Notion: функции, плюсы и минусы системы

Notion — это специальная система, точнее говоря, органайзер, при помощи которого возможно создавать различные текстовые документы, базы данных, заметки, таблицы, списки и др. Она удобна и функциональна, способна заменить некоторые инструменты для работы. Пользователь может настроить этот сервис для выполнения необходимых ему задач, создавать базы данных, вкладки, работать с документами, папками, вести заметки, хранить информацию и ссылки и др. Использование этого приложения поможет сэкономить время: не придётся долго разыскивать требуемый проект или файл. Notion используют программисты, дизайнеры, редакторы, фрилансеры, крупные, солидные компании и небольшие команды.

Краткий обзор

Notion напоминает блокнот с множеством функций. На его страницах можно не только записывать текстовую информацию или помещать рисунки, но также аудио- и видеоролики, таблицы и коды, создавать прайс-листы и портфолио, множество других разновидностей контента. Всё, что относится к задаче, может быть собрано на одном листе. При необходимости страницы возможно связывать друг с другом, перемещать, соединять в группы и т. д., организуя рабочее пространство, где будет помещено всё, что пользователю требуется для деятельности.

Приложение Notion было разработано американскими специалистами, потому весь его интерфейс представлен на английском языке, и изменить язык при помощи настроек невозможно. По этой причине пользоваться им проще при наличии знания языка хотя бы на базовом уровне. Однако в него можно вносить и хранить любую информацию на русском и работать с ней так, как потребуется.

Что касается дизайна, то пользователю предлагается три вида шрифта на выбор, тёмная и светлая темы. Параметры можно менять в настройках.

Использовать приложение Notion удобно и для индивидуальной работы, и для управления командой. Это планирование, написание текстов, работа с таблицами, указания для сотрудников, комментарии и др. Внесённые данные отправляются в облачное хранилище. Все изменения в документах сразу же сохраняются

Можно установить на свой гаджет бесплатную версию системы Notion. Для этого следует войти на официальный сайт приложения, зарегистрироваться, указать свой е-mаil. На него придёт письмо со ссылкой. По ней нужно перейти в аккаунт, где потребуется указать свои персональные данные и установить основные настройки. После совершения операций пользователь получает доступ к панели навигации и главному экрану.

Функционал

Сервис Notion имеет обширный функционал. Есть возможность составлять документы, редактировать их, обмениваться с другими пользователями. Для сохранения конфиденциальности личных данных имеется функция управления доступом.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Как работает RealSpeaker — перевод речи в текст

Блочная система редактирования контента

Основа сути приложения Notion состоит в том, что потребители используют информацию в нём по своему усмотрению: можно размещать и хранить тексты, фотографии, коды и т. д. Для этих целей применяются шаблоны и модули. Страницы разделены на блоки — изображения, ссылки, списки и др. В любой момент  текст легко преобразовать в отдельную страницу или цитату, переделать маркированный список в контрольный.

Проекты и управление ими

Для простых проектов имеются вложенные и контрольные списки дел, для сложных — канбан-доски. Перенести в них любой проект или файл можно одним кликом. В программе имеются шаблоны дорожных карт, календаря, а также специальный инструмент – планировщик, который можно успешно использовать вместо обычного планировщика задач.

Таблицы

На этой платформе можно формировать таблицы нуля. Также таблицы при необходимости могут перемещаться на другие страницы или документы, заполняются при введении требуемой информации из других систем. Для решения несложных базовых задач Notion ничем не хуже программы Ехcеl. Конечно, существуют моменты, в которых Ехcel не заменит ничто. Но если не нужны сложные вычисления с применением формул, то на Notion можно работать вполне эффективно.

ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: Что такое IVR

Создание PDF и MD-документов

На этой платформе имеются:

• специальные информационные блоки для ссылок (сниппеты), имеющие немаловажное значение для продвижения поиска, иначе говоря, они являются программным кодом;
• веб-клиппер — инструмент для сохранения в рабочей области нужной веб-страницы из сети (текст, картинка и др.);
• инструменты для создания PDF и MD-документов, которые позволяют не только создавать, но и отправлять такие документы на другие сервисы.

Здесь также есть редактор, который поддерживает функцию вставки разметки Маrkdoun и медиафайлов.

Структура и база знаний

Создать базу данных просто, потребуется лишь открыть пустую страницу. На других страницах, которые находятся сверху, может располагаться любая информация с кликабельными заголовками. Для редактирования страниц имеются эмодзи и обложки. Верхняя страница главная, а расположенные под ней — подстраницы. Эта иерархия очень строгая. Система сама автоматически формирует оглавление. При удалении одного или нескольких пунктов страница тоже полностью удаляется. Чтобы не удалить что-либо важное и нужное, сначала следует определиться со структурой.

