ТОП-16 СЭД 2024: рейтинг и обзор российских систем электронного документооборота

Общие требования к СЭД

При выборе системы электронного документооборота (СЭД) необходимо учитывать несколько ключевых функциональных требований, которые обеспечат эффективную работу системы. Рассмотрим основные из них.

1. Обеспечение функциональности
   Система должна поддерживать работу с различными видами документов и обеспечивать все необходимые функции: создание, согласование, подписание, передача, хранение и другие. В некоторых системах предусмотрены дополнительные функции, такие как сверка взаиморасчетов, трехсторонняя подпись, маршрутизация входящих документов и прочее, что помогает повысить эффективность работы.
2. Информационная безопасность
   Документы должны передаваться с использованием шифрования для предотвращения перехвата третьими лицами. Кроме того, доступ к документам и их подписанию должен быть ограничен только для уполномоченных сотрудников, что позволяет защитить конфиденциальность и целостность данных.
3. Регистрация действий с документами
   Каждое действие, связанное с документом, должно быть зафиксировано в системе. Это включает в себя процесс добавления документа в систему, его обработку, согласование, передачу и хранение. Такая регистрация позволяет отслеживать движение документов на всех этапах и обеспечивает прозрачность документооборота.
4. Надежность
   Система должна работать бесперебойно, а техническая поддержка должна быть доступна круглосуточно. Это особенно важно для организаций с непрерывным циклом работы, где сбои в работе системы могут привести к значительным последствиям.

Законодательные требования

Кроме общих функциональных требований, система электронного документооборота должна соответствовать законодательным нормам. Согласно Приказу ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@, операторы ЭДО обязаны удовлетворять ряду требований, таких как:

• юридическая регистрация в Российской Федерации;
• наличие необходимых технических и правовых возможностей для организации ЭДО;
• лицензия на шифрование данных от ФСБ России.

Также система должна обеспечивать обмен электронными документами в роуминге, использовать сертифицированные программы для работы с налоговыми органами и обеспечивать круглосуточную техническую поддержку.

Кроме того, есть особые требования, касающиеся хранения документов, прописанные в следующих законах и нормативных актах:

• 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Налоговый кодекс РФ;
• 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»;
• Приказ Минфина РФ от 16.04.2021 № 62н.

Функциональные требования

Помимо общих требований, существуют и специфические функциональные требования, которые направлены на эффективное ведение безбумажного документооборота внутри организации. Важно, чтобы система обеспечивала удобство использования, интуитивно понятный интерфейс и возможность быстрой адаптации сотрудников к работе с платформой. Эти критерии выбираются в зависимости от сферы деятельности компании и специфики ее делопроизводства.

Система должна быть настроена так, чтобы удовлетворить потребности бизнеса и оптимизировать его внутренние процессы, что позволит повысить эффективность работы и окупить вложения в систему.

Аналитики IaaSSaaSPaaS.ru сравнили 16 российских систем электронного документооборота (СЭД) 2024 года по ключевым критериям, таким как функциональность, гибкость и доступность. Эти платформы помогают автоматизировать и оптимизировать процессы документооборота, соответствуя основным требованиям российских компаний.

Обзор СЭД

В этом разделе мы представляем лучшие российские системы электронного документооборота (СЭД) 2024 года, которые играют важную роль в автоматизации и оптимизации процессов обмена документами в крупных компаниях. Эти системы позволяют эффективно управлять документооборотом внутри организации, а также обеспечивают интеграцию с внешними партнерами и государственными органами. Системы предлагают широкие возможности для настройки процессов, их мониторинга и аналитики, что помогает компаниям повысить операционную эффективность и снизить издержки.

ELMA Content Services Platform (CSP) (ранее — ELMA365 ECM) представляет собой платформу нового поколения, которая объединяет возможности электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов с использованием low-code BPM. В отличие от ECM, CSP предлагает еще более гибкие решения для работы с документами, оптимизации маршрутов согласования и совместной работы сотрудников. Эта система позволяет быстро адаптировать процессы под потребности компании, предлагая инструменты для электронной подписи, интеграции с ERP-системами и поддержки искусственного интеллекта для улучшения работы с документами.

ELMA CSP вышла недавно и уже успела стать ключевым инструментом для ряда организаций, стремящихся к быстрым и эффективным изменениям в бизнес-процессах. Платформа на основе микросервисной архитектуры и low-code технологий дает возможность легко масштабировать систему и адаптировать ее под различные бизнес-требования. CSP поддерживает электронное согласование, регистрацию документов, а также интеграцию с различными системами, что делает ее удобной и эффективной для современной рабочей среды. Она также предлагает инновационные возможности для работы с документами через онлайн-редактор, что позволяет командам совместно редактировать и согласовывать документы в реальном времени.

