СЭД «Авандок»: обзор no/low-code-системы электронного документооборота от «КОРУС Консалтинг»

Эпоха цифрового электронного документооборота ставит перед организациями задачи по хранению и управлению большим объемом документов, а также грамотной организацией совместного взаимодействия сотрудников компаний с подобным массивом цифровых данных.

Платформа «Авандок» предназначена для автоматизации работы с корпоративным контентом средних и крупных компаний с большим объемом данных и документов.

Более подробно с платформой Авандок можно познакомиться на официальном сайте решения

Российская no-/low-code платформа «Авандок» позволит максимально быстро и удобно решить их, так как предназначена для автоматизации работы с корпоративным контентом средних и крупных компаний с большим объемом данных и документов.

Краткий обзор системы

«Авандок» — собственное решение «КОРУС Консалтинг» для автоматизации работы с корпоративным контентом и связанных с ним процессов в едином информационном пространстве, объединяющим спектр решений: документы, репозиторий, трекер, диск.

Платформа функционирует в окружении отечественного программного обеспечения, входящего в Единый реестр российского ПО и БД, и свободно распространяемого программного обеспечения, не требующего приобретения дополнительных лицензий.

Важные отличия от конкурентов

Быстрая настройка с no- и low-code

В «Авандок» большое количество настроек делаются в визуальных конструкторах даже для внедрений уровня enterprise.

No-code инструменты платформы позволяют быстро настраивать и модифицировать решения силами бизнес-пользователей без привлечения специалистов разработки и написания кода:

• Конструктор бизнес-решений: проектирование новых объектных и экранных форм, справочников, состояний и процессов, ролей и полномочий и прочее.
• Конструктор рабочих столов: шаблоны рабочих столов, проектирование представлений и виджетов, настройка иерархической структуры каталогов, формирование профиля пользователя.
• Конструктор отчетов: создание простых табличных и многокомпонентных отчетов (в том числе с использованием графиков и диаграмм), определение параметров формирования отчетов и доступ к ним.
• Конструктор документов и печатных форм: создание печатных форм различной степени сложности, создание шаблонов типовых документов и заполнение их данными из карточки, связанных документов, справочников.

Конструктор содержит 29 типов компонентов (карточек, справочников, типов, связей и так далее) и более 220 параметров настройки для решения огромного спектра бизнес-задач. Это делает платформу универсальной для компаний любых отраслей.

При реализации проекта для заказчика до 90% кастомизации и настройки решения производится с помощью визуального конструктора, а скорость разработки новых продуктов на базе платформы занимает от одного месяца.

Неограниченная производительность

«Авандок» легко справляется с нагрузкой. В основе его архитектуры — горизонтальный шардинг. Элементы бизнес-логики (справочники, данные пользователя, документы, отчёты и архив) могут работать с собственными СУБД, сервисами управления контентом, обработки очередей — выбор зависит от особенностей элемента. При этом серверы балансировки нагрузки и приложений, а также хранилище контента остаются общими, что позволяет масштабировать систему на неограниченное количество пользователей. Время отклика не превышает 1 секунды при любом количестве пользователей, данных и контента.

«Авандок» легко справляется с нагрузкой. В основе его архитектуры — горизонтальный шардинг.

«Авандок» успешно прошла тестирование на 70 000 одновременных пользователей

Подтвержденная стабильность при нагрузке в 1 000 000 операций в час

В 2019 году одна из крупнейших государственных компаний проводила нагрузочное тестирование среди вендоров ECM-систем. «Авандок» успешно прошла тестирование на 70 000 одновременных пользователей и вошла в тройку лидеров, подтвердив свои возможности на практике.

Платформа «Авандок» показала стабильность функционирования под нагрузкой в 1 млн. операций в час в тестировании, которое проводилось в 2022 году на активном ЦОД с активированным режимом репликации данных на Резервный ЦОД с помощью ПО, разработанным «КОРУС Консалтинг».

В одной инсталляции может работать неограниченное количество организаций и их филиалов с возможностью централизованного или распределенного администрирования. Благодаря этому система может с успехом использоваться в организациях с числом пользователей 100 000 человек и более.

Инструменты для быстрой миграции

Одной из самых сложных задач при переходе на новую платформу является миграция исторических данных. Процесс занимает много времени, не всё возможно перенести в новое решение.

