Что такое КЭДО: расшифровка, как работает кадровый электронный документооборот, плюсы, минусы и риски

В ноябре 2021 года отечественные юридические лица и предприниматели получили возможность перевести кадровый документооборот в электронный формат. 

Но у многих руководителей и сотрудников отделов кадров до сих пор нет точного представления о том, что такое КЭДО и зачем оно нужно. Отсутствует и понимание, как работает КЭДО и как перейти на цифровой документооборот. Ниже поговорим об основных понятиях КЭДО, его возможностях, преимуществах и недостатках.

Что такое КЭДО и зачем он бизнесу

Расшифровка КЭДО — кадровый электронный документооборот. Это принцип ведения кадрового учета, при котором документация переведена в цифру. Для визирования на работодателя и сотрудников оформляют электронные подписи. 

Причин перейти на КЭДО несколько:

Экономия времени. Сотрудники не тратят часы на походы в отдел кадров ради подписи, а кадровики — на поиск документов и напоминания о подписании. Электронные документы подписываются за пару кликов с любого устройства, а автоматические уведомления упрощают взаимодействие.

Снижение затрат компании. Сокращаются расходы на бумагу, печать, курьеров и архивы. Совокупная экономия может многократно окупить стоимость внедрения платформы электронного документооборота.

Повышенная безопасность и сохранность данных. Электронные документы защищены от физического уничтожения. Данные хранятся в облачном архиве с разграничением прав и шифрованием, что снижает риск несанкционированного доступа по сравнению с бумажными папками.

Удобство и прозрачность. Работники в любой момент могут посмотреть свои документы в личном кабинете. Подать заявление на отпуск или отгул тоже можно онлайн — это повышает удовлетворенность персонала и лояльность к компании.

Как работает кадровый электронный документооборот

В большинстве случаев используется следующий алгоритм:

1. Кадровик готовит проект нужного документа.
2. Сотрудник видит приказ или распоряжение и при отсутствии возражений визирует его собственной электронной подписью.
3. Представитель кадровой службы при помощи усиленной квалифицированной подписи заверяет документ со стороны работодателя.
4. Приказ или распоряжение пересылают в электронный архив.

«Системы должны обеспечивать электронное подписание документов с использованием квалифицированных электронных подписей — ПЭП, УНЭП, УКЭП — для юридической значимости, а также надёжное хранение кадровых документов в цифровом архиве согласно Трудовому кодексу РФ»

Александр Воробьев, Product Owner СЭД ТЕЗИС, Haulmont

Законодательные нюансы КЭДО

Работодателям необходимо учитывать требования и положения следующих нормативных актов:

• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронных подписях». Он определяет аспекты, связанные с подписью электронных документов.
• Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных». В этом нормативном акте обозначены требования в части хранения персональных данных сотрудников, в том числе при ведении кадрового документооборота в электронном формате.
• Ст. 22.2 ТК РФ. Определяет порядок ведения КЭДО и приема сотрудников на работу.

Также работодателю необходимо учитывать периодически выходящие письма и разъяснения Министерства труда и иных ведомств. 

В части соответствия законодательству системы должны соблюдать нормы №63-ФЗ (об электронной подписи), №377-ФЗ (2021, разрешающий отказ от бумаги в кадрах) и других актов, регулирующих электронный кадровый документооборот, включая обязательное получение согласия сотрудников (ст. 22.2 ТК РФ).

Подписи для КЭДО: какие бывают и как используются

Есть три варианта:

• Простая электронная подпись (ПЭП). Подходит для графиков отпусков и сменности, табелей учета, расчетных листов, служебных записок. Работник может оспорить подписание ПЭП, так как она ненадежна и легко передается другим лицам.
• Усиленная неквалифицированная (УНЭП). Актуальна для большинства документов: должностных инструкций, сведений об оценке условий труда, уведомлений об изменении условий договора, договоров о материальной ответственности, приказов о взыскании.
• Усиленная квалифицированная (УКЭП). Защищенный вариант с сертификатом от удостоверяющего центра. Обязательна для юридически значимых документов: трудовых договоров, отчетности в госорганы, кадровой отчетности.

