Моделирование бизнес-процессов: для чего нужно и как выполняется

Моделирование бизнес-процессов играет ключевую роль в современном управлении компаниями, предоставляя инструментарий для анализа, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. В современном динамичном бизнес-окружении, где компании постоянно сталкиваются с вызовами конкуренции, изменяющимися требованиями рынка и технологическими новинками, эффективное управление процессами становится необходимостью.

Моделирование бизнес-процессов позволяет организациям не только визуализировать свою деятельность, но и детально проанализировать каждый шаг внутри процесса, выявить узкие места и оптимизировать его работу. Оно помогает создать ясное представление о том, как происходят операции в компании, кто за ними ответственен и какие ресурсы используются, что в конечном итоге способствует повышению эффективности, снижению издержек и улучшению качества продукции или услуг.

Моделирование бизнес-процессов: для чего нужно и как выполняется

Что такое моделирование бизнес‑процессов

Бизнес-процессы представляют собой деятельность внутри организации, направленную на достижение бизнес-целей и создание прибыли. Моделирование бизнес-процессов заключается в описании этих операций и документировании требований к ним, что позволяет лучше понять и управлять ходом работы компании.

Ответственные за моделирование анализируют процессы компании, определяют участников, их роли и последовательность действий. После детального изучения операций процесс разбивается на отдельные этапы, сначала описываемые текстом, а затем визуализируемые в виде схемы.

В профессиональной практике часто используются различные нотации для графического описания бизнес-моделей. Нотации определяют правила использования и интерпретации элементов схемы, обеспечивая понимание диаграммы даже для новичков в области бизнес-моделирования.

Существует множество вариантов нотаций, включая структурные (как IDEF) и динамические (например, BPMN), каждая из которых ориентирована на отображение различных аспектов бизнес-процессов. Дальше мы рассмотрим два основных вида нотаций — IDEF0 и BPMN — и их применение в моделировании бизнес-процессов.

Зачем моделировать бизнес-процессы

Моделирование бизнес-процессов играет ключевую роль в обеспечении эффективности и управляемости организации. Отсутствие формализованных бизнес-процессов может привести к ряду негативных последствий. Во-первых, без четкого распределения полномочий и ответственности возникают проблемы, на решение которых некому обратить внимание. Во-вторых, отсутствие точной и актуальной информации мешает быстрому принятию управленческих решений и контролю за текущей деятельностью компании.

Далее, нормативные документы становятся неактуальными и противоречивыми, что приводит к дублированию функций и потере времени на разрешение конфликтов. Неравномерная эффективность работы подразделений и избыточная цепочка согласований дополнительно увеличивают непроизводственные затраты и снижают контроль над процессами.

Моделирование бизнес-процессов позволяет решить множество проблем и улучшить работу организации. Это включает в себя:

  • Нормирование процессов;
  • Обеспечение гибкости для адаптации к изменениям в окружающей среде;
  • Создание прозрачности внутри организации;
  • Повышение эффективности деятельности.

Основная цель моделирования — найти способы оптимизации бизнес-процессов, что в конечном итоге способствует повышению производительности, конкурентоспособности и прибыли компании.

Моделирование бизнес-процессов: для чего нужно и как выполняется

Подходы к моделированию

На сегодняшний день существует широкий спектр инструментов для создания бизнес-моделей, включающих разнообразные языки моделирования, как стандартные, так и собственные разработки.

Все их можно классифицировать по принципу работы в три основных подхода:

  • функциональный;
  • процессный;
  • ментальный.

Хотя, конечно, существуют и другие подходы и разнообразные языки моделирования, многие из которых представляют собой комбинацию описанных выше методик. Процессный и функциональный подходы уже стали стандартами, особенно на западе, и их популярность постепенно растет и у нас. Давайте рассмотрим эти основные направления более подробно.

Функциональный подход в моделировании бизнес-процессов

Функциональный подход в моделировании бизнес-процессов рассматривает бизнес как черный ящик, в котором известны только точки входа и выхода. Он ориентирован на результативность, фокусируясь на том, что имеется на входе и что желательно получить на выходе. В данном подходе последовательность действий рассматривается как объект разработки, а сама модель может детализироваться по мере необходимости. Основная цель функционального моделирования заключается в поиске оптимального решения для достижения поставленной цели.

В функциональной модели процесса изначально определены точки входа и желаемый результат, в то время как внутренняя последовательность действий является объектом разработки. Этот подход позволяет описывать результаты, которые необходимо получить, и ресурсы, задействованные в процессе, без учета конкретных шагов. Таким образом, функциональная модель фокусируется на том, какие факторы и ресурсы необходимы для успешного выполнения процесса, предоставляя общее представление о процессе без детального описания действий.

