Creatio BPM (ушла из РФ, преемник — BPMSoft): обзор ВРМ системы от сбежавшей из РФ Террасофт

Creatio, разработанная компанией Террасофт, представляет собой современную систему управления взаимоотношениями с клиентами (ВРМ), ориентированную на повышение эффективности бизнеса. Эта платформа обладает обширным набором функций, включая управление продажами, маркетингом, обслуживанием клиентов и аналитику данных, что делает ее идеальным инструментом для различных отраслей и компаний любого размера.

Creatio предлагает компаниям интегрированное решение для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, что позволяет им улучшить взаимодействие с клиентами, повысить продуктивность работы и увеличить конкурентоспособность. Благодаря своей гибкости и масштабируемости, система находит широкое применение в различных сферах, включая продажи, маркетинг, обслуживание клиентов, а также в государственных учреждениях и некоммерческих организациях.

Краткий обзор системы

Creatio (предыдущее название — bpm’online) – это интеллектуальная платформа, объединяющая в себе возможности управления бизнес-процессами и CRM. Она предоставляет гибкие решения как для малых и средних компаний, так и для предприятий уровня Enterprise, обеспечивая быстродействие даже при работе с тысячами пользователей и миллионами записей в базе данных.

Платформа доступна для работы как в облаке, так и на серверах заказчика. Расширить её функциональность можно за счёт приложений, отраслевых решений и шаблонов бизнес-процессов из маркетплейса. С помощью встроенного редактора Studio Free Creatio можно легко автоматизировать процессы любой сложности.

Creatio включена в Магический Квадрант Gartner и признана одной из лучших систем управления лидами, продажами и клиентским сервисом, согласно рейтингам Forrester Wave. Она широко используется компаниями по всему миру, включая Европу, Северную Америку и Азию.

Платформа предоставляет инструменты для управления бизнес-процессами, интеграции с различными сервисами, настройки рабочих мест, мобильной работы, управления кейсами и доступа к Marketplace для расширения функциональности.

Важные отличия от конкурентов

Когда дело касается сравнения с конкурентами, Creatio выделяется важными отличиями, которые делают ее востребованной ВРМ системой.

Низкая стоимость владения

Creatio предлагает значительно более доступные цены по сравнению с западными аналогами, сохраняя при этом сопоставимый набор функциональности. Это делает платформу привлекательным решением для компаний с ограниченным бюджетом, не готовых жертвовать качеством.

Открытая платформа

Открытая платформа Creatio предоставляет пользователю широкие возможности для настройки и интеграции системы в соответствии с уникальными потребностями бизнеса. Благодаря открытому API и поддержке стандартных протоколов, пользователи могут интегрировать систему с другими приложениями и создавать уникальные решения, оптимизированные под их требования.

Low-code и no-code инструменты

С простыми инструментами low-code и no-code пользователи могут легко модифицировать и расширять функциональность системы без необходимости привлечения программистов. Это позволяет сократить время разработки и внедрения новых функций, повышая оперативность реакции на изменения бизнес-требований.

Надежная архитектура

Надежная архитектура Creatio, основанная на микросервисной архитектуре и поддерживающая горизонтальное и вертикальное масштабирование, обеспечивает стабильную работу системы даже при значительных нагрузках.

Поддержка различных систем управления базами данных и использование Open-source технологий делают Creatio гибкой и масштабируемой платформой, способной адаптироваться к потребностям различных предприятий.

Наличие квалифицированных специалистов

На рынке труда есть квалифицированные специалисты с необходимым стеком технологий для работы с платформой Creatio. Это связано с использованием популярных фреймворков и языков программирования, что упрощает процесс обучения и настройки системы для новых пользователей.

Сфера применения

Creatio проявляет себя как эффективный инструмент в различных сферах деятельности. Ее функционал и гибкость позволяют использовать ее как в сфере бизнеса, так и в государственных структурах, образовании, здравоохранении и других отраслях.

Применение в бизнесе

VRM системы широко используются в бизнес-среде для управления отношениями с клиентами (CRM), автоматизации бизнес-процессов, управления ресурсами предприятия и анализа данных. Они помогают организациям оптимизировать работу, улучшить качество обслуживания клиентов и повысить операционную эффективность.

Применение в государственных структурах

Государственные учреждения и организации также активно внедряют VRM системы для улучшения взаимодействия с гражданами, оптимизации бюрократических процессов, а также повышения прозрачности и эффективности государственного управления.

Применение в образовании

В сфере образования VRM системы используются для управления учебными процессами, автоматизации учета студентов и управления учебными материалами. Они помогают учебным заведениям повысить эффективность обучения, улучшить взаимодействие с учащимися и оптимизировать административные процессы.

