Положение о КЭДО: образец документа, соглашение об использовании, согласие сотрудника и уведомление о переходе

Все больше компаний отказываются от гор бумаги и переходят на кадровый электронный документооборот (КЭДО). И это более чем оправдано: не нужно перепечатывать приказы и бегать за подписями по всему отделу. Бесконечно тратить деньги на бумагу и канцелярию — тоже.

Но чтобы этот переход прошел гладко и без «болей», нужно правильно оформить ряд документов. Далее разберем, что именно потребуется.

Что нужно для перехода на электронный кадровый документооборот

Просто купить условную программу недостаточно.

Закон требует закрепить все на бумаге. Прежде всего, понадобится локальный нормативный акт. В нем прописывают, как именно организация будет работать с электронными документами.

«Локальный нормативный акт» — это Положение о КЭДО. Оно обязательно по статье 22.2 ТК РФ. Без внутреннего акта документы в электронном формате не будут считаться юридически значимыми.

Однако разработка Положения — только первый этап. Потребуется оформить еще несколько документов:

• Приказ о введении КЭДО — он запускает процесс перехода на цифровой формат работы.
• Уведомление работников — письменное информирование персонала о том, что организация переходит на новый способ взаимодействия.
• Листы ознакомления — обязательно нужно зафиксировать факт того, что сотрудники прочитали и приказ, и уведомление.
• Заявление о согласии — документ понадобится для тех работников, чье согласие на участие в КЭДО требуется по закону. Их положительное решение нужно зафиксировать.
• Заявление об отказе — некоторые сотрудники имеют право не переходить на «цифру». Для таких случаев необходимо подготовить форму заявления об отказе от участия в системе.

Положение об электронном документообороте в организации

Положение — базовый документ, который описывает все правила и процедуры. Поскольку единой, обязательной его формы не существует, каждая компания разрабатывает свое Положение самостоятельно. Главное, чтобы его содержание не противоречило ТК РФ.

В документе желательно определить, какая информационная система будет использоваться, какие именно документы переводятся в «цифру», а какие по-прежнему останутся на бумаге.

Для чего нужно положение об электронном документообороте

Документ выполняет сразу несколько функций:

Официально вводит в компании новые правила работы.

Защищает права обеих сторон: и работодателя, и сотрудника — в нем фиксируются сроки подписания документов, порядок действий при сбоях в системе и ответственность сторон.

Без него использование электронных документов признается незаконным.

Положения о КЭДО: структура и содержание

Законодательство не предъявляет строгих требований к форме положения и не устанавливает единого шаблона или образца. Так что у организаций есть достаточная свобода: всегда можно разработать документ, подходящий под специфику того или иного конкретного бизнеса.

Однако свобода свободе рознь: чтобы документ работал и был понятен всем в компании, его структуру следует продумать должным образом. А потому Положение, как правило, разбивают на несколько логических подразделов:

• Общие положения. Начинать стоит с пояснения причины внедрения КЭДО и сферах его применения. Важно еще «на пороге» обозначить, какие именно документы отныне будут в «цифре», а какие — нет. И чтобы у сотрудников не возникало вопросов, тут же следует расшифровывать всю базовую терминологию для них: КЭДО (кадровый электронный документооборот), УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) и УНЭП (усиленная неквалифицированная подпись), например.
• Подготовка и техническое оснащение организации. Следует назначить ответственное подразделение за внедрение и реализацию КЭДО (например, отдел кадров или айти) и прописать, какие именно шаги оно предпримет для запуска процесса.
• Порядок перехода на электронный документооборот. Следует выделить отдельный блок под описание процедуры. Тут стоит конкретизировать сроки переходного периода, механизм получения согласия на участие в КЭДО, а также порядок действий для тех, кто по тем или иным причинам захочет сохранить бумажный документооборот.
• Порядок ведения электронного документооборота. Здесь обычно указывается, в какой именно системе (собственной или коммерческой) будет вестись КЭДО. Нужно детально, но при этом доступно описать, как будет происходить обмен документами. Иначе говоря, как работник будет получать уведомление о новом документе, как ему вообще войти в систему, как получить сертификат электронной подписи и, что самое важное, сколько времени будет отводиться на ознакомление и подписание.
• Обязанности и полномочия организации. В этом разделе раскрываются гарантии со стороны компании: сотрудники должны понимать, что работодатель берет на себя все финансовые вопросы. Также следует зафиксировать обязанность компании в обеспечении хранения кадровых документов в электронном архиве.
• Обязанности работников и лиц, поступающих на работу. В этом блоке перечисляются обязательства сотрудников.
• Ответственность организации и работников. Пункт, дисциплинирующий обе стороны. Здесь прописываются последствия за нарушение сроков подписания, а также ответственность за разглашение информации или передачу ключа электронной подписи третьим лицам.