Одним из важнейших аспектов CSP является поддержка удаленной работы, что делает платформу идеальным решением для современного гибридного рабочего процесса. Платформа обеспечивает единую среду для обмена информацией и управления проектами, что особенно важно в условиях удаленной и распределенной работы. Также CSP ориентирована на сквозные решения, обеспечивая интеграцию всех процессов в одном окне и упрощая взаимодействие между различными подразделениями компании.

ELMA CSP — это следующий шаг в эволюции традиционной ECM, предлагающий не просто управление файлами, а полноценный сервис для оптимизации документооборота и бизнес-процессов. За счет своей гибкости, адаптивности и использования передовых технологий она значительно ускоряет процессы и упрощает работу компании, предлагая экономию на поддержке и увеличивая срок эксплуатации системы.

СЭД ТЕЗИС от компании Haulmont предоставляет универсальное решение для автоматизации работы с документами и цифровизации бизнес-процессов. Она охватывает все аспекты документооборота, включая управление канцелярией, организацию совещаний, автоматизацию финансовых и кадровых процессов. Платформа также позволяет интегрировать систему с учетными системами и создавать электронный архив, что значительно ускоряет и упрощает работу сотрудников.

ТЕЗИС предлагает широкий функционал, включая автоматизацию согласований, работу с электронной подписью, а также инструменты для сравнения и распознавания документов. Особенностью платформы является возможность удаленной работы с любого устройства, включая мобильные телефоны на базе iOS и Android, что гарантирует гибкость и доступность системы в любое время и в любом месте.

Платформа также поддерживает интеграцию с внешними системами и позволяет легко модифицировать бизнес-процессы под конкретные нужды компании. Открытый исходный код на языке Java и возможности настройки обеспечивают высокий уровень гибкости, а лицензии ФСБ и ФСТЭК подтверждают безопасность системы для работы с конфиденциальной информацией. ТЕЗИС подходит для организаций любых размеров и помогает значительно повысить эффективность рабочих процессов.

Система ТЕЗИС зарекомендовала себя как надежное решение для цифровизации бизнес-процессов в различных отраслях. Платформа идеально подходит для крупных компаний, стремящихся повысить скорость и качество работы с документами, обеспечив при этом высокий уровень безопасности и отказоустойчивости.

Docsvision — low-code платформа для управления документами, которая применяет технологии машинного обучения и искусственного интеллекта (ИИ) для извлечения данных из различных типов документов. Система позволяет компаниям организовывать свои рабочие процессы и обучать ИИ-модели для оптимизации извлечения информации, что значительно упрощает автоматизацию обработки документов.

Платформа использует передовые методы, такие как машинное обучение, искусственный интеллект и обработку естественного языка (NLP), чтобы помочь предприятиям создавать, настраивать и реализовывать пользовательские рабочие процессы извлечения данных. Это позволяет ускорить процесс сбора и обработки информации из документов, улучшая точность и эффективность работы с данными.

Docsvision оснащена функцией перетаскивания, которая позволяет пользователям легко указывать источники документов, типы документов, а также параметры извлечения и проверки данных. Программное обеспечение поддерживает различные источники и получателей данных, включая API, электронные письма и платформы для совместной работы, такие как SharePoint, что расширяет возможности интеграции с внешними системами.

Дополнительные функции платформы включают инструменты для улучшения качества изображений, что способствует точности извлечения данных, а также инструменты для отслеживания процесса извлечения, управления проектами, создания настраиваемых отчетов и аналитики, а также формирования индивидуальных информационных панелей для мониторинга результатов работы.

СЭД LDM.Документооборот предназначена для средних и крупных организаций, предлагая масштабируемое решение с гибкими настройками и возможностью доработок. Благодаря более 500 успешным внедрениям в различные организации, LDM является надежной российской альтернативой зарубежным продуктам. Она обеспечивает полный контроль над задачами, документами и сроками, позволяя делегировать задачи и отслеживать выполнение поручений.

Система поддерживает автоматическое согласование документов, с фиксацией всех изменений, маршрутов и этапов согласования. Встроенная система уведомлений помогает оперативно информировать сотрудников о новых задачах и изменениях, с возможностью дублирования уведомлений по электронной почте. Архив документов обеспечивает надежное хранение и быстрый поиск информации с использованием фильтров и полнотекстового поиска.