Применение в здравоохранении

В здравоохранении VRM системы используются для управления медицинскими данными пациентов, организации расписания приемов, автоматизации процессов учета медицинских услуг и анализа данных о здоровье пациентов. Они способствуют повышению качества медицинского обслуживания, оптимизации работы медицинских учреждений и улучшению доступности медицинских услуг.

Применение в финансовой сфере

В финансовой сфере VRM системы используются для управления клиентскими портфелями, анализа рыночных данных, автоматизации банковских операций и управления рисками. Они помогают финансовым учреждениям оптимизировать управление активами, повысить безопасность финансовых операций и улучшить обслуживание клиентов.

Функционал

Функционал ВРМ системы Creatio охватывает широкий спектр возможностей, делая ее привлекательным выбором для различных отраслей и сфер деятельности. Она предоставляет инструменты для автоматизации бизнес-процессов, управления клиентскими отношениями, аналитики, маркетинга и многих других задач, способствуя повышению эффективности работы и улучшению взаимодействия с клиентами.

Моделирование процесса

Моделирование процесса в системе Creatio представляет собой эффективный инструмент для определения логики работы бизнес-процессов и их разбиения на отдельные этапы. Например, для процесса согласования счета определяются этапы, такие как создание заявки, ее проверка и принятие решения о ее результате.

С использованием различных элементов моделирования, таких как выполнение задачи, вопрос пользователю, условные потоки и логические операторы, строится схема процесса. Это позволяет компаниям ясно представить процесс, оптимизировать его, стандартизировать и автоматизировать для повышения эффективности работы и улучшения управления.

Моделирование процесса в Creatio обеспечивает прозрачность операций, помогает в выявлении узких мест и повышает качество выполнения задач.

Creatio базируется на системе управления бизнес-процессами, которая использует два типа процессов:

• Бизнес-процессы, оформленные в нотации BPMN 2.0. С их помощью можно создавать и поддерживать структурированные последовательности действий, которые выполняются как автоматически системой, так и пользователями. Этот инструмент прекрасно подходит для реализации пользовательской бизнес-логики и автоматизации стандартных процессов.
• Динамические кейсы, гибкие бизнес-процессы, которые часто связаны с жизненным циклом записей в Creatio, таких как документы, продажи, заказы и т. д. С помощью динамических кейсов можно упростить и организовать рабочий процесс сотрудников, назначить задачи для достижения успешного результата, например, для перехода на следующие стадии процесса продаж.

Мониторинг процессов

Мониторинг процессов в рамках систем управления бизнес-процессами (BPMS) играет ключевую роль в повышении эффективности предприятия. Это не просто отслеживание хода выполнения процессов, а также глубокий анализ их работы для выявления узких мест и возможностей оптимизации. Постоянный мониторинг позволяет оперативно реагировать на изменения и повышать качество работы.

В системе Creatio инструментом мониторинга является журнал процессов. Он предоставляет возможность отслеживать различные метрики выполнения процессов и визуализировать данные с помощью дашбордов. Такой подход позволяет предприятию оперативно реагировать на изменения в окружающей среде и повышать свою конкурентоспособность за счет непрерывного совершенствования бизнес-процессов.

В разделе «Журнал процессов» содержится информация о фактическом выполнении запущенных в системе бизнес-процессов, так называемых экземпляров процесса. Каждый запущенный процесс создает отдельную запись в журнале, которая автоматически добавляется при его запуске. Записи журнала недоступны для редактирования.

Помимо этого раздел содержит различные представления, такие как реестр экземпляров процессов и аналитика по процессам, а также фильтры для удобства поиска и просмотра нужных данных. Панель инструментов позволяет выполнять различные действия с выбранными записями, например, редактировать процесс в дизайнере или просматривать визуальную схему выполнения процесса.

Библиотека процессов

Библиотека процессов в системе Creatio представляет собой ценный ресурс, предлагающий готовые бизнес-процессы для быстрого запуска. Эти процессы разработаны с учетом лучших практик крупного бизнеса, что позволяет организациям сэкономить время на разработке и поиске оптимальных решений для своей работы.

Одним из ключевых преимуществ библиотеки процессов является ее постоянное обновление и дополнение новыми шаблонами и темплейтами. Пользователи имеют возможность вносить изменения в готовые процессы, адаптируя их под свои уникальные потребности и специфику бизнеса. Это позволяет компаниям быстро адаптироваться к изменяющимся условиям рынка и эффективно управлять своими процессами.

Интеллектуальные технологии

Интеллектуальные технологии в системе представляют собой мощный инструментарий для обогащения клиентских данных и оптимизации бизнес-процессов. Автоматическое обогащение данных из открытых источников позволяет системе обогащать клиентские профили, что способствует более полному и точному представлению о клиентах.

