Внедрение МЧД: выбор СЭД, интеграция с ЭДО, порядок действий

В настоящее время сфера цифровизации и автоматизации бизнес-процессов становится все более важной для успешного функционирования компаний различного масштаба. Одним из ключевых инструментов в этой сфере являются машиночитаемые доверенности (МЧД), которые совершенствуют подход к оформлению и обмену документами.

В СЭД ELMA365 ECM доступен бесплатный модуль «Управление МЧД» для работы с МЧД
Реклама. erid:2VtzqxXaZfc, ООО «ЭЛМА», ИНН 1831197044

Анна Климова

Партнер, технологии и процессы в учете и документообороте компании «ДРТ Консалтинг»

В отношении первички и счетов-фактур в теории можно попасть на большие проблемы.

Подписи именно уполномоченных лиц являются обязательным реквизитом первичных учетных документов и счет-фактур, что может повлиять на принятие данных первичных документов к бухгалтерскому и налоговому учету.

А так как МЧД, как и ЭДО в целом, повышает прозрачность процесса, то задним числом оформить доверенность уже не получится.

В данной статье мы рассмотрим понятие МЧД, их применение в различных сферах деятельности, а также способы внедрения и интеграции данного инструмента в рамках современных бизнес-процессов. Погрузимся в мир МЧД и исследуем, как они помогают совершенствовать и упрощать работу с документами в современной деловой среде.

Как в различных СЭД реализована работа с МЧД

К настоящему моменту не все, но многие вендоры СЭД реализовали работу с МЧД. В одних случаях это встроенный функционал, чаще же — дополнительно (иногда платно, иногда бесплатно) подключаемый модуль.

СЭД ELMA365 ECM

Григорий Старовойтов, продуктовый аналитик ELMA365: В компании ELMA для работы с МЧД разработали специальный модуль «Управление МЧД», который может быть бесплатно установлен с маркетплейса ELMA365 Store.

Новейшая версия опубликована 3 апреля 2024 года (v. 2024.3.1) и включает следующие изменения:

1. Создание доверенности, оформленной по безнотариальному передоверию
2. Тип доверенностей B2G СФР
3. Работа с доверенностями формата СФР
4. Проверка полномочий во входящих доверенностях
5. Выбор подписанта в карточке ИП

Доработано:

1. Бизнес-процесс публикации доверенностей
2. Шаблоны печатных форм
3. Проверка на недопустимые символы в атрибутах доверенностей
4. Генерация xml-файлов
5. Формы приложений и задач
6. Исправлены ошибки

Бизнес-решение «Управление МЧД» позволяет выдавать сотрудникам машиночитаемые доверенности, автоматически регистрировать их через распределённый реестр ФНС и хранить в интерфейсе ELMA365. Оно включает в себя три раздела:

1. Раздел МЧД для оформления доверенностей
2. Раздел настроек МЧД с приложениями и бизнес-процессами, используемыми для адаптации решения под потребности компании. Здесь можно внести изменения в маршрут обработки доверенностей, создать дополнительные страницы приложения для работы с МЧД
3. Раздел работы с МЧД для интеграции с сервисами Диадок и Контур.Довернности. Позволяет автоматически регистрировать доверенности через распределённый реестр ФНС, отзывать и отслеживать их статус.

СЭД Directum

Иван Агапов, Product manager ECM-решений Directum: Система Directum RX поддерживает полный цикл работы с машиночитаемыми доверенностями. Чтобы бизнес мог создавать, подписывать, регистрировать и отзывать МЧД непосредственно в системе, а также управлять всеми доверенностями сотрудников, была разработана интеграция с сервисом Контур.Доверенность. Именно этот сервис от Контура закрывает полный цикл взаимодействия с блокчейном ФНС России: от регистрации и отзыва до проверки доверенностей контрагентов.

Интеграция Directum RX к сервису Контур.Доверенность подойдет компаниям, которым необходимо работать с большим количеством МЧД (50+ в год), так как удобнее выпускать и работать с ними непосредственно в корпоративной системе. Для организаций, которым не требуется массовый выпуск электронных доверенностей, в Directum RX можно загрузить МЧД, созданные на сайте ФНС или других платформах, а также использовать их при подписании документов в различных процессах. 

Directum RX поддерживает работу с доверенностями в формате В2В (002) и в едином формате (003). Чтобы выпустить МЧД по регламенту компании, в системе можно настроить различные маршруты согласования, в том числе с использованием no-code. При создании xml-файла доверенности достаточно заполнить реквизиты в электронной карточке документа. При этом ряд данных, например, информация о сотруднике, подтягивается автоматически из справочников системы. 

