Как проходило внедрение МЧД на базе ELMA365 ECM в компании «Лента» с участием Т1. Подробности проекта

«Лента» является одной из крупнейших розничных сетей в России, специализирующаяся на формате гипермаркетов и супермаркетов. Компания обладает широкой сетью распределения по всей России, включая значительное количество магазинов и лояльных покупателей.

«Лента» активно инвестирует в ИТ-инновации и использует передовые технологии для оптимизации внутренних и внешних процессов. В ИТ-архитектуре «Ленты» применяются современные решения для управления документами, автоматизации процессов и обеспечения высокой производительности операций.

О холдинге Т1 – многопрофильный холдинг, один из лидеров российского ИТ-рынка, является партнером ключевых производителей и разработчиков в сфере информационных технологий. Компании холдинга начинают историю с 1992 года. В штате — 20 тысяч сотрудников. В 2022 году оборот холдинга составил свыше 166,7 млрд рублей. По версии аналитических агентств CNews Analytics, TAdviser и RAEX, Т1 входит в топ-3 крупнейших российских ИТ-компаний.

Цифровой профиль «Ленты»

Компания основана в 1993 году, и находится на рынке более 30 лет, что в два раза больше, чем у многих ее конкурентов.

О компании «Лента»:

• Количество магазинов: 246 гипермаркетов, 2312 супермаркетов под брендом «Монетка».
• Количество клиентов: Более 38 миллионов лояльных покупателей, что составляет каждого третьего-четвертого жителя России.
• Сотрудники: Более 60,000 сотрудников.
• География: 19 распределительных центров и более 200 городов присутствия.

Решения компании касаются следующих ИТ-продуктов:

• Решения для сотрудников и клиентов: Личные кабинеты, инструменты геймификации и самообслуживания, интеграционные задачи.
• Учет и управление рабочим временем: Сменные работы, корпоративное хранилище данных и документов.
• Аудит и анализ операций: Процессы и инструменты для работы в торговом зале, мониторинг цен, работа с просрочкой и ее контролем.
• Стандарты операционной деятельности: Взаимодействие с партнерами, различные таск-трекеры.
• Документооборот: Полное покрытие всех видов документооборота (коммерческий, корпоративный, кадровый и внутренний).

В качестве системы управления документами «Лента» использует решения от компании ELMA, включая платформу ELMA365 для управления документооборотом и процессами. Выбор платформы ELMA обусловлен гибкостью, масштабируемостью и возможностью интеграции с другими ИТ-системами, что критически важно для крупномасштабного и динамичного бизнеса, как у «Ленты».

Эти системы позволяют «Ленте» не только автоматизировать внутренние процессы, но и обеспечивать высокий уровень информационной безопасности, что критично при работе с большим объемом чувствительных данных и финансовых транзакций.

Этапы внедрения МЧД

Внедрение МЧД в компании «Лента» было осуществлено в несколько этапов:

1. Подготовка и планирование: На этом этапе были определены ключевые цели и задачи проекта. Основное внимание уделялось интеграции с существующей ИТ-инфраструктурой и подготовке технической спецификации.
2. Разработка и настройка: ИТ-архитекторы и разработчики работали над созданием необходимых модулей и их адаптацией под требования «Ленты». 
3. Тестирование и оптимизация: Перед полным внедрением система прошла через серию тестов, чтобы обеспечить её стабильность и эффективность. Тестирование помогло выявить и устранить возможные ошибки и недочеты.
4. Запуск и мониторинг: После тестирования система была запущена в эксплуатацию. В этот период команда следила за работой системы, чтобы гарантировать её надежную работу и вносила коррективы по мере необходимости.
5. Поддержка и развитие: После внедрения начался этап поддержки и постепенного развития функционала системы, в том числе через обучение пользователей и внедрение дополнительных возможностей.

