Обзор СЭД ELMA365 CSP (ECM): системы электронного документооборота от компании ELMA

Документооборот — одна из составляющих любого бизнеса. Документы, создаваемые внутри организации, циркулируют между сотрудниками, рассматриваются, утверждаются, отправляются клиентам, инвесторам, органам государственного контроля и т. д.

С ростом компании увеличиваются объемы документооборота, поддерживать классическое создание бумажных документов становится накладно и невыгодно. IT-специалисты предлагают отличное решение — внедрить систему электронного документооборота (СЭД), которая решает множество задач в минимальные сроки. Об одной из таких СЭД российской разработки пойдет речь в этой статье.

Рыночные показатели платформы

СЭД ELMA365 остается одним из наиболее успешных продуктов на рынке автоматизации ЭДО. Количество клиентов растёт из года в год. IaaSSaaSPaaS ведет статистику с 2021 года:

Выручка также прирастает, но темпы роста снижаются:

Общее количество активных лицензий — порядка 200 000, самое крупное внедрение — около 20 000 лицензий в одного клиента.

2025: Три варианта ЭДО на выбор: ECM/BPM, CSP Hub, СЭД

Компания ELMA предлагает три варианта организации ЭДО в зависимости от задач и масштаба бизнеса:

• ELMA365 ECM/BPM для организации документооборота и связанными с ним бизнес-процессов
• ELMA365 CSP Hub для управления контентом в холдингах и крупном бизнесе
• ELMA365 СЭД Портал для работы с договорами, ОРД, МЧД, служебными записками, корреспонденцией и т.д.

Платформа развивается в сторону управления контентом из разных корпоративных систем, в том числе расположенных на разных серверах в разных ЦОД. Поддерживается юридически значимый документооборот (ЮЗЭДО) как с внутренними (служебные записки, приказы, …), так и внешними документами (договора, акты, …).

ELMA365 CSP отличается гибкостью настройки (глубокой кастомизацией) за счет low-code инструментария и мощного BPM-движка. Есть возможность реализации логики на фронте, поддержка виджетов в формах. Расширение и настройка функционала выполняется на языке TypeScript.

В состав экосистемы ELMA365 входят системы КЭДО, Архив, Налоговый мониторинг и др.

Заявлена мультитенантность: возможность нескольких компаний или подразделений работать на одной платформе с полной изоляцией данных, но при этом с централизованным управлением.

2024: ELMA365 ECM переименована в ELMA365 CSP

Начиная с 2024 года ELMA365 ECM позиционируется как решение для управления корпоративным контентом и переименовано в ELMA365 CSP. Анонсируется управление документами, контентом и процессами в одной системе.

Вендор одним из первых на рынке провел внедрение МЧД для крупного клиента (сеть супермаркетов Лента, см. отдельный обзор).

Краткий обзор

ELMA365 ECM — это система с облачным развертыванием, предоставляющая быстрый отклик и большие возможности масштабирования.

Это система документооборота, которая растет вместе с компанией. По мере развития предприятия возрастает количество документов, времени и маршрутов согласования. Основанная на Low-code технологиях, ELMA365 позволяет системе развиваться без потери гибкости настроек и быстрого отклика.

Система построена на микросервисной архитектуре и популярном технологическом стеке, знакомом многим разработчикам. Это позволяет ей легко справляться с основными функциями документооборота. Работая в ELMA365, вы больше не зависите от старых технологий и можете применять актуальные решения. В итоге использование высоконагруженной системы остается доступным, а за счет гибкости настроек ее можно адаптировать под запросы вашей компании.

Функционал

ELMA365 CSP (ECM) поддерживает большое количество функций. Мы перечислим часть из них, полный список смотрите на официальном сайте.

Внутренний документооборот

Стандартный набор инструментов по управлению документооборотом в организации позволяет:

• сформировать электронную канцелярию;
• перевести в электронный формат кадровый документооборот;
• надежно хранить данные.

ELMA365 предоставляет возможность обмена важными документами между контрагентами. Автоматизация маршрутов обеспечивается за счет связанных бизнес-процессов.

Управление договорами

Входящие договоры

Система ELMA365 помогает оцифровать процесс согласования входящих договоров. Задачи на рассмотрение в автоматическом режиме появляются у ответственных лиц с учетом графика их присутствия на рабочем месте. Поскольку задачи имеют ограниченные сроки, исполнители не смогут отложить на потом рассмотрение документа.

В зависимости от организационных регламентов согласование может быть последовательным или параллельным.

Исходящие договоры

Для генерации договоров в системе ELMA365 менеджер может использовать готовые шаблоны c нужными реквизитами. При мониторинге сроков согласования и исполнения получение прибыли происходит гораздо быстрее. Автоматизация процедуры согласования обеспечивается сквозным процессом.

