Контур.Диадок: лидер рынка, который впаривает дорогие тарифы

В мире современного бизнеса электронный документооборот становится все более важным элементом эффективного функционирования компаний. В этой связи системы электронного документооборота (ЭДО) приобретают особое значение, упрощая и оптимизируя процессы обмена информацией между предприятиями. Одной из таких систем является Контур.Диадок, предлагающая широкий спектр возможностей для электронного обмена документами и автоматизации бухгалтерских процессов.

Неоднократно замечено, что при продлении тарифа Диадок присылает завышенный счёт

Диадок мотивирует это тем, что вы развиваетесь, поэтому вот держите на перспективу более дорогой тариф

Пример из жизни:
У вас куплен тариф на 600 документов за 4 900 руб.
При продлении вам присылают счёт на 1500 документов за 11 000 руб
Подробности в конце статьи в разделе «Недостатки»

В данной статье мы рассмотрим назначение и принцип работы системы Контур.Диадок, рассмотрим ее преимущества и недостатки, а также важность использования квалифицированных электронных подписей (КЭП) в рамках данного сервиса. Получившийся обзор поможет более полно понять функционал и потенциал этой системы, а также рассмотреть ее в контексте современных требований и вызовов бизнес-среды.

Общие сведения

Диадок — это система электронного документооборота (ЭДО), предназначенная для обмена различными типами электронных документов между компаниями и их контрагентами. Цель использования Диадока заключается в облегчении обмена электронными документами в рамках системы электронного документооборота (ЭДО). Этот сервис позволяет контрагентам получать, обрабатывать, подписывать и отправлять разнообразные типы электронных документов, включая формализованные и неформализованные.

В числе таких документов можно выделить:

• счета-фактуры;
• универсальные передаточные документы;
• акты приемки-сдачи работ;
• товарные накладные;
• акты сверки;
• договоры;
• письма;
• уведомления;
• отчеты;
• ведомости;
• платежные поручения и многие другие.

Основное преимущество использования системы Диадок заключается в том, что она оптимизирует и ускоряет бизнес-процессы внутри компании. Вместо того чтобы тратить много времени на рутинные задачи бумажного делопроизводства, такие как печать, поиск, согласование и ручное подписание документов, компании могут перевести все это в онлайн, что позволяет освободить ресурсы сотрудников и сократить расходы на канцелярские принадлежности, бумагу, курьерские и почтовые услуги.

Отправка документов становится гораздо более эффективной и быстрой — дело всего лишь нескольких кликов мышью.

Помимо этого, Диадок обеспечивает прозрачность документооборота, отображая статус каждого документа, а также сохраняя все действия в специальном протоколе. Благодаря безопасным каналам связи и шифрованию данных, этот сервис гарантирует безопасность передачи информации и надежное хранение файлов. Каждый документ имеет несколько копий на различных серверах, что исключает риск утраты данных даже в случае сбоя.

Наличие фильтров в электронном архиве Диадока позволяет оперативно находить необходимые файлы, что упрощает взаимодействие с контрагентами и сокращает время реагирования на запросы контролирующих органов.

Краткая история создания и разработки

История развития Диадока началась в 2010 году. Система электронного документооборота была представлена компанией СКБ Контур 15 июля 2010 года, после завершения пилотного проекта по обмену счетами-фактурами с февраля по май того же года. Сразу после этого, 16 июля 2010 года, Государственная Дума приняла законопроект, разрешающий использование электронных счетов-фактур для организаций.

В начальном этапе использования Диадока предприятия осуществляли обмен первичными документами, такими как договоры, счета и акты выполненных работ. Однако с 1 июня 2011 года появилась возможность работать с счетами-фактурами. В тестовом режиме пользователи могли отправлять и получать такие документы. Эта функциональность была запущена командой Диадока вскоре после утверждения Министерством финансов порядка выставления и получения электронных счетов-фактур приказом № 50н от 25 апреля 2011 года.