LDM включает инструменты для создания и редактирования карточек документов, соответствующих стандартам организации, а также предоставляет виджеты для оперативного управления задачами. Система обладает низким порогом входа благодаря инструментам Low-Code и No-Code, которые позволяют пользователям и администраторам без привлечения разработчиков настроить и модифицировать процессы под свои нужды.

Отраслевые решения LDM направлены на различные сегменты бизнеса, включая производственные, строительные и государственные учреждения, обеспечивая ускорение процессов, контроль исполнения задач и снижение затрат на бумажный документооборот. Для малого и среднего бизнеса предусмотрен быстрый запуск и интеграция с другими системами, что способствует улучшению документооборота и сокращению трудозатрат.

TESSA от компании СИНТЕЛЛЕКТ — это универсальная платформа для управления документами и бизнес-процессами, которая предоставляет решения для автоматизации документооборота и процессов на предприятиях различных масштабов и отраслей. Это российское ПО, обеспечивающее высокую производительность и удобство работы пользователей, даже при ограниченных каналах связи. TESSA помогает в создании быстрых, красивых и эффективных решений для управления корпоративным контентом, автоматизации бизнес-процессов и организации юридически значимого документооборота.

С платформой TESSA доступны специализированные отраслевые решения, которые соответствуют самым современным требованиям. Она имеет более 18 лет экспертизы на рынке СЭД и успешно реализовала более 400 проектов в различных сферах бизнеса, обслуживая свыше 1 миллиона пользователей. Преимущества TESSA включают импортозамещение и 100% российское происхождение, что делает её идеальным выбором для государственных и частных организаций, стремящихся к независимости от зарубежных продуктов.

TESSA активно участвует в интеграции с различными системами, имеет более 30 партнеров по внедрению и 20 технологических партнеров. С 2016 года платформа включена в реестр отечественного ПО Минцифры РФ, что подтверждает её соответствие высоким стандартам и требованиям российских органов власти. Платформа также известна своим опытом внедрения в государственных учреждениях, что делает её востребованной в различных секторах.

Среди реализованных проектов можно отметить успешные внедрения в крупных компаниях, таких как Газпромнефть и Газпром трансгаз Уфа, а также многоплатформенное решение для ГК «КОРТРОС». TESSA активно развивается и продолжает внедрять инновации в области автоматизации документооборота и бизнес-процессов.

СЭД «Авандок» от КОРУС Консалтинг — уникальное решение для управления электронными документами, бизнес-процессами и корпоративным контентом, обеспечивающее неограниченную производительность и простоту настройки. Система поддерживает работу с различными видами документов и материалов, включая договоры, кадровую документацию и архивное делопроизводство. Благодаря инструментам low-code/no-code, пользователи могут быстро настроить платформу под конкретные потребности бизнеса без привлечения разработчиков.

Система обеспечивает эффективную автоматизацию бизнес-процессов и интеграцию с различными информационными системами, включая обмен электронными документами с контрагентами и государственными органами. Инновационные технологии на основе искусственного интеллекта позволяют значительно упростить работу с документами и улучшить взаимодействие в компании.

Система «Авандок» уже внедрена в крупных российских организациях, включая транспортные компании, государственные структуры и энергетические холдинги. Система полностью соответствует требованиям импортозамещения и включена в реестр российских программ для ЭВМ, что подтверждает ее надежность и соответствие российским стандартам.

EnDocs — это решение для автоматизации документооборота и цифровизации разнообразных бизнес-процессов. Система помогает справиться с «информационным хаосом», который часто возникает в процессе управления документами, и повышает продуктивность работы с ними. EnDocs подходит для компаний любого размера и из разных отраслей.

Одним из ключевых достоинств EnDocs является возможность использования облачной версии системы. Сервис EnDocs Cloud позволяет организациям быстро настроить и внедрить электронный документооборот. Также доступны альтернативные варианты развертывания, такие как выделенное облако (Private Cloud) и установка на серверную инфраструктуру клиента (On-premise).

Система интегрируется с ERP, позволяет вести электронный архив с гибким поиском и устанавливать права доступа. Встроенная аналитика помогает отслеживать кадровые процессы, делая Pyrus полезным инструментом для компаний любого масштаба.

Системы электронного документооборота (СЭД) становятся важным инструментом для эффективного управления документооборотом как внутри компаний, так и во взаимодействии с контрагентами и государственными органами. Они ускоряют процесс обработки документов, снижают риски ошибок и потери информации, а также помогают сократить затраты на ресурсы, такие как бумага.

Выбор подходящей СЭД зависит от особенностей бизнеса и требований законодательства. Компании, успешно внедрившие такие системы, получают конкурентные преимущества, улучшая координацию, оперативность и безопасность данных, что в итоге способствует более эффективному управлению процессами.