Методология ЭДО: как крупному бизнесу грамотно перевести документооборот в электронный вид

Документооборот отнимает значительную часть ресурсов компании, независимо от ее рода деятельности и величины. Количество документации, участвующей в бизнес-процессах, непрерывно повышается: растет нагрузка на сотрудников, офисную технику, увеличиваются затраты на расходные материалы.

В крупных корпорациях расходы на покупку и обслуживание принтеров, курьеров и почтовые отправления достигают шестизначных сумм, а самое главное — с ростом объема документации становится все сложнее контролировать ее потоки и обработку.

Введение

Столкнувшись с увеличением документации, предприятия в первую очередь стараются оптимизировать внутренний документооборот: разрабатывают и редактируют инструкции и положения, памятки, списки мероприятий, рабочие планы, обучающие материалы и другие документы, не требующие юридического закрепления. Это очень распространенное решение, а возможности для его реализации зачастую уже включены в популярные CRM-системы — они предоставляют место для размещения, хранения и редактирования документации, каналы для внутренних рассылок, инструменты для создания и редактирования и многое другое.

Однако внутренние приказы и уставы занимают лишь малую часть от общего документооборота, который регулирует отношения с контрагентами и обеспечивает юридическое соответствие законодательным нормам Российской Федерации. Поэтому перевод в электронный вид только внутреннего документооборота не дает значительных преимуществ — требуется полный переход на ЭДО.

ЭДО — электронный документооборот, позволяющий использовать в цифровом виде юридически значимые документы. Это означает, что все документы, сформированные и обработанные в такой системе, будут иметь такую же юридическую силу, как и привычные бумажные, с подписью и печатями. В отличие от самостоятельной реализации внутреннего документооборота, эта процедура требует привлечения сторонних специалистов, способных грамотно выполнить методологические работы — этап, позволяющий безболезненно и эффективно внедрить электронный документооборот.

Какие преимущества обеспечивает внедрение электронного документооборота?

Переход на ЭДО позволяет компаниям реализовать 2 основных цели: сократить расходы и повысить эффективность и скорость бизнес-процессов.

Сокращение расходов происходит за счет минимизации затрат на:

• копировальную технику — принтеры, копировальные аппараты, расходные материалы и затраты на их обслуживание;
• курьерские и почтовые службы — расходы на пересылку документов между контрагентами, а также в госучреждения;
• хранение — у документов есть сроки, в течение которых компании обязаны их хранить, если их много, то для этого требуется отдельное помещение и выделенный персонал.

Повышение эффективности и скорости бизнес-процессов происходит за счет:

• увеличения скорости доставки документов до адресата — в системе ЭДО это занимает секунды, в отличие от курьерских служб и бумажных экземпляров, где сроки могут исчисляться днями, а то и неделями;
• простой интеграции с различными системами автоматизации рутинных процессов, в том числе и CRM-системами — это позволяет включать документооборот в автоматизированные процессы построения аналитики и отчетности;
• организации хранения — нужный документ можно быстро найти по различным параметрам;
• простого доступа — получить доступ к документу можно из любой точки, где есть интернет;
• быстрого внесения изменений — вносить правки при необходимости можно практически в режиме реального времени, во время обсуждения с контрагентом.

Кроме этого, система электронного документооборота положительно влияет не только на скорость, но и на безопасность. Всегда есть шанс, что курьер или почтовые службы потеряют документы — по сути, вы вынуждены давать доступ к документации посторонним людям. В ЭДО все данные зашифрованы и работать с ними могут только авторизированные в системе сотрудники.

Что такое методология ЭДО и зачем она нужна

Методология ЭДО — это наука о том, как правильно организовать электронный документооборот индивидуально для каждой компании. Методология ЭДО помогает обеспечить грамотно выстроенную схему реализации бизнес-процессов для юридически значимого документооборота предприятия. Проще говоря, это всестороннее изучение процесса внедрения ЭДО для конкретной компании, с учетом ее индивидуальных потребностей и особенностей.

Методология ЭДО позволяет построить электронный документооборот грамотно

Методология внедрения позволяет заранее определить максимально эффективную стратегию внедрения, которая будет учитывать абсолютно все аспекты — потребности самой компании, юридические тонкости российского законодательства и другие.

Какие задачи решает методология?

Если говорить условно, то выполнить внедрение ЭДО можно двумя способами.

