Язык нотаций: моделирование бизнес-процессов без программирования

Язык нотаций BPMN (Business Process Model and Notation) представляет собой мощный инструмент для моделирования и визуализации бизнес-процессов без необходимости программирования. Этот язык позволяет описывать все аспекты бизнес-процессов, начиная от его начала и заканчивая конечным результатом, что делает его важным ресурсом для специалистов в области управления процессами и аналитиков. С использованием BPMN можно создавать наглядные диаграммы, которые помогают понять, анализировать и улучшать бизнес-процессы в организации.

BPMN предоставляет стандартизированный набор символов и правил, что облегчает коммуникацию между различными участниками процесса и позволяет им легко читать и интерпретировать созданные диаграммы. Этот язык не требует специальных знаний программирования, что делает его доступным для широкого круга пользователей, начиная от бизнес-аналитиков и менеджеров и заканчивая разработчиками и консультантами. В этом контексте, понимание принципов и инструментов BPMN становится ключевым элементом эффективного управления бизнес-процессами и достижения успеха в современном бизнесе.

Что такое нотация

Нотация представляет собой набор изображений, используемых для визуализации компонентов системы, обозначая процессы, операции и события, а также связи между ними.

Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN) — это методика построения блок-схем, которая отображает последовательность этапов выполнения бизнес-процесса от его начала до конца. Благодаря BPMN-схемам, которые наглядно демонстрируют рабочие действия и потоки информации, этот метод становится ключевым инструментом управления бизнесом.

Основная цель применения BPMN — моделировать способы адаптации к новым условиям, а также искать пути повышения эффективности и конкурентоспособности.

Несмотря на то, что метод BPMN стандартизирован и получил новое название «модель и нотация бизнес-процессов», сокращение BPMN осталось неизменным. Важно отметить, что BPMN отличается от унифицированного языка моделирования (UML), используемого в разработке программного обеспечения.

Список базовых элементов BPMN

BPMN позволяет включать в себя четыре основных типа элементов в составе схем бизнес-процессов:

1. Объекты потока, включающие события, действия и шлюзы.
2. Соединительные объекты, такие как потоки последовательностей, потоки сообщений и связи.
3. Плавательные дорожки и пулы, бассейны (или пулы) указывают на основных участников процесса, такие как различные компании или отделы, которые все еще взаимодействуют в рамках процесса, а плавательные дорожки внутри бассейна обозначают действия и потоки, относящиеся к конкретным участникам или ролям, четко определяя ответственность за каждую часть процесса..
4. Артефакты, такие как объекты данных, группы и аннотации.

Давайте подробнее рассмотрим каждый из этих элементов и их применение для характеристики бизнес-процессов.

События

События играют ключевую роль в определении границ бизнес-процесса, обозначая его начало, конец и промежуточные этапы. Они сигнализируют о различных событиях, таких как запуск процесса, его изменение или завершение, представленные в разнообразных формах, таких как сообщения, таймеры, ошибки и другие. Каждое событие обозначается в виде круга с уникальными внутренними символами, отражающими его тип, и может быть классифицировано как инициирующее или обрабатывающее событие в зависимости от его функции.

Основная задача событий — описать не только начало и конец процесса, но и уточнить его промежуточные этапы, предоставляя четкую картину процесса и определяя последовательность действий. Каждый вид события имеет свою уникальную роль в моделировании бизнес-процессов, помогая анализировать и оптимизировать рабочие потоки в организации.

Операция процесса

Операции процесса представляют собой элементы, отображающие конкретные действия или функции, выполняемые в рамках процесса. Эти элементы, также известные как задачи, практически одинаковы в большинстве нотаций класса workflow и могут быть выполнены как человеком, так и системой. На схеме операции изображаются в виде прямоугольников с закругленными углами, что облегчает их визуальное выделение.

Для уточнения и детализации операций применяются различные методы, такие как подпроцессы, циклы, компенсации и множественные экземпляры. Это позволяет более подробно описать и управлять каждым шагом процесса, обеспечивая полное понимание последовательности действий и оптимизируя его исполнение.

Шлюз, или оператор логики

Это точка принятия решения, которая может изменить дальнейший путь процесса в соответствии с заданными условиями или событиями. На схемах шлюзы обычно изображаются в виде ромбов, что явно выделяет их среди других элементов.

