ТОП-15 КЭДО 2024: рейтинг и обзор российских систем кадрового электронного документооборота

Чтобы разобраться в рынке систем кадрового электронного документооборота и получить полное представление о вендорах и их решениях, команда аналитического портала IaaSSaaSPaaS подготовили рейтинг ТОП-15 систем кадрового электронного документооборота. В этом рейтинге особое внимание уделено функциональным возможностям решений, их актуальности в условиях современных реалий, а также успешным практикам внедрения и эксплуатации.

Эти системы могут стать основой для построения прозрачных, гибких и защищенных бизнес-процессов, способствуя устойчивому развитию компаний и укреплению их конкурентных преимуществ на российском рынке.

КЭДО — что это такое?

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это процесс перевода всех кадровых документов в цифровой формат, что позволяет автоматизировать процессы, повысить эффективность и снизить риски ошибок, связанных с ручным вводом данных.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) включает в себя создание, хранение, передачу и учет документов в электронном формате с помощью специализированных программных решений. В основе КЭДО — использование электронной подписи, которая придает юридическую силу электронным документам, и систем для безопасного хранения и управления данными. Такой формат упрощает доступ к документам и позволяет централизованно управлять всеми этапами работы с кадрами.

Особенностью КЭДО является строгая привязка к правовым нормам, так как система должна соответствовать требованиям законодательства в области защиты персональных данных и трудового права. Для этого компании заранее утверждают внутренние регламенты и нормативные акты, регулирующие работу с электронными документами. Этот подход позволяет минимизировать риски несоответствия закону и обеспечивает юридическую силу всей документации.

Переход на КЭДО требует подготовки как со стороны сотрудников, так и со стороны компании. Это включает настройку технической базы, разработку внутренних правил по работе с электронными документами, а также обучение персонала новым процессам и стандартам. Системы КЭДО интегрируются с кадровыми и бухгалтерскими программами, что делает возможной полную автоматизацию рутинных задач, таких как учет рабочего времени, расчёт зарплаты и формирование отчетности.

Внедрение КЭДО

Перевести в онлайн можно такие документы, как трудовые договоры, приказы, заявления на отпуск или командировки, различные справки и уведомления. Автоматизация этих процессов не только упрощает работу, но и снижает риск ошибок, например, при расчете сроков или данных о сотрудниках. Электронный документооборот значительно повышает точность и прозрачность кадровых операций.

Внедрение системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) в организацию — это важный шаг к оптимизации бизнес-процессов, повышению их эффективности и безопасности. Процесс перехода на КЭДО требует внимательной подготовки и последовательного выполнения нескольких этапов.

1. Выбор системы электронного документооборота. На первом этапе организации необходимо выбрать подходящую систему ЭДО. Это может быть как государственная платформа «Работа в России», так и коммерческие решения, такие как КЭДО от Контура. При выборе следует учитывать специфику компании, её потребности в функциональности и требования законодательства. Важно понимать, что каждая система имеет свои особенности интеграции, настройки и удобства использования. Поэтому стоит заранее изучить все доступные варианты, чтобы выбрать наиболее подходящее решение.
2. Назначение ответственных за проект. Для успешного внедрения КЭДО важно назначить куратора проекта или сформировать рабочую группу, которая будет заниматься всей организацией перехода на электронный документооборот. Это могут быть специалисты в области HR, ИТ и юриспруденции. Важно, чтобы эти специалисты обладали необходимыми знаниями и ресурсами для реализации проекта. Рабочая группа будет отвечать за разработку плана внедрения, настройку системы и обучение сотрудников.
3. Выбор документов для перевода в электронный формат. Переход на КЭДО стоит начинать с переводом в электронный вид самых простых и часто используемых кадровых документов. Это могут быть приказы на отпуск, командировки, различные справки, заявления сотрудников и другие рутинные документы. Как правило, на старте компании начинают с одной или нескольких категорий документов, чтобы протестировать систему и настроить процессы. После того как система заработает стабильно, можно будет начать переводить в цифровой формат более сложные документы, такие как трудовые договоры или отчеты.
4. Разработка локальных нормативных актов. Важно подготовить внутреннюю документацию, регулирующую использование КЭДО в организации. Это включает разработку положения об ЭДО, инструкций по использованию электронной подписи (ЭП), а также соглашений с сотрудниками об электронном документообороте. Регламент должен четко описывать процесс работы с электронной документацией, сроки обработки и архивирования документов, а также права и обязанности сторон. Такие акты помогают не только наладить работу системы, но и соответствовать законодательным требованиям.
5. Информирование и обучение сотрудников. На данном этапе важно провести разъяснительную работу с персоналом. Необходимо объяснить преимущества перехода на КЭДО, рассказать, как работать с электронной документацией, а также ответить на возможные вопросы сотрудников. Преимущества электронного документооборота заключаются в повышении скорости обработки документов, удобстве их подписания и хранения, а также снижении вероятности ошибок. Также важно уведомить работников о том, что с 1 января 2022 года компании могут обмениваться электронными документами без дополнительного согласия сотрудников, если тот трудоустраивается впервые.
6. Приглашение сотрудников к участию в ЭДО. После того как сотрудники ознакомятся с новой системой, они получат приглашения для регистрации в сервисе КЭДО. Важно, чтобы каждый сотрудник подтвердил свое участие в процессе перехода на ЭДО и получил доступ к системе. На этом этапе также оформляются электронные подписи для сотрудников, которые будут использоваться для подписания кадровых документов в электронном виде.
7. Оформление электронных подписей. Для того чтобы документы в системе КЭДО имели юридическую силу, каждый сотрудник должен иметь электронную подпись (ЭП). Если у сотрудника уже имеется ЭП, он может начать использовать её. В случае отсутствия подписи работодатель организует её оформление для своих сотрудников через систему КЭДО или через государственные порталы, такие как Госуслуги. Важно обеспечить, чтобы все подписи были оформлены правильно, так как это напрямую влияет на юридическую состоятельность всех документов.
8. Запуск и тестирование системы. Когда все подготовительные этапы завершены, можно переходить к тестированию системы и запуску её в полном объеме. Это включает в себя настройку интеграции КЭДО с другими корпоративными системами, такими как учет рабочего времени, расчёт заработной платы и ведение отчетности. Важно протестировать работу системы в реальных условиях, выстроить маршруты согласования документов и убедиться, что все процессы автоматизированы и работают корректно. На этом этапе также необходимо загрузить шаблоны документов и настроить их шаблоны, чтобы сотрудники могли работать с ними без ошибок.