История развития Диадока охватывает ряд важных этапов:

• 2011 год. В этот год была запущена демоверсия Диадока, предоставляющая пользователям возможность работать непосредственно с документами, вместо обычных «писем» с вложениями. В интерфейс был добавлен раздел «Контрагенты», позволяющий пользователям добавлять друг друга в список контрагентов. Этот период также характеризуется одобрением системы Диадок крупнейшими НИИ в области информатизации.
• 2012 год. В этом году через Диадок был отправлен первый в России электронный счет-фактура, и СКБ Контур стал одним из официальных операторов электронного документооборота. Диадок значительно улучшил свои возможности, включая быструю регистрацию на сайте, новые фильтры для поиска, опции согласования документов внутри компании и появление онлайн-консультанта. Также был создан модуль для интеграции с учетной системой 1С, и пользователи передали девятимиллионный документ.
• 2013 год. В этот период в Диадоке появилась возможность согласовывать исходящие документы и аннулировать некорректные. Сервис начал массовую проверку контрагентов и отправку приглашений для обмена электронными документами. Диадок доставил более двух миллионов счетов-фактур, и количество переданных СФ выросло на 615 %, а ТОРГ-12 — на 813 %. Кроме того, СКБ Контур подписал первое в России роуминговое соглашение.
• 2015 год. В это время было выпущено мобильное приложение для iOS, а в веб-версии сервиса добавился чат с контрагентами. Трафик электронных документов через систему увеличился в два раза, и были подписаны соглашения о роуминге с девятью операторами ЭДО.
• 2016 год. Контур.ERP стал первым решением для интеграции с системой ЭДО, которое было сертифицировано SAP ICC, а Диадок вошел в Единый реестр российского ПО. Сервис также поддержал формат электронного универсального передаточного документа (УПД) сразу после его утверждения ФНС. Объем переданных через Диадок электронных документов увеличился вдвое и превысил 100 млн. Запущена «Справочная» с ответами на частые вопросы, рекомендациями и новостями, а также было разработано мобильное приложение для Android.
• 2018 год. Независимый аудит вновь подтвердил высокий уровень информационной безопасности Диадока, и было передано 201 млн документов. Также был запущен первый в России проект международного ЭДО, в рамках которого «МегаФон» и китайская компания Huawei обменивались электронными документами через Диадок.
• 2019 год. Диадок впервые провел конкурс и вручил премию «ПРО ЭДО» лучшим проектам электронного документооборота, а пользователи получили возможность передавать сведения в систему маркировки через Диадок. Также было выпущено новое мобильное приложение сервиса.
• 2020 год. Пользователи отправили 237 млн документов, что на 31 % больше, чем в 2019 году. Создано решение для работы с электронными кадровыми документами, а также был запущен Центр поддержки пользователей. Диадок стал доступен для автоматического роуминга с абонентами оператора ЭДО Такском во всех интеграционных решениях. Кроме того, Диадок интегрирован с сервисом онлайн-бухгалтерии для предпринимателей Контур.Эльба.
• 2021 год. К автороумингу были подключены еще шесть операторов ЭДО. Был выпущен улучшенный модуль для 1С с легким запуском, эргономичным интерфейсом, гибкими настройками и повышенной производительностью. Также Диадок начал работу с национальной системой прослеживаемости товаров.

За более чем десять лет существования Диадок доказал свою удобство для ведения электронного документооборота, эффективность и ценность для бизнеса. Пользователи и эксперты одобряют преимущества этого сервиса. Например, в 2018 году Диадок был признан победителем в номинации «Лучшая система электронного документооборота» на национальной IT-премии «Цифровые вершины».

Контур и Диадок: в чем отличия

Контур представляет собой комплексную систему для бизнеса, направленную на упрощение и повышение эффективности процессов, что помогает сократить время, затрачиваемое на рутинные операции. В рамках этой экосистемы предоставляются различные сервисы, такие как:

• интернет-отчетность;
• онлайн-бухгалтерия;
• облачный товароучет;
• ЭДО;
• проверка контрагентов;
• электронные подписи.

Контур предлагает более 70 продуктов для бизнеса, которыми пользуются более 2,2 миллионов компаний в России и за рубежом.

Диадок, с другой стороны, является сервисом электронного документооборота, предоставляемым компанией СКБ Контур, которая входит в число доверенных операторов электронного документооборота ФНС РФ. Это означает, что сервис обладает всеми необходимыми функциональными возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота с использованием электронной подписи.