«Авандок» предоставляет готовые инструменты для миграции данных, накопленных в прежнем решении — контента, документов, задач, истории согласований и ознакомлений. В результате финальная фаза перехода на новое решение занимает не более двух дней: можно за выходные мигрировать данные из старой системы и с понедельника начать работу в новом инструменте.

Сфера применения

Крупный и средний бизнес

С 2004 года «КОРУС Консалтинг» внедряет системы электронного документооборота в крупных организациях с количеством пользователей от нескольких тысяч. Поэтому одним из главных условий при создании платформы «Авандок» было обеспечение высокой производительности при любой нагрузке — способность практически неограниченно масштабировать систему горизонтально.

Архитектура системы изначально создавалась с возможностью применения в крупных организациях с тысячами и даже с десятками тысяч пользователей. Платформа масштабируется как по количеству пользователей, так и по объему документов.

Импортозамещение

С уходом западных вендоров процесс импортозамещения на отечественном ИТ-рынке ускорился. «Авандок» полностью отвечает политике импортозамещения и включен в Единый реестр российских программ для ЭВМ и БД под номером 3486.

Благодаря большому опыту миграции процессов при переходе с западных платформ, особенно с платформ Documentum, IBM FileNet, OpenText и наличию готовых инструментов для миграции данных, накопленных в прежней системе, переход на платформу «Авандок» можно произвести в кратчайшие сроки. А готовый набор решений платформы способен заменить популярные зарубежные продукты.

Функциональность

Платформа «Авандок» обладает широкой функциональностью по управлению электронными документами и корпоративным контентом, а также автоматизацией сопутствующих процессов. Мы перечислим часть из них, полный список смотрите на официальном сайте платформы.

Шаблоны документов

Платформа позволяет автоматизировать рутинные операции при создании новых документов, сократить сроки подготовки и исполнения документов.

• Простое создание документов на основе готовых шаблонов
• Справочники для автоматического заполнения полей
• Режим предпросмотра с возможностью выполнения действий с документом без открытия карточки документа

Вычисляемые маршруты

Автоматическое определение участников процессов: согласование, подписание, ознакомление и другие.

• Согласование документа может производиться в параллельном, последовательном или смешанном режимах с автоматических расчетом сроков исполнения
• Состав участников может вычисляться автоматически на основании преднастроенных правил в зависимости от атрибутов документа
• Система позволяет создать отдельную задачу на внутреннее согласование для предоставления экспертной оценки при принятии решения

• Гибкая система назначения ролей и прав доступа к документам пользователям или группам пользователей в рамках настройки маршрута документа

Работа с поручениями

Автоматизация процессов исполнения поручений и контроля исполнительской дисциплины.

• Удобные механизмы создания поручений, подготовки и принятия отчетов.
• Использование промежуточных и финальных отчетов по поручению.
• Поручения могут быть по документам, инициативные поручения
• Периодические поручения
• Запросы на перенос контрольных сроков

Система уведомлений

Оповещение участников об изменении статуса документа или нарушении сроков исполнения.

Библиотека отчетов

Система имеет базовый набор отчетов, которые могут формироваться пользователями системы:

• Аналитические и статистические отчеты с возможностью экспорта в текстовом, табличном и PDF-форматах
• Интерактивные диаграммы для контроля исполнительской дисциплины, оценки документооборота и других показателей
• Инструменты модификации и создания новых отчетов, интерактивных диаграмм

Рабочие столы с виджетами

Настройка персонального рабочего пространства, используя готовые шаблоны или создание рабочих столов и размещение на них виджетов. Платформа предоставляет 4 типа виджетов: ссылки, таблицы, интерактивные диаграммы и канбан-доска. В качестве источников данных могут выступать документы, задачи, поручения и другая информация, а встроенный редактор запросов существенно расширяет возможности платформы.

Быстрый поиск

Осуществление поиска информации за несколько кликов по атрибутам карточки или текстовому содержанию документов.

Сравнение версий карточки документа и вложений

При каждом изменении карточки документа или вложений, добавленных в карточку документа, создается новая версия карточки/вложения. Система позволяет сравнить любую версию карточки документа с указанием изменившихся атрибутов и их значений, а также сравнить по содержанию версии файлов-вложений в разных форматах, включая нередактируемые (например, проект договора в Word с его подписанной и отсканированной версией в PDF).

