Что такое ВМС управления складом: перечень решаемых задач, советы по выбору и внедрению системы

Повышение конкурентоспособности и рентабельности предприятия зависит от правильной организации работы складских помещений. Эффективность работы компании заключается в сокращении издержек, увеличении скорости операций, а также в правильном управлении складом. Достижение поставленных задач возможно, если в организацию внедрить ВМС. WMS система управления складом (расшифровка аббревиатуры – warehouse management system) упрощает администрирование, ведение бухгалтерского и логистического учета.

Что такое ВМС на складе

Это программа, позволяющая автоматизировать учет и основные процессы, что снижает расходы, которые идут на эксплуатацию помещений, выполняющих роль склада.

За счет применения программы управления складом удается достичь следующих показателей:

• экономия времени сотрудников складского отдела (оптимизация штата);
• предотвращение ошибок, влекущих нежелательные финансовые траты;
• минимизация человеческого фактора (автоматизация учета и контроль за действиями, связанными с перемещением продукции).

Какие бывают системы ВМС

WMS включают разную комплектацию и имеют следующую классификацию:

1. Коробочные. Это готовые комплекты, которые не требуют доработок. После установки и воспроизведения настроек программой можно сразу пользоваться. У такого решения ограниченный функционал, но при этом оно надежное.
2. Собственной разработки. Предприятия могут нанимать сторонних специалистов, которые разработают систему WMS-логистика, подстроенную под конкретные задачи и требования организации. Если подрядчику принадлежит главная роль в разработке, то продукт относят к подвиду заказных.
3. Первого уровня. При помощи готовых модулей создается любой функционал.

Есть еще один вид программы, которая создается под контролем заказчика. На этапах внедрения ее адаптируют и настраивают под нужды предприятия.

Преимущество системы управления складом заключатся в том, что продукт может взаимодействовать с дополнительным оборудованием – весовым, конвейерным и так далее.

Конечная стоимость внедрения зависит от таких критериев, как:

• сложность изменений конфигурации, адаптируемой под бизнес-процессы склада;
• объем самого проекта – если склад имеет большие площади, потребуется много функций для оптимизации работы, что влияет на конечную цену продукта;
• работы по взаимосвязи со сторонними сервисами и «железом».

Сферы применения системы автоматизации склада ВМС

Любой склад лучше будет функционировать, если его работу автоматизировать при помощи специальной системы. Внедрение WMS подойдет и для крупного логистического центра, и для мелкого бизнеса.

ВМС применяется в следующих областях:

• почта – позволяет управлять операциями, связанными с перемещением посылок;
• производство – устанавливает контроль за процессами, осуществляемыми с сырьем и готовым товаром;
• услуги третьей стороны – компании, осуществляющие полное обслуживание по логистике (маркировка, упаковка, погрузка и так далее);
• дистрибуция – подразумевает операции по хранению, приему, отгрузке продукции.

За счет внедрения ВМС можно сэкономить не только время, но и финансы, которые расходуются на выполнение управленческих задач. Все это ведет к повышению рентабельности.

Какие задачи решает ВМС модуль

Система управления складом может быть адаптирована под любые потребности заказчика – теоретически она имеет неограниченный функционал.

Операции и задачи, которые решают WMS-системы:

• Приемка. Происходит посредством того, что этикетки или RFID-метки считываются автоматически при помощи ТСД. Далее данные передаются в учетную систему предприятия. Также контролируется процесс соответствия продукта информации, указанной на этикетке.
• Размещение, хранение, перемещение товара внутри склада. ВМС позволяет задавать алгоритмы, согласно которым продукция будет складироваться и перемещаться. Также автоматически можно выделять ячейки или места, где можно временно хранить товар, комплектовать партии в соответствии с заданными параметрами. WMS может работать с многоуровневыми адресами для хранения, проводить анализ состояния склада на текущий момент, определять проблемы и передавать полученные данные в модуль задач.

• Управление запасами. Это динамическое распределение площадей склада на зоны, контроль за пополнением запасов и резервом на них, отслеживание сроков годности в автоматическом режиме, перенос продукции, у которой истекает годность, в план отгрузки, намеченной на ближайшее время.
• Сбор заказов. Есть возможность поставить конкретные задачи на заказы, а также обозначить тип заказа – объединенный, групповой или дискретный. ВМС также нацелена на распределение задач для сотрудников (с учетом того, насколько они загружены) и назначение сроков для выполнения задания.
• Отгрузка. Сюда входит составление расписания, по которому будет осуществляться отправка груза в зависимости от приоритета, формирование сопроводительной документации, выбор перевозчика или транспорта. Это также планирование грузовых мест по заданным ранее критериям.
• Оптимизация. Автоматизированное определение ошибок касаемо отгрузок, выявление недостач, пересортицы и иных проблем.

