«Первая Форма»: обзор ВРМ системы от компании «Первая Форма»

В современном бизнесе эффективное управление процессами и ресурсами становится все более критическим. В ответ на эти вызовы «Первая Форма» предлагает свою ВРМ систему, способную обеспечить комплексное управление бизнес-процессами, проектами и коммуникациями. Давайте рассмотрим основные возможности, преимущества, а также области применения и недостатки данной системы.

Краткий обзор системы

«Первая Форма» представляет собой интегрированную систему управления бизнес-процессами, проектами и документами, обеспечивающую эффективные коммуникации внутри компании.

Эта система представляет собой гибкий конструктор, который может быть настроен под конкретные потребности компании без необходимости программирования. Большинство настроек осуществляется легко и быстро, что позволяет быстро запускать новые процессы и гибко адаптировать существующие.

«Первая Форма» предоставляет возможность автоматизировать широкий спектр бизнес-процессов, включая документооборот, управление проектами, CRM и B2B2C-решения, интегрируя их в единую систему.

Это веб-приложение, доступное из любого браузера, что обеспечивает легкий доступ для пользователей без необходимости установки специального ПО.

Интерфейс системы поддерживает русский и английский языки, а также может быть легко переведен на другие языки. Платформа также предоставляет инструменты для ручного и автоматического перевода как служебных элементов интерфейса, так и данных пользователей, включая онлайн-режим. Кроме того, доступно бесплатное мобильное приложение 1F Mobile для устройств на iOS и Android.

В самой базовой установке «Первой Формы» пользователь получает доступ к интерфейсу администратора, который включает в себя все инструменты конструктора с минимальным использованием кода (low-code), чаты, простые задачи, организационную структуру, профили пользователей и портал-панель с объявлениями, новостями и другой полезной информацией.

За дополнительную плату можно включить функционал видеоконференцсвязи и, при необходимости, IP-телефонию.

Важные отличия от конкурентов

Давайте поговорим о ключевых преимуществах ВРМ системы «Первая Форма» перед ее конкурентами. Эти отличия определяются не только функциональностью, но и принципиальным подходом к управлению бизнес-процессами, проектами и коммуникациями. Путем сравнительного анализа мы сможем выявить, почему «Первая Форма» стоит особняком среди аналогичных решений на рынке.

Интеграция всех бизнес-процессов

«Первая Форма» предоставляет возможность выстраивать и интегрировать в единую платформу все бизнес-процессы компании. Система позволяет автоматизировать процессы любой сложности и быстро вносить изменения в них. Благодаря визуальному конструктору пользователи могут легко настраивать маршруты задач, что обеспечивает гибкость и эффективность управления процессами.

Полномасштабный документооборот

«Первая Форма» предоставляет полный документооборот не только внутри компании, но и с поставщиками и клиентами. Пользователи могут обмениваться документами, согласовывать их, визировать и защищать важные документы. Электронный архив обеспечивает удобное хранение и управление корреспонденцией, что повышает эффективность работы и снижает риски потери данных.

Управление процессами

С «Первой Формой» компании могут автоматизировать бизнес-процессы любой сложности. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу и визуальному конструктору, пользователи могут быстро настраивать маршруты задач, управлять сроками и ресурсами проектов, что существенно повышает производительность и эффективность работы.

Развертывание на серверах клиента или в частном облаке

Компания предоставляет возможность развертывания системы на серверах клиента или в частном облаке. Это обеспечивает полный контроль над данными и их безопасностью, а также соответствие требованиям компании и законодательству о защите данных. Пользователи могут выбрать оптимальное решение для своей инфраструктуры и быть уверенными в безопасности своей информации.

Деловые коммуникации

«Первая Форма» обеспечивает эффективные коммуникации как внутри компании, так и с внешними сторонами. Пользователи могут обмениваться сообщениями внутри задач или через мессенджер, а также проводить аудио и видеоконференции. Это способствует улучшению взаимодействия сотрудников, клиентов и партнеров, что повышает оперативность решения задач и качество обслуживания.

