Внедряя готовые ERP-системы, больше половины компаний сталкивается с серьезными проблемами. Процесс требует изменений в системе бизнес-процессов и организации в целом. Также некоторым предприятиям приходится решать существенные технические проблемы. Однако при этом крупные организации по-прежнему стремятся внедрить ERP-системы. В этой статье рассмотрим, что это такое, в чем же ее преимущества, особенности работы и прочее.
Что такое ERP-система
ERP-система – комплекс программ, призванных систематизировать управление компанией. Эта система сохраняет, упорядочивает, настраивает связи всех бизнес-процессов компании. Обычно это бухгалтерские операции, складской учет, закупки, кадровый учет и проекты.
Термин ERP предполагает организацию стратегического подхода. С этой целью все системы бизнеса объединяют в одно целое. Сервисы ERP – программы, призванные выполнить это. Такие системы предполагают решение комплекса задач. С ними специалисты, менеджеры работают со сведениями иных бизнес-структур и автоматизируют процессы, уменьшая трудозатраты. С применением сервиса формируется развернутый бизнес-анализ.
Такие системы в основном востребованы среди крупных и средних компаний. Представители малого бизнеса редко применяют подобные инструменты. Прежде всего, это обусловлено высокой стоимостью программы. Помимо этого, в маленькой компании такой программный продукт может не ускорить, а затормозить бизнес-процессы. И в таком случае затраты не будут оправданы.
СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: onlinePBX — надежная IP-телефония для бизнеса
Функционал ERP-системы
ERP-сервис – это комплекс решений, применяемых для руководства и автоматизации бизнес-процессов в единой оболочке. Программа позволяет грамотно распределять ресурс среди административных отделов компании.
Благодаря этому каждая единица организации обладает имеет эффективный метод хранения и использования информации. Среди основного функционала системы, принято выделять:
- процедуру контроля выполнения плана производственных процессов;
- формирование плана мощностей;
- подсчет себестоимости выпускаемого продукта;
- маршрутизацию производственного процесса;
- учет ресурсов компании.
Более того, компания имеет возможность постоянно расширять, дорабатывать и внедрять дополнительные функции, используя независимые модули.
ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: Что такое омниканальность
Архитектура ERP
Архитектура каждой системы базируется на трех составляющих, каждая из которых призвана выполнять свою функцию.
| Наименование | Функция |
| База | Хранилище информации на сервере, а также программы, обрабатывающие и передающие информацию для последующей работы обособленных системных модулей. |
| Платформа | Основа системы, объединяющая все компоненты и гарантирующая их бесперебойное функционирование. Выполняет все базовые операции контроля и планирования. |
| Графический интерфейс | Внешняя функция обособленных модулей, с помощью которых пользователь работает с платформой и сведениями. Облачные версии ERP-систем применяют для этой цели браузеры, а коробочные – интерфейс приложения. |
Классификация ERP-систем
Сервисы разделяют на следующие группы:
Локальная
Локальная ERP-система располагается на сервере. Она требует крупных первоначальных вложений, но все затраты компенсирует высокий уровень безопасности, а также право собственности. Коробочная версия ERP-решений, как правило, востребована крупными компаниями.
Облачная
Облачная версия ERP – это разновидность инсталляции, позволяющая компании руководить информацией централизованно, используя интернет-подключение. Иными словами, поставщик ответственен за качественное функционирование сервиса и контроль через собственный сервер. Этот сервис обходится дешевле, нежели локальная версия. Фактически пользователь оплачивает расходы за абонентскую плату. Облачные версии ERP-решений востребованы представителями малого и среднего бизнеса.
Универсальная
Большинство коробочных и облачных ERP-решений универсальны. Как правило, их адаптируют к процессам различных сфер. Решения такого типа адаптированы к бизнес-процессам различных сфер. Они оснащены расширенными функциональными и интеграционными возможностями и способны соответствовать разным требованиям, в зависимости от отрасли.
С открытым исходным кодом
ERP-сервисы с открытым исходным кодом оснащены пластичностью в интеграционных процессах приложений. Открытый исходный код позволяет разработчикам комфортно использовать систему, поскольку сервис снабжен функцией настраиваемых процессов.
Вертикальная
Это ERP-система отраслевого типа. Такие сервисы разрабатывают стартапы либо нужны небольшим компаниям, которые настроены концентрироваться на единой нише, к примеру в ресторанном бизнесе либо торговле.