В качестве оператора электронного документооборота, компания СКБ Контур:

• Управляет передачей электронных документов между участниками процесса.
• Обеспечивает безопасность и сохранность данных в процессе передачи.
• Проверяет достоверность информации о юридических лицах, подключенных к системе ЭДО.
• Своевременно обновляет сервисы ЭДО в соответствии с изменениями в законодательстве.
• Регистрирует операции с файлами для обеспечения прозрачности.
• Хранит электронные документы в течение необходимых сроков.
• При необходимости выступает в качестве независимой стороны в разрешении споров.

Сервис Диадок предоставляет пользователю функционал для организации электронного документооборота, что позволяет организациям упростить свои бизнес-процессы, оптимизировать взаимодействие с контрагентами, экономить время и снижать издержки.

Принцип работы

Диадок работает просто: это почти как электронная почта. В нем есть папки для ваших входящих и исходящих документов, черновиков и удаленных файлов.

Когда вы хотите что-то сделать с документом, у вас есть несколько опций:

1. Скачать его на компьютер.
2. Подписать, если это нужно.
3. Отклонить, если что-то не так.
4. Согласовать, если вы согласны.
5. Аннулировать, если документ больше не нужен.
6. Распечатать его или удалить, если вы закончили работу.

Каждый документ можно открыть и обработать прямо из списка. Также есть возможность выполнять действия сразу с несколькими документами, например, подписывать целый пакет документов за раз. В графе «Статус» видно, что происходит с документом: он отправлен, получен, подписан или нет.

В разделе «Документы» есть папки для тех документов, которые сейчас проходят согласование. Здесь вы увидите файлы, которые требуют вашего внимания, и те, которые уже обработаны.

Чтобы создать новый документ, просто выберите «Новый документ». Вы можете загрузить файлы с вашего компьютера или отправить их из программы 1С, используя модуль Диадока. Вы можете создать счет-фактуру, накладную, акт или универсальный передаточный документ (УПД) прямо в веб-редакторе.

Когда вы подписываете или создаете документ, Диадок автоматически проверяет, чтобы быть уверенным в его подлинности:

• Он проверяет электронную подпись на предмет действительности и срока действия сертификата.
• Проверяет соответствие документа форматным требованиям.

Если что-то не так, Диадок дает вам знать об этом и предлагает исправления. Если все хорошо, ваш документ отправляется получателю, который увидит его в своем списке входящих файлов. Каждый этап документооборота записывается в протоколе передачи, который вы можете посмотреть и скачать.

Если вам нужно больше информации о Диадоке, вы можете посмотреть специальные видеоролики или изучить инструкцию «Работа в системе Диадок».

Основные функциональные возможности

Сервис электронного документооборота (ЭДО) от компании «СКБ Контур» обеспечивает обмен информацией в форматах b2b (бизнес-бизнес) и b2g (бизнес-государство). Второй вариант используется для передачи документов в государственные органы и судебные учреждения. Для b2g необходимо также использовать сервис интернет-отчетности.

Для выполнения специализированных операций можно подключить дополнительные платные модули с расширенными возможностями:

• модуль для кадрового документооборота между работодателем и сотрудниками;
• обмен электронными транспортными накладными;
• ЭДО с торговыми площадками;
• обмен документами в медицинских учреждениях и страховых компаниях.

Давайте рассмотрим подробнее основные функции этого сервиса.

Создание, подписание и отправка

Создание, подписание и отправка документов в системе «Диадок» представляет собой удобный и простой процесс. Вы можете создать документ прямо в системе «Диадок», загрузить его из папки на вашем компьютере или импортировать из товароучетной программы.

Счет-фактуры и накладные проходят проверку в сервисе, который автоматически выявляет ошибки и недочеты в оформлении файлов. Например, система не пропустит документ, если в нем указан некорректный ИНН или КПП, если пропущены обязательные поля или если есть опечатки.

Перед завершением процесса создания документа, вы можете отправить его на согласование одному лицу или всему подразделению. Для подписи всех документов в системе «Диадок» используется УЦЭП (универсальная квалифицированная электронная подпись). Право заверять отправления имеют только те лица, у которых в настройках учетной записи указано соответствующее разрешение.

Получение и распределение писем

Получение и распределение писем в системе «Диадок» представляет собой удобный и эффективный процесс. Когда вы получаете файлы, они отображаются в разделе «Входящие». Вы можете выбрать один или несколько документов, чтобы массово их подписать, согласовать или отправить в соответствующее подразделение.

