В ходе работы над проектами по созданию систем бюджетного управления зачастую ставится задача не только автоматизировать саму бюджетную модель (когда в соответствии с бюджетным регламентом формируется набор бюджетных форм с выходом на сводные и консолидированные бюджеты), но и интегрировать в систему большинство влияющих на формирование бюджетных данных бизнес-процессов. Как это сделать?
Давайте рассмотрим, какие планово-бюджетные документы обычно включаются в типовую бюджетную модель:
- Операционные бюджеты (производства, продаж, запасов, прямых затрат, накладных расходов),
- Бюджеты по инвестиционной и финансовой деятельности, на основе которых формируются основные бюджеты (доходов и расходов, движения денежных средств, прогнозный баланс).
Все они формируются ответственными финансово-экономическими службами и содержат уже агрегированную бюджетную информацию. Если у руководства возникает желание уточнить, из каких данных формируется тот или иной бюджетный показатель, то решить такую задачу бывает крайне сложно – приходится искать информацию в различных расшифровках, которые, как правило, готовятся производственными и сервисными подразделениями в неунифицированном виде, предоставляются по требованию руководства в виде многостраничных бумажных отчетов.
При этом в случае многовариантного планирования итоговые суммы в этих расшифровках зачастую затруднительно соотнести с показателями по конкретному варианту соответствующего бюджета. Для преодоления перечисленных выше трудностей необходимо увеличить функциональную «глубину» системы и задействовать в системе бюджетирования первичные бюджетные заявки (автоматизировать процессы ведения реестров заявок и их согласования).
Фактически эти документы являются фундаментом, основой для всего процесса бюджетирования, тем не менее сегодня на предприятиях им уделяется недостаточно внимания, зачастую они формируются в Excel-формате и редко включаются в контур автоматизированной системы бюджетирования.
С нашей точки зрения, в рамках автоматизации бюджетного процесса логичнее начинать работу именно с первичных бюджетных документов:
- Типизировать их по определенным группам (например, заявки, связанные с покупкой сырья и материалов, основных средств, с услугами обслуживающих подразделений),
- Выстроить вертикальный процесс согласования этих заявок руководством и финансово-экономическими службами.
Что в итоге мы получаем в рамках бюджетной системы?
- Во-первых, мы возлагаем ответственность за исходные данные на заявителей, предоставляя при этом финансовым службам возможность контролировать процесс формирования заявок за счет организации вертикального согласования.
- Во-вторых, мы получаем сквозную цепочку бюджетирования, когда первичные данные формируются именно там, где они возникли, при этом они вносятся с наибольшей детальностью (в заявке мы можем указать максимальное количество характеризующих ее атрибутов) и, что особенно важно, по вариантам бюджетов. Далее на базе этой первичной информации могут формироваться показатели для включения в бюджеты компании в рамках классической бюджетной модели.
Таким образом, мы обеспечиваем стопроцентный однократный ввод информации – она проходит по цепочке до бюджетов верхнего уровня в том виде, в каком была введена в первичную заявку. Но самое главное, что руководство при рассмотрении и согласовании бюджетных данных имеет возможность детализировать их до уровня первичных заявок.
Мы обеспечиваем стопроцентный однократный ввод информации – она проходит по цепочке до бюджетов верхнего уровня
Руководство при изучении бюджетных данных может детализировать их до уровня первичных заявок
Стоит также отметить, что при такой модели исключается рассогласованность между исходными данными и результирующими бюджетами, так как в системе все бюджетные заявки фиксируются (проходят процедуру согласования), и информация в бюджеты поступает только из полностью согласованных заявок. Таким образом, в нашей системе мы имеем всегда согласованный набор первичных бюджетных заявок и сводных цифр в бюджетах.
Получается, что при таком подходе возникает сразу несколько положительных эффектов. И в этом случае мы можем говорить о наиболее масштабном внедрении системы бюджетирования в компании, когда процессы бюджетирования охватывают не только отдельные ответственные службы, задействованные в формировании бюджета, но фактически все производственные и вспомогательные подразделения.
Задачи ведения реестров первичных бюджетных заявок, их согласования, формирования на их основе показателей бюджетов успешно решаются в нашем продукте «Форсайт. Аналитическая платформа» с помощью инструментов конфигурирования форм ввода, процессов согласования и алгоритмов расчета.
РЕКЛАМА. erid: 2VtzqvoEorD, ООО «ФОРСАЙТ», ИНН 7715841300, ОГРН 1107746991296