Для внедрения КЭДО необходимо выбрать подходящую систему, соответствующую требованиям законодательства и специфике организации. Современные решения позволяют интегрировать электронный документооборот с другими бизнес-процессами, такими как учет рабочего времени, расчёт заработной платы и ведение отчетности.

ВАЖНО: Переход на КЭДО требует серьезной подготовки. Это включает обучение сотрудников, настройку прав доступа и обеспечение безопасности данных. Важно также обеспечить соответствие всех процессов нормативным требованиям, таким как использование электронной подписи и корректное хранение данных, чтобы избежать юридических и технических проблем.

Рейтинг КЭДО 2024

Команда IaaSSaaSPaaS.ru представляет рейтинг ТОП-15 лучших российских систем кадрового электронного документооборота (КЭДО) 2024 года. Оценка проводилась по ключевым критериям — таким, как функциональность, гибкость и доступность. Эти платформы помогают компаниям оптимизировать и автоматизировать кадровый документооборот, соблюдая все актуальные требования российского законодательства.

Обзор КЭДО

В этом разделе собраны передовые российские системы кадрового электронного документооборота 2024 года, которые играют значительную роль в автоматизации работы с кадровыми документами. Эти решения поддерживают не только внутренний документооборот, но и позволяют выстраивать интеграцию с внешними партнерами и государственными органами. Системы КЭДО предлагают компании широкие возможности для настройки процессов, их мониторинга и аналитики, что способствует повышению эффективности и снижению операционных затрат.

Место №1. VK HR Tek

VK HR Tek — комплексное решение для кадрового электронного документооборота (КЭДО), которое позволяет компаниям отказаться от бумажных документов и перейти на удобный цифровой формат. Система объединяет все процессы на едином портале, поддерживая работу с приказами, заявлениями, договорами и другими кадровыми документами. Для сотрудников, руководителей и специалистов отдела кадров есть личные кабинеты с набором возможностей в зависимости от роли. У VK HR Tek есть также удобное мобильное приложение.

КЭДО с VK HR Tek — всех разрешенных законодательством кадровых процессов и не только, от приема на работу и оформления отпуска до заказа справок и заявления на матпомощь. Согласно данным компании, использование системы позволяет экономить до 80% расходов на документооборот и сводит риск потери документов к нулю. Увеличивается и скорость обработки запросов, что особенно важно для крупных компаний с большим числом ежедневных операций.

Высокий уровень безопасности данных — неотъемлемая часть решения. Защита данных обеспечивается дублированием информации на нескольких серверах, соответствием требованиям стандарта Tier 3 для ЦОДов, HTTPS-соединением с двухфакторной аутентификацией и постоянным логированием действий. Эти меры делают КЭДО безопасным инструментом, что особенно важно при обработке персональных данных сотрудников.

Процесс перехода на КЭДО — поэтапный и включает настройку интеграции с 1С или другой учетной системой, тестирование и полное подключение. VK HR Tek поддерживает клиентов на каждом этапе, предлагая инструкции и помощь в выпуске электронных подписей, настройке маршрутов согласования и оформлении нормативной документации, что делает переход комфортным и быстрым для всех участников процесса.

