СЭД Тезис от компании Haulmont: подробный обзор сервиса

СЭД ТЕЗИС — готовое решение для автоматизации документооборота и цифровизации широкого круга бизнес-процессов. После быстрой установки доступны типовые функции СЭД: документооборот, канцелярия, управление поручениями, организация совещаний.

В дополнение к этому в технологичной системе доступны: возможность реализации любых уникальных процессов, использование ЭП, интеграция с ПО для ЮЗЭДО и другими внешними системами, HR-модуль, современное мобильное приложение, визуальный редактор. Уникальная особенность СЭД ТЕЗИС — модуль искусственного интеллекта, который сочетает инструменты умной роботизации процессов, гибкие возможности использования ИИ, а также Low Code AI инструменты настройки.

Система выпущена в 2010 году российской ИТ-компанией «Хоулмонт». Общее количество внедрений системы превышает 700. Среди клиентов организации различных отраслей из России и стран СНГ.

Краткий обзор

СЭД ТЕЗИС — полнофункциональное веб-приложение, также заказчикам доступно мобильное приложение для iOS, Android, ОС Аврора и РЕД ОС М. Интуитивно понятный интерфейс позволяет пользователям быстро освоиться и начать продуктивно работать.

Система предназначена для различных отраслей: финансы, промышленность, энергетика, транспорт, торговля, образование, наука и т.д. Для федеральных органов государственной власти и субъектов РФ разработана специальная государственная сборка системы.

Лицензии на СЭД ТЕЗИС бессрочные. Заказчики приобретают пакет на определенное количество одновременных подключений, общее количество возможных пользователей при этом не ограничено.

Функционал

Существует две редакции СЭД ТЕЗИС:

1. Стандартная
2. Расширенная

Стандартная редакция предназначена для проектов меньшего масштаба и с типовыми задачами. Расширенная редакция позволяет реализовать уникальные процессы по запросу заказчика и развернуть систему в отказоустойчивой конфигурации для высоконагруженных проектов.

Каждая из редакций содержит функциональность для управления документами, задачами и канцелярией, конструктор бизнес-процессов, конструктор отчетов, опцию использования ЭП. Опционально в любой из этих редакций могут быть подключены сервис для сравнения и распознавания текстов, шлюз с корпоративным порталом, шлюз с Диадок, возможность использования мобильного приложения, VIP-лицензии, онлайн-редактирование. В расширенной редакции доступны шлюз с учетной системой, модуль «Единый холдинг», поддержка многосерверной архитектуры и матрица подстановок. Дополнительно в СЭД ТЕЗИС доступны модуль искусственного интеллекта, HR-модуль, мобильное приложение.

Автоматизация документооборота

СЭД ТЕЗИС позволяет управлять всем жизненным циклом документа в организации, включая регистрацию, обработку, хранение, согласование, исполнение и поиск.

Управление задачами

СЭД ТЕЗИС дает возможность ставить и делегировать задачи, а также контролировать их исполнение.

Электронная канцелярия

СЭД ТЕЗИС поможет перевести в электронный вид основные функции отдела делопроизводства, цифровизировать регистрацию документов, наложение и обработку резолюции, пересылку документов между офисами, выдачу на руки, списание в архив.

Управление совещаниями

СЭД ТЕЗИС позволяет планировать совещания, рассылать участникам приглашения, вести повестку и протокол, назначать задачи исполнителям по итогам обсуждения.

Поддержка квалифицированной ЭП и ЮЗЭДО

В СЭД ТЕЗИС реализована возможность использования квалифицированной электронной подписи. Также можно напрямую из СЭД ТЕЗИС отправлять документы в систему ЮЗЭДО, а поступающие через систему ЮЗЭДО документы автоматически попадают в СЭД для регистрации и дальнейшей обработки. Поддерживается использование машиночитаемых доверенностей при отправке документов через систему ЮЗЭДО.

