Основы нотаций бизнес-процессов: от ключевых терминов до разновидностей

Понимание основ нотаций бизнес-процессов является ключевым аспектом для эффективного моделирования и управления процессами в организации. Среди множества нотаций, широко применяемых в этой области, одной из наиболее распространенных и универсальных является BPMN (Business Process Model and Notation). От понятий событий и действий до шлюзов и артефактов, BPMN предоставляет стандартизированный набор графических символов для описания бизнес-процессов любой сложности.

Систематизация ключевых терминов и элементов BPMN позволяет упростить восприятие и анализ процессов в организации. События, представляющие важные точки в процессе, действия, обозначающие конкретные операции, и шлюзы, управляющие потоком процесса, являются основными строительными блоками BPMN.

Однако существует и множество других нотаций, таких как IDEF0, EPC и UML Activity Diagrams, каждая из которых имеет свои особенности и область применения. Понимание различий между ними и выбор подходящей нотации в зависимости от конкретных потребностей и характеристик проекта является важным этапом при моделировании бизнес-процессов.

Bpmn основные понятия

BPMN, или Язык моделирования бизнес-процессов и обозначений, играет важную роль в понимании и управлении бизнес-процессами. Его часть «BPM» имеет два значения: моделирование бизнес-процессов и управление ими. Первое относится к созданию моделей, а второе к управлению ими как части общей системы.

Основная задача BPMN — это предоставить средство для формализации и визуализации бизнес-процессов перед их реализацией. Моделирование процессов представляет собой основу для дальнейшего управления ими. Такие модели могут быть воплощены в различных системах управления.

Также стоит упомянуть «BPMS», что означает Система моделирования бизнес-процессов. Это инструменты, предназначенные для создания и выполнения моделей бизнес-процессов.

В итоге, BPMN является ключевым элементом в двух основных аспектах:

1. BPM (Моделирование бизнес-процессов) — среда для создания моделей, где можно работать как самостоятельно, так и в команде.
2. BPMS (Система моделирования бизнес-процессов) — инструменты для выполнения созданных моделей, такие как Bizagi, Comundo, ELMA и другие.

Язык описания бизнес процессов

Основа моделирования бизнес-процессов заключается в использовании языка описания этих процессов. Этот язык, подобно языкам программирования или общения, имеет свои правила, семантику и орфографию. Он прост на базовом уровне, но становится сложным при изучении его нюансов. Подобно искусственному языку, он предназначен для точного и однозначного описания действий и процессов, что делает его менее сложным по сравнению с «живыми» языками, и его правила логичны.

Этот язык имеет строго определенную терминологию, но при этом в нем есть много нюансов и комбинаций слов, несущих свой смысл. Важно соблюдать правила его использования, знать ограничения и понимать, как сочетать различные его элементы.

Описание бизнес-процессов через этот язык включает в себя специфические конструкции, понимание которых без определенного уровня технических знаний может быть сложным. Поэтому для освоения этого языка важно также понимать технологии, которые он предназначен описывать.

Например, для моделирования бизнес-процессов необходимо знание таких понятий, как «условия», «цикл», «декомпозиция» и другие.

Важно понимать, что BPMN не предназначен для описания IT-систем, а скорее для описания реального бизнеса. В его рамках могут участвовать как программные системы, так и люди, что отличает его от графических инструментов для описания программ.

Когда возникли нотации

История появления нотации BPMN имеет свои особенности и этапы. Первая версия BPMN 1.0 была представлена в мае 2004 года Бизнес-Инициативой по Управлению Бизнес-процессами. Однако эта версия была ограниченной и требовала дальнейших усовершенствований.

В январе 2008 года появилась следующая версия BPMN 1.1, разработкой которой занималась уже Object Management Group (OMG), образовавшаяся в результате объединения BPMI с другой компанией-разработчиком программного обеспечения.

В следующем году, в январе 2009 года, вышла версия BPMN 1.2, остающаяся под управлением OMG. После слияния команда разработчиков практически не изменилась.

