Обзор СТЭК-ТРАСТ: ваш надёжный партнёр в электронном документообороте

В современном бизнес-мире эффективное управление документооборотом играет ключевую роль в повышении производительности и оптимизации рабочих процессов организации. Операторы электронного документооборота (ЭДО) становятся неотъемлемой частью современного предпринимательства, предоставляя компаниям возможность автоматизировать процессы обмена документами и упростить их управление.

В данной статье мы рассмотрим одного из ведущих операторов ЭДО — «СТЭК-ТРАСТ». Мы рассмотрим его функциональные возможности, особенности, преимущества и недостатки, чтобы предоставить читателям полное представление о том, как этот программный продукт может помочь оптимизировать документооборот и повысить эффективность работы организации. Далее мы рассмотрим его ключевые аспекты, а также проанализируем, насколько он соответствует требованиям современного бизнеса.

Общие сведения

Продукт под названием «СТЭК-ТРАСТ», предоставляемый компанией-разработчиком и оператором ЭДО «НТЦ СТЭК», представляет собой онлайн-платформу для обмена документами. Основанная в Челябинске, компания с 1989 года занимается созданием программных решений для автоматизации учета.

«СТЭК-ТРАСТ» разработан в период с 2002 по 2005 год и предоставляет следующие услуги клиентам:

• подпись электронных документов;
• безопасная отправка и получение документов;
• создание и передача документов с кодами маркировки;
• возможность визуализации и печати электронных документов.

Вся информация в системе «СТЭК-ТРАСТ» защищена шифрованием, обеспечивая конфиденциальность и сохранность данных. Сервис «СТЭК-ТРАСТ» имеет роуминговых партнеров, включая систему ЭДО «Диадок» оператора СКБ Контур. Роуминг между этими сервисами начал действовать с 27 ноября 2015 года.

Отличительные особенности

ПП «СТЭК-ТРАСТ» выделяется на фоне конкурентов благодаря ряду ключевых особенностей, которые делают его привлекательным выбором для организаций. Эти отличия включают в себя инновационные подходы к функционалу, высокий уровень безопасности и удобство использования. Давайте рассмотрим основные аспекты, которые выделяют ПП «СТЭК-ТРАСТ» среди конкурентов.

Превосходное соотношение цены и качества

ПП «СТЭК — ТРАСТ» отличается низкой стоимостью приобретения и владения, предлагая при этом высокое качество и широкий функционал. Конкурентные цены на лицензии делают эту программу привлекательным вариантом для малых и средних предприятий, а также для крупных корпораций, стремящихся сократить расходы на внедрение и обслуживание системы документооборота.

Интуитивно понятный и гибкий интерфейс

Программа «СТЭК — ТРАСТ» обладает современным, удобным и гибким в настройке интерфейсом. Это позволяет пользователям легко осваивать и использовать программу, а также адаптировать её под индивидуальные потребности и особенности организации. Благодаря интуитивной навигации и понятным элементам управления, время на обучение сокращается, а эффективность работы повышается.

Минимальные временные затраты на внедрение и обучение

ПП «СТЭК — ТРАСТ» обеспечивает небольшие временные затраты на внедрение и обучение пользователей. Простота освоения программы позволяет быстро начать использование, а удобные инструменты обучения делают процесс освоения еще более эффективным. Это позволяет организациям максимально быстро внедрить систему документооборота и начать использовать ее для оптимизации бизнес-процессов и улучшения работы с документами.

Функциональные возможности

ПП «СТЭК-ТРАСТ» предлагает широкий спектр функциональных возможностей, которые значительно облегчают процессы управления документами в организации. Его интуитивно понятный интерфейс и мощные инструменты делают его незаменимым инструментом для оптимизации рабочих процессов и повышения производительности. Давайте рассмотрим основные функциональные возможности, которые делают ПП «СТЭК-ТРАСТ» таким эффективным инструментом для организаций.

Обработка входящей корреспонденции

Обработка входящей корреспонденции — это важный этап в работе организации, который позволяет эффективно управлять всей поступающей документацией. В процессе обработки корреспонденция может быть структурирована по различным критериям, таким как тип документов, тематика вопросов, сроки исполнения и т. д. Это позволяет более эффективно организовать работу с документами и обеспечить их своевременное исполнение.

