В современном мире, где цифровизация проникает во все сферы жизни и деятельности, эффективное управление документами и электронное взаимодействие играют ключевую роль. В этой статье мы погрузимся в мир машиночитаемых доверенностей (МЧД), средства, которые кардинально меняют процессы обмена информацией и подписания документов.
Персонализация ответственности и возможность автоматизации проверки полномочий сотрудников, подписывающих документы, на федеральном уровне – важный шаг в сторону повышения качества обмена электронными документами.
В СЭД ELMA365 ECM доступен бесплатный модуль «Управление МЧД» для работы с МЧД
Реклама. erid:2VtzqxXaZfc, ООО «ЭЛМА», ИНН 1831197044
Мы рассмотрим разнообразные виды МЧД, охватывающие широкий спектр сфер применения — от бизнеса до взаимодействия с государственными органами. Кроме того, мы проанализируем особенности МЧД для сотрудников, возможные противоречия, а также классификацию полномочий, которая является основой эффективного управления этими документами.
- Виды МЧД
- Формат 002 для B2B сегмента
- Формат 003 для универсального взаимодействия
- Для налоговой — ФНС 5.01 (B2G 002)
- СФР для работы с Социальным Фондом
- МЧД для B2B и B2G: в чем разница?
- Сфера применения
- Цели и функциональность
- Формат и структура
- Процедуры и регулирование
- МЧД для сотрудников с равнозначными правами подписи
- Могут ли МЧД противоречить друг другу?
- Классификатор полномочий
- Заключение
Виды МЧД
Существует несколько типов МЧД, которые применяются для различных целей. Формат МЧД представляет собой определенный в законодательстве набор данных и структуру файла электронной доверенности, который устанавливается либо регулирующим органом, либо определенным оператором информационной системы, таким как федеральный орган исполнительной власти.
Формат 002 для B2B сегмента
МЧД формата 002 B2B могут быть использованы в B2B электронном документообороте (при подписании документов между компаниями), на торговой площадке ТЭК-Торг и в портале Росаккредитации.
После регистрации таких доверенностей в Центральном портале регистрации и регулирования ФНС, они могут быть применены для подписания документов с помощью квалифицированной электронной подписи уполномоченного лица.
Изначально слабо формализованный документ, который должен прилагаться к каждому подписываемому сотрудниками или госслужащими электронному документу, на практике обрёл большое количество вариаций форматов.
На текущий момент, несмотря на все попытки различных ФОИВ, вендоров программных продуктов и организаций, для полноценной работы с электронными документами на одного сотрудника приходится выпускать большое количество МЧД.
Едва ли не каждая информационная система требует выпустить МЧД в своём собственном формате.
Формат 003 для универсального взаимодействия
Единый формат МЧД версии 003 (EMCHD) разработан Минцифрой. Этот формат представляет собой универсальный стандарт, который позволяет включать в одну доверенность полномочия для подписания документов как с коммерческими партнерами (B2B сегмент), так и с государственными органами (B2G сегмент). При этом этот формат обеспечивает возможность передачи полномочий.
На сегодняшний день ФНС не умеет работать с ограничениями полномочий в МЧД формата 003
Также ФНС не умеет проверять противоречия между разными МЧД
Для налоговой — ФНС 5.01 (B2G 002)
Для представления отчетности в налоговую службу и для организации документооборота с контрагентами и государственными системами используются различные форматы МЧД.
Формат МЧД ФНС — это специальный стандарт, разработанный налоговой службой России. Этот формат был создан в период, когда машиночитаемая доверенность только появилась в законодательстве, и единого стандарта еще не существовало. Текущая версия формата — 5.01 по Налоговому кодексу РФ, а с 1 марта 2024 года планируется обновление до версии 5.02.
