Рынок систем электронного документооборота непрерывно развивается. Заказчики адаптируются к ситуации, когда при выборе и внедрении СЭД обязательно учитывать вопрос технологической независимости. Вендоры совершенствуют технологии, в частности, реализуют возможность использования искусственного интеллекта в корпоративной автоматизации.
Основная статья — Подробный обзор СЭД ТЕЗИС от компании Haulmont
СЭД ТЕЗИС в 2024 году проделала значительный путь. Заказчикам стал доступен уникальный модуль ИИ с инструментами умной роботизации и Low Code AI, активно развиваются мобильное приложение и гос. сборка. Далее — подробнее об изменениях на рынке и о новых возможностях СЭД ТЕЗИС.
Ситуация на рынке
Несмотря на изменение экономической ситуации, рынок систем электронного документооборота растет. СЭД относятся к ключевым информационным системам в организациях, поэтому запрос на их внедрение сохраняется. В дополнение к этому, государственный сектор активно цифровизируется и стремится к отказу от бумаги. В частности, с 1 сентября 2024 года обязательно использование машиночитаемых доверенностей. Кроме того, различные цифровые инициативы получают поддержку в формате грантов и субсидий.
Поскольку иностранные производители СЭД заявили об уходе с российского рынка, обновлять лицензии, масштабировать и развивать проекты стало сложно. Это стимулировало спрос на российские продукты и проекты по импортозамещению. Российские СЭД и до этого были способны успешно конкурировать с иностранными во всех аспектах: функциональность, технологии, производительность, интерфейсы, стоимость. Более того, они учитывают региональную специфику работы организаций в России, в частности особенности канцелярского учета документов или осуществления ЮЗЭДО.
ИИ в СЭД ТЕЗИС
Ключевые направления развития СЭД ТЕЗИС — функциональность, производительность, удобство работы. Мы расширяем возможности по управлению кадровыми процессами, обеспечиваем поддержку машиночитаемых доверенностей, но, безусловно, наиболее прорывное нововведение в СЭД ТЕЗИС — модуль искусственного интеллекта.
Это первый набор Low Code AI инструментов настройки в СЭД, который сочетает в себе умную роботизацию и гибкие возможности использования ИИ.
- Модуль ИИ собирает данные обо всех действиях пользователей и их контекстах, эти данные можно использовать для обучения ИИ и анализа работы системы.
- К системе можно подключать любые модели ИИ, от классических до языковых (YandexGPT, GigaChat, Llama, Mistral и другие).
- Цифровые ассистенты позволяют автоматизировать различные процессы вплоть до 100%, так что они будут выполняться в фоновом режиме, а пользователь сможет в это время заниматься другими задачами.
- Умные подсказки дают оценку вероятности того или иного действия и помогают, к примеру, заполнить поля в карточке, опираясь на собранную статистику о работе пользователей
- Low-Code AI инструменты позволяют администраторам легко и быстро создавать и настраивать цифровых ассистентов для любых групп пользователей. Не нужно обращаться к разработчикам, изменять исходный код, перезагружать систему. Пользователи могут нажатием нескольких кнопок добавить цифровых ассистентов на те экраны, где это требуется именно им. В дополнение к этому, ИИ может самостоятельно предлагать варианты автоматизации.
Модуль ИИ может использоваться в любых процессах без ограничений, к примеру: обработка входящих документов, проверка контрагентов и документов, подготовка краткого содержания, генерация текстов резолюций, писем или служебных записок, создание авансовых отчетов на основе билетов и чеков, подготовка отчетов к совещаниям и так далее.
Использование ИИ на практике
В 2024 году мы запустили пилотные проекты по внедрению ИИ в государственном секторе, телекоме, страховании и в производстве. Спектр автоматизируемых процессов максимально разнообразен: классификация обращений граждан, обработка первичных финансовых документов, поиск ошибок в документах, подготовка краткого содержания документов для пользователей различных ролей.
Модуль ИИ пригодится всем без исключения: руководителям, делопроизводителям, сотрудникам бухгалтерии, юридического отдела, отдела финансов, кадровым подразделениям, администраторам, специалистам ИБ, аналитикам и обычным пользователям. Он поможет заметно ускорить работу, упростить принятие решений, повысить продуктивность, исключить ошибки, связанные с человеческим фактором. Для организаций это означает ощутимое снижение издержек. Поскольку ИИ обучается на действиях пользователей, он сможет учитывать все особенности работы каждого конкретного заказчика.
