Обзор ELMA – система электронного документооборота

Документооборот — одна из составляющих любого бизнеса. Документы, создаваемые внутри организации, циркулируют между сотрудниками, рассматриваются, утверждаются, отправляются клиентам, инвесторам, органам государственного контроля и т. д.

Более подробно узнать о СЭД ELMA можно на сайте компании.

С ростом компании увеличиваются объемы документооборота, поддерживать классическое создание бумажных документов становится накладно и невыгодно. IT-специалисты предлагают отличное решение — внедрить систему электронного документооборота (СЭД), которая решает множество задач в минимальные сроки. Об одной из таких СЭД российской разработки пойдет речь в этой статье.

Краткий обзор

ELMA365 ECM — это система с облачным развертыванием, предоставляющая быстрый отклик и большие возможности масштабирования.

Это система документооборота, которая растет вместе с компанией. По мере развития предприятия возрастает количество документов, времени и маршрутов согласования. Основанная на Low-code технологиях, ELMA365 позволяет системе развиваться без потери гибкости настроек и быстрого отклика.

Система построена на микросервисной архитектуре и популярном технологическом стеке, знакомом многим разработчикам. Это позволяет ей легко справляться с основными функциями документооборота. Работая в ELMA365, вы больше не зависите от старых технологий и можете применять актуальные решения. В итоге использование высоконагруженной системы остается доступным, а за счет гибкости настроек ее можно адаптировать под запросы вашей компании.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Basecamp: основные функции, преимущества и недостатки системы

Функционал

ELMA365 ECM поддерживает большое количество функций. Мы перечислим часть из них, полный список смотрите на официальном сайте.

Внутренний документооборот

Стандартный набор инструментов по управлению документооборотом в организации позволяет:

• сформировать электронную канцелярию;
• перевести в электронный формат кадровый документооборот;
• надежно хранить данные.

ELMA365 предоставляет возможность обмена важными документами между контрагентами. Автоматизация маршрутов обеспечивается за счет связанных бизнес-процессов.

Управление договорами

Входящие договоры

Система ELMA365 помогает оцифровать процесс согласования входящих договоров. Задачи на рассмотрение в автоматическом режиме появляются у ответственных лиц с учетом графика их присутствия на рабочем месте. Поскольку задачи имеют ограниченные сроки, исполнители не смогут отложить на потом рассмотрение документа.

В зависимости от организационных регламентов согласование может быть последовательным или параллельным.

ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: 6 лучших PLM-систем для управления жизненным циклом продукта

Исходящие договоры

Для генерации договоров в системе ELMA365 менеджер может использовать готовые шаблоны c нужными реквизитами. При мониторинге сроков согласования и исполнения получение прибыли происходит гораздо быстрее. Автоматизация процедуры согласования обеспечивается сквозным процессом.

При отказе допускается редактирование исходящего документа: загрузка обновленной версии, использование режима правки или добавление примечаний.

В карточке договора отражаются все связанные документы: акты, счета, соглашения. Вы можете выполнить переход на эти документы для уточнения статуса, ознакомления с версией, печати и т. д.

ИНТЕРЕСНО: Обзор сервиса Speechpad для распознавания речи

Финансовые документы

ELMA365 обеспечивает простую автоматизацию при обработке финансовых документов. Создание маршрутов согласования счетов препятствует потере документов и упущению необходимых платежей. Процесс рассмотрения становится контролируемым, а согласование по маршруту проводится в кратчайшие сроки.

При попадании счета контрагента в систему она назначает ответственных за согласование и отправляет им задачу. На рассмотрение отводятся ограниченные сроки. Если возникают сложности, вы сможете проконтролировать, на каком этапе они появились.

При изменении регламентов в организации под них можно легко перенастроить инструмент. Редактирование маршрутов происходит в несколько кликов: адаптирование под новую структуру, изменение условий, очередности согласования и сроков.

Служебные записки

Создание записок в системе ELMA365 занимает секунды с последующей отправкой адресатам. Персоналу не нужно заполнять от руки документ в бумажном формате. Чтобы взять отгул, достаточно заполнить онлайн-форму. Для этого можно использовать даже смартфон — система сама создаст документ и отправит на ознакомление руководству. Теперь оформление отпуска, командировки и другие вопросы можно решать довольно быстро.

Задачи

Для повышения продуктивности работы отдельного сотрудника или отдела в целом можно использовать специальный интерфейс создания задач. Генерация задач в едином месте обеспечивает грамотное распределение времени, выбор приоритетных заданий и возможность соблюдения сроков. В ELMA365 сохраняется история всех действий исполнителя.

Преимущества

У системы документооборота ELMA365 есть много преимуществ. Рассмотрим основные из них.

ЭЦП

Электронная подпись — удобный инструмент в деятельности компании при контактировании как с партнерами, так и с инспектирующими госструктурами. В настоящее время ЭЦП стала фактически необходимым условием для ведения бизнеса.

Поддержка электронных подписей позволяет отказаться от бумажных документов в системе документооборота компании.

Обсуждение документов в корпоративном чате

ELMA365 предоставляет всем пользователям внутренний мессенджер для отправки служебных сообщений с интерфейса системы. Сотрудники могут общаться посредством личных сообщений и в групповых чатах, а также отправлять уведомления своим коллегам в строку новостной ленты. Месседжи приходят в формате Push-уведомлений, поэтому даже при закрытом браузере пользователь сможет их сразу увидеть и прочесть. В корпоративном чате можно отправлять изображения и файлы.

Кроме того, можно оставлять заметки в листе согласования документа, которые сохранятся в истории. К примеру, в несогласованном документе руководитель может оставить комментарий о причине отказа.

Мобильное приложение

Приложение для смартфона и планшета ELMA365 позволяет всегда оставаться на связи и быстро принимать решения. Пользователь получает доступ к служебным файлам, документам и процессам в любое время суток.

Используя мобильное устройство, можно рассматривать счета, планировать мероприятия, общаться с коллегами, запускать бизнес-процессы. В итоге работа компании не останавливается даже при форс-мажорных обстоятельствах, когда, например, один из сотрудников не может находиться на рабочем месте в офисе.

Недостатки

Для анализа недостатков системы ELMA365 взяты отзывы реальных пользователей.

Автоматизация заходит слишком далеко

Несмотря на то что автоматизация процессов облегчает рабочий процесс, она исключает человеческий фактор из ряда задач, которые должны выполнять люди.

Нет интеграции с популярными соцсетями

Не поддерживает интеграции с Instagram и Meta. Для многих компаний, использующих данные платформы для рекламы и продаж, это очевидный минус.

Требует навыков программирования

Глубокая настройка процессов требует программирования во встроенном редакторе — это единственный аспект системы, требующий специальных знаний.

У ELMA365 очень хорошая техподдержка и отдел по обслуживанию клиентов. За подробностями рекомендуем обратиться к ним напрямую по ссылке.