Каждый поступающий документ может быть незамедлительно распределен между исполнителями, если он подпадает под их компетенцию, или же назначен ответственному сотруднику для более детального рассмотрения.

В случае назначения ответственного сотрудника, он проводит анализ документа, определяет необходимые действия и исполнителей, и выдает соответствующие поручения. Этот процесс позволяет обеспечить контроль над всеми поступающими документами, их своевременное рассмотрение и исполнение.

Кроме того, важно иметь систему учета и контроля за исполнением поручений, чтобы следить за ходом работы над каждым документом и своевременно реагировать на возникающие вопросы и задержки. Такая система позволяет оптимизировать рабочий процесс, повысить эффективность работы с документами и обеспечить более качественное обслуживание клиентов и партнеров организации.

Организация внутреннего документооборота

Организация внутреннего документооборота играет ключевую роль в эффективном функционировании любой организации. Внутренние документы, такие как служебные и объяснительные записки, приказы и распоряжения, постановления и указания, а также регламенты и инструкции, составляют основу внутреннего правового и управленческого регулирования.

Структурирование и систематизация этих документов играют важную роль в обеспечении эффективной работы организации. Правильно организованный внутренний документооборот позволяет оперативно находить необходимые документы, следить за сроками их исполнения, а также обеспечивать их сохранность и конфиденциальность.

Кроме того, структурирование внутреннего документооборота помогает оптимизировать рабочие процессы, повысить эффективность коммуникации между сотрудниками, а также улучшить контроль за выполнением поручений и соблюдением внутренних правил и процедур.

Современные информационные технологии позволяют создать электронную систему внутреннего документооборота, которая позволяет автоматизировать процессы создания, рассмотрения, утверждения и исполнения внутренних документов. Это значительно упрощает работу с документами, сокращает временные затраты на их обработку и повышает общую эффективность работы организации.

Создание исходящих документов

Создание исходящих документов представляет собой важный этап в деятельности любой организации. Эти документы могут включать в себя различные типы корреспонденции, такие как письма, уведомления, отчеты, справки и многое другое. Процесс создания исходящих документов обычно осуществляется через специализированные программы или приложения, которые предоставляются организацией.

Исходящий документ может быть создан по проекту, который заранее подготовлен в соответствии с установленными стандартами организации. Это облегчает процесс создания, поскольку необходимые данные и шаблоны уже внесены, и остается только заполнить конкретную информацию. Этот метод обеспечивает единообразие в оформлении документов и минимизирует возможность ошибок.

Кроме того, исходящий документ может быть создан в ответ на входящий документ «одной кнопкой» или «с нуля». В первом случае система автоматически предлагает создать ответное сообщение на основе полученной корреспонденции, что значительно упрощает и ускоряет процесс. Во втором случае пользователю предоставляется возможность создать документ с нуля, внося необходимую информацию и форматируя его по своему усмотрению.

Работа с обращениями граждан

Работа с обращениями граждан представляет собой важный аспект деятельности государственных и общественных организаций. Она включает в себя прием, обработку и ответ на запросы, жалобы, предложения и заявления со стороны граждан.

Отслеживание сроков исполнения документов играет ключевую роль в эффективной работе с обращениями граждан. Система учета и контроля сроков позволяет оперативно реагировать на поступившие запросы и обеспечивать их своевременное рассмотрение и решение. Это способствует улучшению качества обслуживания граждан и повышению уровня доверия к организации.

Система отчетов также играет важную роль в работе с обращениями граждан. Она позволяет анализировать количество поступивших обращений, их тематику, динамику изменений, а также эффективность работы с ними. На основе этих данных можно выявлять проблемные области, оптимизировать рабочие процессы и принимать меры по улучшению качества обслуживания.

Ведение договорных отношений

Ведение договорных отношений является важным элементом управления в любой организации. Для обеспечения эффективной работы в этой области программы предусмотрены базовые функциональности, которые позволяют управлять различными аспектами договоров.