Одним из преимуществ функционального подхода является его удобство для оценки результативности бизнес-процесса и демонстрации идей и вариантов решений. Подход от общего к деталям позволяет эффективно показать, какие факторы необходимо учесть для успешного выполнения процесса. Однако, важно различать функциональное моделирование от описания процесса, поскольку последнее представляет собой более подробное описание действий.

Нотация IDEF0 является одним из наиболее понятных способов реализации функционального подхода, позволяя рассматривать процесс как совокупность логически связанных между собой работ. Применение этой нотации позволяет определить точки входа и выхода, а также промежуточные результаты и ресурсы, влияющие на процесс. Таким образом, функциональное моделирование представляет собой удобный и эффективный способ анализа и оптимизации бизнес-процессов, помогая компаниям достигать своих целей и повышать эффективность деятельности.

Моделирование бизнес-процессов: для чего нужно и как выполняется

Процессный подход в моделировании бизнес-процессов

Процессный подход в моделировании бизнес-процессов описывает последовательность действий, необходимых для достижения определенного результата. Этот подход является наиболее понятным для управленцев, поскольку ориентируется на конкретные действия в рамках определенных границ процесса — его начала и конца.

В отличие от функционального подхода, который фокусируется на результате и входе-выходе процесса, процессный подход описывает каждый шаг детально, вплоть до операций каждого сотрудника. При этом процесс можно детализировать сколько угодно, создавая блок-схему, которая отражает последовательность действий и взаимосвязи между ними.

Процессное моделирование приводит к созданию более прикладных и понятных моделей, которые доступны как для руководителей компании, так и для исполнителей. Основное внимание уделяется последовательности действий в определенных границах процесса, где каждое действие является неотъемлемой частью достижения конечного результата.

В рамках процессного подхода используются нотации, такие как BPMN, которая представляет собой базовый набор условных обозначений для изображения бизнес-процессов в виде блок-схемы. Однако, для успешного моделирования важнее, чтобы схема процесса была понятной и читаемой для всех участников.

Процессное моделирование сфокусировано не только на результатах, но и на самой последовательности действий, необходимых для их достижения. Этот подход предоставляет возможность создавать исполнимые модели, которые могут быть использованы для создания систем совместной работы предприятия, основанных на процессном подходе. Важно отметить, что процессный подход является эффективным инструментом как для проектирования, так и для реализации бизнес-процессов, обеспечивая более четкое понимание последовательности действий и взаимосвязей между ними.

Моделирование бизнес-процессов: для чего нужно и как выполняется

Ментальный подход в моделировании бизнес-процессов

Ментальный подход в моделировании бизнес-процессов представляет собой способ структурирования общих представлений о процессе без разложения его на конкретные этапы и составление алгоритмов. В отличие от функционального и процессного подходов, ментальный подход ориентирован не на последовательность действий или результаты, а на связанные понятия, собранные на интеллект-карте.

Используя ментальный подход, специалисты создают карты, на которых центральным элементом является «черный ящик» с процессом, а на орбите располагаются связанные с ним идеи и элементы. Эти карты создаются в произвольной форме без жестких рамок и нотаций.

Ментальные карты помогают найти решение для оптимизации процесса, после чего это решение воплощается на основе процессного подхода. Важные элементы из ментальной карты забираются в основную модель, а ненужные отбрасываются.

Преимущества ментальных карт включают простоту создания без необходимости знания специальных языков, отсутствие строгих рамок и интуитивную понятность. Тем не менее, отсутствие устоявшегося подхода и стандартизированной методологии является основным недостатком. В отличие от функциональных и процессных нотаций, где существуют строгие рамки, ментальные карты создаются в произвольной форме, что может привести к разночтениям и недопониманию. В результате понимание модели требует присутствия и комментариев разработчика.

Несмотря на свои ограничения, ментальный подход представляет собой эффективный способ структурирования общих представлений о бизнес-процессе и может быть использован для внутреннего анализа, обсуждения с коллегами или демонстрации клиентам. Он обеспечивает гибкость в создании схем и позволяет наглядно продемонстрировать различные идеи, хотя требует внимательного подхода к интерпретации и пониманию.

Моделирование бизнес-процессов: для чего нужно и как выполняется

Виды и принципы моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов может иметь различные направления в зависимости от целей и задач.