Место №2. Saby Staff

Saby Staff от компании Тензор — это приложение, которое позволяет эффективно решать задачи от приема сотрудников до отправки отчетности в госорганы, обеспечивая полностью электронный архив документов. Вместо традиционных папок все кадровые документы можно оформить, подписать и отправить онлайн.

КЭДО подходит для организаций, использующих Saby для оформления и подписания кадровых документов. В этом приложении можно выдавать электронные подписи сотрудникам, оформлять кадровые документы, такие как приказы и инструкции, а также отправлять их на подпись сотрудникам компании. В дополнение, система позволяет вести учет отпусков и отгулов, контролировать подписание документов и управлять другими аспектами кадрового учета.

Кадровый ЭДО в СБИС предлагает более расширенные возможности для предприятий, ведающих кадровый и воинский учет в Saby. Система позволяет вести штатное расписание, создавать и отправлять отчеты ЕФС-1, а также учитывать дистанционных сотрудников и сотрудников с северным стажем. Включены функции для оформления кадровых документов, контроля подписания и создания различных отчетов.

Для небольших предприятий, где один сотрудник ведет кадровые документы и зарплату, доступна возможность настраивать схемы мотивации персонала, рассчитывать зарплату, НДФЛ и страховые взносы, вести учет больничных и отпусков, а также формировать отчеты по зарплате.

Место №3. 1С:Зарплата и управление персоналом 8

Место №4. HRlink

Место №5. ELMA365 КЭДО

ELMA365 КЭДО — это решение для автоматизации кадрового документооборота, которое помогает крупным компаниям сделать первый шаг к цифровым сервисам. Внедрение этого инструмента позволяет создать удобную цифровую среду для сотрудников, обеспечивая их возможность взаимодействовать с компанией через сервисный портал и без использования бумажных носителей. Это включает заявки на отпуск, командировки, запросы справок и другие кадровые процессы.

Платформа позволяет не только автоматизировать процесс подписания документов электронной подписью, но и управлять более чем 40 кадровыми процессами, что делает её универсальным инструментом для масштабных организаций. ELMA365 КЭДО обеспечивает гибкость в настройке маршрутов согласования и подписания документов, интеграцию с различными учётными системами и поддержку различных типов электронных подписей.

Решение предлагает круглосуточный доступ из любой точки мира, что особенно важно для крупных компаний с международным присутствием. Кроме того, оно включает возможности для повышения безопасности данных, включая хранение на собственных серверах и отказоустойчивость через распределённую архитектуру.

Внедрение ELMA365 КЭДО — это только первый шаг к цифровой трансформации, который позволяет не только эффективно управлять кадровыми процессами, но и развивать комплексные цифровые сервисы, что особенно актуально для крупных предприятий, стремящихся к инновациям в сфере ИТ и цифровизации.

Место №6. Directum HR Pro

Место №8. Симфония

Место №9. Docsvision КЭДО

Место №10. Pyrus

Место №11. Контур.КЭДО

Место №12. Docs5

Место №13. LDM.КЭДО

Место №14. EnDocs КЭДО

Место №15. ТопФактор:Личный кабинет сотрудника

Преимущества

КЭДО приносит компании множество преимуществ. Во-первых, это существенная экономия на бумажных носителях и их хранении, а также ускорение документооборота. Работая с документами в электронном виде, сотрудники могут быстрее согласовывать и подписывать необходимые бумаги, что сокращает время на выполнение рутинных задач и повышает общую продуктивность работы.

Снижение затрат — экономия на бумаге, принтерах и хранении документов.

Ускорение процессов — автоматизация согласований и подписаний сокращает время на выполнение задач.

Снижение рисков — минимизация ошибок при обработке данных о сотрудниках и расчетах.

Повышение прозрачности — четкость и доступность данных для всех участников процесса.

Недостатки

Технические сбои — неполадки в сети или системе могут нарушить работу КЭДО и привести к потере документов.

Риски безопасности — несмотря на защиту, существует угроза хакерских атак и вирусов.

Затраты на подключение — расходы на покупку ПО, настройку системы и обучение сотрудников.

Заключение

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) становится ключевым инструментом для оптимизации работы с документами внутри компании. Перевод кадровых процессов в электронный формат позволяет ускорить обработку документов, повысить точность данных и снизить затраты, связанные с хранением и использованием бумажных носителей.

Для успешного внедрения КЭДО важно учитывать требования законодательства и потребности бизнеса, чтобы подобрать систему, соответствующую особенностям компании. Корректная реализация КЭДО обеспечивает удобство и прозрачность кадровых процессов, а также упрощает соблюдение нормативных требований.

Компании, внедрившие КЭДО, получают не только более гибкие и прозрачные процессы, но и значительные конкурентные преимущества: улучшение эффективности, удобство для сотрудников и безопасность данных, что в конечном счете укрепляет общую устойчивость и развитие бизнеса.