Команда проекта

В состав команды вошли:

• ИТ-архитектор от «Ленты», ответственный за архитектурное планирование и интеграцию системы,
• Директор проекта от компании Т1, Архитектор, команда внедрения ELMA 
• команда разработчиков от Т1 и ELMA365, занимавшихся программированием и настройкой системы,
• отдел технической поддержки, обеспечивающий мониторинг системы и решение возникающих вопросов после запуска.

Проект был реализован в течение нескольких месяцев, с момента планирования до полного запуска системы. 

Задействованные подразделения заказчика

В работе по внедрению классически должны принимать участие представители нескольких ключевых подразделений:

• ИТ-отдел: Основной ответственный за внедрение, интеграцию и поддержку МЧД. ИТ-отдел координирует разработку, тестирование и обеспечение безопасности системы.
• Отдел информационной безопасности: Занимается вопросами защиты данных и соблюдения нормативных требований в процессе электронного документооборота.
• Финансовый отдел и бухгалтерия: Принимают участие в процессе, связанном с финансовыми операциями и бухгалтерским учетом, обеспечивая корректность данных.
• Юридический отдел: Контролирует соответствие новой системы законодательным требованиям и внутренним политикам компании.
• Отдел по работе с персоналом: Участвует в организации обучения пользователей и помогает в адаптации персонала к новой системе.

Разумеется, в «Ленте», как в крупной компании, был использован подход с формированием центра компетенций, учитывая масштаб и сложность проекта, а также необходимость обеспечения высокого уровня специализации и постоянного развития системы.

Какие бизнес-процессы пришлось изменить, адаптировать под МЧД и как именно

Изменения затронули ряд операций и комплексных процессов:

1. Процессы подписания документов: Ранее большинство документов подписывалось вручную, что требовало физического присутствия и времени на передачу документов. С внедрением МЧД подпись стала электронной, что значительно ускорило процесс и уменьшило риски, связанные с потерей документов.
2. Управление доступом и правами: Для электронных подписей была введена система управления доступом, которая определяет, кто и когда может подписывать определенные документы. Это потребовало разработки новых политик и процедур безопасности.
3. Архивирование и хранение документов: С переходом на электронные документы изменились требования к хранению. Нужно было адаптировать системы архивации для обеспечения соответствия законодательным требованиям и облегчения доступа к архивированным данным.
4. Бухгалтерский учет и финансовая отчетность: Интеграция МЧД потребовала изменений в процессах бухгалтерского учета, так как теперь данные быстрее поступают в систему. Бухгалтерия должна была адаптироваться к новому способу обработки транзакций.
5. Контроль за выполнением договорных обязательств: Электронный документооборот упростил мониторинг и контроль за выполнением условий договоров. Системы были адаптированы для автоматического уведомления о сроках и необходимости действий по договорам.

Что касается вопроса адаптации бизнес-процессов, «Лента» внедрила новые ИТ-решения и обновила существующие системы для поддержки изменений. Сотрудники прошли обучение работы с новыми системами и электронной подписью, при этом регулярно проводились тренинги и семинары для минимизации сопротивления изменениям. Также было проведено тестирование процессов для выявления и устранения ошибок, что способствовало оптимизации и повышению их эффективности.

Помощь вендора: чем и как помогала ELMA

Вендор, в данном случае компания ELMA, предоставляла комплексную поддержку на всех этапах внедрения системы управления документооборотом:

1. Техническая консультация и планирование: была оказана помощь в формировании технической концепции и планировании архитектуры системы, обеспечив соответствие технических решений бизнес-требованиям «Ленты».
2. Настройка и кастомизация системы: «Элма» предоставила необходимые инструменты и знания для адаптации системы под специфические нужды «Ленты», включая настройку рабочих процессов, интеграцию с другими системами и кастомизацию интерфейсов.
3. Обучение и методическая поддержка: Вендор провел серию обучающих семинаров и тренингов для ИТ-специалистов и конечных пользователей «Ленты», чтобы обеспечить плавный переход на новую систему.
4. Техническая поддержка и сопровождение: Компания ELMA оказывала постоянную техническую поддержку в процессе внедрения и после запуска системы, помогая решать возникающие технические проблемы и оптимизировать работу системы.