Существует несколько разновидностей шлюзов, включая «или/или», «и/или», а также параллельные и комплексные шлюзы, которые определяются в зависимости от конкретных данных или событий, влияющих на процесс.

Стрелки «связь между операциями»

Стрелки «связь между операциями» играют важную роль в определении порядка выполнения операций в бизнес-процессе. Они указывают, что выполнение следующей операции начнется только после завершения предыдущей, что позволяет демонстрировать последовательность действий во времени. Эти стрелки явно отображают порядок выполнения операций, что облегчает понимание хода процесса и его логику.

На схеме стрелки «связь между операциями» изображаются в виде прямых линий со стрелками, где направление указывает на последовательность выполнения операций, и могут также обозначать условный поток или поток по умолчанию в процессе выполнения.

Стрелки «поток информации»

Стрелки «поток информации» играют важную роль в отображении обмена сообщениями между участниками бизнес-процесса, такими как документы, письма и другие виды информации. Они показывают движение сообщений через различные пулы или организационные структуры, например, между различными отделами или уровнями участия в процессе.

Важно отметить, что поток информации не должен связывать события или действия внутри одного пула, а скорее подчеркивает коммуникацию между различными участниками или структурами.

На схеме поток информации обычно изображается пунктирной линией с кружком в начале и стрелкой на конце, что помогает ясно обозначить направление передачи информации и ее источник и получателя.

Простая блок-схема

Блок-схемы представляют собой визуальное средство описания процессов, систем или алгоритмов, использующее графические элементы для их документирования и объяснения. В нотации «Простая блок-схема» обычно присутствуют основные элементы, такие как процесс, решение, документ, данные и стрелка. Эти элементы помогают структурировать информацию и представлять ее в понятной форме, что делает блок-схемы полезными инструментами для анализа, планирования и оптимизации различных процессов в различных сферах деятельности.

Простая блок-схема легко читаема и интуитивно понятна, что делает ее подходящей для описания небольших стратегий или процессов. Благодаря гибкости этой нотации пользователи могут создавать собственные элементы и комбинировать их по своему усмотрению, что увеличивает ее применимость в различных областях и сценариях использования.

Однако, важно иметь в виду, что для успешного внедрения методики блок-схем в компании необходимо заранее разработать внутренний стандарт использования. Это поможет избежать создания множества различных схем, что может затруднить их понимание и применение в рабочей среде.

Блок-схемы в целом являются эффективным инструментом для документирования, изучения, планирования и совершенствования процессов благодаря своей простоте и доступности. Они представляют собой не только важный инструмент анализа и оптимизации, но и широко применяются для обучения и коммуникации в различных областях и профессиональных сферах.

ARIS eEPS

Нотация ARIS eEPC (extended Event Driven Process Chain) представляет собой расширенный метод описания цепочки процесса, который управляется событиями. Основная цель этой нотации заключается в описании бизнес-процессов в виде последовательного потока выполняемых работ. В ее основе лежит ряд основных объектов, таких как функция, событие, организационная единица, документ, прикладная система, кластер информации, стрелка и логические операторы, каждый из которых выполняет свою уникальную роль в описании процесса.

События и функции играют ключевую роль в ARIS eEPC, где событие инициирует операцию (функцию), а затем функция порождает следующее событие. При создании схемы в этой нотации важно соблюдать определенные правила, такие как наличие события перед каждой функцией и завершение каждой функции событием. Также каждая функция может иметь только одну входную и выходную стрелку, связывающую ее с предшествующим или последующим событием.

Хотя ARIS eEPC обладает рядом преимуществ, включая удобство и понятность как при создании, так и при чтении схемы, его основным недостатком является отсутствие отражения взаимодействия участников процесса. Однако, несмотря на этот недостаток, нотация остается востребованной и широко используемой для описания бизнес-процессов в различных сферах деятельности.

BPMN

BPMN (Business Process Model and Notation) представляет собой мощный метод моделирования бизнес-процессов, который обеспечивает детальное отображение шагов выполнения процесса от начала до конца. Эта нотация, основанная на методологии BPM (Business Process Management), является стандартом в области управления бизнес-процессами и используется для моделирования поведения участников во времени.

