизнеса.

На данной платформе можно:

• Обмениваться УПД, электронными счетами-фактурами и прочими документами.
• Подписывать и отправлять документы контрагентам.
• Отправлять документы непосредственно из 1С.
• Участвовать в проектах автоматизации кадрового ЭДО.
• Взаимодействовать с документами на маркированные товары через «Честный знак».
• Подавать отчетность в электронном формате в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат.
• Контролировать статус доставки отчётов в истории документооборота.
• Получать уведомления на электронную почту.
• Загружать готовые документы в систему.

Преимущества включают в себя:

• Первые 100 исходящих документов предоставляются бесплатно.
• Наличие блога с полезными статьями.
• Гибкий тарифный план, который может быть индивидуально адаптирован к количеству документов в компании.
• Возможность отправлять и получать документы через интерфейс 1С.
• Понятный интерфейс веб-версии сервиса.
• Интеграция с любой корпоративной системой.
• Удобное разделение потоков документов между сотрудниками.
• Роуминг со всеми операторами ЭДО.
• Круглосуточная поддержка клиентов.

Недостатки:

• Некоторые пользователи оставляют негативные отзывы о неэффективной работе службы поддержки и их медленном ответе.
• Возникают жалобы на частые звонки с рекламными предложениями от компании.

ЭДО.Поток

ЭДО.Поток – это система электронного документооборота, которая позволяет взаимодействовать непосредственно с программой 1С или использовать API для интеграции с другими программными продуктами.

С помощью этой платформы пользователи могут осуществлять обмен счетами-фактурами, актами приемки-передачи, сверками, накладными, УПД и УКД, а также другими документами в различных форматах. Вся информация хранится на безопасных серверах, а передача данных осуществляется по защищенным каналам, что предотвращает возможность их перехвата.

Работа с системой осуществляется напрямую через веб-интерфейс, не требуется установка дополнительного программного обеспечения.

Характеристики:

• Функционал включает в себя архивирование документов, организацию документооборота, контроль за файлами и возможность использования цифровой подписи.
• Пробная версия отсутствует.
• Присутствует в реестре ФНС.
• Цена начинается от 700 рублей в год.

Плюсы и минусы:

• Имеется возможность интеграции с программой 1С.
• Отсутствует редактор файлов.

Фельдъегерь

Фельдъегерь — это программное средство, преимущественно предназначенное для абонентов ООО «Русь-Телеком». Для упрощения и экономии средств клиентов было разработано бесплатное приложение. Кроме того, этим приложением могут пользоваться компании, обладающие сертифицированными электронными подписями. Фельдъегерь обеспечивает быстрый и бесплатный электронный обмен актами, договорами, накладными, счетами и другими документами.

Плата за входящие и исходящие материалы не взимается. Интерфейс сервиса позволяет быстро приглашать контрагентов, находить необходимую информацию, проводить архивирование и корректировать счета-фактуры. Приложение гарантирует полную конфиденциальность и безопасность передаваемой информации. Фельдъегерь не требует высокой скорости интернет-соединения и полностью соответствует законодательству.

Достоинства:

• Быстрая установка;
• Простой интерфейс;
• Привлекательный дизайн;
• Полностью бесплатное использование;
• Архивирование документов;
• Эффективная техническая поддержка;
• Совместимость со всеми операторами.

Недостатки:

• Загрузка входящей корреспонденции занимает до 20 минут;
• Отсутствует возможность копирования предыдущего отчета;
• Не работает с камеральной проверкой и другими новыми программами.

Экспресс Документ ГАРАНТ

Экспресс Документ ГАРАНТ предоставляет электронные услуги на основе информационно-правового обеспечения с более чем 30-летним опытом работы. Все предоставляемые услуги обладают соответствующими лицензиями от ФСБ России, ФСТЭК и Минцифры России.

Этот оператор приоритетен для ФНС России и имеет в качестве клиентов такие крупные компании, как:

• Сбербанк;
• Росгосстрах;
• Мосэнерго;
• Kodak.

Заявку на подключение можно оставить через форму обратной связи на официальном сайте или с помощью бесплатного звонка на горячую линию.

Для более подробного ознакомления с программой предоставляется презентация, которая доступна на сайте компании. Также доступна возможность заказать онлайн демонстрационную версию. С помощью этой программы пользователи могут безопасно обмениваться документами, получать информацию о контрагентах и отслеживать закупки на электронных площадках.

Достоинства:

• Бесплатный оператор ЭДО;
• Простая процедура регистрации;
• Возможность ознакомления с помощью демонстрационной версии;
• Удобный интерфейс;
• Защита, предоставляемая компанией «Контур»;
• Наличие лицензий и сертификатов.

Сбер Ключ

Сбер Ключ — это бесплатное решение для начинающих предпринимателей, которые имеют расчетный счет в Сбербанке. С помощью этой программы предприниматель может управлять всеми процессами ведения документации из любой точки мира.

В системе предоставляется бесплатный обмен файлами, использование электронной подписи, подготовка отчетов для государственных органов, а также работа с физическими лицами. Также доступен пакет услуг по электронному документообороту с расширенным функционалом за 595 ₽ в месяц.

Открытие и обслуживание расчетного счета осуществляется бесплатно.