Система позволяет нескольким сотрудникам работать с одним письмом одновременно. Для этого необходимо создать «подразделения» и настроить доступ сотрудников к документам, чтобы они видели только те, которые относятся к их сфере работы. Эта возможность особенно удобна для организаций с большим объемом документооборота и филиальной структурой, где необходимо эффективно координировать работу между различными отделами и сотрудниками.

Хранение и поиск в архиве

Хранение и поиск в архиве в системе «Диадок» представляет собой удобный и эффективный процесс. Вы можете быстро найти документ любой давности, указав необходимые параметры в фильтре:

• название;
• дату;
• сумму;
• контрагента и другие.

Одной из особенностей системы является то, что даже после окончания оплаченного периода пользователь сохраняет доступ ко всем письмам. Вся информация в «Диадоке» надежно защищена. Файлы хранятся в дата-центре SAFEDATA и копируются троекратно, причем каждая копия находится в разных местах. Это обеспечивает безопасность и сохранность документов даже в случае возникновения сбоев или нештатных ситуаций.

Поиск контрагентов

Поиск контрагентов в системе «Контур.Диадок» является простым и удобным процессом. Пользователи могут загрузить файл со списком ИНН контрагентов и узнать, кто из них уже использует программу «Контур.Диадок». После отправки приглашения остается лишь дождаться, когда компания примет запрос и добавится в список контрагентов.

Приглашения могут быть отправлены массово: всем индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам, зарегистрированным в системе, а также организациям, которые еще не начали работать с «Диадоком». Они получат уведомление по электронной почте и смогут принять приглашение, зайдя в свой личный кабинет. Пользователи также получают уведомления на почту о различных событиях, таких как новые запросы от контрагентов, принятые предложения или появление новых документов во входящих. Функцию уведомлений можно отключить, если необходимо.

Также возможен документооборот с иностранными компаниями. Для этого используется та же универсальная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), что и для электронного документооборота с российскими контрагентами.

Предоставление отчетности в контролирующие органы

Предоставление отчетности в контролирующие органы является важным процессом для любой компании. Отчеты, которые направляются в ФНС и другие государственные органы, должны строго соответствовать утвержденным форматам. В этом важном этапе помощь «Диадока» заключается в том, что система автоматически проверяет, правильно ли составлен документ, и только после этого передает его адресату.

Если ваша компания использует для сдачи отчетов в ФНС сервис «Контур.Экстерн», то вы можете отправлять документы непосредственно из «Диадока». Эти сервисы интегрированы по умолчанию, что облегчает и ускоряет процесс передачи информации. Однако, если вы взаимодействуете с налоговой через другие системы интернет-отчетности, сначала необходимо скачать файл из «Диадока» на компьютер, а затем загрузить его в ваш сервис для отправки в соответствующий орган.

Документооборот с «Честным ЗНАКом»

Документооборот с «Честным ЗНАКом» становится все более важным с начала 2022 года, когда участники системы маркировки постепенно переходят на обязательное использование электронного документооборота (ЭДО). Для каждой товарной группы установлена своя дата перехода, что обеспечивает постепенную и плавную интеграцию.

Через систему ЭДО компании обмениваются электронными универсальными передаточными документами (УПД) и передают необходимые сведения в «Честный ЗНАК». «Диадок» облегчает этот процесс, позволяя автоматизировать обмен данными в соответствии с требованиями системы маркировки.

Одним из преимуществ использования «Диадока» является возможность мгновенной отправки информации в «Честный ЗНАК» после подписания УПД. Это обеспечивает оперативность и эффективность в выполнении требований по маркировке товаров.

КЭП в Диадоке

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) в Диадоке является важным инструментом для подписания документов. Эта форма подписи работает только с использованием средства криптографической защиты информации. КЭП подтверждает личность подписанта и подлинность подписи на момент ее создания, а также гарантирует, что документ не был изменен после подписания.

Программное обеспечение для создания КЭП сертифицируется Федеральной службой безопасности (ФСБ), а такие подписи выдаются только аккредитованными удостоверяющими центрами Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций (Минцифры).

К Удостоверяющим центрам Контура относится и центр, выдающий квалифицированные электронные подписи. Поэтому квалифицированная электронная подпись в Диадоке считается аналогом собственноручной подписи и не требует дополнительных соглашений между сторонами. Документ, подписанный с использованием КЭП, обладает юридической значимостью.