Оплачивать оформление всех ЭП обязан работодатель.

Какие документы можно перевести в КЭДО

В электронном формате можно вести большинство кадровых документов. Например:

• трудовой договор (контракт);
• заявления от работника, касающиеся изменения его работы в компании: заявление на увольнение, смену должности, повышение;
• приказ о предоставлении отпуска;
• табель учета рабочего времени. 

В электронном формате можно вести и большую часть массовых кадровых приказов. При этом работодатель может отказаться от дублирования их на бумаге.

Конкретный список документов руководство определяет самостоятельно с учетом ограничений со стороны трудового законодательства. Для некоторых документов (например, для дистанционных работников) могут применяться особые правила.

Исключения: документы, которые придется дублировать на бумаге

В соответствии с ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ ряд документов в обязательном порядке необходимо оформлять в бумажном варианте. Это:

• акты о несчастном случае на производстве;
• приказы о расторжении трудового договора (увольнении);
• журналы регистрации прохождения инструктажей: первичного, повторного и последующих, по электробезопасности.

Что нужно для легального перехода на КЭДО

Только принять решение о работе в электронном формате недостаточно. Необходимо пройти ряд обязательных этапов.

Выбор платформы

Здесь возможны варианты:

• государственный сервис «Работа в России»;
• системы от коммерческих структуры. 

Первый вариант подойдет представителям малого бизнеса. Но нужно учитывать, что некоторые сталкиваются с проблемами, связанными с переносом данных в учетные системы, изучением интерфейса и техподдержкой.

Доступ к коммерческим платформам предоставляется на платной основе. Работодатель может выбрать тариф с учетом количества сотрудников. Процесс внедрения можно провести самостоятельно или доверить это специалистам со стороны вендора. В ряде случаев доступен тестовый период (обычно 2 недели), в течение которого системой можно пользоваться бесплатно для знакомства с функционалом.

Оформление электронных подписей

У каждого сотрудника должен быть собственный сертификат электронной подписи. Для их оформления обращаются в удостоверяющий центр: государственный или частный. Расходы — за счет работодателя.

Для отдельных сотрудников, подписывающих документы от лица организации, дополнительно оформляют машиночитаемую доверенность (МЧД).

Получение согласия сотрудников

Работодатель обязан издать приказ о переходе на кадровый электронный документооборот и подготовить нормативные акты, относящиеся к использованию ЭЦП. Если необходимо, сотрудники кадровой службы готовят дополнительные соглашения к трудовым договорам.

О переходе на КЭДО нужно документально уведомить каждого работника. Фиксируют добровольность перехода, перечень документов, которые будут оформляться электронно, и вид ЭП.

Если сотрудник согласен перейти, он подтверждает этот факт письменным согласием. Если работник отказывается от КЭДО, кадровые документы с его участием продолжают вести в традиционном формате.

Здесь есть одно исключение. Если гражданин впервые устраивается на работу, начиная с 01.01.2022 года, компания-работодатель вправе сразу готовить документы в электронном формате. Согласие работника не требуется.

Чтобы избежать ошибок, сотрудников обучают работе с сервисом КЭДО. Только после этого компания переходит на работу в новых условиях.

Преимущества КЭДО

Основные плюсы и возможности КЭДО:

Сотрудники могут ознакомиться с документами в удобное время, сразу подписать или внести коррективы. Работать можно с компьютера или смартфона.

Сервис идеально подходит для сотрудников на удаленке, а также работающих вахтовым методом, в других регионах или странах.

Работа строится с учетом действующего законодательства. Работодатель может не опасаться претензий со стороны контролирующих инстанций.

Созданные документы хранятся в электронном архиве. Любой из них можно скачать при необходимости за несколько секунд.

Недостатки КЭДО

В рамках этого пункта выделяют следующие минусы:

Сотрудники могут отказаться от ведения документов в электронном формате. Причина — недоверие к удаленным сервисам, опасения из-за хакерских атак и возможности утраты доступа к данным.