В программе заложены возможности для ведения как двусторонних, так и многосторонних договорных отношений. Это позволяет организации заключать и управлять договорами с одним или несколькими контрагентами, поддерживая весь процесс от заключения до исполнения.

Графики платежей и фактические оплаты также являются важными элементами ведения договоров. Программа позволяет устанавливать графики оплат и отслеживать фактические платежи, что помогает контролировать финансовые потоки и соблюдать условия договоров.

Порядок расчетов, центр ответственности и место хранения — это дополнительные возможности программы, которые обеспечивают правильное ведение договорных отношений. Они позволяют определить способы расчетов, назначить ответственных за исполнение договоров, а также хранить все необходимые документы и материалы в удобном и доступном месте.

Создание проектов документов и их согласование

Создание проектов документов и их согласование являются неотъемлемой частью работы многих организаций. Программа предоставляет удобные инструменты для создания проектов, а также их последующего согласования.

Проекты могут быть созданы для согласования как отдельных документов, так и целых договоров. Это позволяет участникам процесса совместно работать над текстом, вносить необходимые изменения и уточнения, а также вырабатывать единую позицию перед подписанием.

Важной особенностью программы является возможность создания нескольких версий проектов. Это позволяет вести учет всех внесенных изменений и контролировать историю развития документа. Благодаря этой функции пользователи могут легко отслеживать все этапы согласования и внесения правок.

Кроме того, по проекту «одной кнопкой» можно зарегистрировать соответствующий документ или договор. Это значительно упрощает процесс завершения работы над проектом и перехода к его финальной версии. После завершения согласования документа он может быть немедленно зарегистрирован и использован в работе организации.

Выдача заданий (поручений) исполнителям

Выдача заданий (поручений) исполнителям представляет собой важную часть организационного процесса, обеспечивающую эффективное выполнение поставленных задач. Программа предоставляет возможности для выдачи поручений как на основе документов или договоров, так и на основе устных распоряжений руководителей, не привязанных к конкретным документам.

Поручения, выдаваемые на основе документов или договоров, позволяют связать задачи напрямую с соответствующими документами и контекстом. Это упрощает процесс выполнения задания и обеспечивает ясность в требованиях. Исполнители могут легко ознакомиться с соответствующими документами и принять необходимые меры.

Однако поручения также могут быть выданы на основе устных распоряжений руководителей, которые могут возникать в ходе рабочих совещаний, обсуждений или внезапных ситуаций. Это обеспечивает гибкость в управлении задачами и позволяет быстро реагировать на изменяющиеся обстоятельства.

Задания в программе являются мощным инструментом для контроля за информацией. Они позволяют отслеживать статус выполнения задач, контролировать сроки их выполнения, а также вести учет всех действий, связанных с заданиями. Это помогает организации эффективно управлять рабочим процессом и обеспечивать выполнение задач в срок.

Прикрепление файлов

Прикрепление файлов является важной функцией в программе, которая обеспечивает более полное и информативное представление документов, проектов документов или поручений. Эта возможность позволяет пользователям прикреплять файлы любых форматов к соответствующим элементам.

Например, к карточкам документов можно прикреплять не только электронные копии или отсканированные версии самих документов, но и различные сопроводительные файлы. Это могут быть презентации, таблицы, текстовые документы, изображения, аудио- и видеофайлы и многое другое, которые дополняют информацию и обеспечивают более полное представление о контексте и сути документа.

Также файлы могут быть прикреплены к проектам документов или поручениям, что позволяет участникам процесса иметь доступ к всей необходимой информации, связанной с выполнением задачи или разработкой документа. Например, к проекту договора можно прикрепить файлы с предыдущими версиями документа, сопроводительные материалы, комментарии и прочую информацию, что облегчает совместную работу и улучшает результаты.

Связывание документов

Связывание документов является важным элементом организации и управления информацией в любой организации. Часто возникает необходимость связать один документ с другим, чтобы обеспечить целостность информации и проследить цепочку документов по определенной тематике или проекту.

В нашей программе связывание документов осуществляется просто и интуитивно понятно. Для этого достаточно перейти на вкладку «Связки» в карточке документа, проекта документа или задачи. Здесь пользователь может легко указать связанные документы или проекты, установить взаимосвязи между ними и отслеживать их взаимодействие.

