Максим Соин, EnDocs: “Внедрение КЭДО позволяет сократить кадровые расходы на сотрудника в 4 раза”

Кадровый ЭДО — это современный инструмент для автоматизации всех процессов взаимодействия работодателя с сотрудниками. Ведение электронного документооборота в кадровой сфере позволяет эффективно управлять кадровыми процессами, такими как найм, увольнение, подготовка документов и учет персонала.

Более подробно о КЭДО EnDocs можно узнать на официальном сайте компании по ссылке https://endocs.ru/kedo

Он также помогает в соблюдении требований по защите данных, предотвращении утечек информации и соблюдении законодательства в области конфиденциальности. КЭДО обеспечивает хранение и передачу документов в зашифрованном и безопасном формате, что гарантирует сохранность и конфиденциальность информации.

Ситуация с КЭДО в России

Ситуация с кадровым документооборотом становится все более сложной из-за количества документов, которые необходимо обработать для каждого сотрудника организации. Стандартный набор документов включает

• заявления о приеме на работу, заявления об отпуске,
• заявления на отпуск в отпуск,
• больничные,
• документы о командировке и многое другое.

В дополнение к отдельным документам существуют также массовые документы, такие как:

• инструкции по технике безопасности,
• соглашения о коммерческой тайне,
• положения об информационной безопасности,
• различные приказы и нормативные акты.

Параллельно развивается тренд на удаленную работу. Он был заметен и до 2020 года, но после пандемии стал одним из ключевых. При этом под удаленной работой стала пониматься не только работа из дома действующих сотрудников, но и найм людей из других регионов страны. Бумажный документооборот в таких случаях сопряжен с высокими издержками и практически невозможен. Единственный выход — внедрение КЭДО.

EnDocs КЭДО – готовое решение для автоматизации кадрового документооборота, которое можно внедрить за 1 день. EnDocs обеспечивает  высокую защиту данных и дает все возможности для управления кадровым документооборотом:

• Простой интерфейс в компьютерной и мобильной версии
• Удобный кабинет сотрудника
• Возможность создания сложных маршрутов согласований
• Онлайн-выпуск электронной подписи
• Готовый модуль интеграции с 1С
• Надежное хранение данных
• Обучение сотрудников и техническая поддержка

С нами работа с документами становится проще, быстрее и спокойнее.

Законодательная база

Легитимность КЭДО в России КЭДО обеспечивается следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации».
• Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации».
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ об электронной подписи.

КЭДО также регулируют:

• Письма Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250 и от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232. В них идет речь о подписании авансовых отчетов по командировкам с помощью простой или неквалифицированной электронной подписи.
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» регулирует составление табеля учета рабочего времени в электронном виде.

Таким образом, законность КЭДО подтверждается на федеральном уровне. Данные документы регулируют порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот, а также взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Что дает бизнесу КЭДО

Есть мнение, что электронный документооборот просто заменяет бумагу. Действительно, ЭДО позволяет компании снизить статьи расходов на печать, бумагу, курьеров, архив и т.д. Однако это лишь одно из преимуществ. На деле от перехода компании на КЭДО оптимизируется работа всех участников документооборота в компании.

Главное преимущество КЭДО — ускорение процессов, экономия трудозатрат и времени

Бизнес тратит около 3000 руб на документооборот в пересчете на одного сотрудника

КЭДО EnDocs почти в 4 раза дешевле: 800 руб/чел

В среднем на бумажный кадровый документооборот компания тратит порядка 1 млн руб на каждые 300 сотрудников. Это около 3000 руб на 1 человека. КЭДО в пересчете на одного сотрудника обходится компании в 800 руб — в 3,75 раза дешевле.

Предприятия добиваются экономии средств за счет отказа от бумажных документов, курьерских и почтовых расходов, а также за счет экономии времени и усилий сотрудников отдела кадров: им не надо ходить по офису и искать сотрудников, вызывать к себе на встречу и т.д. Весь диалог строится удаленно через программу КЭДО и занимает минимум времени.

Какие проблемы решает кадровый ЭДО

КЭДО помогает бизнесу в решении следующих проблем:

• Снижение трудозатрат на подготовку, передачу, поиск и контроль подписание документов
• Все документы хранятся в электронном виде, что позволяет кадровикам легко находить и контролировать их подписание
• Удаленным сотрудникам не нужно ездить в офис или заказывать курьерскую доставку для подписания бумажных документов
• Время на подготовку документов сокращается, а риск ошибок снижается благодаря автоматическому контролю и обеспечению безопасности операций

Кроме того, система упрощает подачу документов сотрудниками в кадровую службу, контролируя их правильность и соответствие требованиям законодательства. Внедрение КЭДО также позволяет снизить расходы компании на бумагу, принтеры, архивное хранение и курьерские услуги.

Архитектура КЭДО

Архитектура КЭДО и внешний вид приложения не зависит от отрасли и одинакова в любом бизнесе. Обычно в него входят 3 составляющие:

1. Кадровая учетная запись
2. Электронный архив
3. Электронная подпись

У всех сотрудников компании должен быть доступ в личный кабинет КЭДО. При этом выделяют три вида кабинета:

• Кабинет руководителя
• Кабинет кадровой службы
• Кабинет сотрудников.