Алгоритмы text mining позволяют извлекать и анализировать данные из электронных писем, что позволяет системе автоматически создавать новые профили клиентов и обрабатывать запросы более эффективно. Универсальный предиктивный скоринг обеспечивает автоматическую оценку потенциальной прибыльности сделки, что помогает менеджерам выбирать наиболее перспективные заявки для обработки в первую очередь.

Также имеется возможность настройки правил для определения значимости клиента, срочности заявки и ее приоритетности позволяет компаниям адаптировать систему под свои уникальные потребности и стратегии работы, обеспечивая более эффективное управление клиентскими отношениями и увеличение конверсии сделок.

Управление кейсами

Управление динамическими процессами с помощью технологии Case Management представляет собой эффективный подход к управлению процессами, где итоговый результат зависит от принятых решений в ходе выполнения. Эти процессы часто встречаются в крупных компаниях, где на каждом этапе задачи имеются несколько вариантов решений, влияющих на итоговый результат.

Для управления такими процессами применяется встроенный дизайнер кейсов, который позволяет легко изменять последовательность шагов с помощью простого перетаскивания элементов (drag-n-drop). Это делает работу с динамическими процессами доступной даже для пользователей без специальной подготовки, что значительно упрощает процесс управления и повышает его эффективность.

Разные варианты развертывания системы

Система предоставляет гибкие варианты развертывания, позволяя выбирать между облачной и локальной установкой в зависимости от предпочтений клиента. Стоимость лицензии начинается от 1280 рублей за одного пользователя в месяц и включает в себя техническую поддержку и автоматические обновления, независимо от выбранного типа использования.

Преимущества

Преимущества ВРМ системы Creatio охватывают различные аспекты ее функционала и возможностей. В частности, она обеспечивает интуитивно понятный интерфейс и легкость обучения, что делает ее привлекательным выбором для компаний всех размеров и уровней опыта.

Интуитивный интерфейс и легкость обучения

Интуитивный интерфейс системы bpm’online обеспечивает легкость использования для пользователей всех уровней навыков и опыта. Благодаря понятной навигации и интуитивно понятным элементам управления, пользователи могут быстро освоить основные функции системы, сокращая время, затрачиваемое на обучение персонала.

Это способствует повышению производительности и эффективности работы с системой, делая её доступной и привлекательной для широкого круга пользователей.

Скорость

Внедрение регламентации и автоматизации процессов с установлением временных ограничений на выполнение способно радикально изменить скорость бизнес-процесса. Ускорение работы и автоматизация рутинных действий положительно влияют на эффективность сотрудников, позволяя им быстрее и качественнее выполнять задачи.

Высокое качество

Четкое соблюдение правил, прозрачность самого процесса и наличие мониторинга за выполнением помогают достигать наилучшего результата в установленные сроки. Избавление сотрудников от множества рутинных действий снижает риск ошибок, связанных с человеческим фактором, до минимума, что способствует повышению качества выполнения задач.

Гибкость

Способность бизнеса быстро и эффективно реагировать на изменения рынка осуществляется с помощью BPM-инструментов. Масштабирование, привлечение или исключение участников различных процессов в кратчайшие сроки обеспечивает достижение организационной гибкости, что становится особенно актуальным в условиях пандемии и быстро меняющегося бизнес-окружения.

Графические нотации BPMN

Использование графических нотаций BPMN (Business Process Model and Notation) в системе bpm’online позволяет подробно описывать и визуализировать бизнес-процессы компании. Это дает пользователям возможность лучше понимать каждый этап процесса, анализировать его и выявлять потенциальные проблемные зоны или узкие места. Графическое представление процессов делает их более доступными и наглядными для всех участников команды, что способствует повышению общего уровня понимания процессов и улучшению коммуникации внутри организации.

Благодаря использованию BPMN, компании могут проводить детальный анализ своих бизнес-процессов, идентифицировать узкие места и возможности для оптимизации. Это позволяет эффективно оптимизировать бизнес-процессы, улучшать их результативность и снижать издержки.

Графические нотации BPMN становятся мощным инструментом для управления процессами и помогают компаниям достигать своих бизнес-целей более эффективно и продуктивно.

Максимальная детализация действий

Благодаря BPM возможна максимальная детализация действий как сотрудников, так и ИТ-систем, необходимых для достижения оптимальных результатов. Это помогает сократить возможность ошибок и неэффективных действий, повышая качество выполнения задач и общую эффективность бизнес-процессов.

Четкая регламентация и контроль

Внедрение BPM обеспечивает четкую регламентацию всех действий, установку сроков выполнения и контроль за их исполнением. Это позволяет снизить влияние человеческого фактора на итоговый результат, предотвращает задержки и ошибки в процессах, обеспечивая стабильность и предсказуемость бизнес-операций.