Связывание документов позволяет улучшить организацию информационного пространства и сделать работу с документами более структурированной и удобной. Оно обеспечивает целостность данных, облегчает навигацию и поиск необходимой информации, а также повышает эффективность взаимодействия между сотрудниками и управление проектами.

Кроме того, в нашей программе связывание документов происходит автоматически при создании исходящего документа по входящему или исходящего документа по его проекту. Это упрощает процесс работы с документами и обеспечивает автоматическое формирование связей между ними, что экономит время и снижает вероятность ошибок.

Роуминг с Диадоком

Роуминг с Диадоком представляет собой специальную технологию, которая позволяет пользователям систем онлайн-документооборота, работающим с различными операторами, обмениваться документами. Провайдеры настраивают соединение для роуминга, а контрагенты могут отправлять и получать документы через свои собственные сервисы. Этот обмен происходит так же, как если бы он происходил внутри одной системы, и документы сохраняют свою юридическую значимость.

Настройка роуминга с любым сервисом ЭДО для пользователей Диадока осуществляется бесплатно. Большинство пар, включая те, что связаны с «СТЭК-ТРАСТ», настраиваются автоматически через автороуминг. Поэтому контрагентам не нужно ожидать дополнительных действий: достаточно отправить бизнес-партнеру приглашение в своем сервисе. Для проверки наличия роуминга между Диадоком и интересующим вас сервисом ЭДО можно обратиться на соответствующий веб-ресурс.

Обмен документами из Диадока

Для установления обмена документами между Диадоком и «СТЭК-ТРАСТ» процедура упрощена благодаря настроенному автоматическому роумингу между операторами СКБ Контур и «НТЦ СТЭК».

Для этого клиенту Диадока необходимо:

1. Перейти в раздел «Контрагенты» и выбрать подраздел «Поиск и приглашение».
2. Ввести данные организации контрагента, такие как ИНН, ИНН-КПП и название компании.
3. Найти нужную организацию в списке и увидеть пометку «роуминг, НТЦ СТЭК» рядом с ее наименованием.
4. Создать запрос, нажав кнопку «Пригласить к обмену документами».
5. После принятия запроса со стороны поставщика или клиента роуминг будет настроен, и компания отобразится в разделе «Контрагенты». После этого стороны могут отправлять и получать документы друг от друга.

Если сервис ЭДО не предлагает опцию отправить приглашение, а требует настройку для обмена документами, следует оставить заявку через соответствующую кнопку или на сайте и дождаться выполнения обеими сторонами. Для установки роуминговой связи потребуется только одна заявка от контрагентов.

Входящие запросы в роуминге для пользователей Диадока бесплатны, а стоимость исходящих запросов не отличается от стандартных тарифов. Клиентам «СТЭК-ТРАСТ» следует уточнить стоимость настройки роуминга и передачи документов у своего оператора ЭДО.

Преимущества

ПП «СТЭК-ТРАСТ» представляет собой мощный инструмент для эффективного управления документами в организации. Его многочисленные преимущества обеспечивают удобство, надежность и высокую производительность при работе с документами и поручениями. Давайте рассмотрим основные преимущества, которые делают этот программный продукт предпочтительным выбором для многих компаний.

Интеграция с ведущими системами управления

ПП «СТЭК-ТРАСТ» обеспечивает высокую степень совместимости и интеграции с ведущими системами управления, такими как ERP и CRM. Это позволяет сократить временные и ресурсные затраты на настройку и поддержку интеграции, а также обеспечивает эффективное взаимодействие между различными системами и обеспечивает единый поток данных и документов внутри организации.

Высокий уровень защиты информации

ПП «СТЭК-ТРАСТ» предоставляет высокий уровень защиты информации и конфиденциальности данных. Система использует современные методы шифрования и аутентификации, а также обеспечивает контроль доступа и аудит действий пользователей. Это позволяет предотвратить несанкционированный доступ к информации и минимизировать риски утечки данных.