Можно выделить четыре основных вида моделирования:

  1. Функциональное моделирование – это описание бизнес-процесса в виде взаимосвязанных функций, без уточнения последовательности действий. Этот вид моделирования ориентирован на результаты и желаемые исходы процесса.
  2. Процессное моделирование – предполагает описание последовательности действий в рамках процесса, начиная с его начала и заканчивая завершением. Этот подход уделяет внимание именно самим шагам и операциям, не обращаясь к результатам.
  3. Объектно-ориентированное моделирование – описывает процессы с учетом объектов, взаимодействующих между собой в рамках бизнес-процесса.
  4. Ментальное моделирование – представляет собой создание свободных интеллект-карт, на которых располагаются связанные понятия и идеи, связанные с процессом. Этот вид моделирования направлен на структурирование общих представлений о процессе без явного разделения на этапы и алгоритмы.

Моделирование бизнес-процессов основывается на нескольких принципах, которые обеспечивают эффективность и целостность создаваемых моделей.

Выделяют следующие принципы:

  1. Принцип декомпозиции – процесс делится на элементарные компоненты для более детального анализа.
  2. Принцип соответствия – модель должна точно отражать действительность и учитывать все важные аспекты процесса.
  3. Принцип сосредоточенности – при моделировании необходимо фокусироваться на ключевых аспектах процесса.
  4. Принцип документирования – все элементы и аспекты процесса должны быть достаточно детализированы и задокументированы.
  5. Принцип независимости – элементы модели должны быть независимыми друг от друга и изменения в одном элементе не должны приводить к непредсказуемым изменениям в других.

Эти принципы позволяют создавать модели бизнес-процессов, которые точно отражают реальность и могут быть использованы для анализа, оптимизации и управления процессами в организации.

Методы моделирования

Существуют различные методы моделирования бизнес-процессов, которые позволяют анализировать и оптимизировать различные аспекты бизнеса. Вот несколько основных методов:

  1. IDEF (Integration Definition for Function Modeling) — это класс методов, основанных на методологии SADT (Structured Analysis and Design Technique). С помощью IDEF можно создавать графические схемы, описывающие различные аспекты процессов, такие как функции и поведение.
  2. VAD (Value-Added Diagrams) — это нотация, которая позволяет представить бизнес-процессы, которые непосредственно способствуют созданию ценности, например, продукта или услуги.
  3. EPC (Event-driven Process Chain) — это нотация, позволяющая создавать диаграммы бизнес-процессов с определением участников, потоков информации и материалов, а также стартовых и финишных точек.
  4. BPMN (Business Process Model and Notation) — это нотация, которая позволяет моделировать бизнес-процессы от начала до конца, используя наглядные блок-схемы для отображения операций и информационных потоков.
  5. Data Flow Diagram (DFD) — это метод, который отображает передачу информации между операциями в процессе, что помогает разбить процесс на более мелкие подпроцессы и проводить структурный анализ.
  6. Role Activity Diagram — это метод моделирования процесса, представляющий его как совокупность ролей с определенными функциями и взаимодействием между ними.
  7. Flow Chart Diagram — это метод, использующий набор символов для представления элементов процесса и его логической последовательности действий.
  8. Сети Петри (Petri Nets) — это метод, который позволяет отображать динамическое изменение процессов с помощью графа, где вершины представляют действия, а дуги — события, определяющие изменение состояния процесса.

Кто моделирует бизнес-процессы

Обычно моделированием бизнес-процессов занимаются либо внутренние сотрудники компании, либо подрядчики, которые были наняты на это задание. Выбор исполнителя зависит от масштабов бизнеса и целей, которые ставятся перед моделированием.

Например, если необходимо построить воронку продаж для CRM и при этом целью не является улучшение процессов, то вполне возможно самостоятельно разработать модель.

Однако, если основной задачей моделирования является оптимизация процессов, то более предпочтительным будет обратиться к опытным аналитикам. Для успешной оптимизации необходимо глубоко разобраться в процессах и иметь опыт работы с соответствующими инструментами.

Рассмотрим, кто может заниматься моделированием процессов.

Собственник и сотрудники

В небольших компаниях, особенно в стартапах или предприятиях с небольшим штатом сотрудников, собственник часто является ключевой фигурой, обладающей глубоким пониманием всех аспектов своего бизнеса. Именно он чаще всего обладает исчерпывающей информацией о том, каким образом выполняются различные операции, как происходят взаимодействия между сотрудниками, и какие процессы влияют на конечные результаты. Благодаря этому знанию, собственник способен детально описать основные бизнес-процессы без необходимости обращения к внешним консультантам или аналитикам.