Сканирование и распознавание

Сканирование и распознавание бумажных документов с распределением данных в системе, согласно настроенным правилам.

• Встроенный модуль распознавания содержания на базе программных продуктов Content AI и Tesseract
• Оцифровка бумажных оригиналов, автоматическое создание карточек документов с прикреплением сканированных копий.

Электронная подпись

Подписание документов с помощью электронной подписи:

• Поддержка работы с ПЭП, УНЭП и УКЭП
• Интеграция с сервисом «Контур.Доверенность» для работы с машиночитаемыми доверенностями (МЧД)
• Получение и отправка документов партнерам в «Контур.Диадок», «СБИС» напрямую из интерфейса платформы

Другие инструменты

• Библиотека шаблонов процессов,
• Настраиваемый интерфейс,
• Аудит действий,
• Автоматическая отправка писем,
• Штрихкодирование,
• Инициативные поручения,
• Генератор печатных форм,
• Расчет сроков исполнения,
• Преобразование файлов
• и другие

REST API

Низкоуровневый программный интерфейс с набором методов, предоставляющий разработчикам партнеров или заказчика расширять функциональность системы, обогащая ее новыми функциями или модулями.

Готовые модули и решения

Все решения реализованы на базе единой платформы, т.е. могут функционировать одновременно как единая централизованная система без необходимости настройки интеграционного взаимодействия.

Документы

Решение для управления электронным документооборотом и связанными с ним бизнес-процессами. Позволяет не просто обмениваться документами или находить в хранилище нужную информацию, но и обсуждать, редактировать, отслеживать внесенные изменения и многое другое.

Функциональность решения достаточно широка и включает в себя:

• Внутренний документооборот;
• Регистрацию и контроль входящей и исходящей корреспонденции;
• Кадровый документооборот (КЭДО);
• Обмен коммерческими и финансовыми документами;
• Прием и регистрацию обращений граждан в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ;
• Договорной документооборот;
• Электронный архив;
• Автоматизацию процесса проверки и согласования контрагента;
• Согласование повестки и протокола, контроль исполнения принятых решений.

Таким образом, один инструмент полностью закрывает все задачи по работе с корпоративными документами и их обменом как внутри компании, так и с внешними контрагентами.

Репозиторий

Решение на базе платформы для организации единой точки сбора и хранения всего создаваемого корпоративного контента и сопутствующих данных информационных систем организации.

Репозиторий позволяет собрать весь цифровой контент организации в едином месте и управлять им за счет визуального интерфейса и/или API, обеспечить длительное хранение документов, а также просматривать всю необходимую историю и атрибуты.

Возможности решения «Авандок Репозиторий»:

• Конвертация документов в PDF/A при передаче цифровых документов на долгосрочное хранение
• Загрузка бумажных документов в систему за счет встроенных инструментов потокового сканирования и распознавания
• Фиксация любых действий пользователей: аутентификация, создание, изменение, удаление объектов и другие действия без потери производительности системы
• Сравнение версий файлов и карточек между собой в удобном формате
  с выделением изменений цветом
• Настройка доступов для определенной роли или группы пользователей на основе типовых наборов прав
• Проверка изменений документов при отсутствии электронной подписи с помощью хэширования файлов
• Поддержка работы с ПЭП, УНЭП и УКЭП
• Визуализация документов и комплектов документов: карточка атрибутов, превью контента, реквизиты электронной подписи и другие

Решение обладает высокоуровневым API с поддержкой REST и SOAP, включает в себя 45 различных методов для интеграции репозитория на базе платформы «Авандок» с различными информационными системами. Совместное использование данного API и визуального конструктора позволяет быстро настроить работу с единым объектным хранилищем электронных документов и другого цифрового контента всех информационных систем организации, а также осуществлять миграцию данных из унаследованных систем используя встроенные механизмы настройки правил импорта данных.

Трекер

Решение на базе платформы для работы с задачами в области разработки программного обеспечения и командного взаимодействия.

Таск-трекер разработан на основе лучших мировых решений и учитывает специфику ведения проектов по разработке и поддержке программного обеспечения.