Далее файл доверенности отправляется на утверждение КЭП генерального директора. После того как МЧД будет подписана, ее можно зарегистрировать в блокчейне ФНС автоматически или по соответствующей кнопке из Directum RX через интеграцию с Контур.Доверенностью.

СЭД Тезис

Александр Воробьев, Product Owner СЭД ТЕЗИС (компания Haulmont): В СЭД ТЕЗИС с версии 5.2.2 появилась поддержка работы с МЧД.  Реализована возможность использования машиночитаемых доверенностей созданных на сайте ФНС или других системах, как при подписании и отправке документов с ЭП через систему Диадок, так и при работе с внутренними документами.

Система позволяет выбирать сотруднику при подписании одну из нескольких МЧД выпущенных на его имя, в зависимости от типа подписываемого документа и необходимых полномочий при подписании. Ну и конечно в СЭД ТЕЗИС доступна поддержка нескольких наиболее популярных типов МЧД, необходимых при отправке документов в налоговую, работе с ЭДО.

В планах команды СЭД ТЕЗИС реализация в системе поддержки единой формы доверенности, возможность ведения МЧД внутри системы (формирования МЧД через конструктор, выпуск, подписание и отзыва), создание процессов выпуска и отзыва доверенностей, отправка доверенностей в распределённый реестр ФНС с помощью интеграции с одним из сервисов управления МЧД.

СЭД Endocs

Максим Соин, исполнительный директор компании ENSOL (вендор Endocs): Система EnDocs полностью интегрирована с основными операторами ЭДО, и обеспечивает весь цикл работы с электронными документами в едином интерфейсе, включая их проверку, согласование и подписание. Полноценная поддержка МЧД является жизненно необходимой функцией системы для большинства клиентов.

Работу с МЧД мы разделили на две бизнес задачи:

• Управление подписанием документов с МЧД со стороны компании
• Проверка корректного применения МЧД контрагентами при подписании с их стороны

В рамках первой задачи мы поддержали все возможные сценарии работы с МЧД, используемые нашими клиентами. В разных компаниях работа с доверенностями регламентирована по-разному, одни предпочитают выдавать единую доверенность с широкими полномочиями, другие выдают наборы доверенностей, дающие возможность совершения отдельных хозяйственных операций. 

В связи с этим мы реализовали в EnDocs возможность гибкой настройки автоматического применения МЧД в зависимости от сотрудника осуществляющего подписание документа, юридического лица к которому относится документ, суммы документа и других его значимых критериев. Подбор релевантной доверенности быть настроен как полностью автоматический, при этом возможна настройка выбора требуемой МЧД сотрудником из справочника доверенностей.

Некоторые клиенты управляют своими МЧД непосредственно в сервисе операторов ЭДО, для них реализовано автоматическое применение МЧД сотрудника, указанной как доверенность по умолчанию в сервисе оператора.

Задача по проверке МЧД контрагента не менее важна – на базе EnDocs у многих клиентов реализована система процессинга первичных документов и автоматизирована работа ОЦО, документы поступают в систему и обрабатываются непрерывным потоком. Автоматическая проверка и валидация МЧД является для них жизненно необходимой функцией, сокращающей трудозатраты и время рутинных проверок поступающих документов. 

В связи с продлением осенью 2023 года срока действия выпущенных ранее сертификатов юридических лиц при решении задачи потребовалось дополнительно учесть возможность подписания документов без МЧД старыми сертификатами.

В система EnDocs обеспечено автоматическое получение подписей и протоколов обмена и формирование локального электронного архива документов ЭДО. Дополнительно мы реализовали загрузку данных об использованной контрагентом МЧД, и разработали процедуру автоматической проверки ее валидности, учитывающую все возможные нюансы подписания. Система автоматически проверяет:

• Тип использованного сертификата (юридического или физического лица)
• Организационно правовую форму контрагента (для проверки подписи и МЧД ИП)
• Валидность приложенной доверенности, в том числе с использованием результатов и статуса проверки оператором
• Прохождение проверки всеми взаимосвязанными документами пакета по хозяйственной операции

Таким образом, система гарантирует корректность подписания документа со стороны контрагента автоматически выявляет и маркирует проблемные документы, давая детальную информацией о выявленном нарушении. Для удобства пользователей система обеспечивает возможность быстрой проверки МЧД контрагента на сайте ФНС одним кликом по прямой ссылке.