В январе 2011 года OMG представила версию BPMN 2.0, а в декабре 2013 года появился последний релиз на тот момент — BPMN 2.0.2. Эта версия стала стабильной, с широкими возможностями моделирования и понятным набором обозначений для широкого круга пользователей — от бизнесменов и консультантов до технических специалистов.

Сейчас BPMN является одним из самых распространенных методов описания бизнес-процессов, понятным как для бизнес-пользователей, так и для программных продуктов, предназначенных для работы с бизнес-моделями. Этот язык описания стандартен и используется для создания исполняемых алгоритмов в области управления бизнесом.

Виды нотаций

Изучение разнообразных нотаций бизнес-процессов открывает перед нами обширный мир стандартизированных подходов к моделированию и управлению процессами в организациях. В этом разделе мы рассмотрим несколько ключевых нотаций,  их виды и ключевые характеристики.

Нотация idef0

IDEF0 — это методология функционального моделирования и графическая нотация, цель которых — формализация и описание бизнес-процессов. Ее особенностью является акцент на взаимосвязи объектов, а не временные последовательности. Стандарт IDEF0 был создан в 1981 году для автоматизации промышленных предприятий.

IDEF0 используется для создания функциональных моделей, отображающих структуру и функции системы, а также потоки информации и объектов. Этот стандарт утвержден как Федеральный стандарт обработки информации в США. В России он является руководящим документом с 2000 года.

Моделирование в IDEF0 происходит слева направо и сверху вниз, по диагонали, где объекты, находящиеся левее или выше, имеют приоритет перед теми, что правее или ниже. Эти объекты могут включать в себя зависимые элементы, такие как этапы более масштабного процесса управления заказами. Графические элементы, такие как прямоугольники и стрелки, используются для обозначения действий, ресурсов и исполнителей. Основным преимуществом IDEF0 является высокая степень детализации, позволяющая учитывать все ресурсы и сотрудников, необходимых даже для сложных алгоритмов.

Однако существуют и недостатки. Графические модели в IDEF0 занимают много места и могут быть сложными для понимания без специальных навыков. Кроме того, нотация лучше всего подходит для описания линейных бизнес-процессов без разветвлений. В случае, если процесс имеет множество альтернативных путей, работа с IDEF0 может стать сложной.

НОТАЦИЯ EPC (EVENT-DRIVEN PROCESS CHAIN)

Нотация EPC (Event-Driven Process Chain — событийная цепочка процессов) предназначена для описания порядка выполнения бизнес-процессов через последовательность действий, управляемых событиями и выполняемых исполнителями. Разработана в 1990-х годах как часть методологии управления процессами и программного продукта ARIS.

Особенности EPC:

1. Создана для работы с системой SAP R/3 и ориентирована на описание высокоуровневых бизнес-процессов.
2. Преимущество в простоте — нотация имеет небольшое количество элементов, что облегчает понимание диаграммы даже для незнакомых с ней пользователей.

Нотация EPC отличается от других, таких как BPMN и IDEF0, использованием большего числа разноцветных фигур, каждый цвет обозначает определенный тип элемента. Розовые фигуры представляют события, зелёные — функции или действия, жёлтые — исполнителей, серые — ресурсы, а оранжевые — информационные системы. Модель в EPC разворачивается сверху вниз, где более высокие элементы предшествуют более низким. В отличие от BPMN, EPC предлагает использование разделителей «и», «или» и «исключающее или», что делает её более подходящей для бизнес-процессов с ветвлениями.

Процесс построения схемы в EPC начинается с определения стартового и финального событий, затем добавляются промежуточные события, исполнители и ресурсы. Одним из преимуществ EPC является его простота восприятия благодаря использованию разноцветных элементов, что делает модель более наглядной и привлекательной для глаз. В отличие от BPMN, EPC позволяет создавать сложные ветвления и параллельные ряды событий, а каждый элемент можно разбить на более мелкие элементы, построив для них отдельные схемы.