Профессионалы управления бизнес-процессами выбирают BPMN для разработки стратегий бизнеса, выявления узких мест и модернизации процессов. Эта нотация позволяет детально описать процессы и одновременно получить общее представление о бизнес-процессе.

Хотя язык нотации BPMN может показаться сложным, он предоставляет гибкость выбора элементов, которые подходят конкретным потребностям. Высокоуровневые схемы предназначены для участников процесса и других заинтересованных сторон, в то время как более детальные схемы предназначены для тех, кто непосредственно вовлечен во внедрение процесса.

BPMN обладает несколькими преимуществами, включая простоту трансляции диаграмм в исполнимые модели, понятность для большинства участников бизнес-процессов и поддержку большинства современных инструментов бизнес-моделирования. Эти факторы делают BPMN одним из наиболее эффективных инструментов для управления бизнес-процессами в различных отраслях.

Особенности элементов нотации BPMN

В нотации BPMN (Business Process Model and Notation) каждый элемент имеет свои уникальные особенности, которые определяют его роль и функциональность в моделируемом бизнес-процессе. Давайте рассмотрим основные элементы нотации BPMN и выявим их ключевые характеристики для более глубокого понимания этой методики моделирования бизнес-процессов.

Зоны ответственности

Зона ответственности, представленная в BPMN в виде элемента «Пул», является важным инструментом для обозначения участников взаимодействия в бизнес-процессе. Эти участники могут быть как людьми, так и системами, например, сервисами рассылок или веб-сайтами. Главная цель элемента «Пул» состоит в том, чтобы показать границы процесса и определить, кто именно участвует в его выполнении. Таким образом, «Пул» позволяет наглядно выделить участников процесса и определить их роли в рамках процесса, обеспечивая более четкое понимание его структуры и участников.

Элементы потока

Элементы потока в BPMN представляют собой ключевые составляющие бизнес-процесса, определяющие его структуру и последовательность действий. В эту категорию входят задачи и подпроцессы, события, а также шлюзы.

Каждый из этих элементов выполняет свою роль в определении порядка выполнения действий и управлении потоком процесса.

1. Задачи и подпроцессы. Задачи представляют собой конкретные действия, которые должны быть выполнены в рамках бизнес-процесса. Подпроцессы, в свою очередь, являются составными элементами, объединяющими несколько задач в одну логическую единицу. Они позволяют упростить структуру схемы, делая её более понятной и легкой для анализа.
2. События. События обозначают ключевые моменты в процессе, такие как его начало, завершение или промежуточные этапы. Они могут быть условными или неожиданными, их появление и выполнение определяют динамику процесса. События могут иметь различные маркеры, указывающие на их тип и характер.
3. Шлюзы. Шлюзы используются для управления потоком процесса на основе логических условий. Они определяют разветвления и объединения потоков выполнения, позволяя процессу принимать различные решения в зависимости от условий. В BPMN существует несколько типов шлюзов, таких как параллельные, эксклюзивные и комплексные, каждый из которых выполняет свою специфическую функцию.

Особенностью элементов потока в BPMN является их способность точно описывать последовательность действий, логические условия и события, происходящие в рамках бизнес-процесса. Это делает BPMN мощным инструментом моделирования, который позволяет разрабатывать и анализировать процессы на высоком уровне абстракции, с учетом всех деталей и особенностей предприятия.

Данные

Данные в BPMN представлены как элементы, которые содержат информацию, необходимую для выполнения операций в рамках бизнес-процесса.

В эту категорию входят объекты данных и базы данных.

1. Объекты данных. Эти элементы отображают информацию, которая требуется для проведения определенных операций в процессе. Это могут быть входные данные, необходимые для запуска процесса, или результаты операций, которые генерируются в процессе выполнения. Например, после анализа кредитной истории клиента в банке, появляются дополнительные данные о клиенте, которые могут быть использованы для принятия решения об одобрении или отказе в выдаче кредита.
2. Базы данных. Элементы баз данных используются для обозначения хранилищ информации, таких как CRM-системы или другие базы данных. Они указывают на то, что процесс обращается к данным, хранящимся в этих системах, для получения или обновления информации в ходе выполнения процесса. Например, при выполнении бизнес-процесса обработки заказа в интернет-магазине может потребоваться доступ к базе данных клиентов для получения информации о доставке или платежных реквизитах.