В Диадоке создание подписи происходит автоматически и незаметно для пользователя. При выборе опции «Подписать» сервис автоматически обращается к сертификату, проверяет необходимые данные и формирует файл электронной подписи.

Бухгалтерия и Диадок

В бухгалтерии, где обрабатывается большая часть документации, внедрение Диадока приводит к значительной автоматизации процессов и снижению рабочей нагрузки на персонал. Этот сервис помогает перейти от традиционного бумажного документооборота к эффективным онлайн-процессам.

С использованием электронного документооборота (ЭДО) множество рутинных задач переносятся в цифровое пространство:

• Создание, согласование, подписание и отправка первичных и закрывающих документов контрагентам осуществляется онлайн, что облегчает и ускоряет взаимодействие между компаниями.
• Внутри предприятия сотрудники могут вести взаимодействие через Диадок, обмениваясь документами и информацией между отделами и подразделениями.
• Поиск необходимых документов становится гораздо проще благодаря единой базе данных и возможности использования фильтров и тегов для классификации и организации документов.

Кроме того, в Диадоке есть возможность выгрузки документов, необходимых для ответа на запросы налоговой службы. После загрузки в сервис интернет-отчетности, вы сможете легко найти требуемые документы в ящике вашей организации, скачать и отправить их по требованию.

Как пользоваться

Для использования системы Диадок вам нужно посетить официальный веб-сайт и войти в свой личный кабинет. Большинство компаний предпочитают использовать основную веб-версию Диадока, которая не требует вмешательства в их информационные системы. Обмен документами с контрагентами осуществляется через электронную почту, и вам придется оплатить только за отправленные документы.

Для пользователей программы 1С в Диадоке есть специальное решение для самых распространенных версий этой учетной системы. Вам просто нужно загрузить соответствующий модуль с сайта, установить его и начать работать с электронными документами прямо из программы 1С.

Более того, существует возможность совместной работы с другими учетными системами. В системе Диадок имеется набор специально разработанных интеграционных решений для таких систем, как:

• Oracle;
• SAP ERP (сертифицированное решение);
• Directum;
• Docsvision;
• MS Dynamics;
• Парус;
• Архив ЭЛАР;
• Архив Ensole.

Личный кабинет

Интерфейс персонального кабинета веб-версии системы Диадок представлен в интуитивно понятном формате. Навигационная панель содержит разделы, включая «Документы», «Контрагенты», «Сообщения» и «Справочная». Раздел «Документы» включает в себя следующие подразделы:

• Входящие документы.
• Исходящие документы.
• Внутренние документы.
• Черновики.
• Удаленные.
• Документы, требующие обработки.
• Обработанные документы.
• Получив входящий документ, вы можете скачать его, подписать, отклонить, отправить на согласование/подпись или аннулировать. Вы также можете посмотреть веб-версию любого документа и получить подробную информацию об отправителе.

Для отправки исходящего документа вы можете нажать кнопку «Новый документ» и перейти в раздел создания. Здесь вы можете загрузить документ с вашего компьютера или воспользоваться редактором для создания документа в соответствующем формате.

Поддерживаемые форматы

В Диадоке используются различные форматы электронных документов, включая:

• Первичные бухгалтерские документы, такие как счета и акты.
• Счет-фактуры.
• Корректировочные счета-фактуры.
• Универсальные передаточные документы.
• Универсальные корректировочные документы.
• Документы, специфичные для фармацевтической отрасли.
• Документы в произвольном формате.

Если документ является формализованным, то для его заполнения потребуется указать некоторые обязательные данные, такие как номер документа, дата создания и номер договора. Кроме того, можно добавить дополнительную информацию для контрагента.

Интеграция Контур Диадок и Эльбы

Если вы используете онлайн-бухгалтерию Контур Эльба, то Контур Диадок может оказаться вам весьма полезным, так как между этими системами существует специальное интеграционное решение.

Ранее, для отправки документов, созданных в Эльбе, требовалось распечатывать и отправлять их по почте контрагентам для получения «живой» подписи. Теперь же при создании документов, таких как акты, накладные, УПД и счета, появилась опция «Отправить документ в Диадок». Выбранный документ будет автоматически отправлен в Диадок. Затем, зайдя в систему, вы сможете подписать и отправить полученный из Эльбы документ вашим контрагентам.