Базовый бесплатный пакет услуг включает в себя возможность безлимитного обмена данными, просмотр, формирование и сдачу отчетности, а также маркировку полученных и отправленных документов. С платным пакетом также доступна работа с физическими лицами и самозанятыми, а также создание прайс-листов и обработка заказов.

Достоинства:

• Безлимитный обмен документами;
• Отправка за минуту;
• Подготовка закрывающих документов;
• Бесплатное пользование;
• Возможность работы с маркированными товарами;
• Взаимодействие с контрагентами из других систем ЭДО;
• Сдача отчетов в государственные органы без оплаты.

АТИ-Доки

Система «АТИ-Доки» предоставляет возможность обмена юридически значимыми электронными документами. В ней вы можете создавать или загружать договоры, заявки, акты, счета, подписывать их электронной подписью, а затем хранить и отправлять вашим контрагентам.

Использование этой системы электронного документооборота позволяет полностью отказаться от работы с бумажными документами. Это позволяет не только экономить средства, но и значительно ускоряет процесс обмена документами, а также помогает избежать ошибок и неточностей, связанных с человеческим фактором.

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), обладают полной юридической значимостью и не требуют дублирования на бумаге.

Преимущества системы «АТИ-Доки» включают в себя:

• Простой и интуитивно понятный интерфейс.
• Шаблоны основных документов, используемых в грузоперевозках (договоры, заявки, акты, счета).
• Доступ ко всем функциям для участников ATI.SU без необходимости дополнительной регистрации.

“Росинвойс”

Система электронного документооборота (ЭДО) «Росинвойс», разработанная АО «ЕЭТП», была запущена на электронной торговой площадке Roseltorg в 2013 году, предлагая комплексный подход к управлению документами.

ЭДО «Росинвойс» предлагает широкий спектр возможностей:

• Отказ от использования бумажных документов и их пересылки почтой или курьерскими службами, что значительно экономит время и ресурсы.
• Сохранение юридической значимости электронного документа на протяжении всего его жизненного цикла, обеспечивая полное соблюдение законодательства.
• Интеграция с любой информационной системой и программой учета, включая популярную «1С», что обеспечивает удобство и эффективность работы.
• Мгновенная скорость доставки документов контрагенту, что позволяет сократить временные затраты на коммуникацию и сделки.
• Полная гарантия доставки, обеспечивая надежность и уверенность в процессе обмена документами.
• Высокий уровень безопасности и надежности системы, гарантирующий защиту конфиденциальности и целостности информации.
• Бесплатное хранение документов в системе до 6 лет, что обеспечивает доступность и сохранность важной информации на протяжении длительного времени.
• ЭДО «Росинвойс» является идеальным решением для компаний, участвующих в государственных и коммерческих закупках, предлагая надежный инструмент для эффективного управления документами и оптимизации бизнес-процессов.

ЭДО Лайт

ЭДО Лайт — это бесплатный сервис электронного документооборота, разработанный ЦРПТ, оператором системы маркировки «Честный ЗНАК». Этот сервис предназначен для передачи информации о транзакциях с маркированными товарами. Интегрированный в личный кабинет участника системы «Честный ЗНАК», ЭДО Лайт облегчает передачу электронных документов, содержащих коды маркировки, между продавцом и покупателем, а также отправку этой информации в систему маркировки «Честный ЗНАК».

Этот сервис предоставляется бесплатно для всех участников системы «Честный ЗНАК». В первую очередь ЭДО Лайт предназначен для малых предприятий, которые еще не используют коммерческие сервисы электронного документооборота для других целей. ЭДО Лайт обеспечивает удобство и простоту обмена информацией о маркированных товарах, сокращая временные и ресурсные затраты на выполнение данного процесса.

Остальные

Помимо крупных игроков среди операторов ЭДО есть компании несколько более меньшего формата. Некоторые из них заточены под более узкую аудиторию, другие только недавно начали свою деятельность.

Так или иначе в таблице ниже мы собрали всех доступных на сегодняшний день операторов ЭДО:

Заключение

Электронный документооборот (ЭДО) – это система обмена документами в цифровом формате между участниками бизнес-процессов. Он обеспечивает эффективное управление документами, ускоряет процессы и снижает риски возможных ошибок. Принцип работы ЭДО основан на передаче и обработке электронных документов с помощью специализированных платформ и программ.

Виды ЭДО могут варьироваться в зависимости от потребностей организации и специфики бизнеса. Они включают в себя системы для обмена документами с контрагентами, управления бухгалтерской отчетностью, электронной подписи и многие другие. Переход на электронный документооборот становится необходимостью для современных компаний, стремящихся оптимизировать свои процессы и улучшить качество работы.

Преимущества использования ЭДО включают в себя уменьшение бумажной работы, повышение скорости обработки документов, сокращение риска ошибок и улучшение контроля над бизнес-процессами. Однако, среди недостатков можно выделить необходимость внедрения новых технологий, возможные проблемы с безопасностью данных и зависимость от сторонних поставщиков услуг.

Список операторов ЭДО включает в себя различные компании, предоставляющие услуги по обмену электронными документами. Среди них могут быть как крупные игроки, такие как Сбербанк, так и специализированные платформы, направленные на конкретные отрасли. Важно выбирать оператора, который наилучшим образом соответствует потребностям и требованиям вашего бизнеса.