Подводя итог этого раздела, мы собрали все форматы МЧД, которые возможно создать в ФНС и для каких целей они применяются:
| Для отчетности в налоговую | Для документооборота с контрагентами и госсистемами | |
|---|---|---|
| Что за формат | Собственный формат ФНС. Налоговая создала его, когда МЧД только появилась в законодательстве и единого формата не существовало. Его текущая версия — 5.01 по Налоговому кодексу РФ. С 1 марта 2024 года версия обновится до 5.02. | Единый формат 003. Его создали для унификации процессов с МЧД: чтобы компании могли использовать одну доверенность на разных площадках. Предыдущая версия формата — 002. Но она постепенно уходит из документооборота. |
| Где можно использовать | В сервисах для сдачи отчетности в ФНС: личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или в специализированных сервисах операторов ЭДО. Сдать отчетность, например, в ЕГАИС с такой МЧД не получится. | На всех площадках, которые поддерживают единый формат. Например, ЕГАИС, Диадок, Честный Знак, Федресурс, сервисы таможни и др. |
| Можно ли подписать на сайте ФНС | Подписать машиночитаемую доверенность на сайте ФНС нельзя — пока на этой площадке нет такой функциональности. МЧД нужно будет скачать и подписать в других программах. |
СФР для работы с Социальным Фондом
МЧД СФР представляет собой электронный документ, который используется для передачи информации и документов в Социальный фонд России. Этот фонд, созданный в 2023 году в результате объединения Фонда социального страхования и Пенсионного фонда России, является государственным внебюджетным фондом.
МЧД для B2B и B2G: в чем разница?
Машиночитаемые доверенности (МЧД) для B2B (Business-to-Business) и B2G (Business-to-Government) предназначены для разных сфер применения и имеют некоторые существенные отличия.
Отличия между МЧД для B2B и B2G заключаются в сфере применения, целях, формате и процедурах использования, а также в регулировании со стороны частного и государственного секторов
Сфера применения
Машиночитаемые доверенности (МЧД) формата B2B применяются в электронном обмене документами между различными предприятиями и компаниями в частном секторе, то есть между хозяйствующими субъектами. С другой стороны, МЧД для B2G используются для электронного взаимодействия предприятий с государственными органами, такими как налоговые органы, пенсионный фонд, фонд социального страхования и другие государственные учреждения.
Цели и функциональность
Машиночитаемые доверенности (МЧД) для B2B предназначены для обеспечения электронного обмена документами между частными компаниями в рамках их коммерческой деятельности. Они играют ключевую роль в установлении юридических связей и доверенных отношений между бизнес-партнерами.
С другой стороны, МЧД для B2G используются для взаимодействия бизнеса с государственными органами и учреждениями. Они служат для подтверждения прав предприятия на представление определенных документов, участие в тендерах, получение лицензий и разрешений, выполнение налоговых обязательств и других государственных требований.
Формат и структура
Машиночитаемые доверенности (МЧД) формата B2B часто разрабатываются с учетом конкретных сценариев ведения бизнеса и обычно имеют более гибкую структуру, которая соответствует условиям и потребностям договоров между частными компаниями.
С другой стороны, МЧД для B2G могут подчиняться более строгим стандартам и требованиям, установленным государственными органами. Это делается с целью обеспечения правильности и безопасности обмена информацией между предприятиями и государственными структурами.
Процедуры и регулирование
Взаимодействие в рамках B2B обычно поддерживается частными соглашениями и стандартами, устанавливаемыми бизнес-сообществом или торговыми ассоциациями. Эти соглашения определяют правила и условия взаимодействия между частными компаниями, а также стандарты, которым следует придерживаться в процессе коммерческих отношений.
В контексте B2G, соблюдение законодательства и нормативных требований, установленных государственными органами, такими как налоговая служба, пенсионный фонд и другие органы государственного управления, является ключевым. В этом случае, важно соблюдение законов и правил, чтобы обеспечить правильное взаимодействие между бизнесом и государственными структурами.
Отличия между МЧД для B2B и B2G заключаются в сфере применения, целях, формате и процедурах использования, а также в регулировании со стороны частного и государственного секторов.