Как подписать входящий документ

Когда вы получаете письмо от контрагента, оно появляется в папке «Входящие» вашего личного кабинета. В этом разделе вы можете выбрать различные действия с документом, такие как скачивание, отклонение, заверение, аннулирование, отправка на согласование или на подписание.

Чтобы подписать документ:

1. Войдите в папку «Входящие» и выберите нужное письмо. Дважды щелкните по нему, чтобы открыть.
2. Найдите и нажмите на кнопку «Подписать».
3. Подтвердите операцию.

После подписания документа он мгновенно отправится обратно адресату, что обеспечивает быстрое и безопасное завершение процесса подписания.

Как создать документ

Как сформировать новый документ в системе:

• Перейдите к команде «Новый документ». Это откроет форму, где вы можете либо загрузить уже готовый документ, либо создать его с использованием доступных шаблонов.
• После загрузки или создания документа, его название будет отображено в окне. Если у вас еще нет контрагента, выберите «Контрагент» и начните вводить название или ИНН компании.
• Выберите соответствующего контрагента. Если предполагается отправка документа внутри вашей компании, выберите «Внутри организации» и укажите соответствующее подразделение.

Нажмите кнопку «Подписать и отправить». Если требуется согласование документа другим сотрудником компании, используйте кнопку «Согласование».

В системе «Контур» все операции могут быть выполнены за несколько простых кликов, что делает интерфейс удобным и понятным даже для новичков.

Сравнение с СБИС

На российском рынке информационных технологий представлено множество систем электронного документооборота (ЭДО). Одной из таких систем является продукт компании «Тензор» — СБИС.

В его состав входит ряд сервисов, включая возможности электронного документооборота:

• прием, создание, подписание и обработка электронных документов,
• внесение изменений до подписания,
• сохранение истории действий,
• хранение файлов в электронном архиве и другие.

В чем же различие между СБИС и Диадоком? Рассмотрим основные преимущества системы ЭДО от компании «Контур».

В Диадоке компании имеют возможность:

• бесплатного подключения к сервису и добавления неограниченного числа пользователей;
• использования пакетов документов, действующих в течение года, а не квартала;
• простого понимания цен, включая возможность свободно узнать стоимость интеграционных решений;
• настройки роуминга с другим оператором ЭДО без оплаты тарифа;
• проверки удобства системы с помощью тестового ящика;
• просмотра и скачивания документов из архива, даже если услуги сервиса не оплачены;
• хранения документов без ограничений по объему;
• работы только с электронными документами. Диадок отличается простым и интуитивно понятным интерфейсом, который легко освоить даже неопытному пользователю;
• обеспечения безопасности сервиса — Диадок успешно прошел независимую проверку. Вход в сервис через аккаунт в социальных сетях недоступен, для доступа необходимо использовать квалифицированную электронную подпись или получить разрешение администратора организации для использования логина и пароля.

Диадок обеспечивает сохранность данных, конфиденциальность и безопасность. Гибкая система тарифов позволяет выбрать оптимальный вариант, а также возможна интеграция с любой учетной системой.

Преимущества Диадок

Основные преимущества сервиса Контур.Диадок:

• Улучшение эффективности бизнес-процессов. Внедрение электронного документооборота значительно оптимизирует бизнес-процессы, сокращая время обмена документами до 5-10 секунд.
• Возможность обмена электронными счет-фактурами. Система позволяет отправлять счет-фактуры по электронной почте, что соответствует требованиям Налогового кодекса Российской Федерации и исключает необходимость использования курьерских служб.
• Обеспечение юридической значимости документов. Все документы подписываются цифровой подписью (КЭП), обладающей юридической силой, и признаваемой во всех государственных органах.
• Прозрачность документооборота. Электронный формат обеспечивает возможность отслеживания статуса документа в режиме реального времени, а также регистрацию всех действий с ним.
• Снижение затрат. Переход на электронный документооборот минимизирует расходы на канцелярские принадлежности, обслуживание копировальной техники и доставку документов курьером.
• Защита данных. В отличие от обмена по электронной почте, Контур.Диадок обеспечивает надежное шифрование данных, защищая их от несанкционированного доступа.
• Упрощенное взаимодействие с государственными органами. Документы, подписанные цифровой подписью, имеют такую же юридическую силу, как и ручные оригиналы на бумаге, что облегчает взаимодействие с госструктурами.
• Освобождение времени сотрудников. Переход на электронный документооборот позволяет сократить время, затрачиваемое на обработку бумажных документов, и направить его на выполнение более важных задач.
• Эффективное хранение в электронном архиве. Соответствие законодательству по хранению документов на протяжении 5 лет обеспечивается через электронный архив, который экономит место и обеспечивает легкий доступ к документам в любое время.
• Минимизация ошибок. Система автоматически проверяет подлинность цифровой подписи и соответствие документации формату ФНС, что помогает избежать ошибок и уведомляет пользователей о возможных неточностях.