Сравнение и распознавание

В СЭД ТЕЗИС встроен сервис на основе современного российского программного обеспечения Content Reader Engine. Он позволяет распознавать текст документа в графическом формате и сохранять его в редактируемом и машиночитаемом формате для дальнейшей работы, а также сравнивать между собой различные версии документа и выделять расхождения в тексте.

Модуль искусственного интеллекта

Это уникальное для рынка решение, которое сочетает инструменты умной роботизации процессов, гибкие возможности использования ИИ, а также Low Code AI инструменты настройки. Модуль ИИ собирает данные обо всех действиях пользователей и их контекстах, эти данные можно использовать для обучения ИИ и анализа работы системы.

К системе можно подключать любые модели ИИ, от классических до языковых (YandexGPT, GigaChat, Llama, Mistral). Цифровые ассистенты позволяют автоматизировать различные процессы вплоть до 100%, так что они будут выполняться в фоновом режиме, а пользователь сможет в это время заниматься другими задачами. Умные подсказки дают оценку вероятности того или иного действия и помогают определить, к примеру, кому отправить документ на согласование.

Low-Code AI инструменты для настройки системы позволяют любым пользователям создавать и настраивать цифровых ассистентов. Не нужно обращаться к разработчикам или администраторам, изменять исходный код, перезагружать систему. Кроме того, ИИ может самостоятельно предлагать варианты автоматизации.

Мобильное приложение

Мобильное приложение СЭД ТЕЗИС доступно для широкого круга сотрудников и поддерживает устройства с iOS и Android. Возможна работа оффлайн, при восстановлении подключения все действия пользователя синхронизируются с сервером. Гибкое мобильное приложение легко адаптируется при модификации и масштабировании системы. Широкая функциональность охватывает все основные действия с документами, задачами и вложениями.

HR-модуль

HR-модуль позволяет автоматизировать управление отпусками и командировками, а также подготовку справок. Доступна возможность визуализации графика отпусков для отдела или всей компании. Упрощается подготовка сложных печатных форм для заявлений, приказов и т.д. Вся информация о сотруднике и инструменты для управления ей собрана в едином профиле.

Интеграция с учетной системой

СЭД ТЕЗИС через шлюз может быть интегрирована с внешними системами. Среди них учетные системы, в т.ч. 1С, ERP, системы планирования и бюджетирования, CRM, кадровые системы, в т.ч. 1С: ЗУП, корпоративные порталы и т.д.

Единый холдинг

Модуль «Единый холдинг» предназначен для автоматизации рабочих процессов в рамках холдинговой структуры. Он обеспечивает автономность документооборота для организаций, работающих в единой базе данных. Это значит, что сотрудники и даже администраторы систем отдельных предприятий не имеют доступа к информации, принадлежащей другим организациям. При этом гибкая возможность управления группами доступа позволяет легко создавать пользователей, имеющих доступ ко всем данным компаний, входящим в холдинговую структуру.

Гос. сборка СЭД ТЕЗИС

Гос. сборка СЭД ТЕЗИС — полностью российская система электронного документооборота для федеральных органов государственной власти и субъектов РФ.

Ниже представлены основные возможности гос. сборки.

Цифровой документооборот

Работа с входящими, исходящими и внутренними документами в электронном формате, автоматизация процессов подготовки, согласования, утверждения, подписания ЭП, ознакомления, регистрации.

Мобильное рабочее место

Мобильное приложение для сотрудников различных должностей, принятие управленческих решений со смартфона или планшета, работа онлайн и оффлайн, возможность использования ЭП, неограниченное количество подключений.

Интеграция с ключевыми сервисами

Шлюзы с учетной системой ФИАС, ССТУ, интернет-приемной для обращений граждан, ПОС и МЭДО (включая формат 2.7.1).

Поручения и резолюции

Подготовка, утверждение, исполнение и контроль в электронной форме, организация работы с помощниками руководителей.

Учет обращений граждан

Сбор обращений из разных источников в единой системе, автоматизация всего процесса их обработки, включая прием, учет, передачу на исполнение, контроль, отправку ответа заявителю, подготовку отчетности.

