7 важных советов по организации электронного документооборота в компании

Бумажный документооборот еще используется во многих компаниях. В зависимости от вида деятельности требования к документообороту различаются. В крупных организациях документы проходят через множество звеньев одной цепи: от канцелярии к ответственному работнику, затем к директору, а после этого отправляются в бухгалтерию и архив.

С бумагами приходится работать разным сотрудникам. Каждый из них может по неосторожности потерять, испачкать, повредить, забыть о важном документе. Чтобы контролировать все это вручную, нужно немало времени. Бухгалтер должен проверить, поставлена ли необходимая печать и подпись, выполнены ли внутренние математические расчеты и так далее. Когда обнаруживаются неточности, документ необходимо отправлять назад к ответственному лицу. И все эти действия снова повторяются.

В результате проваливается запланированный срок сдачи, а бумага находится на согласовании неделю или дольше. Если в компании реализован подход к документообороту по старинке, то она не будет развиваться.

Электронный документооборот: плюсы и минусы

Электронный документооборот — важная составляющая оптимизации работы любой компании. Ведение документов в электронном формате имеет ряд преимуществ перед бумажным: их не нужно распечатывать, лично ставить подписи и печати, отправлять через курьера получателю. Система электронного документооборота основывается на унифицированном управлении. Нужно установить на серверы или рабочие компьютеры соответствующее программное обеспечение и обучить персонал.

На рынке доступно большое количество программ для электронного документооборота: как стандартных, так и индивидуальных. Какую из них выбрать? Все зависит от компании, ее контрагентов, условий интеграции с другим ПО, полученных разрешений от государственных органов.

Что на практике может изменить электронный документооборот? При переходе на автоматизированную систему обработка документов ощутимо упрощается. Работникам больше не нужно передавать стопки бумаг из одного отдела в другой.

Обычно на подписание бумажного договора тратится несколько дней. Автоматизированный процесс будет выполняться за считанные минуты.

Главное преимущество электронного документооборота в том, что практически исключается человеческий фактор. К примеру, не будут допускаться ошибки при указании номеров и реквизитов. Другим весомым преимуществом является получение произвольной аналитики того или иного бизнес-процесса.

Система электронного документооборота не идеальна. Когда бумага распознана, все равно необходимо участие человека в обработке полученных результатов. На сегодняшний день ни одно ПО не способно на 100% правильно распознать документ. Обязательно где-то будет ошибка. Средний показатель удачного распознавания бумажных документов составляет 90–95%.

Если говорить о других минусах, то к ним можно отнести финансовые затраты на внедрение новой платформы и потраченное время. Работников придется обучать или искать новых.

Целевой процесс обработки документа

В электронном формате бумага из канцелярии отправляется в сканцентр и больше не покидает его. Здесь она сканируется, распознается ее содержимое, ставятся электронные печати и подписи. Если все хорошо, документ архивируется и контрагент получает копию, если есть проблемы — бумага утилизируется. Дальнейшая работа происходит уже в автоматизированной системе.

Можно не беспокоиться, что на данном этапе произойдет утеря или повреждение информации. В сканцентре легко определить, кто именно в указанное время занимался тем или иным документом, в каком состоянии он находится и многие другие важные моменты.

Ответственные работники получают сообщения о том, какую задачу нужно выполнить по обработке документов. Участие некоторых специалистов в этом процессе становится ненужным. Автоматически выполняются различные операции.

Контрагенты могут дополнительно прикреплять метаданные к формализованным документам или указывать ссылки на необходимую информацию, чтобы процессы внутри компании были более автоматизированными. Например, можно указывать артикул товара для дальнейшего учета на складе.

Отдавать бухгалтерам на обработку однотипные бумаги не имеет практического смысла, так как они могут выполнять более важные и сложные задачи: вести бухгалтерский и налоговый учет, работать с государственными органами. Поэтому при автоматизации документооборота внедряются сканцентры. Это может быть и один человек, если компания небольшая. На крупных фирмах это функциональные отделы, которые отвечают за оцифровку бумажных документов и их первоначальную проверку.

Здесь работает менее квалифицированный персонал, поэтому возможна текучка кадров. Руководству компании не следует нагружать такие отделы сложной работой, например проведением экспертиз. Работники попросту не выполнят эти задачи, и в итоге их понадобится переобучать.

Организация работы сканцентра

Процессы сканирования и верификации документов в крупных компаниях выполняются специализированным персоналом. На участке сканирования и верификации работники сортируют, сканируют, распознают документы. Для подписания достаточно оформить доверенность на работников, которые будут заниматься согласованием актов, договоров, счетов-фактур и другой документации малой важности.

Естественно, серьезные документы с новыми партнерами по бизнесу желательно проверять отдельно. Лучше всего, если директор поставит на них не электронную, а мокрую подпись. Работники участка финализации направляют подписанные документы контрагентам и размещают копии в архиве.