Управление клиентами

«Первая Форма» предоставляет компаниям возможность эффективно управлять клиентами от первого обращения до завершения сделки. Система CRM позволяет отслеживать данные клиентов, историю взаимодействий, планировать маркетинговые акции и анализировать результаты. Настройка KPI позволяет отслеживать производительность процессов и сотрудников, а система предупреждает о возможных проблемах, что способствует повышению уровня обслуживания и удовлетворенности клиентов.

Управление проектами

С «Первой Формой» компании могут эффективно управлять проектами, планировать сроки и нагрузку сотрудников, контролировать риски и оценивать результаты. Инструменты аналитики и отчетности позволяют оценивать эффективность проектов и принимать обоснованные решения для их улучшения.

Весь функционал доступен по одной лицензии

Компания предоставляет весь функционал по одной лицензии, что делает их решение экономически выгодным и удобным в использовании. Пользователи могут получить доступ ко всем возможностям системы без дополнительных затрат на дополнительные модули или опции. Это упрощает процесс лицензирования и позволяет компаниям оптимизировать расходы на информационные технологии.

Корпоративная культура

Система способствует развитию корпоративной культуры компании, предоставляя возможность публиковать новости, рейтинги и проводить опросы. Создание групп по интересам и настройка доступа к полезным опциям, таким как заявления на отпуск или личный счет, способствует укреплению внутреннего сообщества и повышению удовлетворенности сотрудников. Это создает благоприятную атмосферу в компании и способствует повышению мотивации и эффективности работы персонала.

Управление персоналом

Управление персоналом в «Первой Форме» не только оптимизирует внутренние процессы компании, но и обеспечивает эффективное управление персоналом. Система автоматизирует процессы учета кадров, включая прием и увольнение сотрудников, расчет отпусков, больничных и других аспектов. Она также обеспечивает автоматическое создание задач для различных служб при приеме или увольнении сотрудника, таких как ИТ, безопасность, бухгалтерия и другие.

Система контролирует качество выполнения задач и учет рабочего времени, что позволяет выявить участки для оптимизации процесса согласования документов и повысить эффективность коммуникаций.

Дополнительные функции управления персоналом включают автоматизацию заявок на поиск и подбор персонала, ведение единой базы соискателей, автоматическое создание задач на подготовку рабочего места, управление графиком тренингов и аттестаций, контроль перемещения сотрудников между подразделениями, систему оценки эффективности и автоматическое создание задач для внутренних служб при увольнении сотрудников.

Сфера применения

Система «Первая Форма» широко применяется в различных секторах экономики благодаря своей универсальности и гибкости. В торговых сетях она помогает оптимизировать управление складскими запасами и организовать эффективное взаимодействие с поставщиками. В производственных компаниях система используется для автоматизации производственных процессов, управления производственными ресурсами и контроля качества продукции.

В фармацевтической сфере «Первая Форма» облегчает управление производством лекарственных препаратов и контролирует соблюдение медицинских стандартов. В страховых компаниях система помогает автоматизировать процессы оформления полисов, управления страховыми случаями и анализа данных.

В сфере консалтинга и услуг «Первая Форма» используется для управления проектами, ведения клиентской базы и организации взаимодействия с клиентами. В строительстве и управлении недвижимостью система обеспечивает контроль над строительными процессами, управление арендным жильем и обслуживание объектов недвижимости.

Государственные и образовательные учреждения используют «Первую Форму» для управления административными процессами, организации учебного процесса и ведения документации.

Функционал

Эта инновационная платформа предоставляет широкий спектр инструментов для управления бизнес-процессами, проектами и коммуникациями, объединяя их в единый, интуитивно понятный интерфейс. Система разработана с учетом потребностей современного бизнеса, обеспечивая гибкую настройку и эффективное взаимодействие между сотрудниками.