Подрядчики

В среднем и крупном бизнесе моделировать бизнес-процессы внутренними силами точно не получится — количество и объём всех процессов уже не укладываются в голове собственника. В этом случае моделированием занимается экспертная группа. В неё входят приглашённые бизнес-аналитики и специалисты, участвующие в моделируемых процессах.

Как изображают бизнес-процессы

Чаще всего бизнес-процессы моделируют графически, используя карты, схемы или таблицы. Иногда применяют текстовые описания с уточнениями действий и исполнителей. Графическое моделирование считается наиболее удобным и наглядным, можно создавать схемы как в специализированных программах, так и в обычных графических редакторах.

В специальных программах

Специальные программы для моделирования процессов предназначены для профессионалов в этой области. Они уже включают в себя шаблоны нотаций, что упрощает создание схем. Однако для использования такого программного обеспечения требуется понимание его функциональности.

Некоторые из таких конструкторов:

  1. Microsoft Visio 2010. Векторный графический редактор, предназначенный для создания различных схем, включая модели бизнес-процессов. Это платное программное обеспечение.
  2. Bizagi Process Modeler. Бесплатная программа для моделирования процессов в соответствии с нотацией BPMN, обеспечивающая возможность совместной работы.
  3. ARIS Express. Бесплатная программа для моделирования бизнес-процессов с использованием нотаций eEPC или BPMN.
  4. Business Studio. Платная система, позволяющая описывать, оптимизировать и регламентировать бизнес-процессы предприятия.

Большинство платных конструкторов предоставляют демоверсии, которых достаточно для моделирования простых процессов. Однако использование специализированного программного обеспечения обычно оправдано только для профессионалов, занимающихся моделированием бизнес-процессов регулярно.

В графических редакторах

Для новичков, которые только начинают знакомиться с моделированием бизнес-процессов, графические редакторы представляют собой удобный способ. Проще всего воспользоваться обычным графическим редактором, таким как Microsoft Paint, Figma или Adobe Photoshop, чтобы самостоятельно создать интуитивно понятную схему процесса.

Кроме того, для визуализации бизнес-процессов используются сервисы для создания ментальных карт. Например, такие как XMind, Diagrams и MindManager.

При выборе сервиса важно, чтобы пользователю было комфортно им пользоваться и чтобы результат был понятен. Стандарты и каноны при этом не играют такой важной роли. В начальном этапе для внутреннего использования этот метод является наиболее доступным.

Моделирование бизнес-процессов: для чего нужно и как выполняется

Как смоделировать бизнес-процесс самостоятельно

Рассмотрим пример обработки заявки в учебном центре и опишем, как этот процесс можно описать и смоделировать без использования конструкторов, а используя графический редактор.

Задаём точки входа и выхода

В каждом бизнес-процессе необходимо определить его начало и конец. Начало, или точка входа, обозначает момент, когда процесс начинается, а конец, или точка выхода, — это результат или завершение процесса.

На примере обработки заявки в учебном центре мы можем определить следующее:

  • Начало процесса — момент получения заявки от клиента. Если в учебном центре используется система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), точкой входа будет регистрация заявки в системе после ее получения.
  • Завершение процесса — это момент успешной реализации сделки, когда клиент оплатил счет, а сотрудники учебного центра организовали доставку товара или услуги.

Кроме того, возможно определить несколько вариантов точек входа и выхода в зависимости от различных сценариев развития событий.

Моделирование бизнес-процессов: для чего нужно и как выполняется

Описываем элементы

При создании схемы бизнес-процесса важно учитывать основную информацию, чтобы не упустить важные детали. Для этого следует подробно описать следующие аспекты:

  1. Цель процесса — определение того, для чего данный процесс необходим.
  2. Шаги и действия — описание последовательности этапов и конкретных действий, составляющих процесс.
  3. Исполнители — указание лиц или должностей, ответственных за выполнение каждого шага.
  4. Временные ограничения — определение времени, необходимого для выполнения всего процесса и каждого его отдельного шага.
  5. Сопутствующие события — описание событий, которые сопровождают действия исполнителей, такие как обмен документами, информацией или денежные переводы.
  6. Ожидаемый результат — указание конечного результата, который необходимо достичь по завершении процесса, например, подготовленные документы или оплата по счёту.
  7. Ресурсы — перечень материальных и информационных ресурсов, необходимых для выполнения процесса.
  8. Показатели эффективности — определение параметров, по которым можно отслеживать достижение цели процесса.
  9. Детали и особенности этапов — уточнение особенностей и дополнительных деталей, характерных для каждого этапа процесса.

