Directum Projects — это российская система для профессиональной работы с проектами и командами. Заменяет Asana, Jira, Microsoft Projects, Trello и Confluence.
Программный продукт поддерживает классическую, гибкую и гибридную методологии: работать в системе могут компании с различным подходом к проектной деятельности. Одинаково эффективно решение будет в финансовых организациях и строительных холдингах, государственных корпорациях и предприятиях оборонно-промышленного комплекса. Directum Projects уже используют в «Кузбассразрезуголь», Агентстве по технологическому развитию, М.Видео и многих других компаниях.
Кратко о системе
Система поможет управлять всеми этапами жизненного цикла проекта — от инициации до подведения итогов и сохранения накопленного опыта. Для этого есть необходимые инструменты: реестр проектов, портфели и программы, Диаграмма Ганта, которая поможет планировать и контролировать работы, а также управлять ресурсами и финансами, Agile-доски, проектный документооборот и База знаний.
Система Directum Projects доступна из «коробки»: базовая функциональность закрывает задачи проектного офиса. В случае необходимости заказчики могут адаптировать бизнес-процессы при помощи no-code-настройки или разработать собственные алгоритмы — для этого есть low-code-среда.
При помощи Directum Projects можно перевести в цифру проекты внедрения и цифровой трансформации, капитального строительства и организационных изменений, маркетинговых кампаний и вывода новых продуктов на рынок, разработки программного обеспечения и НИОКР.
Система поддерживает работу с большими проектами в тысячи этапов. Одновременно в ней могут работать до 50 тыс. пользователей на разных уровнях управления — стратегическом, тактическом и оперативном.
Встроенный искусственный интеллект поможет пользователям сгенерировать контент, подготовить аннотацию, составить повестку совещания или провести нормоконтроль документации.
Directum Projects — часть экосистемы Directum. По мере необходимости функциональность системы дополняется другими решениями: можно внедрить КЭДО, финансовый архив, делопроизводство, ESM и пр.
Функциональность
Портфели и программы
Проекты с общими целями, ресурсами и бюджетом можно объединять в портфели и программы. Так руководитель верхнеуровнево отслеживает общую картину: ключевая информация о сроках, финансовых операциях, ходе работ и занятых на проектах командах собрана в одном месте.
Благодаря решению:
- контролируется, как проекты влияют друг на друга;
- ресурсы направляются на приоритетные проекты;
- снижается риск выйти за рамки дедлайнов и бюджетов;
- растут качественные показатели;
- достигаются стратегические цели компании.
Диаграмма Ганта
Планирование — один из самых важных фаз проекта. Необходимо грамотно распределить работы и ресурсы, чтобы избежать перегруза команд.
В Directum Projects план отображается в виде таблицы или Диаграммы Ганта. В несколько кликов руководитель может создать этапы, установить связи между ними, обозначить ключевые вехи проекта и назначить ответственных. При этом задачи направляются напрямую из Диаграммы.
Исполнитель отчитывается о ходе работ и прикладывает необходимые документы: изменения отражаются на плане. Так руководитель может проконтролировать статус этапов: сколько заданий было просрочено, сколько — выполнено, сколько — находятся в стадии активной работы.
Контрольные точки и дорожная карта
Directum Projects поможет держать фокус на результате: в системе есть инструменты для сбора гибкой отчетности.
Ожидаемые эффекты фиксируются через контрольные точки: руководитель указывает плановые и фактические даты выполнения работ, обозначает ответственных и отслеживает возможные риски. Одну и ту же контрольную точку можно указать для разных вех планов проектов, если результат значим для каждого из них.
В дорожной карте отображаются все объекты управления и связи между ними. Благодаря такой визуализации можно оценить статус работ, узнать о проблемах и проверить контрольные точки.
Проектные инициативы
Управлять в Directum Projects можно и проектными инициативами — они хранятся в специальном реестре. Перед стартом работ руководитель оценивает жизнеспособность будущего проекта: оценивает трудоемкость, просчитывает бюджеты, сроки и необходимые ресурсы, определяет приоритет.
Система дает возможность:
- оформить концепцию проекта;
- рассмотреть и согласовать инициативу;
- реализовать проект с учетом заданных параметров;
- проконтролировать ключевые показатели;
- оценить результаты.
Управление рисками
В Directum Projects можно вести перечень типовых рисков, которые возникают при реализации проекта, портфеля или программы. На их основе создаются идентифицированные риски для конкретных объектов управления. Можно указать вероятность наступления проблемы, последствия и план по устранению или предотвращению угрозы.
Вся информация по рискам этапов, разделов, вех и финансовых операций отображается в плане проекта в виде цветных значков.
Управление ресурсами
Руководитель может эффективно распределять ресурсы между проектами, отслеживать их загрузку и избегать конфликтов:
- назначать исполнителей и выбирать необходимое оборудование;
- определить стоимость участия ресурсов в проекте;
- оценить фактические трудозатраты.
При долгосрочном планировании на этап проекта удобно назначить команды или типовые ресурсы. Это абстрактные сотрудники или оборудование. Система сама подберет подходящие по квалификации или характеристикам ресурсы: руководителю достаточно выбрать конкретных исполнителей или единицы техники.
Планирование и контроль финансовых операций
В Directum Projects можно детально отслеживать бюджет проекта: транзакции, динамику поступления и освоения денежных средств.
Бюджет планируется на Диаграмме Ганта: финансовые операции связываются с этапами работ. Так руководитель видит, как влияет изменение продолжительности этапов на график платежей.
При помощи панели финансов руководитель отслеживает денежный поток проекта, кассовые разрывы и задержку освоения инвестиций.
Оценить общую картину по программам и портфелям проекта можно, сформировав сводный отчет.
Задачи исполнителям и контроль за ходом работ
В системе Directum Projects задачи отправляются автоматически с плана проекта, когда стартует этап.
Рассчитать фактические показатели проектов можно при помощи инструмента отметки трудозатрат: участники команды прописывают, сколько времени понадобилось на выполнение работ, а руководители утверждают эти данные.
Держать под контролем плановые и фактические сроки, трудоемкость и затраты помогут настраиваемые показатели эффективности. Если появились отклонения от заданных параметров, Directum Projects автоматически обновит статус здоровья проекта, портфеля или программы.
Отследить состояние здоровья проектов, программ и портфелей можно также при помощи виджетов. На интерактивной панели видно, где требуется помощь, где — проблем нет.
Отчеты формируются под потребности команды: так легче контролировать показатели и анализировать причины отклонений.
Agile-доски
Команды, которые управляют проектами по гибкой методологии, могут воспользоваться Agile-досками:
- визуализировать ход работ по проекту;
- детализировать и отправлять задачи;
- назначать исполнителей и устанавливать сроки.
База знаний
Накопленный опыт можно сохранить в корпоративной базе знаний: добавить инструкции, регламенты и практические кейсы.
Статьи создаются во встроенном онлайн-редакторе. Их можно распределить по областям знаний для отделов или проектных команд. Так информация будет доступна ограниченному числу участников.
Эффекты цифровизации
Благодаря системе Directum Projects в компаниях:
- в 4-6 раз повышается скорость подготовки и согласования проектной документации;
- на 20% повышается исполнительская дисциплина;
- в 4 раза уменьшаются затраты на административную работу;
- ускоряется поиск необходимой информации.