Гибкая настройка форм

Система предоставляет возможность гибкой настройки любой формы в соответствии с потребностями пользователя. Например, для задачи можно определить общие параметры, такие как номер, заказчик, исполнители, срок, описание и статус, а также добавить различные дополнительные поля. Пользователь может определять расположение полей, их связи друг с другом, создавать вкладки и настраивать различные права доступа. Поля могут быть вычисляемыми, автогенерируемыми и иметь другие опции настройки.

Визуальный редактор

Процессы в системе представлены в виде последовательности статусов и переходов между ними, известных как маршруты. С помощью визуального редактора пользователь может моделировать практически любой маршрут без необходимости знания специализированных нотаций, таких как BPMN. Маршруты отображаются в виде понятных схем, что делает их понятными даже для пользователей без технической подготовки. Большинство настроек можно выполнять без программирования, просто выбирая нужные параметры.

Маршруты согласования

Для согласования документов или принятия решений в процессе создается список и порядок запрашиваемых подписей. Эти подписи могут быть как неквалифицированными, так и квалифицированными. В системе можно настроить различные виды согласования — параллельное, последовательное или их комбинацию, а также определить логику запроса согласующих в зависимости от контекста или условий. Например, для договоров суммой выше 1 млн. рублей требуется подписание генерального директора.

Права доступа

Система предоставляет возможность гибкой настройки прав доступа для различных пользователей в рамках бизнес-процессов. Пользователь может иметь разные роли в различных процессах, и его доступ к данным и функционалу можно настроить как на уровне всего процесса, так и на уровне отдельных полей. Права доступа также могут быть привязаны к конкретной должности, что позволяет руководителям контролировать действия своих подчиненных. Внешним пользователям, таким как клиенты, поставщики и партнеры, можно предоставить ограниченный доступ к системе, позволяя им оформлять и запрашивать документы, а также оставлять заявки.

Low-code инструменты

Система «Первая Форма» включает в себя собственный low-code язык — SMART, который позволяет пользователям без технической подготовки настраивать бизнес-процессы. SMART-выражения создаются с использованием типовых элементов, которые добавляются через визуальный конструктор. Кроме того, система поддерживает использование Lua-скриптов и визуального редактора SQL для более сложных настроек.

Логика процессов

Система ВРМ предоставляет возможность настройки различных логических операций в процессах без каких-либо ограничений. Это включает в себя разбиение исходной задачи на подзадачи, планирование сроков, подбор исполнителей с учетом их компетенций и загрузки, а также автоматический запуск задач по завершении этапов проекта. Например, система может предупреждать о необходимости сдать отчет каждый понедельник в 17:00, назначая встречи, направляя уведомления и информируя руководителя о состоянии задачи.

Связанные данные

Система предоставляет возможность отслеживать все связанные сущности, включая документы, сопутствующие бизнес-процессы, файлы, переписки и прочее. Например, в разделе CRM все данные о клиенте собраны в одной карточке, включая звонки, встречи, письма, а также документы и ссылки на связанные проекты.

Уведомления

Пользователи могут настраивать уведомления о различных событиях в системе. Например, рабочая группа может получать уведомления о подписании нового договора или о задержке в подписании по графику. Формат уведомлений также может быть различным, включая push-уведомления, сообщения в системе или мессенджерах, SMS или электронную почту.

Мобильное приложение

Мобильное приложение «1F Mobile» предоставляет пользователям полноценный доступ к функционалу системы даже с мобильного устройства. Оно включает в себя корпоративный мессенджер, возможность создания и контроля задач, а также участие в любых бизнес-процессах, аналогично работе на компьютере. Приложение имеет параметрические настройки и может быть адаптировано под бренд заказчика по запросу.

Личный кабинет

Личный кабинет представляет собой удобный инструмент для взаимодействия внешних пользователей с системой через корпоративный сайт. Этот интерфейс обеспечивает клиентам и партнерам доступ к функционалу системы, позволяя им оперативно решать вопросы, направлять заявки, контролировать сроки выполнения задач. Кроме того, Личный кабинет ведет детальную историю взаимодействия с клиентами, что помогает в решении спорных вопросов и обеспечивает прозрачность в работе.