Совместимость СЭД ТЕЗИС с российским ПО
При импортозамещении СЭД обязательно возникает вопрос интеграции системы в ИТ-ландшафт заказчика. Многие компании не только переходят на российскую СЭД, но и внедряют отечественные ОС на пользовательских компьютерах и серверах, СУБД, браузеры, офисное ПО и так далее. В связи с этим, при выборе ПО важно учитывать его совместимость между собой.
СЭД ТЕЗИС начиная с выпуска на рынок в 2010 году идет по пути кроссплатформенности, заказчики не привязаны к технологиям Microsoft или других иностранных вендоров. Мы также уделяем внимание тестированию и подтверждению совместимости с новыми версиями российского ПО. Так, в 2024 году мы по итогам испытаний выпустили сертификаты совместимости с актуальными версиями РЕД ОС и мобильной операционной системой РЕД ОС М, Astra Linux, СУБД Tantor SE.
Развитие мобильного приложения СЭД ТЕЗИС
Мобильное приложение СЭД ТЕЗИС доступно на устройствах с iOS или Android, реализована поддержка ОС Аврора и уже упомянутой РЕД ОС М. Таким образом, систему можно использовать на смартфонах и планшетах из любой точки мира. Приложение содержит все самые необходимые функции для работы с документами, договорами, задачами, резолюциями, вложениями и совещаниями.
В 2024 году выпущена новая версия мобильного приложения СЭД ТЕЗИС с модернизированным дизайном и улучшенным пользовательским интерфейсом. Работа в системе стала более комфортной, но при этом функциональность и механики приложения остались неизменными, пользователям не нужно выходить из зоны комфорта и адаптироваться к нововведениям.
Гос. сборка СЭД ТЕЗИС
Гос. сборка СЭД ТЕЗИС предназначена для федеральных органов власти и субъектов РФ. Она разработана на базе накопленного с 2010 года опыта внедрения в государственных структурах и учитывает все особенности из работы. В частности, гос. сборка СЭД ТЕЗИС позволяет вести учет обращений граждан и интегрируется со всеми ключевыми государственными сервисами.
Гос. сборка развивается как отдельный продукт, в 2024 году выпущена версия 4.1.2. Ее основные особенности:
- Добавлена возможность использования нескольких баз данных для оптимизации нагрузки
- Проведена оптимизация поиска и хранения информации
- Реализована опция использования сервиса Крипто Про только на одном из серверов внутри кластера
- Повышено удобство работы с МЭДО
В апреле 2024 года выпущен альфа-релиз мобильного приложения гос. сборки СЭД ТЕЗИС для первой российской мобильной ОС Аврора. Его дальнейшее развитие — одна из основных задач для нас.
Мы также работаем над интеграцией гос. сборки СЭД ТЕЗИС со СМЭВ для обработки обращений граждан и рассматриваем возможности применения модуля ИИ в проектах в государственном секторе.
Будущее СЭД ТЕЗИС и рынка СЭД
Запросы наших заказчиков подтверждают, что СЭД — это центральная система автоматизации для многих организаций. Кроме типовых задач по автоматизации канцелярии, документооборота и управления поручениями востребованы автоматизация финансовых процессов, архивного хранения, работы отдела кадров.
В будущем, без сомнения, рынок продолжит расти. Сохраняют свою актуальность тренды на open source технологии, автоматизацию в гос. секторе, а также на работу в СЭД с мобильных устройств. В дополнение к этому, технологии искусственного интеллекта развиваются с огромной скоростью, поэтому оптимальным вариантом их использования становятся не жестко заданные сценарии, а максимально гибкие инструменты для настройки, позволяющие добавить ИИ к любым процессам.
Несколько лет назад на рынке наблюдалась похожая ситуация, когда основная масса систем имела десктопные версии, а мы сделали ставку на полнофункциональное кроссплатформенное веб-приложение, и именно этот вариант сейчас стал стандартом для корпоративной автоматизации. Именно поэтому сейчас мы уверены, что будущее — за гибким искусственным интеллектом, который мы реализовали и развиваем в СЭД ТЕЗИС.