Сколько времени занимает внедрение МЧД для малого, среднего и крупного бизнеса

Время внедрения машиночитаемых доверенностей (МЧД) может варьироваться в зависимости от размера и сложности бизнеса, а также от его готовности к внедрению новых технологий. В среднем:

• Для малого бизнеса. Обычно внедрение машиночитаемых доверенностей для малых предприятий может занять от нескольких дней до нескольких недель. Это время может быть потрачено на изучение требований, подготовку необходимых документов и обучение сотрудников.
• Для среднего бизнеса. Средним компаниям может потребоваться от нескольких недель до полугода на полное внедрение. Этот процесс включает в себя более глубокий анализ бизнес-процессов, подготовку интеграций с существующими системами и обучение персонала.
• Для крупного бизнеса. Внедрение машиночитаемых доверенностей в крупных компаниях может занять до одного года. Время нужно на адаптацию бизнес-процессов, обучение пользователей, проверку работы системы в разных сценариях. Это связано с более сложными процессами внедрения, необходимостью проведения тестирования на больших объемах данных и координацией между различными подразделениями компании.

В любом случае, успешное внедрение МЧД требует тщательного планирования, ресурсов и согласованной работы всех заинтересованных сторон.

Возможна ли прямая интеграция МЧД

Прямая интеграция предполагает непосредственное взаимодействие системы управления доверенностями с информационной системой пользователя. Это означает, что пользователь может работать с МЧД напрямую из своей собственной информационной системы, без необходимости использовать сторонние сервисы или платформы.

Прямая интеграция позволяет автоматизировать процессы работы с МЧД и упрощает взаимодействие с этими документами в рамках собственной информационной системы компании или предпринимателя.

Это увеличивает эффективность и оперативность обработки документов, подтвержденных машиночитаемых доверенностей, и снижает вероятность ошибок в процессе обмена информацией.

Для реализации прямой интеграции машиночитаемых доверенностей необходимо разработать соответствующий программный интерфейс (API), который обеспечит взаимодействие между информационной системой пользователя и системой управления доверенностями. После этого пользователь сможет отправлять, получать и управлять МЧД напрямую из своей информационной системы, что повысит удобство и эффективность работы с этими документами.

Cуществует множество решений, которые помогают упростить эту и многие другие задачи, связанные с МЧД. Некоторые из них мы рассмотрим более подробно.

Контур.Диадок

Контур.Диадок — это онлайн-сервис, предоставляемый компанией «Контур», который позволяет вести электронный документооборот между организациями и государственными учреждениями. В контексте машиночитаемых доверенностей, Контур.Диадок позволяет пользователям отправлять и получать документы, подтвержденные МЧД, электронным путем.

С помощью Контур.Диадок пользователи могут заключать договоры, выставлять счета, подписывать акты и другие документы, используя электронные подписи и МЧД. Этот сервис обеспечивает безопасный и удобный способ обмена документами, сокращая время и затраты на бумажную работу.

Контур.Диадок интегрируется с сервисом Контур.Доверенности, что позволяет пользователям отправлять документы, подтвержденные МЧД, прямо из этого сервиса. Это обеспечивает единый цифровой рабочий процесс для управления документами, подтвержденными машиночитаемыми доверенностями, в рамках единой платформы.

Контур.Доверенности

Контур.Доверенности — это сервис, предоставляемый компанией «Контур», который позволяет оформлять, хранить и управлять машиночитаемыми доверенностями (МЧД) в электронном формате. Этот сервис предназначен для организаций и индивидуальных предпринимателей, которым необходимо предоставлять доверенности для участия в различных государственных процедурах и представления отчетности.

С помощью Контур.Доверенности пользователи могут легко и удобно создавать и хранить цифровые копии документов, подтверждающих полномочия на подписание и представление документов в государственные органы и организации. Сервис обеспечивает безопасность данных и конфиденциальность информации, а также позволяет эффективно управлять доступом к доверенностям.

Контур.Доверенности интегрируется с другими сервисами и информационными системами, что обеспечивает удобство и эффективность работы с машиночитаемыми доверенностями. Пользователи могут легко получать доступ к своим документам через интернет и использовать их для различных административных процедур, включая участие в торгах, подачу отчетности и взаимодействие с государственными органами.