Интеграция с корпоративным сайтом позволяет обеспечить эффективное взаимодействие с партнерами и клиентами, предоставляя им инструменты командной работы и обмена бухгалтерскими документами. Также создается единое информационное пространство для всех филиалов компании, что способствует синхронизации и координации деятельности внутри организации.

Печатные формы

Система позволяет параметрически настраивать печатные формы, которые могут быть сгенерированы из любого процесса, включая данные из вычисляемых полей. Эти формы могут быть экспортированы в различные форматы, такие как Word, Excel и другие. Пользователи могут отправлять их по электронной почте или через мессенджеры. Кроме того, система может автоматически генерировать отчеты, сохранять и отправлять их сотрудникам в нужном формате, например, в PDF.

Дашборды

Данные из системы могут быть использованы для настройки различных аналитических отчетов и их отображения на дашбордах. Пользователи могут переходить к источнику данных по нажатию на дашборд или получать подробные отчеты. Главный экран системы также представляет собой дашборд, на котором пользователи могут видеть задачи на текущий день, карты проектов и другие виджеты. Например, менеджеры по продажам могут отслеживать циклы продаж, а разработчики могут просматривать динамику спринтов.

Дашборды могут быть созданы и для внешних пользователей, чтобы предоставить им персонализированный рабочий стол для выполнения заявок и других действий.

Интеграции

Одним из сильных аспектов «Первой Формы» является возможность интеграции с другими системами и онлайн-сервисами. Для этого предусмотрен ряд встроенных инструментов и возможность добавления собственных методов API с минимальным использованием кода. Примеры интеграций включают сервисы Контур. Диадок, СПАРК, сервисы распознавания паспортов, геосервисы и мессенджеры. Также в системе имеются готовые коннекторы, например, с 1С.

Преимущества

Разработанная с учетом современных потребностей бизнеса, эта система предлагает гибкие инструменты настройки, интеграцию с другими сервисами и удобный интерфейс для пользователей. Давайте рассмотрим ее основные характеристики и преимущества внимательнее.

Высококачественная техподдержка

Компания предлагает своим клиентам быструю и эффективную техническую поддержку в любое время суток. Специалисты по технической поддержке готовы оперативно отвечать на запросы пользователей и решать любые возникающие проблемы, гарантируя бесперебойную работу бизнеса. Независимо от характера проблемы или времени суток, команда техподдержки обеспечивает высокий уровень обслуживания и помощи, что позволяет клиентам чувствовать себя защищенно и уверенно в работе с продуктом.

Техническая поддержка включает в себя ряд стандартных услуг, таких как обновление платформы до новых версий и консультации по ее функциональным возможностям. Она также предоставляет диагностику ошибок в настройках и программном коде, а также их устранение в случае их выявления.

Кроме того, техническая поддержка включает регулярное обновление мобильного приложения в магазинах App Store и Google Play, включая исправление ошибок и добавление новых функций.

Российская разработка из реестра отечественного ПО

Этот продукт включен в реестр российского программного обеспечения Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Это подтверждает его соответствие высоким стандартам качества и безопасности.

Компания гарантирует надежность и стабильность работы продукта, а также соблюдение всех требований законодательства Российской Федерации. Это обеспечивает пользователям уверенность в безопасности и надежности продукта, а также соответствие всем актуальным нормативам и стандартам.

Персонализированный подход к каждому клиенту

Компания осуществляет индивидуальный подход к каждому клиенту, учитывая его уникальные потребности и особенности бизнеса. Это позволяет предоставить клиентам наиболее эффективное и оптимальное решение, соответствующее их требованиям. Гибкость и адаптивность продукта обеспечивают максимальную удовлетворенность клиентов и создают основу для долгосрочного и взаимовыгодного сотрудничества.