Доступ к КЭДО реализуется одним из двух способов:

1. Полностью удаленный доступ, когда к системе можно подключиться из любой локации
2. Доступ к КЭДО ограничен территорией (внутренним контуром) компании.

После анализа своих нужд организация может как создать свою собственную информационную систему, так и приобрести решение на рынке. Например, EnDocs создает кастомные разработки под специфику конкретного бизнеса.

Хранение документов (электронный архив)

Электронный архив документов предотвращает их потерю и несанкционированное изменение

Электронный архив документов предотвращает их потерю и несанкционированное изменение. КЭДО также предоставляет возможность электронного архивирования и поиска документов, что значительно повышает эффективность работы с документами.

Все процессы управления документами в системе КЭДО выполняются удаленно. Это облегчает работу на удаленном доступе и способствует повышению эффективности бизнеса в целом.

Требования к системе КЭДО

Требования к системе КЭДО схожи и практически не зависят ни от типа бизнеса, ни от масштаба компании

По нашему опыту требования к системе КЭДО схожи и практически не зависят ни от типа бизнеса, ни от масштаба компании. Мы выделяем 6 основных принципов, которым должна соответствовать платформа КЭДО:

1. Возможность модификации под специфику бизнес-процессов в конкретной организации
2. Удобный и простой способ выпуска электронной подписи сотрудникам
3. Возможность интеграции сервиса с кадровой учетной системой
4. Надежный электронный архив с возможностью доступа к документам в любое время
5. Обновления системы регулярны в соответствии с законодательством РФ
6. Система должна фиксировать факт получения документа сторонами трудовых отношений

Какие документы можно перевести в электронный вид

Компания может перевести в электронный вид практически все кадровые документы. Среди них:

• приказы о приеме на работу,
• трудовые договоры,
• личные дела сотрудников,
• заявления на отпуск,
• отчеты о рабочем времени,
• документы, связанные с обучением и развитием персонала.

Есть всего несколько исключений — документов, которые могут быть сделаны в электронном виде, но обязательно должны быть продублированы в бумажном виде: 

• приказ об увольнении
• акт о несчастном случае
• инструктажи по охране труда.

Как перейти на кадровый электронный документооборот и не допустить ошибки

Мы выделяем 8 этапов внедрения КЭДО в бизнес:

Аудит, перечень документов и процессов

Для перевода на КЭДО необходимо провести аудит и составить перечень процессов, которые будут переведены в электронный формат. Аудит может включать в себя анализ существующих HR-документов, определение целей и задач перевода, выявление потенциальных проблем и улучшений.

После аудита составляют перечень процессов, таких как управление персональными данными, учет рабочего времени, подача заявок на отпуск и т.д., которые будут переведены на КЭДО.

Мы советуем начать внедрение КЭДО с простых документов, постепенно добавляя всё более сложные. Параллельно ведется работа на уровне бизнес-процессов: для каждого документа формируется свой путь в компании, при необходимости маршрут оптимизируется.

Мы советуем начать внедрение КЭДО с простых документов, постепенно добавляя всё более сложные

Параллельно ведется изучение и оптимизация бизнес-процессов

Тестирование

Далее начинается тестирование КЭДО. Его лучше проводить с наиболее «продвинутыми» сотрудниками, которые без проблем работают за компьютерами. Во время тестирования проверяется работа всех основных функций системы, а также ее соответствие требованиям и ожиданиям пользователей.

Обучение кадровиков и сотрудников

Следующий этап — обучение. В случае внедрения EnDocs мы поможем настроить систему, обучим кадровый персонал и предоставим пакет регламентирующих документов.

Официальный переход на КЭДО

Наконец, приходит время официального ввода КЭДО в работу. Это делается путем выпуска ЛНА (локального нормативного акта) о переводе кадрового документооборота в электронный вид.

«Приказ о вводе КЭДО» должен содержать:

• Сведения об Информационной системе (может быть несколько)
• Порядок доступа к Информационной Системе
• Перечень документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО
• Срок уведомления работников о переходе на КЭДО
• Дата введения КЭДО

Перед переходом на КЭДО кадровая служба должна уведомить сотрудников об этом. Также нужно получить от сотрудников письменное согласие обмениваться с работодателем электронными документами. Это не касается сотрудников, которых вы принимаете на работу после 31 декабря 2021 года и для которых это первое место работы.

Заключение

EnDocs КЭДО – это надежное решение от разработчика BPM-систем и СЭД. EnDocs может решить ваши задачи в минимальные сроки и с минимальными инвестициями.

Одно из главных преимуществ EnDocs заключается в повышении эффективности работы. Благодаря автоматизации процессов, сокращается время, затрачиваемое на поиск и обработку документов, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на более значимых задачах.

Кроме того, EnDocs улучшает процессы управления документами, обеспечивая централизованное хранение, контроль доступа и возможность быстрого поиска информации. Это позволяет снизить риски потери или повреждения документов, а также повысить безопасность конфиденциальной информации. В целом, внедрение EnDocs способствует повышению производительности организации и снижению затрат на бумагу, курьерскую доставку и почтовые расходы.