Чтобы в помещении сканцентра был порядок, рекомендуется использовать специальный стеллаж для архивирования. Документы в нем хранятся в пронумерованных по дням ячейках. Все отсканированные в один день бумаги складываются в одну ячейку и там уже делятся по папкам в зависимости от исполнителя. На практике такая организация сканцентра наиболее эффективна.

Совет №1 — Штриховое кодирование

Каждый документ в цифровой автоматизации проходит через систему штрихового кодирования. С ее помощью можно идентифицировать бумагу на различных этапах работы компании. Предположим, работник потерял документ из папки. Его можно будет сразу же отсканировать и вернуть обратно, а не создавать снова.

Номерную серию штрихкодов важно правильно распределить: для канцелярии, для входящих и исходящих документов и так далее. Ошибки повлекут за собой необходимость вручную вводить информацию и, соответственно, приведут к задержкам.

Совет №2 — Потоковый ввод и распознавание документов

В рабочих процессах компании используются различные счета, бланки, юридические документы, контракты, которые печатаются на бумажных листах. Чтобы работать с ними в первозданном виде, нужно тратить много времени и иметь место для хранения. Электронный документооборот решает эти проблемы. Система распознавания исключает необходимость ввода текста вручную.

Совет №3 — Автоматизированный контроль оформления

Автоматизированная система контроля оформления документов снимает нагрузку со всех отделов делопроизводства. Автоматически проверяется наличие дат, номеров, подписей, печатей и других данных.

Обычные программы обработки текста не могут сканировать изображения. Для этого используется OCR-технология, которая преобразует картинки в текстовую информацию. В дальнейшем ее может распознавать офисное программное обеспечение.

Совет №4 — Автоматизированная маршрутизация

Желательно предварительно договориться с контрагентом, чтобы он в документах указывал все необходимые данные самостоятельно. Так бумага сразу окажется в электронной системе со всей необходимой информацией: условиями, ответственными за тот или иной процесс работниками и другими сведениями.

Чтобы найти эту информацию и ввести в электронную систему, нужно потратить определенное время. Для облегчения этого процесса используют справочники договоров, в которых прописывается необходимая работникам информация. Так можно автоматизировать выполнение различных задач, например, по ренте или оплате коммунальных услуг.

Подобные платежи не нужно будет лишний раз подтверждать у инициатора. Они автоматически пойдут на одобрение вместе с документами по защищенным каналам связи. Также автоматически происходит маршрутизация. В системе электронного документооборота эти процессы автоматизированы, и требуется минимальное участие человека.

Совет №5 — Автоматизированная обработка дубликатов

Электронная система может сравнивать между собой документы и выполнять поставленные задачи. Например, один и тот же номер на одном документе распознался, а на другом нет. В таком случае его можно будет автоматически вставить из первого документа. Иначе ответственный работник получит соответствующее оповещение о том, что содержимое бумаг отличается.

Бывают случаи, когда контрагент не получает свою копию документов, и тогда он отправляет весь пакет повторно в компанию. Система распознавания определяет повторные поступления по реквизитам и автоматически заменяет дубликаты на подписанные оригиналы. Как следствие, бухгалтерам приходится выполнять меньше работы.

Совет №6 — Автоматизация контрольных функций

На практике уменьшается количество рутинных проверок. ПО автоматически проверяет, например, ставки НДС по тем или иным товарам компании, доверенности подписанта. Проверки могут различаться в зависимости от поставленных задач. Их можно алгоритмизировать через систему электронного документооборота.

Механизм проверки документов в автоматическом режиме подсвечивает проблемные места. Это позволяет ответственному работнику просматривать только проблемную часть, а не ознакамливаться с содержимым полностью.

Совет №7 — Интеграция с ERP

ERP — это комплекс программ для планирования и управления компанией на единой технологической платформе. Сейчас использование электронного документооборота в крупных компаниях постепенно становится необходимостью. Например, если вид деятельности тесно связан с маркированным товаром, то без такой системы никак не обойтись.

Совместное использование электронного документооборота с другим ПО не только позволяет решить бюрократические вопросы, но и упрощает коммуникацию между подразделениями компании, дает возможность использовать единую информационную базу всем пользователям и сокращает затраты на обслуживание отделов.

Можно уменьшить количество срочных проверок сопроводительной документации, автоматически проверять контрагентов по корпоративным справочникам, сверять информацию о документах с информацией в системе ERP, находить дубликаты. Доступны различные методы объединения: через обмен файлами, шину обмена, фреймы, API.

Наиболее подходящим для крупной компании является метод бесшовной интеграции, когда в электронном документе используются функции из других информационных систем с полной синхронизацией. После объединения и настройки ПО получается единая система. Доступно одновременное использование разных источников информации и софта.

С помощью единой системы можно вести налоговый и бухгалтерский учет, рассчитывать бюджет, управлять трудовыми активами и расходами, эффективно взаимодействовать с поставщиками, выполнять расчетные операции с контрагентами и многое другое.