Компаниям приходится оплачивать не только подключение к системам КЭДО, но и оформление электронных подписей на всех участников процесса.

Работа КЭДО зависит от стабильности интернет‑соединения, работоспособности серверов и актуальности ПО. Сбои, кибератаки, вирусы или технические неполадки могут парализовать документооборот.

«В ближайшие несколько лет организациям придётся либо модернизировать уже внедрённые системы КЭДО, либо дополнять их специализированными решениями для архивного хранения — новые нормативные требования в отношении хранения кадровых документов уже обсуждаются на уровне профессионального сообщества»

Антон Жуков, менеджер по развитию продуктов, LDM

Основные риски при переходе на КЭДО

Все риски можно условно разделить на несколько групп:

• Технические. Это и вероятность утраты персональных данных из-за кибератаки, и необходимость организовать взаимодействие с учетными системами. В штат придется включать сотрудника, ответственного за решение возможных технических проблем.
• Правовые. Работодатель не может перейти на электронный документооборот, если нет согласия сотрудников на бумаге. Также нельзя забывать о требованиях закона «О персональных данных», так как информация о сотрудниках может оказаться в распоряжении третьих лиц.
• Организационные. На переход на работу в новых условиях может потребоваться больше времени, чем рассчитывает работодатель. При этом желательно пригласить специалиста, способного объяснить тонкости использования сервиса работникам, провести обучение. Некоторые компании выбирают гибридный формат работы с дублированием информации. Это приводит к ошибкам со стороны кадровых работников.
• Социальные. Сотрудники могут не доверять новому варианту работы, считать, что их данные попадут к мошенникам. Часть персонала может отказаться от изучения возможностей и функций сервиса, заявляя, что на это нет времени.

На преодоление и нивелирование возможных рисков может уйти не один месяц.

«Наиболее успешные проекты рассматривают внедрение КЭДО не как ИТ-инициативу, а как проект трансформации HR-процессов, направленный на повышение управляемости и скорости кадровых операций. Успех внедрения во многом зависит от того, насколько компания готова к организационной трансформации и вовлечению рядовых пользователей»

Белов Александр Германович, директор компании ТопФактор

Каким компаниям стоит внедрять КЭДО и почему

Однозначно ответить на этот вопрос невозможно. Как показывают отзывы пользователей, электронный кадровый документооборот подойдет:

• Организациям с удаленным или гибридным форматом работы. Электронный документооборот устраняет необходимость физического присутствия для подписания документов. Сотрудники могут оперативно получать и подписывать документы из любой точки мира. Особенно это актуально для бизнеса с распределенной структурой и удаленными сотрудниками, где ключевым приоритетом становится автоматизация массовых процессов и бесшовная интеграция с учетными системами, такими как 1С.
• Компаниям с высокой текучкой кадров. При постоянном приеме и увольнении сотрудников бумажный документооборот создает большую нагрузку на HR отдел. КЭДО ускоряет оформление трудовых договоров, приказов, заявлений, снижая административные издержки и вероятность ошибок.
• Компаниям, стремящимся сократить операционные расходы. Внедрение КЭДО снижает затраты на бумагу, печать, курьерские услуги, хранение бумажных архивов и обслуживание оргтехники. Со временем экономия перекрывает первоначальные вложения в систему.
• Структурам, планирующим масштабирование или выход на новые рынки. Бумажный документооборот быстро становится узким местом: он замедляет процессы и усложняет управление. Система КЭДО легко адаптируется под увеличение штата, открытие новых офисов и расширение географии.

Причин выбирать кадровый электронный документооборот много. Главное — организовать переход с учетом актуальных требований законодательства и не забывать о плюсах и минусах КЭДО.

«Среди ключевых сигналов к переходу — наличие удалённых сотрудников или бухгалтерии вне офиса, использование персоналом мобильных приложений для рабочих задач, численность компании свыше 10 человек и ведение учёта зарплаты в автоматизированных системах»

Александр Воробьев, Product Owner СЭД ТЕЗИС, Haulmont