Эффективное управление

Контроль за выполнением с помощью показателей процесса, таких как время выполнения и затраты на процесс, позволяет постоянно анализировать и улучшать сам процесс на основе реальных данных. Управление по такой методике обеспечивает возможность постоянного развития и оптимизации бизнес-процессов, повышая их эффективность и результативность.

Многофункциональные инструменты для управления клиентскими отношениями

BPM-движок платформы bpm’online предлагает уникальные инструменты управления клиентскими отношениями (CRM), которые превосходят стандартные возможности традиционных систем. Эти многофункциональные инструменты обеспечивают компаниям возможность создания гибких и персонализированных стратегий взаимодействия с каждым клиентом. Отслеживание клиентской истории, автоматизация процессов продаж, аналитика поведения клиентов — всё это лишь малая часть того, что можно реализовать с помощью CRM на платформе bpm’online.

Обширный набор функций и возможностей

Платформа предлагает обширный набор функций и возможностей, которые позволяют компаниям сформировать полностью интегрированную систему управления клиентскими отношениями (CRM).

Настраиваемые модули для управления продажами, маркетингом и обслуживанием клиентов, гибкие инструменты аналитики и отчетности, а также система оповещений — всё это делает платформу bpm’online одним из самых мощных и эффективных инструментов для управления клиентскими отношениями на рынке CRM-систем.

Удобная система email-рассылок

Система email-рассылок в платформе bpm’online представляет собой удобный и эффективный инструмент для организации информационного взаимодействия внутри компании. Гибкие настройки рассылок, автоматизация процесса отправки и контроля за доставкой сообщений, а также интеграция с другими модулями системы делают этот инструмент незаменимым для повышения производительности и эффективности бизнес-процессов.

Недостатки

При оценке любой системы управления важно также учитывать ее недостатки и ограничения. В этой части обзора мы рассмотрим некоторые недостатки системы Creatio, чтобы представить более полную картину ее функциональности и потенциальных ограничений.

Статичность бизнес-процессов

Внедренный BPM-процесс обычно статичен и не может быть легко корректирован исполнителями. Это может привести к повторяющимся ошибкам, если не точно определены этапы планирования.

Снижение инициативности сотрудников

Некоторые сотрудники могут стать менее инициативными после внедрения BPM, так как руководство считает, что процесс уже оптимизирован. Однако собирать обратную связь и идеи от участников процесса важно для его постоянного улучшения.

Частые сбои и долгий отклик системы

Проблемы с частыми вылетами и долгим временем отклика системы, особенно в рабочее время, могут создать серьезные проблемы для эффективной работы.

Медленная обработка запросов и плохая техническая поддержка

Медленная обработка запросов и негативный опыт с технической поддержкой, отправляющей пользователей в академию вместо оказания помощи, могут серьезно затруднить использование системы и ухудшить общий опыт работы с ней.

Тормозящая производительность и неудобство использования

Проблемы с производительностью, недостатки в удобстве использования, медленное реагирование и сложности с настройкой системы могут сделать ее использование неэффективным и вызвать недовольство у пользователей.

Недостаточная функциональность и плохая интеграция

Недостаточная функциональность и плохая интеграция могут стать серьезными препятствиями на пути успешного использования системы управления бизнес-процессами Creatio. В некоторых случаях система может не предоставлять необходимых функций или инструментов, что создает неудобства для пользователей и замедляет процесс выполнения задач.

Особенно это касается процесса интеграции с другими системами, так как неполная или неэффективная интеграция может привести к разрывам в информационном обмене между различными подсистемами компании. Это в свою очередь может увеличить ручной труд и снизить производительность бизнес-процессов.

Выводы

В целом, система управления бизнес-процессами Creatio представляет собой мощный инструмент для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, а также для улучшения взаимодействия с клиентами. Ее интуитивный интерфейс и легкость обучения делают ее доступной для пользователей всех уровней опыта, что способствует быстрому внедрению и повышению производительности персонала.

Однако необходимо учитывать некоторые недостатки, такие как ограниченные возможности по настройке и доработке системы. Это может стать проблемой для компаний, требующих высокой степени индивидуализации и адаптации программного обеспечения под свои уникальные потребности. Кроме того, возможные проблемы с производительностью в случае работы с большим объемом данных могут ограничить применимость системы в некоторых сценариях использования.

Тем не менее, при правильном подходе и адаптации к конкретным бизнес-потребностям, Creatio может стать мощным инструментом для повышения эффективности работы компании и улучшения качества обслуживания клиентов. Важно провести тщательный анализ потребностей компании и оценить реальные возможности системы перед принятием решения о ее внедрении.