Элементы данных в BPMN позволяют четко определить информацию, необходимую для успешного выполнения операций в рамках процесса, и обозначить источники, где эта информация хранится или откуда она извлекается. Это обеспечивает ясность и эффективность в управлении данными в рамках бизнес-процессов, что способствует повышению производительности и качества бизнеса.

Соединяющие элементы

Соединяющие элементы в BPMN включают в себя потоки управления и потоки сообщений.

1. Потоки управления. Эти элементы используются для связи между различными элементами потока, такими как события, задачи и шлюзы. Они помогают определить порядок выполнения действий в процессе и устанавливают логические связи между ними. Над стрелкой потока управления можно указать текст для дополнительного пояснения условий или контекста перехода. Например, для того чтобы избежать избыточного использования шлюзов между задачами на схеме, можно использовать специальные маркеры на конце стрелки. Линия с ромбом указывает на то, что действие на одной из веток начнется только после выполнения действия, от которого идет разветвление. А линия с косой чертой выделяет ветку, по которой будет идти поток при невыполнении всех остальных действий. Это позволяет сделать схему более наглядной и легко читаемой.
2. Потоки сообщений. Эти элементы отображают передачу сообщений между участниками процесса или пулами. Они показывают, как информация обменивается и обрабатывается между различными сущностями в рамках бизнес-процесса. Например, поток сообщений может показать, как информация о заказе передается от клиента к продавцу и обратно, включая подтверждение заказа, обновления статуса и т. д. Это помогает улучшить понимание процесса взаимодействия между различными участниками и какие данные обмениваются между ними.

Артефакты

Артефакты в BPMN представляют собой элементы, которые не непосредственно участвуют в исполнении бизнес-процесса, но важны для его понимания и документирования. Они предназначены для уточнения значения элементов схемы и обеспечивают лучшее понимание диаграммы как для подготовленных специалистов, так и для неподготовленных пользователей.

К артефактам относят следующие элементы:

1. Сноска или текстовая аннотация. Этот артефакт используется для добавления дополнительных пояснений, комментариев или уточнений к элементам диаграммы. Он позволяет разработчикам и другим участникам процесса предоставить дополнительную информацию, которая поможет в понимании процесса и его составных частей.
2. Группа объектов. Этот артефакт позволяет группировать различные графические элементы, принадлежащие к одной и той же категории или выполняющие схожие функции. Группировка объектов делает диаграмму более структурированной и улучшает ее читаемость.
3. Объект данных. Этот артефакт используется для отображения информации о данных, которые обрабатываются в ходе процесса. Он помогает идентифицировать, какие данные используются или генерируются в рамках бизнес-процесса, что важно для понимания взаимосвязей и потоков информации.

Артефакты являются важной частью BPMN-диаграмм, так как они обогащают схему дополнительной информацией и делают ее более информативной и понятной для всех заинтересованных сторон.

Как работать с нотацией BPMN

Соблюдение стандартов является ключевым аспектом при работе с нотацией BPMN. Это обеспечивает единообразие в описании бизнес-процессов и упрощает взаимопонимание между участниками команды. Нотация BPMN предоставляет определенные графические элементы и правила их соединения, которые следует придерживаться.

Изменение внешнего вида элементов или неправильное расположение связей может привести к недопониманию и ошибкам в интерпретации процесса. Поэтому важно следовать стандартам и рекомендациям BPMN при создании диаграмм.

Для эффективного работы с нотацией BPMN и создания понятных и удобочитаемых диаграмм бизнес-процессов рекомендуется следовать определенным руководящим принципам и стратегиям.