Также стоит отметить, что в процессе внедрения системы возникало множество вопросов, связанных с техническими аспектами, юридическими нормами, обеспечением совместимости и безопасности данных. Вендор активно участвовал в решении этих вопросов, предоставляя экспертные знания и рекомендации.

Внедрение системы управления документооборотом, особенно в крупной мультинациональной компании как «Лента», является сложным проектом. Оно требует глубокой интеграции с различными бизнес-процессами и ИТ-системами компании. Ключевые факторы, делающие проект сложным:

• Интеграция с существующими системами: Необходимо обеспечить совместимость новой системы с уже используемыми инструментами и базами данных.
• Юридические и нормативные требования: Система должна соответствовать всем действующим законодательным требованиям в области защиты данных и электронного документооборота.
• Обучение и адаптация персонала: Персонал должен быть обучен работе с новой системой, что требует времени и ресурсов.

Поэтому помощь внешних специалистов и вендора часто оказывается необходимой для успешного внедрения и минимизации рисков. Экспертиза вендора в области технологий и знание лучших практик позволяют значительно упростить процесс внедрения и обеспечить его эффективность.

Инструктаж для людей: как и чему надо обучить сотрудников для работы с МЧД

Обучение сотрудников для работы с системой электронного документооборота (МЧД) является фундаментальным аспектом для достижения успеха внедрения. На первом этапе обучения важно дать сотрудникам общее понимание МЧД: что это за система, зачем она нужна и какие проблемы помогает решать. Освещение вопроса о том, как МЧД улучшает бизнес-процессы, повышает эффективность работы и снижает риски, также критично для мотивации персонала.

На практическом уровне обучение должно включать детальный инструктаж по основным функциям системы, таким как создание, отправка, прием и архивация документов. Особое внимание стоит уделить обучению работы с электронной подписью, включая её генерацию, использование и хранение, а также мерам безопасности и конфиденциальности при работе с МЧД.

Дополнительно, сотрудникам необходимо дать знания о том, как МЧД интегрируется с другими ИТ-системами компании, например, с ERP или CRM. Обучение должно включать информацию о том, как система может помочь автоматизировать рутинные задачи и уменьшить количество ошибок. Регулярные тренинги, воркшопы, онлайн-курсы и интерактивные платформы обучения позволят сотрудникам не только освоить систему, но и постоянно обновлять свои знания в соответствии с обновлениями системы и изменениями законодательства.

Качественный и количественный эффект от внедрения МЧД 

Внедрение МЧД в СЭД в «Ленте» привело к значительным качественным и количественным улучшениям в рабочих процессах компании.

Качественные улучшения:

1. Повышение прозрачности: МЧД улучшила отслеживание и контроль за документами, позволяя руководству и сотрудникам в реальном времени видеть статус обработки документов.
2. Улучшение безопасности данных: Введение электронных подписей и усиленные меры по защите информации значительно снизили риски, связанные с утечкой или потерей данных.
3. Снижение риска ошибок: Автоматизация ввода данных и обработки документов снизила человеческий фактор и соответствующие ошибки.
4. Улучшение соблюдения нормативных требований: МЧД обеспечила более строгий контроль за соблюдением законодательства в области документооборота.

Количественные улучшения:

1. Сокращение времени обработки документов: В зависимости от типа документа время обработки сократилось на 50-70%.
2. Сокращение сроков исполнения контрактов: Благодаря более быстрому обороту документов время заключения и исполнения контрактов сократилось в среднем на 25%.

Внедрение МЧД в «Ленте» является примером того, как комплексная цифровизация процессов может принести значительные выгоды крупной розничной сети, улучшая как операционную эффективность, так и общую стратегическую позицию компании на рынке.

РЕКЛАМА. erid:2VtzqwcJjFE, ООО «ЭЛМА», ИНН 1831197044