Для малого бизнеса
Такие готовые решения бывают облачными или локальными. Обычно эта ERP является модульной системой с функционалом ограниченного типа. Сервис, специализирующийся на малом бизнесе, обслуживает два-три отдельных бизнес-процесса и не имеет других модулей. Пример тому – система, которая оснащена только бухучетом или же кадровым модулем, имеющем настраиваемые опции для системы CRM.
Внимание! ERP для малого бизнеса называют также облегченной версией ERP.
Кому необходимо внедрение ERP-системы
Понять, что требуется внедрение ERP-системы, несложно. Специалисты выделяют пять признаков того, что пора задуматься о ERP:
- В компании недостаточно информации для качественного руководства. Если организация не имеет регламентированного сбора и накопления информации, формирования отчетов и их систематизации, то операционные процессы затормаживаются, что ощутимо тормозит полноценное развитие бизнеса.
ERP-системы призваны решить эту проблему благодаря внедрению централизации потоков данных. Руководство получает возможность контролировать всю информацию в единой системе и из любой точки, где есть доступ в интернет. - Если существуют процессы, требующие автоматизации. В принципе все информационные базы автоматизируются, вне зависимости от отдела. Все зависит от того, насколько это актуально. В ситуации, когда руководитель кадровой службы или бухгалтерии постоянно просит расширить штат, возможно, эти задачи способна решить ERP-система.
- Если каждое подразделение работает в разных системах. Безусловно, тот факт, что на предприятии отдается предпочтение новым технологиям и автоматизации, это похвально. Однако ситуация, когда каждый отдел работает в отдельном ПО, требует решения. Объединить эти системы крайне сложно. В таком случае самым простым решением будет внедрение ERP.
- Когда постоянно поступают жалобы от клиентов. Задержки поставок, низкое качество продукции, неактуальный ассортимент в интернет-магазине – все это налаживается с помощью ERP. Система позволяет найти процессы взаимодействия с потенциальными клиентами и исправить бизнес-процессы внутри компании.
- При отсутствии данных по сальдо на складе и сведений о движении денег. В такой ситуации в целом непонятно, как работает предприятие. Эффективное управление и планирование без столь важной информации невозможно. Деятельность без ERP может привести к банкротству.
ИНТЕРЕСНО: CRM Creatio: основные функции, преимущества и недостатки системы
Как выбрать и что важно знать при выборе ERP
Если в компании уже есть ERP, то достаточно оценить потребность в другой системе или необходимости доработать уже имеющуюся. Сейчас большинство систем оснащены модульной системой.
Другими словами, достаточно интегрировать требуемый модуль, к примеру по учету кадров, и дополнить текущие приложения. Это позволит свести к минимуму расходы и время, которое потребуется для инсталляции. Однако ERP систему, которой больше 10 лет, все же лучше заменить.
Выделяют несколько критериев, по которым можно подобрать ERP-систему:
- Соответствие персональным требованиям. Каждая компания призвана решать свои задачи и удовлетворять собственные потребности. Сервис хорошего качества предполагает адаптацию к потребностям бизнеса. Поэтому важно убедиться, что имеющиеся проблемы решают с помощью предлагаемого программы.
- Рейтинг, жизнеспособность разработчика, отзывы пользователей. Перед покупкой стоит ознакомиться с информацией о поставщике, а также о предоставлении им ERP-решений другим предприятиям. Важно узнать, в каких областях ведут деятельность компании-клиенты, как долго поставщик работает с ERP-системами. Помимо этого, стоит прочитать отзывы о взаимодействии с компанией.
- Поддержка. Техническая поддержка ERP- системы – один из важнейших элементов на всех этапах внедрения. Процесс включает в себя анализ потребностей, формирование плана, реализацию, конфигурацию, обучение, техподдержку и сервис. Поставщик должен быть всегда на связи.
- Объединение и настройка.ERP-программа высокого качества должна просто настраиваться и легко интегрироваться с иными программными продуктами. Даже в ситуации, когда не требуется мгновенное объединение, возможно, планируется возможность сделать это в дальнейшем. С ростом бизнеса потребности возрастают и усложняются, поэтому необходимо на начальном этапе убедиться в легкости адаптации системы ERP под потребности бизнеса.
- Процесс реализации. Продолжительность внедрения – один из базовых факторов, которые учитывают в момент подбора ERP-системы. Период внедрения ERP, как правило, зависит от количества требуемых корректировок. Большое количество настроек предполагает продолжительное внедрение. Облачную ERP внедрить проще, чем коробочную.