Замена западных сервисов

Компания предлагает замену западных сервисов, таких как Slack, MS Teams, Jira, Asana, Trello и другие, их собственным решением. Это позволяет снизить зависимость от иностранных продуктов и обеспечить безопасность и конфиденциальность данных, а также получить все необходимые функции в одной системе, что повышает эффективность и удобство ведения бизнеса.

Многофункциональность: решение для смартфона и компьютера

Продукт предоставляет возможность использования как на смартфонах, так и на компьютерах, обеспечивая максимальную гибкость и удобство в работе. Пользователи могут получить доступ к системе и управлять бизнес-процессами в любое время и из любого места, используя устройство, которое им наиболее удобно. Это повышает эффективность работы и обеспечивает комфортное взаимодействие с продуктом, независимо от места и времени.

Интеграция с широким спектром сторонних сервисов

Продукт предоставляет возможность интеграции с различными сторонними сервисами. Это позволяет компаниям эффективно использовать уже имеющиеся инструменты и данные из различных источников, что упрощает ведение бизнеса и повышает его эффективность.

Доступно взаимодействие с такими системами и сервисами:

• Синхронизация с календарями и почтовыми ящиками Outlook.
• Обмен данными с приложениями 1С.
• Импорт пользователей из Active Directory.
• Обмен данными с такими учетными системами, как SAP, Microsoft AX, Microsoft NAV и другие.
• Использование Яндекс.Карт для отображения местоположения офисов, торговых точек и мобильных сотрудников.
• Интеграция с корпоративным сайтом для приема заявок и обратной связи от пользователей.
• Взаимодействие с мессенджерами Telegram и WhatsApp для создания и управления задачами через чат-ботов.
• Интеграция с досками объявлений, такими как Avito, Cian и другими.
• Взаимодействие с сервисом подбора персонала HeadHunter.ru.
• Интеграция со СКУД для контроля доступа сотрудников по электронным пропускам.
• Возможность взаимодействия с любыми внешними системами и сервисами с открытым API.

Гибкий выбор места хранения данных

Компания предоставляет клиентам возможность выбора места хранения данных. Это обеспечивает полный контроль над информацией и ее безопасностью, а также соответствие требованиям компании и законодательству о защите данных. Пользователи могут быть уверены в конфиденциальности и целостности своих данных, а также в возможности эффективного управления ими.

Недостатки

Как и у любого программного обеспечения, у нее есть свои недостатки, которые важно учитывать при рассмотрении этого решения для вашего бизнеса. Давайте взглянем на эти недостатки и обсудим, как они могут повлиять на ваш опыт использования системы «Первая Форма».

Ограниченная клиентская база и стадия развития

Поскольку ВРМ «Первая Форма» является относительно новой системой, у неё может быть ограниченное количество пользователей и клиентов, что ограничивает опыт и область применения. Кроме того, наличие недостатков и потенциальных проблем может быть связано с тем, что система все еще находится в процессе развития и улучшения.

Необходимость обучения персонала

Внедрение новой системы требует времени и усилий для обучения персонала, особенно если ранее не было опыта работы с подобными платформами. Это может привести к временным затруднениям и снижению производительности в начальный период использования.

Выводы

В заключение, система «Первая Форма» представляет собой мощный инструмент для управления бизнес-процессами, проектами и документами, который может значительно улучшить эффективность работы компаний в различных отраслях. Ее гибкий функционал, интуитивно понятный интерфейс и возможности настройки делают ее привлекательным выбором для организаций, стремящихся оптимизировать свои рабочие процессы и улучшить коммуникацию внутри команды.

Однако, важно помнить, что у системы «Первая Форма» есть и некоторые недостатки, которые могут потребовать дополнительного внимания. Решение находится на стадии развития, что может сопровождаться некоторыми ограничениями функционала и клиентской базы. Однако, при правильном подходе к использованию и адаптации к уникальным потребностям вашего бизнеса, ВРМ система «Первая Форма» может стать ценным инструментом для современных компаний, стремящихся к повышению производительности и эффективности работы.