На основании сформированной WMS-системой отчетности дается оценка работе складского помещения, а также определяются пути ее улучшения. Программа также проанализирует, насколько запланированные действия совместимы с выполняемыми процессами, и не допустит противоречий.

Преимущества использования ВМС

Применение WMS-системы улучшает бизнес-процессы.

Результат, который достигается после внедрения ПО:

1. Повышение производительности и качества работ.
2. Сокращение финансовых затрат, которые расходуются на хранение товара, а также операции, проводимые с ним.
3. Увеличение пропускной способности складских помещений – на обработку большего числа грузов тратится то же время, при этом не надо привлекать к работе дополнительные ресурсы.
4. Увеличение вместимости склада и эффективности применения.
5. Точная сборка заказов, за счет чего сокращается число недовольных потребителей, снижаются траты, которые приходится нести в случае возврата.
6. Рациональное планирование маршрутов погрузчиков. Это позволяет сократить их нагрузку, тем самым увеличивая срок эксплуатации.
7. Точность учета – оперативное поступление данных об имеющемся или отсутствующем товаре в базу. Минимизация рисков, связанных с нехваткой продукции или, наоборот, лишними запасами.

Какие операции можно автоматизировать

Прежде всего – это приемка склада. Считывание штрих-кода на товаре выполняется оператором складского помещения при помощи специального считывающего устройства, после чего происходит моментальная передача данных в программу. Также в режиме реального времени осуществляется проверка поставки на соответствие предварительно составленного заказа.

Складирование – система позволяет определять и задавать алгоритм, согласно которому поступающие товары будут распределяться по ячейкам и храниться.

Управление запасами подразумевает автоматизацию учета продукции, проведение инвентаризации, контроль за сроками сбыта товаров, а также временем их поступления. Благодаря этой функции есть возможность включать товары, у которых срок годности скоро истекает, первыми на реализацию.

Автоматизация производственных складов. Что автоматизируем и зачем.

Пополнение запасов за счет формирования заказов. Администратор вводит критерии, при наступлении которых система подает сигнал, что пора пополнить склад. Также она сама может формировать заявки поставщикам, если нужно отгрузить товар, с указанием позиции и количества.

Сбор заказов и отгрузка. В программе есть функция на составление задания на комплектацию. При этом можно задать требования к транспортировке или упаковке, а также присвоить номер, по которому будет отслеживаться, насколько качественно выполняется задание.

Отправка – включает составление расписания отгрузок, формирование сопроводительной документации, выбор ТС или компании и прочее.

Контроль за исполнением. В зависимости от вида складского помещения оборудование бывает следующее:

• радиотерминалы;
• put-to-light;
• информационные киоски и другое.

Для подключения устройств достаточно общей сети. На экране оператор будет видеть, какие действия требуется выполнить. Например, «подойдите к… и отсканируйте штрих-код…».

Управление сотрудниками – анализ рабочего времени и исполнения задач, данные об эффективности работы и так далее.

Какие расходы можно снизить при помощи ВМС-системы

Автоматизированный подход способствует повышению производительности труда и скорости выполняемых процессов. Это позволяет сокращать штат персонала. Кроме того, внедрение WMS не требует высокой квалификации сотрудников, а это – снижение расходов на ФОТ.

Какие еще затраты снижает логистика ВМС:

• на хранение – оптимизируется применение площадей складских помещений;
• связанные с потерей по причине порчи товара – оператору заранее приходит уведомление, что срок годности той или иной позиции подходит к истечению;
• на инвентаризацию – нет необходимости в бумажной работе, что обеспечивает точность и своевременность поступления данных.

Какие риски можно минимизировать с помощью программы WMS

Сокращается число ошибок, которые сотрудники могут допускать при выполнении производственных процессов или при формировании заказов для клиентов. Как следствие, недовольных заказчиков становится меньше, лояльность с их стороны повышается, что ведет к росту дополнительных продаж.

Благодаря автоматизации контроля за наличием или отсутствием товара повышается точность его учета. За счет этого на сайте не будет отображаться та позиция, которая отсутствует на складе.

Также сокращается количество краж или порчи продукции.

В каких случаях стоит задуматься о внедрении ВМС-системы

Применение WMS – важная составляющая, без которой невозможно повышение конкурентоспособности организации, качества обслуживания потребителей и бесперебойного выполнения бизнес-процессов.

ВМС будет полезна при следующих условиях:

• площадь складских помещений составляет более 1000 квадратных метров – быстрое выполнение операций вручную в таком случае просто невозможно;
• широкий ассортимент продукции (как правило, более 500 позиций);
• на хранении имеется продукт с маленьким сроком годности – благодаря внедрению системы такой товар будет перемещаться первым в логистической цепочке, что поспособствует его скорейшему сбыту без потери финансов.