Разрешения и совместное использование

Если пользователю требуется поделиться одной или несколькими страницами, он легко может сделать это, кликнув по кнопке «Поделиться», которая находится в правом углу сверху. Чтобы обмен был точным, следует добавить других пользователей (е-mail либо имя). Второй вариант можно применять лишь к тем, с кем уже производился обмен.

Можно разрешить полный доступ, т. е. позволить делиться и редактировать или только редактировать, но при этом не делиться, разрешить комментировать блоки или страницы. Пользователь в праве разрешить только просмотр. В случае необходимости ранее предоставленный доступ можно отменить.

Важно упомянуть о двух особенностях обмена. Первая из них – это то, что при разрешении родительской страницы все страницы, находящиеся в базе данных, наследуют его автоматически. Но если требуется запретить разрешение общего доступа для каких-либо страниц, это можно сделать вручную: зайти на них и отменить разрешение. Система уведомит пользователя о переопределении разрешений, унаследованных от главной страницы.

Второй момент: если пользователь намерен поделиться страницей, на которой имеется связанная база данных, то другим пользователям требуется предоставить доступ, иначе связанный блок, входящий в базу данных, во время просмотра страницы отражаться не будет. Вместо него пользователь увидит пустое место.

Преимущества

Плюсов у программы Notion множество. В ней пользователь сможет хранить огромное количество информации и всегда легко найдёт то, что нужно.

Возможность интеграции

В этом приложении огромное количество различных серверов от Твиттера до Github. Встроить нужные файлы можно непосредственно в рабочее пространство пользователя.

Многофункциональность

Этот показатель можно назвать основным преимуществом приложения Notion. В нём пользователь сможет хранить разнообразную информацию. Её можно распределить, воспользовавшись тематическими досками. Один сервис предоставляет все основные функции: календарь, таблицы, списки, заметки и многое другое.

Возможность быстрого импорта файлов

Эта функция позволяет импортировать требуемые файлы из других приложений. Сделать это возможно несколькими способами. Самый простой из них – воспользоваться панелью, которая находится с левой стороны. На ней нужно найти кнопку «Import». Кликнув по ней, пользователь увидит открывшееся окно, в котором перед ним предстанут все системы. Из них файлы импортируются в приложение Notion. После этого возможно работать с ними уже в этой системе. На выполнение этого действия потребуется не более одной минуты.

Понятный дизайн

Чтобы не отвлекать внимание, можно скрыть всё, что не требуется в настоящий момент. Перед пользователем останется чистый лист, на котором можно выполнять необходимые действия.

Гибкость

Эта система — свободное пространство. Чем оно будет заполнено, зависит исключительно от пользователя. Новички, решившие освоить её, могут сначала растеряться. Однако разобравшись в ней, они поймут, что ничего сложного здесь нет. Нужны таблицы, список, календарь? Вот они, все перед глазами. Можно добавить любую картинку. Вся нужная информация окажется на своём месте, и найти её, когда потребуется, можно очень легко и быстро.

Недостатки

При всех своих явных достоинствах это приложение всё же не идеально. В системе имеются минусы, о которых также следует рассказать.

Избыток функций

Как ни странно, но это, казалось бы, очевидное достоинство одновременно является и недостатком: увидев такое количество функций, начинающий пользователь не может определиться и понять, с чего же следует начинать. Это может сбить с толку. Не всегда сразу понятно, как работать, куда и что вносить. Однако не всё так печально: приложение само предлагает подсказки, шаблоны, и разобраться в нём можно быстро.

ИНТЕРЕСНО: Что такое vCPU

Платная версия для работы в команде

Это удовольствие не из дешёвых: оплата в месяц составляет не менее 8 долларов с одного человека. Бесплатно осуществлять командную работу в Notion не получится. Поэтому прежде чем начинать использовать его, нужно выполнить тестирование, чтобы решить, подходит ли данный сервис, или нет.

Отсутствие версии на русском языке

Далеко не все пользователи рунета владеют английским языком. Тем, кто решил использовать Notion для работы и хранения информации, будет непросто разобраться в этой системе. Но они смогут воспользоваться ссылкой на рабочее пространство в приложении Notion, где имеется множество ответов на частые вопросы пользователей.

Проблемы с мобильной версией

Она загружается слишком долго, а это иногда очень неудобно. Если потребуется срочно сделать на ходу какие-либо заметки, то воспользоваться мобильным устройством вряд ли получится, придётся ждать. Разработчики совершенствуют программы, выпускают обновления, чтобы облегчить использование.

Заключение. Приложение Notion не может подходить всем без исключения. Однако многие пользователи предпочитают эту программу и вполне довольны возможностями, которые предоставляет данная платформа. Даже бесплатная версия предусматривает то, что в ней можно хранить много информации и выполнять большое количество различных задач, т. к. система многофункциональна и удобна.

А вам нравится платформа Notion? Пишите своё мнение в комментариях.