При отказе допускается редактирование исходящего документа: загрузка обновленной версии, использование режима правки или добавление примечаний.

В карточке договора отражаются все связанные документы: акты, счета, соглашения. Вы можете выполнить переход на эти документы для уточнения статуса, ознакомления с версией, печати и т. д.

Финансовые документы

ELMA365 обеспечивает простую автоматизацию при обработке финансовых документов. Создание маршрутов согласования счетов препятствует потере документов и упущению необходимых платежей. Процесс рассмотрения становится контролируемым, а согласование по маршруту проводится в кратчайшие сроки.

При попадании счета контрагента в систему она назначает ответственных за согласование и отправляет им задачу. На рассмотрение отводятся ограниченные сроки. Если возникают сложности, вы сможете проконтролировать, на каком этапе они появились.

При изменении регламентов в организации под них можно легко перенастроить инструмент. Редактирование маршрутов происходит в несколько кликов: адаптирование под новую структуру, изменение условий, очередности согласования и сроков.

Служебные записки

Создание записок в системе ELMA365 занимает секунды с последующей отправкой адресатам. Персоналу не нужно заполнять от руки документ в бумажном формате. Чтобы взять отгул, достаточно заполнить онлайн-форму. Для этого можно использовать даже смартфон — система сама создаст документ и отправит на ознакомление руководству. Теперь оформление отпуска, командировки и другие вопросы можно решать довольно быстро.

Задачи

Для повышения продуктивности работы отдельного сотрудника или отдела в целом можно использовать специальный интерфейс создания задач. Генерация задач в едином месте обеспечивает грамотное распределение времени, выбор приоритетных заданий и возможность соблюдения сроков. В ELMA365 сохраняется история всех действий исполнителя.

Преимущества

У системы документооборота ELMA365 есть много преимуществ. Рассмотрим основные из них.

МЧД

Один из первых модулей поддержки машиночитаемых доверенностей (МЧД) был разработан в ELMA. Он автоматизирует все основные функции работы с МЧД: создание, редактирование, отзыв доверенности и другие действия.

Поддерживаются все актуальные форматы доверенностей: 002, 003, 005.

Маркетплейс

У ELMA один из самых крупных маркетплейсов модулей расширения и шаблонов на рынке. В нём более 250 элементов, на долю СЭД приходится 49 элементов.

Среди них — распознавание документов, портал СЭД, управление договорами, маршруты согласования, интеграции с другими продуктами.

Партнерская сеть

Традиционно ELMA уделяет большое внимание развитию партнерской сети. На данный момент в ней более 250 компаний, которые обладают необходимыми компетенциями для внедрения и обслуживания решений.

Обсуждение документов в корпоративном чате

ELMA365 предоставляет всем пользователям внутренний мессенджер для отправки служебных сообщений с интерфейса системы. Сотрудники могут общаться посредством личных сообщений и в групповых чатах, а также отправлять уведомления своим коллегам в строку новостной ленты. Месседжи приходят в формате Push-уведомлений, поэтому даже при закрытом браузере пользователь сможет их сразу увидеть и прочесть. В корпоративном чате можно отправлять изображения и файлы.

Кроме того, можно оставлять заметки в листе согласования документа, которые сохранятся в истории. К примеру, в несогласованном документе руководитель может оставить комментарий о причине отказа.

Мобильное приложение

Приложение для смартфона и планшета ELMA365 позволяет всегда оставаться на связи и быстро принимать решения. Пользователь получает доступ к служебным файлам, документам и процессам в любое время суток.

Используя мобильное устройство, можно рассматривать счета, планировать мероприятия, общаться с коллегами, запускать бизнес-процессы. В итоге работа компании не останавливается даже при форс-мажорных обстоятельствах, когда, например, один из сотрудников не может находиться на рабочем месте в офисе.

Недостатки

Для анализа недостатков системы ELMA365 взяты отзывы реальных пользователей.

Медленная техподдержка

Периодически возникают задержки в сроках отработки тикетов.

Среди основных недостатков: низкое качество техподдержки, огромное количество багов и ошибок. Многие из обещанных исправлений ошибок до сих пор не были внедрены, и когда я указываю на это, поддержка просто перестает отвечать.

Мелкие замечания по функционалу

Некоторые элементы интерфейса кажутся пользователям неудобными или нефункциональными.

Очень неудобная работа с файлами, не гибкая система уведомлений — там есть над чем работать.
Есть моменты, которые можно улучшить, например работу с календарем, когда при совпадении времени планируемых задач/встреч тебе автоматически приходит уведомление о занятости

Заключение

Стартовав как система автоматизации документооборота, ELMA365 ECM преобразовалась в ELMA365 CSP. На данный момент решение закрывается потребности среднего и крупного бизнеса и ориентировано на управление не только документами, но и корпоративным контентом в целом.