Однако, основным недостатком EPC является то, что его структурной единицей является событие, что требует создания событий даже для незначительных этапов, что может привести к избыточности. Кроме того, наличие тавтологических элементов, например, событие «исполнители определены» или «договор согласован», может перегрузить схему, особенно если она длинная и сложная, что делает интерпретацию более сложной.

НОТАЦИЯ ПРОЦЕСС (BASIC FLOWCHART В VISIO)

Нотация «Процесс» (Basic Flowchart в Visio) представляет собой эффективный инструмент для визуализации алгоритма выполнения процесса. В основе этой нотации лежат разнообразные графические элементы, каждый из которых несет определенное значение и помогает структурировать процесс. События выступают в роли точек начала и завершения процесса, процессы представляют собой конкретные этапы или действия, а решения позволяют моделировать логические условия, определяющие ход процесса.

Преимуществом нотации «Процесс» является ее простота и интуитивная понятность. Это делает ее идеальным инструментом для создания и анализа диаграмм процессов как для отдельных бизнес-процессов внутри компании, так и для нижнего уровня моделирования бизнес-процессов, разработанной в других нотациях, например, IDEF0.

Благодаря простым графическим элементам, пользователи могут легко создавать понятные и информативные диаграммы, что делает эту нотацию особенно ценной для широкого круга пользователей, включая менеджеров, аналитиков и разработчиков.

Однако, следует отметить, что нотация «Процесс» имеет свои ограничения. В частности, она может оказаться недостаточно выразительной для моделирования сложных бизнес-процессов с множеством ветвлений и условий. Это может привести к упрощению или недостаточной детализации модели, что затруднит понимание процесса. Тем не менее, при правильном применении и учете этих ограничений, нотация «Процесс» остается ценным инструментом для визуализации и анализа бизнес-процессов.

НОТАЦИЯ ПРОЦЕДУРА (CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART В VISIO)

Нотация «Процедура» (Cross-Functional Flowchart в Visio) представляет собой мощный инструмент для моделирования процессов, который дополняет возможности нотации «Процесс» за счет включения дополнительных графических элементов. Одним из ключевых элементов этой нотации являются дорожки (Swim Lanes), которые используются для обозначения различных организационных единиц, ответственных за выполнение определенных этапов процесса. Такая структура позволяет наглядно выделить роли и функции различных участников процесса, что способствует более полному пониманию его работы и управлению им.

Одним из главных преимуществ нотации «Процедура» является ее повышенная наглядность благодаря использованию дорожек. Это позволяет четко видеть, какие организационные единицы или структурные подразделения отвечают за каждый конкретный этап процесса. Такая структура дает возможность эффективного распределения ответственности и контроля за процессом между различными участниками.

Кроме того, нотация «Процедура» поддерживает декомпозицию процесса на подпроцессы, что обеспечивает более детальное описание его структуры и взаимосвязей между различными этапами. Это позволяет более глубоко проникнуть в суть процесса и выявить потенциальные узкие места или возможности для оптимизации.

Тем не менее, следует учитывать, что использование нотации «Процедура» также имеет свои ограничения. Например, при создании длинных и сложных диаграмм может возникнуть проблема перегрузки информацией, особенно если участники процесса относятся к разным организационным единицам или имеют перекрывающиеся обязанности. Также, необходимо учитывать, что понимание и использование этой нотации требует определенного уровня обученности и навыков работы с графическими инструментами.

НОТАЦИЯ BPMN 2.0

Нотация BPMN (Business Process Model and Notation 2.0) была создана консорциумом Object Management Group (OMG) с целью моделирования бизнес-процессов для их последующей автоматизации. Эта нотация предоставляет более 100 объектов для детального описания поведения бизнес-процессов, что позволяет информационной системе преобразовать модель в исполняемый код. Открытость и широкая поддержка средств моделирования сделали BPMN лидером в этой области.

