Citeck ECOS: обзор системы управления бизнес-процессами (BPMS) от компании Citeck

Оптимизация бизнес-процессов — основная специализация компании Citeck на протяжении уже почти 15 лет. Компания была создана разработчиками-управленцами, которые к 2010 году обладали сильной экспертизой в части BPM, ECM и Open Source технологий, а также имели опыт в работе с Enterprise-заказчиками.

Команда внедряла и развивала зарубежные системы, но со временем было принято решение создать собственную платформу для управления бизнес-процессами и корпоративным контентом. Она получила название Citeck ECOS и объединила в себе многолетнюю экспертизу, лучшие функциональные решения и передовые технологии.

Краткий обзор системы

Citeck ECOS — российская low-code BPM платформа, включает более 20 готовых модулей, отвечающих за управление бизнес-процессами, сотрудниками и документами организации.

Готовые модули позволяют минимизировать сроки внедрения и решить большинство бизнес-задач. Наибольшим спросом пользуются следующие функциональные решения: система электронного документооборота (в том числе юридически значимый документооборот), учет и контроль финансовых документов, электронный архив, корреспонденция, Service Desk, CRM, управление контрагентами, HR-модуль, совещания, задачи и поручения.

Low-code и BPM лежат в основе системы и позволяют создавать бизнес-приложения без навыков программирования. Типы данных, формы, журналы, бизнес-процессы создаются аналитиками или «гражданскими разработчиками» с помощью инструментов no-code за считанные минуты, аналогично разработчики создают микросервисы с помощью low-code инструментов. Таким образом, и бизнес-пользователи, и технические специалисты получают удобный, практичный и эффективный инструмент, с которым приятно работать.

Важные отличия от конкурентов

Администрирование бизнес-процессов

Уникальный функционал, наиболее интересный для Enterprise-заказчиков, у которых сотни бизнес-процессов имеют десятки и сотни тысяч экземпляров. В одном окне можно отслеживать инциденты во всех экземплярах, редактировать бизнес-процесс и его переменные, мигрировать версии бизнес-процесса в пару кликов, а также перемещать токены процесса. При этом доступны более тонкие настройки: например, можно выбрать конкретные экземпляры бизнес-процесса при миграции версий. Миграция происходит быстро и просто, без программирования. Здесь же в прямом доступе находятся журналы вызываемых процессов, внешних и фоновых задач.

Процессный подход к управлению компанией

В системе Citeck ECOS бизнес-процесс также является самостоятельной сущностью, как договор или заявка, а значит над ним можно работать точно так же: сохранять черновики и версии, оставлять комментарии, согласовывать, менять статусы и так далее. Это очень удобно для компаний, которые серьезно подходят к проектированию бизнес-процессов, внедряют их на всех уровнях и занимаются их постоянной оптимизацией.

Low-code и no-code инструменты

Создание бизнес-приложений на платформе Citeck ECOS доступно пользователям без навыков программирования. Девиз компании «No-code для аналитика, low-code для разработчика» говорит о максимальном упрощении работы в системе для всех пользователей. Для создания бизнес-процесса в BPMN-редакторе, создания типов данных, форм и журналов нужно только продумать логику. Все остальные действия — это заполнение полей, перетаскивание drag&drop и выбор из списка, поэтому освоение платформы проходит гладко и быстро. При этом разработчикам не нужно учить новые языки программирования и подстраиваться под требования системы, т.к. они работают в своей среде разработки над своим микросервисом, который, с одной стороны, является частью системы и позволяет использовать все low-code инструменты, с другой стороны, достаточно изолирован от другой функциональности, чтобы разрабатывать его независимо. Также возможна работа в среде разработки IntelliJ IDEA с использованием специального плагина, который упрощает работу и повышает ее производительность.

Быстрое внедрение и внесение изменений

Благодаря готовым модулям значительно сокращаются сроки внедрения. Оперативное внесение изменений — одно из главных преимуществ, которое дают low-code и no-code возможности системы. Без привлечения вендора и собственных разработчиков аналитики заказчика могут в считанные минуты актуализировать бизнес-процесс, задачи, модель данных, формы и любые другие элементы бизнес-приложения.