Облачное хранение и доступ к данным

ПП «СТЭК-ТРАСТ» предоставляет возможность облачного хранения и доступа к данным, что обеспечивает гибкость и мобильность в работе с документами. Пользователи могут получать доступ к своим данным из любой точки мира и с любого устройства, обеспечивая эффективное удаленное взаимодействие и работу в режиме реального времени.

Поддержка электронной подписи

ПП «СТЭК-ТРАСТ» обеспечивает поддержку электронной подписи, что позволяет заключать и подписывать документы в электронном формате. Это упрощает процессы подписания и обмена документами, сокращает временные затраты на их обработку и повышает уровень безопасности и юридической значимости документов.

Масштабируемость и гибкость конфигурации

ПП «СТЭК-ТРАСТ» обладает высокой масштабируемостью и гибкостью конфигурации, что позволяет адаптировать систему под индивидуальные потребности и особенности организации. Это позволяет пользователям масштабировать систему в соответствии с ростом бизнеса и изменяющимися требованиями, обеспечивая эффективное функционирование в различных условиях и средах работы.

Недостатки

Помимо своих многочисленных преимуществ, ПП «СТЭК-ТРАСТ» также имеет некоторые ограничения и недостатки, которые стоит учитывать при его использовании. Эти недостатки могут оказать влияние на производительность, безопасность и удобство использования программы. Давайте рассмотрим основные из них.

Ограниченные возможности интеграции с некоторыми специфическими системами

ПП «СТЭК-ТРАСТ» может иметь ограниченные возможности интеграции с некоторыми специфическими системами, что может создать проблемы для компаний, использующих специализированные программные решения. Возможно, потребуется дополнительная настройка или разработка интеграционных модулей для обеспечения совместимости с такими системами.

Высокая зависимость от интернет-соединения

Поскольку ПП «СТЭК-ТРАСТ» предоставляется в форме облачного сервиса, его эффективное использование требует постоянного доступа к интернету. Это может создавать проблемы при работе в условиях ограниченной или нестабильной сети, а также повышать риски простоя в случае сбоев в сетевом соединении.

Необходимость обучения персонала

Использование ПП «СТЭК-ТРАСТ» может потребовать обучения персонала, особенно для тех пользователей, которые не имеют опыта работы с подобными системами. Это может привести к дополнительным временным и финансовым затратам на организацию обучающих мероприятий и поддержку пользователей.

Ограниченные функциональные возможности в базовой версии

В базовой версии ПП «СТЭК-ТРАСТ» могут быть ограниченные функциональные возможности, что может не удовлетворять потребностям некоторых компаний. Для получения расширенного функционала может потребоваться приобретение дополнительных модулей или переход на более дорогие тарифные планы.

Возможные проблемы с безопасностью данных

При использовании облачного сервиса ПП «СТЭК-ТРАСТ» возникает риск возможных проблем с безопасностью данных, таких как утечки информации или несанкционированный доступ к конфиденциальным данным. Это может быть особенно актуально для компаний, работающих с чувствительной информацией, и требует дополнительных мер по обеспечению безопасности.

Заключение

В нашем обзоре оператора ЭДО «СТЭК-ТРАСТ» мы рассмотрели широкий спектр функциональных возможностей этого программного продукта, а также выделили его ключевые особенности. «СТЭК-ТРАСТ» представляет собой мощный инструмент для автоматизации документооборота, предоставляя пользователям удобный и надежный интерфейс для работы с документами. Его инновационные подходы к контролю и отчетности делают его неотъемлемой частью эффективного управления документами в организации.

Преимущества использования «СТЭК-ТРАСТ» включают в себя интеграцию с ведущими системами управления, высокий уровень защиты информации, облачное хранение и доступ к данным, поддержку электронной подписи и масштабируемость конфигурации. Однако, вместе с этим, стоит учитывать и некоторые недостатки, такие как ограниченные возможности интеграции, зависимость от интернет-соединения и необходимость обучения персонала.

В целом, «СТЭК-ТРАСТ» представляет собой комплексное решение для эффективного управления документооборотом в организации. Его функциональность, особенности, преимущества и недостатки делают его значимым инструментом для повышения производительности и эффективности работы с документами.