BPMN позволяет моделировать не только шаги бизнес-процесса, но и стартовые, промежуточные и завершающие события, информационные потоки и сообщения. Особенностью является использование Swim Lane — стиля моделирования, где исполнитель представлен вертикальной или горизонтальной полосой, что облегчает передачу ответственности и потока работ между участниками процесса.

Хотя моделирование в формате Swim Lane делает процесс более наглядным, особенно в случае нескольких соисполнителей у одной операции, собрать такие модели в связанную иерархию может быть сложно. Это вызвано тем, что BPMN изначально создавался для автоматизации «сквозных» бизнес-процессов.

Для работы с BPMN требуется определенный опыт, поэтому моделирование часто выполняется системными и бизнес-аналитиками. Хотя нотация BPMN и EPC графически похожи, в инструментах типа ARIS они могут быть преобразованы друг в друга с некоторыми ограничениями.

Элементы нотации bpmn

Нотация BPMN (Business Process Model and Notation) была разработана с учетом потребностей в построении как простых, так и сложных моделей бизнес-процессов. Чтобы удовлетворить эти требования, элементы нотации BPMN были организованы в несколько категорий, чтобы пользователи могли легко распознавать основные типы элементов и правильно интерпретировать диаграммы. Основные категории элементов позволяют варьировать сложность диаграммы, добавляя информацию, не изменяя общую структуру.

Существует пять основных категорий элементов в нотации BPMN:

1. Элементы потока (Flow Objects). Они определяют ход бизнес-процесса и включают в себя события, действия и шлюзы:
   • cобытие представляет собой ситуацию, происходящую в течение бизнес-процесса, которая влияет на его ход. Событие может быть стартовым, промежуточным или конечным, и обычно имеет триггер или результат. Оно изображается в виде круга с центром, где могут быть указаны внутренние маркеры триггеров или результатов.
   • действие представляет собой работу, выполняемую в процессе, и может быть элементарным или составным. В нотации BPMN выделяются два вида действий: задача и подпроцесс, обозначаемые прямоугольниками с закругленными углами. Они могут быть частью стандартных процессов или хореографий.
   • шлюзы используются для контроля расхождений и схождений потока операций в процессе или хореографии. Они отвечают за ветвление, слияние и соединение маршрутов, а их тип контроля указывается внутренними маркерами.
2. Данные (Data). Представлены объектами данных, входными и выходными данными, а также хранилищами данных.
3. Соединяющие элементы (Connecting Objects). Связывают элементы потока между собой и с другими элементами, такие как поток операций, поток сообщений, ассоциация и ассоциация данных.
4. Зоны ответственности (Swimlanes). Группируют основные элементы, используя пулы или дорожки.
5. Артефакты (Artifacts). Добавляют дополнительную информацию о процессе, такие как группы и текстовые аннотации. Существует три типа артефактов: объект данных, группа и аннотация. Объект данных отображает необходимую информацию для выполнения определенного действия. Группа позволяет объединить логически связанные действия без изменения потока на схеме. Аннотация предоставляет дополнительные пояснения о конкретной части схемы.

Подходит ли bpmn для малого и среднего бизнеса

BPMN, как универсальный язык моделирования бизнес-процессов, имеет потенциал быть полезным и для малого и среднего бизнеса. В контексте таких предприятий, возможно, не будет реализовано бизнес-моделирование на программном уровне, но применение BPMN на уровне неисполняемых бизнес-процессов может оказаться ценным. Даже при отсутствии автоматизации, использование BPMN способствует более четкому пониманию бизнес-процессов и их структуры, что помогает оптимизировать операционные процессы и повышать эффективность работы предприятия.

Основное преимущество BPMN для малого и среднего бизнеса заключается в его простоте визуализации и понимания бизнес-процессов. Графическая нотация BPMN позволяет легко описывать и визуализировать бизнес-процессы, что упрощает коммуникацию между участниками проекта и повышает прозрачность в работе организации. Благодаря BPMN менеджеры и сотрудники могут быстрее и точнее ориентироваться в бизнес-процессах, что способствует принятию более обоснованных и эффективных решений.