Создание прототипа

Создание прототипа на начальном этапе позволяет заказчику оценить систему в условиях своего реального проекта, дать подробную обратную связь и уточнить свои требования. Так результат становится более предсказуемым и соответствующим ожиданиям.

Масштабирование, отказоустойчивость и высокие нагрузки

При возрастании нагрузки систему можно масштабировать вручную или автоматически, причем это возможно по отдельным компонентам. Например, при закрытии квартала увеличивается нагрузка на интеграции, следовательно, можно настроить автомасштабирование микросервиса ecos-integrations, которое будет запускаться по расписанию. Отказоустойчивость обеспечивается возможностью запуска нескольких экземпляров для каждого микросервиса и возможностью резервирования в нескольких дата-центрах.

Недавно платформа успешно прошла очередное нагрузочное тестирование, показав высокий уровень производительности при активности 10 000 одновременных пользователей.

Событийно-ориентированная архитектура

Оперативная реакция на внешние и внутренние события — залог эффективной работы. В Citeck возвели эту идею в абсолют, выстроив свою BPM-систему и low-code инструменты именно вокруг событий. Это не только позволяет достичь лучших бизнес-результатов, это также выгодно с технической точки зрения: система не перегружается, изменения легко вносятся и моментально включаются в работу, процессы и схемы понятны всем пользователям, а настройка реакций на события происходит с помощью low-code.

Отсутствие vendor lock-in

Open Source является частью философии Citeck, и платформа Citeck ECOS полностью ее отражает. Во-первых, заказчик может проверить весь исходный код на безопасность и отсутствие «закладок». Во-вторых, он застрахован от решений вендора и независим от санкций. Также есть открытая бесплатная версия Citeck ECOS Community, которую можно использовать для знакомства с системой.

Внешние порталы

На платформе Citeck ECOS создание внешних порталов так же возможно без навыков программирования. Конфигурация осуществляются с помощью no-code инструментов. При этом можно создавать любое количество порталов под разные цели. Они будут непрерывно обмениваться информацией, но останутся независимыми друг от друга, так как каждый портал будет развернут отдельно в разных сетях. Этот факт гарантирует информационную безопасность: пользователи порталов будут видеть и взаимодействовать только со своим экземпляром системы и своими данными.

Адаптивная верстка и мобильное приложение

Low-code BPM платформа Citeck ECOS обладает адаптивной версткой, т.е. веб-версией можно пользоваться с любых устройств без потери удобства и функциональности. Также компания выпустила гибридное приложение для iOS и Android. Приложение не только обеспечивает доступ к функционалу и данным из любой точки мира, оно позволяет работать с бизнес-задачами офлайн. При повторном подключении к сети вся информация и действия синхронизируются. Приложение можно брендировать, и оно поддерживает единую no-code конфигурацию системы.

Сфера применения

Enterprise-сегмент

Среди заказчиков Citeck — крупные российские и международные компании из самых разных сфер, а также государственные учреждения. Это промышленность, FMCG (товары повседневного спроса), фармацевтика, банки и так далее. Так как все модули Citeck ECOS используют нотацию BPMN для моделирования бизнес-процессов, этой технологией пользуются все заказчики без исключения. Однако часть клиентов приходит именно с запросом внедрения BPM-системы. Чаще всего это представители Enterprise-сегмента, заинтересованные в глубоком внедрении BPM-практик. Они выбирают Citeck ECOS за обширную функциональность и экспертизу команды. Более того, платформа обладает критически важными для крупных заказчиков свойствами — масштабируемостью, отказоустойчивостью и высокой производительностью.

Средний и малый бизнес

Компании сегмента SMB выбирают готовые универсальные модули и самостоятельно адаптируют их с помощью low-code и no-code инструментов платформы. Самым популярным модулем для малого и среднего бизнеса является Система электронного документооборота, но в последнее время новые модули Citeck ECOS — CRM и Service Desk — также стали пользоваться спросом.