МИГ24

МИГ24 (Мобильное приложение Интегратора Государственных информационных систем) — это мобильное приложение, разработанное для удобного взаимодействия с государственными информационными системами (ГИС) и получения различных государственных услуг, в том числе связанных с машиночитаемыми доверенностями. Приложение предоставляет доступ к широкому спектру государственных сервисов и позволяет гражданам и бизнесу взаимодействовать с государственными органами через мобильные устройства.

МИГ24 предоставляет пользователю возможность получать информацию о своих правах и обязанностях, подавать различные заявления и документы, а также отслеживать статус рассмотрения обращений, включая те, которые связаны с использованием машиночитаемых доверенностей. Приложение позволяет сократить время и упростить процесс взаимодействия с государственными структурами, в том числе при работе с МЧД, предоставляя удобный и доступный инструмент для выполнения различных административных процедур через мобильные устройства.

МИГ24 интегрируется с различными государственными информационными системами, включая те, которые работают с машиночитаемыми доверенностями, что позволяет пользователям получать доступ к услугам и данным из разных источников, не выходя из мобильного приложения. Благодаря удобному интерфейсу и широким функциональным возможностям, МИГ24 становится все более популярным среди граждан и предпринимателей, желающих управлять своими государственными обязательствами через мобильные устройства, включая работу с МЧД.

Астрал Доверенность

Астрал Доверенность — это сервис, предоставляемый компанией «Астрал», который позволяет оформлять, хранить и управлять машиночитаемыми доверенностями (МЧД) в электронном формате. Этот сервис позволяет организациям и индивидуальным предпринимателям легко и удобно работать с документами, необходимыми для представления отчетности и участия в различных государственных процедурах.

С помощью Астрал Доверенности пользователи могут создавать и хранить цифровые копии документов, подтверждающих полномочия на подписание и представление документов в государственные органы и организации. Сервис обеспечивает безопасность и конфиденциальность данных, а также позволяет удобно управлять правами доступа к доверенностям.

Астрал Доверенность интегрируется с другими сервисами и информационными системами, что обеспечивает удобство и эффективность работы с МЧД. Пользователи могут легко получить доступ к своим документам через интернет и использовать их для различных административных процедур, в том числе для участия в торгах, подачи отчетности и взаимодействия с государственными органами.

Потенциальная интеграция с ЕСИА

ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации) представляет собой централизованную систему, которая позволяет пользователям получать доступ к государственным и коммерческим услугам в интернете с использованием единого аккаунта. Потенциальная интеграция ЕСИА с машиночитаемыми доверенностями может усилить уровень безопасности и удобства взаимодействия с государственными и коммерческими сервисами.

Такая интеграция позволит снизить риски несанкционированного доступа к документам и повысит уровень доверия к электронным подписям, так как идентификация пользователей будет проводиться на основе данных, зарегистрированных в ЕСИА. Кроме того, пользователи смогут получить доступ к МЧД и другим электронным сервисам, используя единый аккаунт в ЕСИА, что сделает процесс работы с государственными и коммерческими сервисами более удобным и эффективным.

Привлечение методологов

Методологические и консалтинговые компании могут помочь в различных аспектах внедрения и использования машиночитаемых доверенностей (МЧД). Вот несколько конкретных вопросов, которые они могут помочь решить:

• Анализ потребностей и выбор решения. Какие бизнес-процессы требуют использования МЧД? Какое программное обеспечение или сервисы лучше всего подходят для конкретных потребностей компании?
• Подготовка документации и интеграция. Какие документы необходимо подготовить для внедрения машиночитаемых доверенностей? Каким образом интегрировать МЧД в существующие информационные системы и процессы компании?
• Обучение персонала. Как обучить сотрудников использованию МЧД и связанных с ними процессов? Какие инструкции и руководства необходимо предоставить?
• Поддержка и сопровождение. Как обеспечить поддержку и сопровождение в процессе использования машиночитаемых доверенностей? Как реагировать на возникающие проблемы и вопросы сотрудников?
• Оценка эффективности и оптимизация. Как оценить эффективность внедрения машиночитаемых доверенностей? Какие меры можно принять для оптимизации процессов и улучшения результатов?

Эти вопросы помогут методологическим и консалтинговым компаниям оказать комплексную поддержку в процессе внедрения и использования МЧД в организации.

Какие конкретно вопросы помогут решить методологические и консалтинговые компании

Анна Климова, Партнер, технологии и процессы в учете и документообороте компании «ДРТ Консалтинг»: Методологи и консультанты могут быть полезны при организации процесса работы с МЧД для того чтобы выстроить соответствующий целям и особенностям компании, законодательству и лучшим рыночным практикам обновленный процесс работы с доверенностями, начиная с момента возникновения полномочий и заканчивая интеграцией МЧД с самыми различными областями их взаимодействия.