Выделяем основные этапы процесса

Исходя из информации, представленной в предыдущем разделе, создаем блок-схему процесса. В графическом редакторе изображаем основные этапы в рамках определенных границ входа и выхода.

Моделирование бизнес-процессов: для чего нужно и как выполняется

Добавляем детали

Продолжаем работу над блок-схемой, заполняя ее основными элементами — событиями и действиями, которые происходят в рамках процесса. Действия исполнителя описываются в соответствии с предварительно разработанным алгоритмом.

Моделирование бизнес-процессов: для чего нужно и как выполняется

Задаём роли

В процессе моделирования бизнес-процессов часто присутствуют различные исполнительские роли, которые могут быть выполнены одним или несколькими сотрудниками. Роли обычно представлены без уточнения конкретных фамилий, а лишь указываются должности или функциональные обязанности. Это позволяет абстрагироваться от конкретных сотрудников и делает процесс моделирования более универсальным и применимым к различным сценариям.

Наполняем схему ресурсами

На блок-схеме отмечаем источники ресурсов, которые будут задействованы в ходе бизнес-процесса. Это включает в себя указание на документы, которые будут отправлены на различных этапах процесса, а также определение того, какие базы данных и информационные системы будут использоваться.

В ручной схеме эти источники ресурсов просто являются дополнительными элементами в алгоритме, который описывает процесс. В случае использования специализированного программного обеспечения для моделирования, к схеме можно прикрепить ссылки на соответствующие ресурсы или системы.

Моделирование бизнес-процессов: для чего нужно и как выполняется

После завершения создания блок-схемы, если таких схем несколько, их процессы можно связать друг с другом на одной карте, что облегчит визуализацию взаимосвязей между различными бизнес-процессами.

Важно понимать, что цель создания схем и алгоритмов заключается в том, чтобы сделать процессы более эффективными и полезными для бизнеса. Кроме того, имея готовые модели бизнес-процессов, проще осуществлять их автоматизацию, что повышает производительность и оптимизирует ресурсные затраты. О методах автоматизации бизнес-процессов мы расскажем подробнее в следующей статье.

Специфика применения моделирования бизнес-процессов на практике

Специфика применения моделирования бизнес-процессов на практике охватывает широкий спектр задач, начиная от улучшения самого процесса и заканчивая разработкой корпоративных нормативно-правовых документов. Один из ключевых методов — это анализ и оптимизация текущих процессов. Этот подход позволяет выявить узкие места в процессе и создать модели, отражающие желаемое состояние.

Выявление слабых мест может происходить различными способами. Например, с помощью имитационного моделирования, основанного на вероятности событий и времени выполнения функций. Альтернативно можно проанализировать реальные процессы и временные показатели. Этот метод позволяет оценить реальное время выполнения функций и доступность ресурсов.

Другим способом применения моделирования бизнес-процессов является создание корпоративных документов, таких как регламенты процессов или должностные инструкции. Это особенно актуально при подготовке компании к сертификации по стандартам качества. Более того, модели процессов широко используются для совершенствования управления компанией и разработки систем мотивации персонала.

Наконец, моделирование бизнес-процессов становится неотъемлемой частью проектирования информационных систем и ИТ-решений. Описания процессов в технических заданиях становятся нормой, что позволяет более четко определить требования к системам.

Таким образом, применение моделирования бизнес-процессов на практике имеет ключевое значение для повышения эффективности и улучшения управления в современных организациях.

Выводы

В заключение, моделирование бизнес-процессов является мощным инструментом для современных компаний, стремящихся к повышению конкурентоспособности и эффективности своей деятельности. Благодаря этому подходу организации могут не только лучше понять и оптимизировать свои текущие процессы, но и готовиться к будущим вызовам и изменениям в бизнес-среде.

Кроме того, моделирование бизнес-процессов становится основой для ряда других важных задач, таких как автоматизация процессов, управление качеством, разработка информационных систем и мотивация персонала. Этот инструмент помогает компаниям оставаться гибкими и адаптивными в условиях быстро меняющегося рынка и принимать обоснованные решения на основе данных и аналитики.

В конечном итоге, эффективное моделирование бизнес-процессов способствует улучшению управленческих практик, повышению производительности и улучшению качества продукции или услуг, что, в свою очередь, обеспечивает рост и успешное развитие компании в долгосрочной перспективе.

Оцените статью
( Пока оценок нет )
Поделиться с друзьями
IaaS SaaS PaaS
Добавить комментарий

Больше новостей — на нашем Telegram-канале