Как Segezha Group перешла на электронный документооборот

Segezha Group – уникальный российский лесопромышленный холдинг с полным циклом собственной лесозаготовки и специализацией на выпуске широкой линейки высокомаржинальной продукции. В фокусе развития – экологичные технологии глубокой переработки древесины и максимально безотходного использования сырья. Более 80% потребности в древисине Холдинг обеспечивает за счет собственных ресурсов. В работе «Сегежа групп» задействовано более 14 тыс. сотрудников.

Компания занимается следующими видами деятельности:

Предпосылки перехода на ЭДО

Период пандемии повлиял на работу российских компаний. Потребовалось развивать удаленный формат, чтобы не допустить полной остановки работы. Упростить переход на дистанционную работу помогают системы электронного документооборота. Они позволяют работать из любой точки и дают широкие возможности коммуникации как внутри компании, так и во внешнем контуре.

Для Segezha Group выделяют следующие причины перехода на ЭДО:

• холдинг распределен по 10 регионам, что усложняет работу с бумажными докумнтами;
• сокращение затрат;
• развитие цифровых технологий в рамках Холдинга;
• создание единого информационного пространства;
• экологичность: 1т бумаги сохраняет 17 деревьев, 26 тысяч литров воды и
  240 л горючего.

Критерии выбора продукта ЮЗЭДО

Электронные документы в Сегежа Груп используют с 2018 г. Выбор оператора ЮЗЭДО сделан, исходя из таких критериев:

• количество контрагентов, работающих с ЭДО;
• рейтинг ассоциации «РОСЭУ»;
• удобный и легкий интерфейс системы;
• ценовая политика;
• наличие функциональных модулей.

Оптимальным вариантом, исходя из потребностей Холдинга, стал оператор Диадок (сервис управления электронным документооборотом, в котором можно формировать, получать и отправлять документы, юридически электронные документы равносильны бумажным аналогам).

Для того чтобы пользоваться ЭДО, нужно получить сертификат квалифицированной электронной подписи. Диадок обеспечивает прохождение документации для согласования и работу с контрагентами, если они используют в своей работе ЭДО.

Этапы развития ЭДО в «Сегежа Групп». Комплекс интеграционных решений.

Выделяют 4 этапа развития электронного документооборота:

1. 2018 г. – начало работы с ЭДО (ДиадокPro+1С).
2. 2019/2020 – переход на SAP, смена модуля на Контур ERP+КЦР.
3. 2020/2021 – коннекторы выгрузки + Эл. архив.
4. 2022/2023 – развитие и оптимизация ЭДО.

Вариант архитектуры ЭДО №1 (система ЮЗЭДО – каналы связи)

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) — это взаимный обмен файлами между коммерческими организациями или государственными ведомствами. При таком взаимодействии не используются бумажные носители, весь процесс происходит в цифровом виде.

Этот вариант архитектуры электронного документооборота отличается следующими особенностями:

• единая учетная система;
• один оператор ЭДО;
• работа в едином интерфейсе всех участников процесса;
• длительный проект адаптации учетной системы;
• серьезные финансовые вложения в адаптацию учетной системы;
• автоматическая связь с логистическим пакетом документов при условии предварительного создания.

Вариант архитектуры ЭДО №2 (интеграционный модуль,  внутр. ЭДО)

Внутренний ЭДО направлен на ускорение обмена данными внутри предприятия. ВЭДО значительно сокращает время на выполнение ряда работ.

Особенности этого варианта архитектуры:

• разрозненность учетных систем;
• несколько операторов ЭДО;
• работа согласующих/подписантов в едином интерфейсе, настройки;
• снижение затрат на разработку интеграций и затрат на инструменты операторов ЭДО;
• вложение в долгосрочную целевую архитектуру;
• высокая автоматизация процессов;
• управление настройками на стороне Заказчика.

Электронные документы в Segezha Group используются с 2018 года. В качестве оператора выбран Диадок, в котором работают 35 структурных подразделений «Сегежа групп». Модуль настроен под каждую компанию с учетом особенностей работы.

Работа с входящей электронной документацией

Электронный документ попадает в Диадок, далее он идет для согласования по утвержденному маршруту. После этого документ получает статус «Документооборот завершен» и попадает в электронный архив для хранения. Учетный документ содержит ссылку на визуальный образ подписанного документа с синим штампом КЭП.

Обработка исходящей электронной документации

Для создания учетного документа в SAP печатной форме присваивается штрихкод. С его помощью учетный документ поступает на согласование и подписание в журнал ЭДО системы SAP, затем присваевается статус «Подписан» и документ направляется контрагенту автоматически. После подписания со стороны контрагента статус меняется на «Документооборот завершен», документ перемещается в электронный архив. Благодаря идентификации штрихкода в наименовании файла происходит автоматическое прикрепление визуального образа подписанного документа к учетному документу в SAP.

Результаты перехода на ЭДО «Сегежа Групп»

Внедрение системы электронного документообората позволило достичь следующих результатов:

• работа с 50 ЮЛ;
• готовность к работе в удаленном формате в случае пандемии и других непридвиденных обстоятельств;
• каждый 2 документ переведен в цифровой вид;
• экономия от внедрения ЭДО за год составила 34 млн. руб.;
• задействовано 1500 контрагентов;
• экономия на бумаге;
• сокращение цикла прохождения документа.

Основные цели «Сегежа групп» в рамках развития ЭДО:

1. Перевод большего количества контрагентов на ЭДО.
2. Полный отказ от офисной бумаги.
3. Оптимизация архитектуры решения, снижение оперативных затрат, максимальная цифровизация.
4. Внедрение технологии OCR, RPA в процессе ЭДО.
5. Автоматизация поставок в учетной системе SAP (автопостинг).
6. Внедрение международного ЭДО.

Электронный документооборот необходим для крупных компаний. По мнению ряда экспертов, будущее за ЭДО. Они говорят о том, что внедрение в работу компаний требует времени на получение электронной подписи и обучение сотрудников, но в результате происходит ускорение бизнес-процессов как внутри предприятий, так и взаимодействие с контрагентами. Вся документация хранится в электронном архиве, что значительно облегчает поиск необходимой информации и отчетов.