- Расчет бюджета. Программный продукт предполагает меньшие затраты, он способен минимизировать расходы организации. Однако недорогая программа требует продолжительного внедрения, а готовый результат будет недостаточно эффективным. Важно предварительно изучить кейсы и примеры внедрения, а также узнать о возможностях экономии и сопоставить полученные сведения с имеющимися планами.
Преимущества
Программный продукт ERP обладает следующими преимуществами:
- Прозрачность. ERP придает бизнесу прозрачность благодаря тому, что появляется возможность отслеживания всех бизнес-процессов в режиме 24/7. Это приводит к тому, что руководство принимает быстрые решения, которые выстраиваются на базе актуальной информации.
- Универсальность. ERP предполагает наличие полного набора модулей, требуемых предприятию для централизации и накопления информации обо всех бизнес-процессах компании.
- Гибкость и масштабируемость. ERP-системы отлично совмещаются с иными конфигурациями, приложениями. Как правило, систему просто настроить под все бизнес-процессы и масштабировать под организации разных размеров. Это позволяет качественно управлять обширным количеством подразделений.
- Безопасность информации. Централизованный сбор информации снижает риск ее утечки. Противостоять внутренним утечкам можно с помощью системы ролей, иерархии доступов для специалистов.
- Автоматизация отчетности. Как правило, ERP оснащена необходимыми инструментами для формирования и выгрузки отчетов.
Недостатки
Как и любой другой продукт, ERP-система имеет свои недостатки:
- Высокая стоимость. Внедрять ERP – дорогостоящая процедура. К примеру, компания 1С предлагает отдельные модули, стоимость которых достигает десятков миллионов. Помимо оплаты программы приходится тратиться на оборудование, настройку, обучить персонал, сервис и прочее. Внедрение ERP обходится в круглую сумму, длится долго, да и сделать это сложно.
- Период внедрения. Автоматизация происходит несколько месяцев. При этом работа предприятия будет парализована.
- Зависимость от интегратора. Внедрение ERP предполагает настройку и последующее сопровождение. Это нужно оплачивать дополнительно. При этом в организации будет постоянно присутствовать посторонний человек, а это определенный риск.
- Сложность. Для систем ERP характерен сложный интерфейс. Работа сотрудников возможна лишь после учебы.
- Перенос информации – сложная процедура. Перед тем как переносить информацию, ее собирают и стандартизируют. Это большой объем работы.
- Постоянные доработки. Не получится просто внедрить ERP. Любая система, даже высокого качества, предполагает доработку для соответствия реальным процессам.
Помимо этого, отдельные эксперты считают, что ERP-системы безнадежно устарели, ведь этот программный продукт громоздкий, неоправданно сложный и тормозит работу предприятия.
В чём отличия ERP от CRM
CRM – понятие, которое знакомо менеджерам и маркетологам. В бизнесе применяют как ERP, так и CRM. Обе системы призваны автоматизировать процессы, сэкономить время и трудозатраты, однако их назначение разное.
Базовая цель CRM – обработать лиды и руководить информацией о клиентах. CRM сохраняет сведения о сделках, заявках, переговорах. Система позволяет ознакомиться с информацией о покупках, разговорах, письмах и прочем.
CRM-система призвана автоматизировать все шаги процесса. Она не позволит забыть о важных звонках и письмах клиенту. Помимо этого, система призвана сэкономить временные затраты на создании предложения, счета, акта. С использованием системы можно легко создать отчет, контролировать отдел или отдельного человека.
Цель ERP – планировать, контролировать ресурсы компании и организовывать сотрудников. Система необходима для объединения структур компании в единое целое и систематизации функционала. В ней содержится единая база. Поэтому требуется только раз внести информацию, и она попадает в доступ. Поэтому ERP призвана сократить расходы, оптимизировать процессы. Целью CRM является увеличение прибыли.
Отдельные системы CRM имеют в своем арсенале функциональные модули, которые были только в ERP, то есть такие программы сочетают в себе функционал CRM и ERP.
ERP-системы позволяют качественно организовать работу предприятия. Это достигается благодаря объединению информационной базы, ее систематизации, а также налаживанию взаимодействия между структурными элементами компании.
Был ли у вас опыт внедрения или использования систем ERP? Оставьте комментарий о впечатлениях, о статье, своем мнении относительно ERP. А также просим поделиться опытом работы с системами.