Использование системы BPMN помогает предприятию лучше организовать свою работу и улучшить внутренние процессы. Правильно спроектированные бизнес-процессы, описанные в рамках BPMN, могут снизить риски ошибок, улучшить контроль за выполнением задач, оптимизировать использование ресурсов и повысить уровень обслуживания клиентов. Таким образом, применение BPMN позволяет предприятию стать более гибким, адаптивным и конкурентоспособным на рынке.

Минусы и важные особенности bpmn

При выборе инструментов для моделирования бизнес-процессов важно учитывать как их преимущества, так и недостатки. Особенно это касается BPMN, где обширное количество терминов и сложная структура могут стать препятствием для эффективного использования.

Среди негативных моментов можно выделить следующие:

1. Сложность терминологии. Одним из основных минусов BPMN является обилие терминов и понятий, которые необходимо знать и понимать для корректного применения нотации. Это требует дополнительного времени и усилий на обучение и подготовку персонала.
2. Высокий уровень сложности. Изучение BPMN может быть затруднительным из-за его высокой функциональности и многообразия элементов. Это требует больше времени и усилий по сравнению с другими нотациями, такими как IDEF0 и IDEF3.
3. Ориентация исключительно на бизнес-процессы. Это делает BPMN менее подходящим для описания структуры предприятия или дерева целей. При использовании расширенной версии нотации схема становится более сложной, что может затруднить понимание её людьми без специальных навыков.
4. Неоднозначность интерпретации. Некоторые элементы нотации могут иметь различные трактовки, что может привести к недопониманию и ошибкам при интерпретации модели. Это может создавать путаницу и затруднять согласование между различными участниками проекта.
5. Ограничения в выразительности. Несмотря на широкий функционал, BPMN может оказаться недостаточно выразительным в некоторых аспектах моделирования бизнес-процессов. Некоторые комплексные сценарии могут быть трудно отобразить в рамках стандартной нотации BPMN, что может потребовать дополнительных усилий для их описания и понимания.
6. Требуется знание бизнес-анализа. BPMN модели не просто рисунки, а структурированные диаграммы, которые требуют хорошей организации и четкой последовательности. Для эффективного использования BPMN необходимо иметь опыт в бизнес-анализе и понимание процессов предприятия.

Несмотря на сложность и некоторые ограничения, BPMN остается востребованным инструментом моделирования бизнес-процессов. Его универсальность, возможность визуализации, совместимость со стандартами и способность к автоматизации делают его одним из основных инструментов для управления и оптимизации бизнес-процессов в современных организациях. Однако, для успешного использования BPMN необходимо уделить внимание обучению и развитию навыков персонала, а также аккуратно применять нотацию с учетом особенностей конкретного бизнеса и его процессов.

Заключение

В ходе данной статьи мы кратко ознакомились с основными нотациями бизнес-процессов, начиная от BPMN и заканчивая IDEF0. Каждая из них представляет собой уникальный набор графических элементов и правил, которые помогают описать бизнес-процессы с различных точек зрения. Мы обсудили преимущества и недостатки каждой нотации, а также рассмотрели их применение в современных информационных системах.

Необходимо отметить, что выбор подходящей нотации зависит от конкретных потребностей и характеристик проекта. Например, BPMN может быть идеальным выбором для моделирования сложных бизнес-процессов, требующих высокой степени детализации, в то время как IDEF0 может быть более подходящим для моделирования функциональных аспектов бизнеса.

Важно понимать, что нотации бизнес-процессов служат инструментами, которые помогают улучшить понимание и управление процессами в организации. Они не являются самоцелью, а лишь средством достижения более эффективного функционирования бизнеса.

Наконец, при выборе нотации следует учитывать не только ее функциональные возможности, но и готовность персонала к работе с ней, а также степень ее поддержки в среде организации. Только учитывая все эти факторы, можно сделать обоснованный выбор и использовать нотации бизнес-процессов на практике в полной мере.