Широкой популярностью ВМС пользуется и на складах ответственного хранения. Это подсчет ресурсов в автоматическом режиме, который нужен, чтобы обслужить партию груза. Таким образом, заказчику не придется долго ждать информации о конечной стоимости работ.

ВНЕДРЕНИЕ WMS С ТЗ И БЕЗ ТЗ. КАК БУДЕТ БЫСТРЕЕ И ДЕШЕВЛЕ?

На что обращать внимание при выборе ВМС-системы

Процесс внедрения автоматизированного управления складом занимает немало времени и несет определенные расходы. Любая ошибка может привести к дополнительным тратам, исчисляющимся иногда миллионами рублей. Перед тем как принимать окончательное решение относительно того, какую программу использовать, стоит обратить внимание на следующие аспекты:

1. Возможность интегрироваться с корпоративным ПО и сторонними сервисами. Приобретение готовых шлюзов не требует допрасходов и значительно сокращает сроки установки и запуска WMS.
2. Простота использования, время и цена внедрения. При этом нужно учитывать возможное расширение склада в будущем, а также изменения производственных процессов в целом. Выбор системы зависит не только от понимания того, какие работы ведутся в настоящий момент, но и от параметров бизнеса в скором времени.
3. Техническая поддержка. Желательно, чтобы это был уровень SLA, то есть онлайн консультации, круглосуточная работа горячей линии и без выходных, тестовый режим обновлений, их непосредственная установка, исправление и расширение функционала.

Чтобы определить, насколько выбранная система ВМС будет удовлетворять требования компании, можно договориться с поставщиком услуги о проведении «пилотных» работ. Это позволит наглядно увидеть, как система выполняет отдельные функции на конкретном складе.

Особенности процесса внедрения ВМС-системы

Если у предприятия есть сотрудники, обладающие достаточным набором знаний, внедрить WMS можно собственными силами. Если такого человека в компании нет, стоит обратиться за помощью сторонних организаций, специализирующихся на предоставлении таких услуг. Такой вариант считается более приемлемым, так как сотрудники подобных фирм имеют достаточно опыта по внедрению ПО.

Основные этапы:

1. Проанализировать цели, которым должна соответствовать программа, задокументировать их.
2. Составить общий план бизнес-процесса, который осуществляется на этом складе. В схему включают стандартные операции по грузам и смежные им, например, подготовка транспорта и оборудования, прочих компонентов.
3. Определить, понадобится ли оборудование.
4. Выбрать ПО.
5. Установить и настроить систему. Если пропускная способность сети позволяет, сделать это можно удаленно. Настройки программы привязываются к определенным процессам поочередно.
6. Запустить систему в тестовом режиме. Это позволит выявить и устранить возникшие неисправности и недочеты.
7. Провести подготовку, которая позволит ввести программное решение в полноценную работу.

Написать WMS самостоятельно или купить готовую? Плюсы и минусы каждого варианта.

Важно также уделить внимание обучению персонала. Сотрудники могут просто не захотеть обучаться новому. Кроме того, нужно быть готовым к дополнительным тратам и действиям по удержанию персонала после нововведений.

Эффективность автоматизации складских процессов во многом зависит от реакции на результат непосредственно работников.

Опыт внедрения ВМС: типичные ошибки

Начаться они могут еще на этапе разработки программного решения – неточности и отсутствие полноты информации, предоставленной заказчиком относительно особенностей работы своего склада и организации в целом. Это приводит к неправильному определению целей и стратегий необходимости использования системы WMS. В результате проектирование ПО будет с неточностями, и вряд оно ли сработает как надо.

Следующая ошибка – заказчик уделяет недостаточно внимания процессу разработки ВМС и считает, что всю ответственность несут разработчики проекта. Это ошибочно. Заказчик обязан взаимодействовать с исполнителем, предоставлять полную и четкую информацию, быстро реагировать на любые просьбы. Если этого не делать, на выходе он получит не ту систему.

Еще одно заблуждение большинства компаний заключается в том, что нет необходимости обучать сотрудников. Это неправильно. Каждый работник должен обладать знаниями, которые повысят производительность и качество работы не только складского помещения, но и предприятия.

Внедрение автоматизированной системы управления складом способствует упрощению управления, повышению точности выполняемых операций, оптимизации логистических процессов, устранению ошибок в работе. Так как склад – одно их важных звеньев, то от его деятельности зависит успех всей организации.

С какими российскими WMS-системами у Вас есть опыт работы? Что можете сказать об их плюсах и минусах?