МЧД для сотрудников с равнозначными правами подписи
Машиночитаемые доверенности (МЧД) для сотрудников с равными правами подписи предусматривают указание нескольких лиц, которые имеют право подписывать документы. Эти сотрудники могут осуществлять свое право подписи как поодиночке, так и вместе с другими уполномоченными лицами.
Таким образом, МЧД позволяют устанавливать не только индивидуальные права подписи, но и возможность совместного подписания документов несколькими сотрудниками.
Могут ли МЧД противоречить друг другу?
Возможно ли возникновение противоречий между машиночитаемыми доверенностями (МЧД)? С одной стороны, это вряд ли возможно, так как МЧД обычно предоставляют разрешение на осуществление определенных действий.
С одной стороны, противоречий быть не должно, так как доверенности носят разрешительный характер.
С другой стороны, ФНС пока ещё не умеет работать с ограничениями в МЧД формата 003.
Например, выпущена доверенность на подписание договоров до 100 000 рублей, а потом до 200 000 рублей. По идее первая доверенность должна быть отозвана. Какой верить? Пока ответа нет, так как ЦПРР ФНС не работает.
Однако на практике возникают ситуации, когда ограничения, установленные в одной доверенности, могут противоречить или пересекаться с ограничениями другой доверенности. Например, предположим, что была выдана доверенность на подписание договоров на сумму до 100 000 рублей, а затем другая доверенность на сумму до 200 000 рублей.
В таком случае возникает вопрос о том, какую из доверенностей считать действительной. Пока что нет четкого ответа на этот вопрос, так как Центральный портал регистрации и регулирования ФНС (ЦПРР ФНС) не обладает возможностью учета ограничений в МЧД формата 003.
Классификатор полномочий
Классификатор полномочий — это инструмент, содержащий список полномочий представителя, указанный в Межведомственном Цифровом Документе (МЦД). Он определяет, какие права имеет человек при использовании Квалифицированной Электронной Подписи (КЭП). Каждому полномочию в классификаторе присваивается уникальный номер, название и дата добавления.
Как следствие, внедрение МЧД с автоматизацией её проверок, то есть собственно с попыткой применения главного её преимущества перед бумажной доверенностью – машиночитаемостью – выливается для организаций в долгосрочные и дорогостоящие проекты.
По этой причине многие компании, по возможности, избегают внедрения у себя автоматизации работы с МЧД, решая проблемы организационными мерами, что, в целом, тоже ведёт только к увеличению расходов на электронный документооборот.
Согласно приказу Минцифры России от 3 октября 2022 года № 751, вносятся изменения в процедуру формирования и доступа к классификатору полномочий, утвержденному приказом Минцифры России от 18 августа 2021 года № 856. Эти изменения касаются местоположения классификатора, процесса добавления полномочий и предоставления доступа к нему.
Теперь классификатор полномочий размещается, формируется и обновляется в федеральной государственной информационной системе «Единая система нормативной справочной информации» (ФГИС ЕСНСИ). Участники отправляют свои полномочия через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».
Доступ к классификатору полномочий осуществляется через ФГИС ЕСНСИ, включая систему межведомственного электронного взаимодействия. Классификатор полномочий формируется как набор справочников и включает полномочия от различных органов, таких как Минцифра, Минстрой, ФНС России, Федеральное казначейство, Центробанк и другие.
Заключение
В заключение, виды машиночитаемых доверенностей (МЧД) имеют различия в сфере их применения, что определяется основными целями использования в бизнесе и взаимодействии с государственными органами. Кроме того, отличия между МЧД для сотрудников с равными правами подписи и другими форматами подразумевают специфические правила подписания документов и управления доступом к ним.
Важно отметить, что в процессе использования МЧД могут возникать потенциальные противоречия, особенно в контексте изменения полномочий сотрудников или в случае разногласий между уполномоченными лицами.
Для эффективного управления и структурирования доверенностей применяется классификация полномочий, которая позволяет четко определить права и обязанности каждого участника в процессе подписания и обмена документами.
