Как прошла роботизация документооборота в «КОМУС»

В мире, где цифровизация и автоматизация играют все более важную роль, нужно постоянно развиваться и искать новые способы оптимизации бизнес-процессов. Одной из таких технологий является роботизация документооборота, которая позволяет не только сократить затраты на трудоемкие операции, но и увеличить скорость выполнения задач.

Что такое роботизация и зачем она нужна?

Роботизация — процесс автоматизации производственных процессов, осуществляемый при помощи роботов и других автоматических устройств. Она необходима для повышения эффективности производства, снижения затрат на оплату труда. Использование программных роботов позволяет свести вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором, к нулю. За счет роботизации можно повысить производительность и качество продукции, открыть новые возможности для бизнеса и снизить экологический ущерб. Более того, роботы могут оперативно выполнять сложные задачи, на решение которых затрачиваются огромные ресурсы.

Роботизация является одним из ключевых трендов современного производства и может оказать существенное влияние на развитие экономики, общества и технологического прогресса.

В 2016 г. на работу в американскую компанию BakerHostetler «устроился» робот ROSS (Росс Уотсон). Он специализировался на процессах банкротства и мог за одну минуту найти несоответствия в документах и выдать нужное заключение.

Преимущества роботизации

Роботизация прочно заняла свое место во многих отраслях экономики. Роботы уже с успехом применяются в промышленности, медицине, сельском хозяйстве и других сферах. Широкое применение программных роботов обусловлено их явными преимуществами, главные из которых:

1. Увеличение производительности и качества. Основной целью роботизации является повышение производительности и качества продукции. Роботы выполняют однотипные операции быстрее и точнее, чем человек. Это позволяет снизить трудозатраты и увеличить объем производства, что повышает эффективность бизнеса.
2. Снижение затрат. Роботизация позволяет снизить затраты на оплату труда и улучшить управление ресурсами. Роботы функционируют круглосуточно и готовы к работе в любых условиях. Это означает, что компании могут сократить расходы на оплату труда, медицинское страхование, налоги и прочие затраты.
3. Улучшение условий работы. Роботизация существенно уменьшает вредное воздействие на здоровье человека. Роботы могут выполнять опасные и тяжелые работы, на которые человек не способен. Это позволяет сохранить здоровье работников, снизить количество производственных травм и профессиональных заболеваний.
4. Увеличение безопасности. Роботы в целом менее подвержены ошибкам и могут работать в опасных условиях, например при разработке или обслуживании нефтяных скважин или при работе с токсичными веществами. Роботы также могут использоваться в медицине для проведения сложных хирургических операций.
5. Увеличение рентабельности. Программные роботы способны принести большую прибыль компании, чем обычные сотрудники. Они могут работать намного дольше, чем люди, но качество работы при этом не меняется. Кроме того, роботы не испытывают усталости или сомнений, что позволяет снизить количество ошибок.

Роботизация во многих отраслях представляет собой огромный потенциал для развития экономики и повышения качества жизни людей.

Как роботизация помогает в бизнесе?

Поскольку RPA-системы (Robotic Process Automation) имитируют деятельность человека, то программные роботы также нашли широкое применение в бизнес-процессах. Они автоматизируют рутинные действия, сводят риск ошибок к нулю, снижают издержки и повышают производительность организаций. Например, компании газовой отрасли ежегодно экономят значительные средства, используя роботизацию для двух простых процессов. Действий, требующих автоматизации, существует огромное множество. Это означает, что процесс роботизации постепенно будет внедряться в бизнес-структуры.

Перед тем как использовать RPA-систему, следует четко уяснить, какие цели будут выполнять программные роботы. Если компания, например, постоянно терпит финансовые потери из-за ошибок в бухгалтерии, то целью роботизации станет устранение финансовых рисков, а приоритетные задачи будут связаны с подготовкой, анализом и сверкой документов.

В качестве примера можно привести следующие цели, которых можно легко и быстро достичь при помощи роботизации:

• ускорение процессов согласования документов;
• снижение затрат на ФОТ операционистов и бухгалтерии;
• контроль контрагентов и их документов.

В зависимости от целей определяются конкретные задачи, которые можно доверить роботу.

Как прошла роботизация документооборота в «КОМУС»?