Импортозамещение ПО

Платформа Citeck ECOS работает на полностью российском программном стеке, что делает ее независимой от зарубежных технологий. Продукт включен в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных с 2016 года. Компания Citeck зарегистрирована в России, работает на ее территории, все учредители являются гражданами РФ. Таким образом, Citeck ECOS идеально подходит для программ импортозамещения.

Сейчас среди запросов по импортозамещению, поступающих в компанию, чаще всего встречаются решения для замены SharePoint (управление бизнес-процессами, электронный архив, корпоративный портал и др.) и аналоги Jira (Service Desk, Project Tracker) и Salesforce CRM, однако, продукт может заменить и многие другие зарубежные системы.

Функционал

Основной функционал любой BPM-системы — это моделирование, создание и изменение бизнес-процессов, их исполнение и контроль, а также оптимизация, без которой внедрение BPMS потеряет свой смысл. Citeck ECOS включает все базовые, а также расширенные возможности для автоматизации бизнес-процессов и их дальнейшего улучшения на основе аналитики.

DMN-таблицы и динамические роли

Таблицы принятия решений (DMN, Decision Model and Notation) содержат набор бизнес-правил, определяющих ход бизнес-процесса в тех или иных условиях. Это незаменимый инструмент для настройки сотен маршрутов согласования и подписания. Также DMN позволяют настроить динамические роли и запуск дополнительных проверок и других задач.

Heatmap бизнес-процесса и статистика

Виджет «Статистика процесса» — один из инструментов аналитики, включает тепловую карту бизнес-процесса, счетчики активных и завершенных задач, а также время выполнения задач. Благодаря этому виджету можно быстро найти узкие места бизнес-процесса для его дальнейшей оптимизации, а также проанализировать другие данные.

Настройка KPI на шаги бизнес-процесса

Citeck ECOS поддерживает два вида KPI, продолжительность и количество. KPI можно настроить на выполнение задач, смену статусов, выполнение условий и так далее. Более того, при расчете KPI система будет учитывать производственный календарь и рабочее расписание сотрудников. Есть возможность настроить условия для применения KPI с помощью DMN (таблиц принятия решений).

Отображение отклонений KPI на схеме

Для наглядности KPI можно вывести прямо на схему бизнес-процесса. Будут отражаться как отрицательные, так и положительные показатели в среднем значении в процентах.

Версионирование бизнес-процесса и черновики

Проектирование бизнес-процесса и его актуализация становятся очень удобными благодаря сохранению черновиков и версий бизнес-процесса. В любой момент можно вернуться к черновикам, истории правок и версий, чтобы найти лучшее решение для оптимизации бизнес-процесса.

Анализатор ошибок на схеме

Специальный режим в редакторе бизнес-процессов подскажет, если на схеме были допущены какие-либо ошибки.

Автогенерация документов в ходе бизнес-процесса

Если в ходе бизнес-процесса требуется создание документа, можно настроить его автоматическую генерацию. Договоры, организационно-распорядительные документы и любые другие документы будут сформированы по шаблону с учетом актуальных условий конкретного случая (например, формат сотрудничества, организационно-правовая форма контрагента и другие условия для договора). Также можно настроить предзаполнение полей данными из справочников (например, подтягивание должностных инструкций из базы знаний для формирования оффера и трудового договора или технических характеристик товара для счета и отгрузочных документов).

Автогенерация форм для пользовательских задач

Для пользовательских задач необходима форма, которую в дальнейшем увидят исполнители. Во время проектирования бизнес-процесса можно либо создать форму с нуля в конструкторе форм, либо воспользоваться автоматически сгенерированной формой. Она будет включать кнопки действия и необходимую информацию (от кого пришла задача, когда и т.д.). Ее можно в любой момент отредактировать в конструкторе форм, например, сменить расположение кнопок.

Шаблоны уведомлений

В системе есть набор предустановленных шаблонов уведомлений, который можно расширить любым количеством кастомизированных шаблонов. При этом доступна возможность использования данных из системы, например, можно вывести в уведомление номера заявок и договоров, сами документы и другую ключевую информацию. Поддерживаются следующие типы: email-уведомления, push-уведомления. Также реализован функционал «lazy approval» для работы с задачами бизнес-процессов из электронной почты, в том числе согласования.