Недостатки

Сам сервис неплохой. Отправлять документы по интернету гораздо удобнее, чем по почте или курьером. Но без недостатков не обошлось. Особенно обидно за первые два, когда Диадок впаривает клиентам дорогие тарифы.

Диадок постоянно впаривает дорогие тарифы при подключении

Самый дешевый тариф Диадок на данный момент — 250 документов за 2 290 руб. Но при подключении сотрудники Диадок умалчивают об этом, предлагая начать с тарифа на 600 документов за 4 900 руб.

Диадок впаривает дорогие тарифы ещё и при продлении

Ещё худе дела обстоят при продлении тарифа. Сотрудники Диадок внаглую присылают счёт на 11 000 руб за 1 500 документов, даже если из вашей истории видно, что вы за год отправили всего 100-200 документов.

Таким образом, сервис не заботится о своих клиентах и думает только о своей выгоде.

Не умеет распознавать документы

При загрузке документов вполне можно было бы понять, договор это, счёт или акт. В идеале можно даже распознать контрагентов, номер документа, сумму. Но ничего этого Диадок делать не умеет. Вам все поля придётся заполнять вручную.

Неудобная сортировка видов документов

Как было сказано выше, при загрузке документов Диадок не умеет распознавать, что это за документ — счёт, акт или договор. Вам придется выбрать тип вручную. Но в списке много пунктов, а самые распространенные документы, очевидно, договор, счёт, акт и счёт-фактура. Чтобы найти нужный тип, вам придется искать его в списке. Вынести наиболее популярные документы в верхнюю часть списка для удобства пользователей Диадок почему-то не хочет.

Другие недостатки сервиса Контур.Диадок

• Воспринимается как сложный сервис. Некоторые компании считают его сложным для использования. Однако, на самом деле, переход на электронный документооборот (ЭДО) проще, чем кажется. Диадок функционально аналогичен электронной почте, но предназначен для обмена юридически значимыми документами.
• Длительное подключение. Внедрение Контур.Диадока не требует много времени. Достаточно согласиться с лицензионными условиями и оплатить тариф. После этого вы сможете входить в систему с помощью цифровой подписи (КЭП) и логина.
• Неприятие госструктурами. Система ЭДО признана законом и равноценна бумажному документообороту. Все государственные органы, включая суды и налоговые службы, принимают электронные документы для проверки и обработки.
• Сомнения в надежности электронного архива. В отличие от бумажных документов, которые могут быть потеряны или утеряны, электронные файлы хранятся безопасно. Кроме того, доступ к документам в Контур.Диадоке можно получить в любое удобное время, что делает их использование удобным и безопасным.

Заключение

В заключение, система Контур.Диадок представляет собой мощный инструмент для электронного документооборота, который значительно оптимизирует бизнес-процессы организаций. Ее назначение заключается в облегчении обмена электронными документами между компаниями, сокращении времени на рутинные задачи и повышении эффективности работы отделов бухгалтерии.

Принцип работы Диадока основан на использовании квалифицированных электронных подписей (КЭП), которые гарантируют личность подписанта, целостность документа и его юридическую значимость. Этот механизм обеспечивает безопасность и надежность всего процесса обмена документами.

Среди преимуществ системы следует выделить ее простой и интуитивно понятный интерфейс, гибкую тарифную политику, возможность интеграции с другими учетными системами, а также поддержку массовых операций с документами. Однако стоит отметить, что для использования КЭП в Диадоке требуется аккредитация удостоверяющего центра, что может потребовать дополнительных затрат времени и ресурсов.