1. Первый способ — самый простой, его часто предлагают различные организации, предоставляющие услуги по переходу на ЭДО. Это готовые типовые решения: они подразумевают простой анализ документации, подходящей под условия, и перевод ее в электронную плоскость — больше никаких изменений не вносится. Это наиболее быстрый способ, но он подойдет только для небольших компаний, использующих малый набор документов и простые операции.
2. Второй способ — сложнее, но гораздо эффективнее. Он подразумевает перестроение значительного количества бизнес-процессов документооборота с целью его оптимизации и адаптации под новые условия: зачастую уже выстроенные в компании процессы работы с бумажными документами оказываются малоэффективными в ЭДО. В этом случае проводится детальное изучение процессов компании и анализ инфраструктуры объектов автоматизации, полный аудит документооборота с выявлением возможных рекомендаций по его улучшению при внедрении электронного документооборота.

Как проводится методология?

Методология — это индивидуальный процесс, который зависит от желаемого результата. При этом выделяют определенный набор стандартных этапов, достаточных для большинства случаев.

Для крупных организаций оптимальным будет переход на полный ЭДО, но в некоторых случаях предприятия решают выполнить внедрение электронного документооборота в определенном отделе:

• кадровом;
• управленческом;
• складского учета;
• производственном;
• архивном;
• технологическом или других отделах.

Это может вызвать некоторые проблемы, если в будущем предприятие захочет полностью перейти на ЭДО. Методология ЭДО позволит избежать таких проблем, если во время ее проведения учитывать необходимость дальнейшего возможного масштабирования системы.

Анализ документарного профиля компании

На этом этапе специалисты проводят изучение документации, которую компания использует в своей работе. Анализируется поток внутренних, а также входящих и исходящих документов, составляется карта потоков, где отмечаются все задействованные субъекты. Документация подразделяется на условные типы:

• документы строгой отчетности;
• входящие письма и сообщения;
• внутренние приказы и распоряжения;
• служебные документы — заявки, служебные записки;
• документы, регулирующие регламент;
• информационно-ознакомительные.

Проводится оценка на возможность оптимизации по каждому отдельному типу. На самом деле, категорий может быть больше или меньше, это зависит от профиля компании.

Выявление подходящих для перевода в СЭД документов

Не все документы можно полностью перевести в ЭДО. К примеру, в сфере трудовых отношений можно полностью отказаться от бумажных трудовых договоров, приказов и заявлений на отпуск, заявлений на увольнение. Но приказы об увольнении или акты о несчастных случаях на производстве законодательно требуется оформлять на бумаге. Приблизительно такая же ситуация остается и в других отделах.

Нужно отметить, что положение дел постоянно меняется, и количество документов, доступных для использования без дублирования в бумаге, постоянно растет. Именно поэтому выявлением подходящих для перевода в СЭД документов должны заниматься специалисты, которые «держат руку на пульсе» и в курсе всех последних изменений.

Подготовка к внедрению ЭДО

На этом отрезке специалисты занимаются формированием юридического дизайна. Эта процедура делает сложные документы проще и понятнее, но при этом они сохраняют все свои характеристики и обладают той же юридической силой. В особо запущенных случаях этот этап может в разы сократить объемы документооборота.

Затем наступает очередь формирования ИТ-архитектуры ПО будущей СЭД и ключевых технических решений. Разрабатывается дорожная карта работ по переходу на ЭДО — в ней отмечаются все ключевые этапы, выставляются сроки реализации, назначаются ответственные и так далее. Подготавливается регламентирующая документация.

На основе всего вышеперечисленного для разработчиков формируется подробное техническое задание, включающее в себя детальное описание процессов и поставленных задач. Без хорошего ТЗ невозможно выполнить даже простую работу, не говоря о таких сложных проектах.

Выводы

Электронный документооборот — это будущее для всех предприятий, организаций, государственных и бизнес-процессов. Уже сегодня правительство законодательно в обязательном порядке переводит в электронный вид часть документации, оставшаяся — рано или поздно также будет оцифрована.

Электронный документооборот — это будущее для всех предприятий

Методология ЭДО — это важный этап, без которого невозможно выполнить эффективное внедрение ЭДО

Методология ЭДО — это важный этап, без которого невозможно выполнить эффективное внедрение электронного документооборота на крупном предприятии. Существующие типовые решения могут использоваться для небольших компаний, не обладающих серьезными потоками документации, но не подходят для крупных организаций.

РЕКЛАМА. erid:2Vtzqx2LaMA, ООО «ДРТ Консалтинг», ИНН 7710976720, ОГРН 1147748151220