Различные варианты старта процесса

В Citeck ECOS есть несколько вариантов запуска бизнес-процесса: при создании документа или другой сущности, вручную, через API и по событиям из системы (например, добавление нового участника совещания).

Возможности выгрузки

Описание шагов бизнес-процесса можно выгрузить в формате Excel, а саму схему целиком — в формате svg. Эти возможности пригодятся при проектировании сложных и масштабных бизнес-процессов, подготовке отчетности, регламентировании.

Интеграция событий в BPMN

Citeck ECOS позволяет интегрировать в бизнес-процесс события, происходящие вне его рамок. Примеры внутренних событий: смена исполнителя заявки, добавление нового комментария, внесение правок в договор и т.д. Примеры внешних событий: поступление платежа в ERP-систему, поступление информации об инциденте из внешней системы мониторинга и т.д. Любое подобное событие может послужить сигналом для старта отдельного бизнес-процесса или подпроцесса, а также обрабатываться в уже запущенном экземпляре процесса. Для настройки таких реакций в системе без программирования реализованы необходимые node-code и low-code инструменты.

Просмотр и редактирование бизнес-процесса и его переменных

Возможность просматривать и редактировать состояние и переменные бизнес-процессов помогает при возникновении внештатных ситуаций и упрощает процесс траблшутинга и поддержки бизнес-процессов.

Просмотр инцидентов

В разделе Администрирование бизнес-процессов также можно отслеживать инциденты во всех экземплярах бизнес-процесса. Они отображаются на схеме бизнес-процесса и в отдельном журнале.

Миграция токенов процесса

Перемещать документ или другую сущность по бизнес-процессу можно вручную без программирования. Например, если обращение в техническую поддержку было случайно закрыто, его можно вернуть на нужный этап — отправить первой или второй линии поддержки, на резолюцию и т.д. Для этого не нужно писать громоздкий код, достаточно пары кликов.

Миграция версий БП

Обновление бизнес-процессов также не составляет труда и не требует вмешательства программистов. При миграции версий можно выбрать экземпляры бизнес-процесса, которые будут обновляться прямо сейчас, а какие пока останутся на старой версии. Все новые экземпляры также будут автоматически запускаться в самой свежей версии.

Внешние масштабируемые сервисные задачи

Внешние задачи предоставляют гибкий механизм для реализации сложной бизнес-логики и интеграции с внешними сервисами и приложениями, позволяя делегировать выполнение ресурсоемких операций, таких как обработка больших объемов данных, формирование отчетов и так далее. Внешние задачи настраиваются с помощью low-code инструментов и выполняются асинхронно в отдельных микросервисах, что идеально подходит для долгосрочных процессов, и обеспечивают механизмы управления ошибками и повторами выполнения, повышая тем самым надежность и устойчивость бизнес-процессов.

Благодаря возможности масштабирования и распределения задач на несколько серверов внешние задачи способствуют увеличению производительности и снижению нагрузки на основной сервис выполнения бизнес-процессов.

Преимущества

BPMS для Enterprise-сегмента

BPM-система включает инструменты и возможности, которые будут интересны крупным корпоративным заказчикам, внедряющим бизнес-процессы на всех уровнях. Платформа Citeck ECOS обладает высокой производительностью и отказоустойчивостью, что также крайне важно для Enterprise-клиентов. Помимо этого, команда Citeck имеет многолетний опыт взаимодействия с международными компаниями и государственными организациями.

Аналитика и управление

Citeck ECOS предоставляет большое количество инструментов аналитики и управления бизнес-процессами, чтобы их оптимизация была максимально эффективной и быстро приносила ожидаемые результаты.

Три типа внедрения

Помимо классических вариантов — облачного решения (частное облако на серверах Citeck) и On-Premise — Citeck предлагает гибридный формат поставки. В таком случае какие-то сервисы будут размещены в облаке (например, внешний портал для взаимодействия с контрагентами), а остальные будут развернуты в инфраструктуре заказчика.