«КОМУС» — это крупнейшая российская компания по продаже офисной мебели и оборудования. Ежедневно в компании происходит огромное количество операций: от обработки заказов и платежей до контроля доставки и монтажа. В связи с этим в «КОМУС» было принято решение обратиться к роботизации документооборота с целью ускорить процессы и снизить затраты на рутинные операции.

В рамках этой проблемы встал вопрос, как использовать PRA-платформы в работе legacy-систем и неструктурированных запросов.

Компания уже давно «страдала» от рутинных процессов и рисков, вызванных человеческим фактором. Кроме того, монотонная работа для любого сотрудника имела целый ряд побочных эффектов:

• снижение мотивации;
• потерю интереса к работе;
• медленный профессиональный рост;
• низкую производительность;
• ухудшение настроения и здоровья сотрудников.

Все вышеперечисленные факторы, как правило, становятся непосредственной причиной эмоционального выгорания. В то же время огромное количество рутинных процессов значительно снижало прибыль компании. Это было вызвано следующими причинами:

• длительным внедрением интеллектуальных систем во время оптимизации или изменения бизнес-процессов;
• текучкой кадров;
• Высокой стоимостью решений и внедрения интеллектуальных систем традиционным способом.

Таким образом, программные роботы «сняли» нагрузку с сотрудников и принялись за выполнение обязанностей:

• эмулирование действия пользователя, выполняя ручную, рутинную работу;
• принятие решений на основании формальных правил;
• работу с любыми существующими приложениями.

В итоге компания поимела значительные выгоды от использования РПА-систем:

• быстрое получение результатов цифровой трансформации;
• высокое качество обслуживания клиентов;
• снижение стоимости обеспечения информационной безопасности и уменьшение рисков;
• рациональное вовлечение сотрудников и их удовлетворенность работой;
• исключение человеческого фактора.

Стоит также отметить функциональные возможности PRA-системы:

1. Веб-страницы (наполнение, сбор, перенос и пр.).
2. Приложения Windows (запуск приложения, имитация действий пользователя).
3. Базы данных (выполнение SQL-скриптов).
4. Офисные приложения (работа с документами, сбор информации, заполнение данных, сортировка).
5. Файловая система (выполнение различных операций: копирование, удаление, перемещение).
6. Неструктурированные текстовые данные (классификация документов и обращений, извлечение сущностей из текста).
7. Электронная почта (отправка, сбор, получение писем с использованием фильтра).
8. Машинное зрение (поиск визуальных элементов).
9. Обработка данных.

На сегодняшний момент заменить людей роботы могут лишь в некоторых операциях на промышленных или военных предприятиях. В бизнесе, как и в жизни, робот — верный помощник, способный взять на себя всю рутинную работу, но не более (Ирина Гвоздева — руководитель отдела развития Alfa Robotics).

Роботизация электронного документооборота

В 2018 году «КОМУС» приступила к процессу роботизации электронного документооборота с помощью программного продукта «1С: Автоматизация электронных документов» версии 2.1. Роботизация прошла успешно и принесла компании значительные выгоды.

Основные преимущества роботизации электронного документооборота в «КОМУС»:

1. Увеличение эффективности работы. Процесс обработки документов стал автоматизирован и сократился по времени, что позволило сотрудникам компании быстрее выполнять свои задачи и увеличить производительность труда.
2. Уменьшение количества ошибок. Благодаря автоматизации обработки документов компания сократила количество ошибок в документации.
3. Сокращение времени на обработку документов. За счет автоматизации время на обработку документации уменьшилось, что ускорило  процесс работы компании.
4. Снижение затрат. Роботизация сократила затраты на обработку документов, уменьшила количество ошибок и повторных действий, сократила нагрузку на сотрудников и увеличила эффективность работы компании.

К тому же применение роботизации в электронном документообороте позволило:

• минимизировать человеческий фактор;
• освободить сотрудников от рутины;
• уменьшить затраты на поддержание процесса;
• оптимизировать время;
• уменьшить время простоя;
• автоматически создавать отчеты о проделанной работе.

Таким образом, в результате роботизации электронного документооборота компания улучшила качество работы, увеличила производительность и снизила затраты. В итоге фирма «КОМУС» повысила конкурентоспособность и укрепила лидерские позиции на рынке.