Единая система для всего региона

Все органы, от правительств субъектов РФ до поликлиник, могут работать в одной системе, что позволяет значительно повысить эффективность коммуникаций и скорость обмена информацией между ними.

Преимущества

Широкие возможности готовой системы без дополнительных затрат

СЭД ТЕЗИС отличается простой схемой лицензирования — оплачивается количество одновременных подключений. Сразу после установки, без дополнительной настройки, доступна вся функциональность для цифровизации основных направлений: электронная канцелярия, автоматизация документооборота, контроль исполнения задач, использование ЭП, конструктор бизнес-процессов.

Гибкий модуль искусственного интеллекта

СЭД ТЕЗИС содержит широкий набор инструментов для автоматизации бизнес-процессов без ограничений с использованием RPA, возможностью подключения любых моделей ИИ, а также первым в своем роде Low Code AI.

Адаптация к уникальным потребностям заказчиков

В СЭД ТЕЗИС можно реализовать любые процессы: управление закупками, согласование финзаявок, контроль расходов и многое другое. Также продукт может быть интегрирован с любыми внешними системами.

Работа в любой точке мира с любого устройства

В СЭД ТЕЗИС можно с комфортом работать на любом устройстве без долгой подготовки рабочего места и затрат на совместимое ПО. Это возможно за счет полнофункционального веб-клиента, современного мобильного приложения и полной кроссплатформенности.

Современное мобильное приложение

Мобильное приложение СЭД ТЕЗИС содержит всю основную функциональность системы, доступно для неограниченного количества пользователей, совместимо с iOS, Android и с ОС Аврора, поддерживает возможность работы оффлайн.

Безграничная свобода развития

Развитие СЭД ТЕЗИС может быть выполнено силами вендора, партнерских компаний или специалистов заказчика. В основе системы лежит open source платформа на популярном во всем мире языке Java. Для разработчиков и администраторов системы предусмотрено обучение.

Цифровизация для крупного бизнеса

СЭД ТЕЗИС обладает высоким уровнем производительности и отказоустойчивости для реализации крупных проектов внедрения. За счет архитектуры системы она может быть легко масштабирована. Для холдинговых структур предусмотрен специальный модуль.

Современная российская разработка

СЭД ТЕЗИС — это зрелая альтернатива иностранным системам с большим опытом их замены у заказчиков. Продукт на 100% соответствует политике импортозамещения и за счет кроссплатформенности совместим с российскими ОС, СУБД и другим ПО. Производитель СЭД ТЕЗИС — российская компания, система внесена в реестр российского ПО, также, как и платформа, лежащая в ее основе.

Недостатки

СЭД ТЕЗИС — система с обширной функциональностью и гибкими настройками, заточенная прежде всего под крупные и средние проекты. Для компаний, которым требуется только базовая функциональность, весь инструментарий СЭД ТЕЗИС может оказаться избыточным. Кроме того, несмотря на то, что система готова к работе после внедрения, заказчики часто хотят адаптировать систему под специфику своей работы, поэтому реализация проекта требует времени.

Выводы

СЭД ТЕЗИС — современная СЭД, которая отличается широкой функциональностью, высокой производительностью, интуитивно понятным интерфейсом и постоянно развивающимися технологическими возможностями. Из наиболее актуальных нововведений можно отметить модуль искусственного интеллекта. Система выпущена на рынок в 2008 году и проверена опытом внедрения более чем в 700 организациях различных отраслей.

Для государственного сектора доступна специальная сборка СЭД ТЕЗИС.

Полнофункциональный веб-клиент, мобильное приложение, кроссплатформенность и поддержка российского ПО позволяет использовать систему в любой ИТ-экосистеме и на любом устройстве. Сразу после установки доступна функциональность для решения основных задач документооборота, за счет кастомизации и интеграции система может быть адаптирована к уникальными задачам заказчика. Возможность изменения исходного кода и привлечения к разработке ИТ-отдела заказчика обеспечивают максимальную гибкость при развитии.