Многофункциональная платформа

Экспертиза команды и многочисленные проекты позволили Citeck создать универсальные модули, решающие большой спектр разноплановых задач. Например, HR-модуль включает десятки процессов: премирование, отпуск, заявка на подбор кандидата, предложение оффера, ознакомление с политиками компании, КЭДО и многое другое.

Open Source BPMS

С момента основания в Citeck придерживались принципов и взглядов Open Source сообщества. Программный продукт компании имеет открытый исходный код, также существует открытая Community-версия платформы, развитием которой могут заниматься low-code- и BPM-энтузиасты со всего мира.

Самостоятельная поддержка и развитие

Команда Citeck ведет документацию по своей платформе, она открыта для всех и позволяет самостоятельно научиться созданию бизнес-приложений и микросервисов. Также компания проводит обучение онлайн- и оффлайн-форматах как для аналитиков, так и для разработчиков. Благодаря low-code и no-code инструментам освоение платформы доступно всем пользователям в кратчайшие сроки.

Методология внедрения

Многолетний опыт помог Citeck выстроить методологию совместного внедрения. Заказчик может заниматься внедрением самостоятельно или вместе с вендором. Во втором случае вендор выделяет команду своих специалистов для ведения полного цикла проекта, при необходимости участвует в подборе штатных разработчиков и внедренцев, обеспечивает консультациями и код ревью, помогает с онбордингом и обучением. Citeck сопровождает клиента на всех этапах внедрения.

Комплексное решение бизнес-задач

Разработка новых модулей в Citeck ECOS спроектирована таким образом, чтобы весь процесс проходил внутри самой платформы — сначала аналитики подготавливают рабочий прототип с помощью no-code инструментов, тестируют и дорабатывают конфигурацию вместе с бизнес-пользователями, затем разработчики реализуют сложную бизнес-логику и интеграции в своем микросервисе с помощью low-code инструментов. Работа каждого участника этого процесса максимально ускорена и облегчена, в результате чего решаются первостепенные бизнес-задачи:

• сохранение бюджета на внедрении, поддержке и развитии,
• оперативное внесение изменений в бизнес-процессы,
• быстрая и экономичная разработка новых модулей,
• простой онбординг и довольные сотрудники, работающие с удобным инструментом.

Недостатки

Отсутствие встроенных BI-систем

Citeck ECOS обладает рядом инструментов для операционной аналитики, но не включает специализированные BI-решения. Тем не менее, платформа позволяет выгружать данные в разных форматах для дальнейшей загрузки в сторонние BI-системы. Также Citeck ECOS легко интегрируется с другими корпоративными IT-решениями благодаря интеграционному модулю.

Отсутствие встроенных чат-ботов и ВКС

Возможный минус для некоторых компаний — отсутствие в платформе чат-ботов и средств видеоконференцсвязи. Обычно у заказчиков Citeck не возникает с этим проблем, так как чаще всего они уже используют для этих целей сторонние инструменты, с которыми при необходимости можно интегрироваться.

Заключение

Citeck ECOS — отечественная low-code BPM платформа, многофункциональная и практичная. В первую очередь она будет интересна тем компаниям, которым важна непрерывная оптимизация бизнес-процессов, мониторинг их исполнения, удобные инструменты аналитики и управления. Зачастую это компании Enterprise-сегмента, но среди клиентов Citeck также есть и представители СМБ.

Технические характеристики платформы удовлетворят самые взыскательные требования: Citeck ECOS легко настраивается без программирования и интегрируется с другими системами, имеет высокие показатели масштабируемости и отказоустойчивости. Также система обладает микросервисной архитектурой, у нее открытый исходный код. Познакомиться с функционалом и интерфейсом платформы можно с помощью открытой бесплатной версии Citeck ECOS Community или демо-стенда, доступ к которому запрашивается на сайте разработчика. Есть адаптивная верстка для любых устройств и мобильное приложение, которое позволяет работать с бизнес-задачами офлайн.

Возможным ограничением при выборе платформы может стать отсутствие встроенных BI-решений, средств видеоконференцсвязи и чат-ботов.

РЕКЛАМА. erid:2Vtzqvzjbjc, ООО «Ситек», ИНН 5029148016