«Гринатом» — ведущий IT-интегратор компании «Росатом», занимается разработкой программ, корпоративных сетей, роботов, импортозамещением, машинным обучением и многим другим. Оказывает поддержку другим организациям по вопросам налогового и бухгалтерского учета, экономии, контролинга. «Гринатом» неоднократно побеждал в конкурсах, а сотрудники получали награды в конкурсах.
Немного о «Гринатом»
На создание интегратора ушло четыре года. За это время были набраны специалисты и разработаны стандарты работы. С 2010 по 2014 год шло его становление. Уже в 2015 г. началась фаза активного развития. Она продлилась до 2019 г.
Основные направления деятельности:
- бухучет;
- налоговый учет;
- управление персоналом;
- проектный офис;
- поддержка ай-ти;
- программное обеспечение «Цифровая экономика».
Уже в 2020 году компания вошла в ТОП-3 среди тех, кто оказывает услуги по бухучету и налоговому учету, кадровым вопросам. В планах сохранить позицию до 2025 года.
Главный офис открыт в Нижнем Новгороде. Есть дополнительные отделы во многих городах России: Москве, Санкт-Петербурге, Воронеже и др. Всего 32 офиса.
За 12 лет работы «Гринатом» получил бесценный опыт. Больше 160 клиентов остались довольны сотрудничеством с сервисом. Всего в компании работает 5000 сотрудников. Все они оставляют положительные отзывы о работодателе. Каждый получает поддержку и неоценимый доступ к обучению от ведущих специалистов сферы. Бесценный опыт полезен для развития профессиональных навыков.
В «Гринатом» гибкая система интеграции, поэтому легко перестроиться на работу в любой другой компании. Современные стеки и архитектура дают простор творчеству.
Компания создала современный цифровой центр по бухгалтерскому и налоговому учету. В нем работает чуть меньше 1000 человек. Для работы используется SAP ERP, SAP HCM и 1С: ERP. Эти программы позволяют автоматизировать документооборот и упростить многие операции. Не приходится самостоятельно собирать разрозненную информацию
SAP HCM помогает сделать:
- единые стандарты кадровой работы;
- аналитику по отделам, сотрудникам;
- отслеживание KPI;
- график обучения;
- базу данных.
Центр обслуживает 166 предприятий. Одну только зарплату ежемесячно нужно рассчитывать для 171000 человек. Проводится больше 1,3 млн транзакций в месяц. В центре больше 1,2 млн объектов основных средств.
Всего приходится учитывать работу 11 часовых поясов. В центре работают сотрудники, чей возраст в среднем 30 лет. Почти 90% из них женщины.
Зачем внедрять ЭДО?
Автоматизация избавляет людей от рутинных процессов и повышает производительность труда. Помимо нее компания использует стандартизацию, унификацию, систему качества и многое другое.
С 2017 года «Гринатом» начал активно разрабатывать переход на электронный документооборот. На первом этапе ЭДО занимало всего 6% от основного потока документов. В 2019 году он уже составил 15%. Постепенный рост отмечался каждый год. К 2025 г. планируется ввести 85% документов в электронном варианте.
Обмен между контрагентами
Для эффективного внедрения ЭДО добавляли поэтапно. Сначала стали использовать обмен между контрагентами, потом создали возможность использовать акты списания, перемещения, ввода. Планируется полный перевод почти всех документов в ЭДО.
Отдел учета
Создан собственный отдел учета основных средств, внедренный в 2021 году, а же в 2022 году состоялся выпуск пилотной версии ОС. Благодаря этому удалось перевести ТМЦ и договоры полностью в ЭДО.
В 2023 году количество электронных документов составило 50% от основного потока. Среди них акты, справки, резервы, бухгалтерская инвентаризация, капитальные строения и другие.
Если сравнивать разные варианты ЭДО, то наибольшую эффективность удалось показать во внутреннем документообороте. С 88% бумаги удалось уйти на 12%. Это фактически 863000 сделок перешло в электронный формат.
В случае с обслуживанием сторонних предприятий показатель составил 38%. Документооборот между к/а достиг 41%, притом среди них 95% контрагентов отрасли.
Показатель FTE
Для оценивания эффективности внедрения ЭДО использован показатель FTE (так называют коэффициент полной занятости). Для его расчета количество отработанных коллективом часов делят на число рабочих часов.
В 2018 году FTE составил 1, в 2021 году он составил уже 38, в 2023 18. Этот рост наглядно показывает, что внедрение ЭДО приносит пользу и повышает эффективность работы центра, в том числе снижается количество ошибок. Внедрение автоматизации освободило работников и помогло им переключиться на сложные задачи.
Что дал переход на ЭДО?
Простой пример: при использовании классических бумажных документов на обработку договора между контрагентами уходило 10 минут. Теперь представим, что таких бумаг сотни. Сколько работников потребуется на эти операции? Много. При этом требуется выполнять и другие задачи.
В итоге отдел работает неэффективно и часто работники испытывают высокую нагрузку. Благодаря ЭДО удалось сократить обработку 1 договора между контрагентами до 4 минуты.
Изменение учетных процессов
Благодаря автоматизации удалось сделать систему простой и прозрачной. Не приходится пробираться через нагромождение инструкций.
Оптимизация контрольных процедур
Сотрудники четко видят требования KPI. Любой может проверить свою эффективность и посмотреть, какие зоны подвисают. Можно обратиться к менеджеру и попросить помощи.
Сокращение времени проверки
Ранее нужно было сверяться неоднократно. С ЭДО в случае несоответствий система не пропустит документ.
Единая база документов
Вся информация собрана в одном месте. Дубли исключены. Запросы можно делать из любых мест, легко ограничивать и расширять доступ для группы пользователей.
Поисковая система
Благодаря единой базе запросов стало возможно искать информацию по любым запросам, в т.ч. по контрагенту, суммам, деятельности и другим. Можно создавать расширенную систему фильтров. Она учитывает 4-5 параметров.
Улучшение качества
Благодаря оптимизации удалось повысить работу центра. Вместе с этим улучшилось качество обслуживания. Работники меньше устают и не испытывают негатива к работе.
Программа позволила создавать автоматические стандартные формы документов. На основе бумаг сразу делаются бухгалтерские проводки. Возможно настроить поэтапное согласование, где каждый этап требует подписи ответственного лица.
Для работников доступны удаленные места работы.
От чего удалось уйти?
Автоматизация избавила от рисков несоответствия документов и проводок. ЭДО помогло уйти от появления дублей в базе. Исключены ситуации, когда документ не соответствует условиям договора до момента его подписания. Еще один эффект — исключение потери документа. Резервная база данных обновляется регулярно.
«Гринатом» уже в 2022 году провел 600000+ сделок в электронном формате. Это сэкономило больше 100000+ часов работы и 1000 деревьев. К тому же повышается возможность сотрудничества с новыми компаниями.
Выводы
Компания не собирается останавливаться на достигнутом. В дальнейшем процент автоматизации будет расти. В планах полный перевод рутины в роботизированный вариант.
Решение полностью отвечает всем требованиям по переходу на безбумажный ЭДО. В 2020 году получилось сэкономить для корпорации больше 13 тысяч рабочих дней. В планах до 2025 года реализовать ЭДО в атомной отрасли на 85%.