Возможности решения «Авандок Трекер»:

• Полноценная среда для ведения задач: разработка, тестирование, внедрение поддержка
• Функция автоматического расчета рейтинга задачи в зависимости от категории клиента и/или партнера, плановых трудоемкости и сроков реализации, а также приоритетов
• Поддержка профилей пользователей для настройки рабочих столов в соответствии с их ролью сотрудников в проекте
• Групповой чат по задаче
• Широкий инструментарий фильтров и поиска
• Большой набор функциональных ролей для более узкой настройки прав доступа
• Индивидуальное отображение полей карточек в зависимости от роли пользователя, состояния и т. д.
• Быстрый поиск нужных данных по различным критериям
• Осуществление действий с группами задач
• Многоуровневая система общения с участниками запросов: важные комментарии, чат внутри карточки, подзадачи.
• Единое окно для отслеживания результативности работы проектной команды с помощью различных виджетов: графиков, гистограмм, таблиц, круговых диаграмм.
• Планирование персональных задач

Диск

Частный облачный сервис на базе платформы для хранения и совместного использования контента, создаваемого сотрудниками организации вне производственных систем.

Возможности решения «Авандок Диск»:

• Надежное хранение рабочих файлов и документов в «облаке» организации
• Загрузка файлов и папок с использованием функции drag&drop, путем выбора соответствующего объекта из селектора, множественная загрузка
• Просмотр свойств и истории, тегирование, перетаскивание файлов между каталогами, групповые операции, уведомления, возможность редактирования с помощью внешних приложений
• Работа с содержанием файлов и папок: управление версиями, сравнение, комментарии
• Механизм ручного и автоматизированного удаления, в том числе с учетом сроков хранения файлов и папок с возможностью восстановления
• Поиск по различным атрибутам, содержанию файлов, документов и папок
• Работа с электронной подписью: подписание, проверка, экспорт файла и его ЭП, удаление
• Формирование персональной и общей библиотеки контента/файлов
• Создание иерархической структуры для размещения каталогов
  и файлов с сохранением логики при экспорте
• Быстрый просмотр и совместное редактирование файлов с помощью интеграции с Р7-офис
• Онлайн и оффлайн редактирование файлов средствами стандартных приложений для работы с файлами, установленными на рабочем месте
• Авторизация через Active Directory и Keycloak
• Использование файлов в других решениях через интерфейсы интеграции

Преимущества

Единое решение для широкого спектра задач

«Авандок» работает со всеми видами документов и материалов, совмещает управление документами, процессами и прочим контентом. А благодаря быстрой настройки бизнес-процессов на визуальных конструкторах без участия вендора/разработчика является универсальным инструментом для организаций: вне зависимости от отрасли, сложности бизнес-процессов и масштаба

Наличие экосистемы

Все решения реализованы на базе единой платформы, т.е. могут функционировать одновременно как единая централизованная система без необходимости настройки интеграционного взаимодействия: доступ к решениям и данным предоставляется на основе настраиваемой ролевой модели.

• Данные, местом рождения, хранения и/или использования которых, является одно из решений экосистемы, могут быть использованы в другом модуле при работе над смежными задачами
• Все решения используют общие инструменты, предоставляемые платформой, обеспечивая одинаковый ожидаемый результат при выполнении схожих операций
• Встроенный в платформу конструктор позволяет расширять возможности существующих решений, а также создавать собственные без участия вендора.

Мобильное приложение

Доступ к важной информации, где бы вы ни находились: дома, в командировке или в отъезде. Согласование и подписание документов, рассмотрение заявок, ознакомление с приказами, подготовка проектов поручений и просмотр отчетов — все это в одном приложении для мобильных устройств: iOS, Android, Windows, Аврора в онлайн и оффлайн режимах.

Недостатки

Отсутствие облачной версии

Платформа поставляется on-premise, включая коробочную версию. Что исключает возможность использования платформы небольшими компаниями до 1000 пользователей.

Отсутствие BPMN

При настройке платформы не используются стандартные способы описания бизнес-процессов в нотации BPMN, что требует больше времени на формирование навыков создания новых бизнес-процессов.

Отказ от BPMN в пользу собственного инструментария для настройки процессов хоть и является оправданным, за счет глубокой интеграции с объектной моделью и функциональными возможностями системы, что упрощает процесс настройки процессов, однако не позволяет бизнес-пользователям увидеть весь процесс целиком в привычном виде — в виде диаграммы.

РЕКЛАМА. ООО “КОРУС Консалтинг ДМ”