Отдельной серьезнейшей работой, заниматься которой должны именно методологи, имеющие опыт в области права и внутреннего контроля, является содействие компании в правильном структурировании полномочий для целей их внесения в МЧД. Кратко расскажу о каждой из этих задач.

Составление карты процесса

Консультанты, которые обладают обширным опытом реализации крупных трансформационных проектов, лучше представителей бизнеса понимают, как должен быть организован жизненный цикл МЧД:

• кто отвечает за формирование непосредственно полномочий, который далее оформляются в виде доверенностей,
• кто в компании отвечает за выдачу и оцифровку доверенностей,
• кто контролирует, что доверенность отозвана при смене объема полномочий работника или его увольнении.

Консультант поможет составить карту процесса, назначить ответственных лиц (будь то юристы, представители сервисного центра или представители функциональных департаментов).

Учёт ИТ-ландшафта предприятия

Методолог-консультант общается с разными заказчиками и ИТ-интеграторами на рынке и ориентируется в лучших практиках автоматизации процессов МЧД на примере множества решений от различных ИТ-вендоров: он владеет пониманием какие системы лучше всего использовать с учетом имеющегося ИТ-ландшафта, особенностей бизнес-процессов и других пожеланий конкретного заказчика.

Важно понимать, что бизнес-процессы сильно разнятся даже в схожих по индустриальной направленности и численности компаниях. Консультант поможет структурировать полномочия подписантов «под цифровизацию», включая ограничения и расширения на разные виды документов и юридических действий, отразить особенности бизнес-процессов в требованиях для автоматизации (на практике, последнее бизнесу особенно сложно сделать самостоятельно).

Юридическая оценка пожеланий клиента

Помимо этого, методолог может дать юридическую оценку пожеланий клиента с точки зрения не только законодательного регулирования в области МЧД, но и всего законодательного и регуляторного массива. Например, как формирование полномочий в МЧД может зависеть от трудового права, от требований законодательства в области ЭДО, и от многих других особенностей, которые у каждого заказчика могут быть очень разными.

Какие задачи помогут решить интеграторы

Во-первых, они способны провести интеграцию систем машиночитаемых доверенностей с уже используемыми информационными системами компании, такими как системы электронного документооборота, бухгалтерские программы и CRM-системы. Это позволяет сгладить процесс перехода и упростить внедрение новых технологий в рабочие процессы.

Во-вторых, интеграторы могут настроить и кастомизировать программное обеспечение или сервисы, связанные с МЧД, в соответствии с уникальными потребностями и требованиями компании. Такая индивидуализация позволяет максимально эффективно использовать новые технологии и улучшить работу бизнес-процессов.

Важной задачей является обеспечение высокого уровня безопасности при использовании МЧД. Интеграторы способны разработать и внедрить меры защиты конфиденциальных данных и предотвращения несанкционированного доступа к информации, что является критически важным аспектом в современном цифровом мире.

Кроме того, интеграторы предоставляют обучение сотрудникам компании по использованию машиночитаемых доверенностей и обеспечивают техническую поддержку, что позволяет эффективно использовать новые технологии и минимизировать возможные проблемы в процессе работы. Таким образом, сотрудничество с интеграторами обеспечивает успешное и гладкое внедрение МЧД в бизнес-процессы компании.

Заключение

Внедрение машиночитаемых доверенностей открывает новые возможности для эффективного и безопасного ведения документооборота. Развертывание работы с МЧД в нашей системе является не только техническим вопросом, но и стратегическим шагом в обеспечении высокого уровня доверия и безопасности в обработке документов.

Опыт внедрения МЧД показывает, что процесс занимает относительно небольшое количество времени, особенно в случае использования готовых решений и интеграций. Прямая интеграция машиночитаемых доверенностей с нашей системой позволяет максимально упростить процесс работы с документами и сократить время, затрачиваемое на административные процедуры.

Интеграторы играют ключевую роль в успешной реализации и использовании МЧД. Их профессионализм и опыт позволяют эффективно настраивать интеграции, обеспечивать высокий уровень безопасности и функциональности системы, а также предоставлять комплексное сопровождение и поддержку пользователям. Все это вместе делает внедрение машиночитаемых доверенностей в систему не только важным шагом в совершенствовании бизнес-процессов, но и надежным инструментом для эффективной работы с документами в современном деловом мире.