Важно: Чтобы Положение обрело юридическую силу, оно должно пройти процедуру согласования и утверждения. Если на предприятии есть профсоюз, документ нужно направить ему. Далее он согласовывается с руководителями кадровой службы и юристами. Точку ставит директор, утверждая документ приказом.

Уведомление о переходе на КЭДО

Прежде чем запустить КЭДО, работодатель обязан выполнить требования ТК РФ.

Если конкретнее, то ему нужно (в официальном порядке) уведомить сотрудников о переходе на «цифру» и запросить их согласие на обработку электронных документов.

Важно: Сделать это необходимо под подпись. Однако тут есть исключение: получать согласие не требуется от тех, кто устроился на работу после 31 декабря 2021 года и не имел стажа до этой даты. Для таких работников электронный формат выступает основным с самого начала.

Приказ о переходе на КЭДО

Чтобы запустить сам процесс как таковой, руководитель должен издать приказ. 

В нем важно обозначить цель — собственно, внедрение КЭДО. Также необходима опора на закон: статьи 22.1 и 22.2 ТК РФ, а также на 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В приказе указывается дата, с которой система начинает функционировать, и определяется, кто именно из сотрудников переходит на электронный формат — все или только отдельные подразделения. Также назначаются лица: одни будут отвечать за техническую настройку, другие — за контроль исполнения поручений.

Упоминается и то, какая система будет использоваться.

А в самом конце выпускается распоряжение о размещении приказа в открытом доступе — на корпоративном портале или в самой системе.

Документ, подтверждающий ознакомление сотрудников с ЛНА

Закон требует, чтобы работник был ознакомлен с локальными нормативными актами компании. Подтверждением служит его подпись.

Это может быть как отдельный лист ознакомления, который подшивают к папке с документами, так и специальный журнал. Как бы то ни было, сотрудник ставит подпись и дату, подтверждая, что ознакомился со всеми документами.

Согласие с переходом на электронный кадровый документооборот

Работодатель не имеет права перевести человека на «цифру» в одностороннем порядке. Как мы уже уточняли до, ст. 22.2 ТК РФ прямо требует получить на это письменное согласие от работника.

Согласие на обработку и передачу персональных данных разработчику системы КЭДО

Многие компании пользуются готовыми облачными сервисами КЭДО.

Это значит, что данные сотрудников будут храниться не на собственном сервере организации, а у разработчика программы. В таком случае нужно получить отдельное разрешение на это от работника — в документе указывается, кому и для каких целей передаются данные.

Если же система установлена внутри компании, согласие не требуется.

Соглашение об использовании электронной подписи

Соглашение — это двусторонний договор. Для удаленщиков оно оформляется в ином порядке (ст. 49.1 ТК РФ) — получать отдельное согласие у них не нужно, однако работодатель может предусмотреть такое требование в локальном акте. В этом случае согласие оформляется по общим правилам.

Сделать это можно как на бумаге, так и электронно (ст. 312.3 ТК РФ).

Для получения возможности подписывать документы в системе сотруднику понадобится электронная подпись: работодатель обязан обеспечить ее получение и оплатить все расходы. Порядок использования таких подписей закрепляют в отдельном соглашении. В нем же и описывается, какой вид подписи применяется (простая или усиленная), как ее получать и как вообще хранить.

Почему сотрудники могут не соглашаться на КЭДО и что с этим делать

Иногда работники отказываются от нововведений.

Причины бывают разными: переживание о сохранности личных данных или же просто банальная «привычка» к бумаге. Если сотрудник не дает своего согласия, заставлять его нельзя.

Но можно попытаться переубедить: стоит рассказать о преимуществах «цифры». Скажем, устроить презентацию новой системы: показать, как та проста и удобна. Для тех, кто не уверен, можно предложить помощь с освоением программы.

Если уговоры не помогают, придется вести документы такого сотрудника на бумаге. Закон разрешает совмещать два формата.

Отказ сотрудника — это не повод для увольнения. В этом случае работодатель обязан сохранить для него возможность подписывать документы по старинке, на бумаге. Нарушение правила грозит компании штрафами: должностным лицам и ИП это может стоить до 5 000 рублей, а юридическим лицам — от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Переход на КЭДО экономичен и удобен, но всегда должен быть юридически обусловлен — компании потребуется разработать и утвердить Положение и сопутствующие документы, уведомить сотрудников и получить их согласие. Помимо этого, работодатель обязан издать приказ о запуске системы.