В частности, надо соблюдать следующие правила:

1. Ограничение алфавита нотации. Определите внутреннее соглашение о том, какие элементы нотации будут использоваться, чтобы обеспечить единообразие и понимание среди всех участников. Не стоит перегружать диаграмму лишними элементами.
2. Выбор уровня детализации. Различайте уровни моделирования BPMN и выбирайте оптимальный уровень детализации для вашей задачи. Например, для создания диаграммы для пользователей без использования BPMN-систем ограничьте количество используемых элементов.
3. Простота наименований. Придерживайтесь простого и понятного стиля наименований для элементов на диаграмме. Используйте глагол-существительное для задач и формулируйте события как свершившиеся факты.
4. Логичное взаимодействие. Покажите взаимодействие между разными участниками процесса через потоки сообщений, а не только через поток управления. Это делает диаграмму более понятной и логичной.
5. Уточняющие элементы. Используйте артефакты, такие как сноски или текстовые аннотации, для дополнительных пояснений и комментариев к элементам на диаграмме. Это помогает улучшить понимание процесса.
6. Группировка и раскрытие подпроцессов. Используйте свернутые подпроцессы для упрощения основной диаграммы и раскрывайте их на отдельных связанных диаграммах для подробностей.
7. Соблюдение общих правил. Помните о правилах и соглашениях вашей команды или организации при разработке диаграмм. Это помогает обеспечить единообразие и стандартизацию в работе.

Соблюдение этих рекомендаций поможет создать понятные, структурированные и информативные диаграммы бизнес-процессов в нотации BPMN.

Как быстро нарисовать схему

Чтобы быстро нарисовать схему в нотации BPMN, следуйте простому алгоритму:

1. Определите границы процесса. Отразите события начала и конца процесса на схеме. Это поможет понять контекст и обозначить начало и конец рабочего процесса.
2. Нарисуйте основные блоки. Представьте, что процесс идеально протекает, и составьте цепочку задач, которые приведут к желаемому результату. Это позволит вам построить основную логику процесса.
3. Добавьте ветвления. Обозначьте варианты развития событий, включив условия и альтернативные потоки выполнения. Это поможет избежать запутанности в стрелках и понять различные сценарии процесса.
4. Добавьте недостающие данные. При необходимости внесите на схему важные документы, базы данных или текстовые комментарии, чтобы уточнить информацию и облегчить понимание процесса.
5. Продолжите детализацию. Добавьте условия для обработки ошибок, раскройте подпроцессы для дополнительной детализации и создайте связанные диаграммы для более глубокого изучения.
6. Добавьте взаимодействие с внешними участниками. Внесите промежуточные событийные потоки для взаимодействия с внешними участниками, если это необходимо для выполнения процесса.

Какие инструменты использовать

Для моделирования бизнес-процессов существует широкий выбор инструментов, как бесплатных, так и платных. Среди бесплатных вариантов, рекомендуемых, например, BizAgi Modeler и онлайн-сервис Draw.io, которые обладают простым интерфейсом, встроенными нотациями и возможностью сохранения схем в различных форматах изображений.

В платных инструментах также есть ряд вариантов, например, Visual Paradigm и Microsoft Visio. Они предлагают дополнительные возможности, такие как проверка логических ошибок в процессах, что может быть полезно при создании сложных схем.

Для удобства работы с BPMN-диаграммами существуют онлайн-редакторы, такие как ШТОРМ, Online BPMN и Cavemo, а также простые веб-приложения, включая Lucidchart и Draw.io. Также алфавит нотации BPMN поддерживается в MS Visio, ARIS Express и других редакторах диаграмм общего назначения.

Выводы

В заключении следует подчеркнуть значимость использования языка нотаций BPMN в современном бизнесе. Этот инструмент не только облегчает визуализацию бизнес-процессов, но и способствует их более эффективному управлению и оптимизации. Стандартизированный подход к моделированию процессов с помощью BPMN позволяет создавать понятные и удобочитаемые диаграммы, которые облегчают коммуникацию между участниками процесса и повышают общее понимание его функционирования.

Важно отметить, что использование BPMN не ограничивается только бизнес-аналитиками и специалистами по управлению процессами. Этот инструмент становится все более доступным и полезным для широкого круга пользователей, включая менеджеров, разработчиков и консультантов. Благодаря простоте и понятности языка нотаций BPMN, любой участник процесса может вносить свой вклад в оптимизацию бизнес-процессов и повышение эффективности работы организации в целом.

В целом, использование BPMN открывает новые возможности для анализа, оптимизации и управления бизнес-процессами, что делает его необходимым инструментом для достижения успеха в современной деловой среде.